16370 (Внедрение системы управленческого учета с одновременной легализацией торгово-импортного бизнеса)

Реферат

На тему:

«Внедрение системы управленческого учета с одновременной легализацией торгово-импортного бизнеса »

1. Введение: типовая схема работы торгово-импортного холдинга

Для того чтобы помочь читателю разобраться в специфике вопроса, которому посвящена данная статья, рассмотрим, что же представляет собой торгово-импортный бизнес в нашей стране. Мы можем обозначить четкую тенденцию: по мере совершенствования законодательства (в частности, налогового и таможенного), а также практики выполнения соответствующими правоохранительными органами своих функций все многообразие схем торгово-импортного бизнеса сводится к трем основным моделям: 1) «белая» схема — модель, полностью реализуемая в рамках законодательства; 2) «черная» схема — модель, полностью реализуемая в обход законодательства; 3) «серая» схема — модель, содержащая элементы перечисленных выше схем.

В связи с тем что в рамках настоящей статьи будет рассмотрен сегмент b-2-b, вторая модель может быть исключена из поля нашего зрения, поскольку выстраивать бизнес по «черной» схеме в данном сегменте крайне рискованное занятие.

Подчеркнем, что в сегменте b-2-b для конечного покупателя, не являющегося физическим лицом, товар выступает в роли средства производства, элемента средства производства либо потребляемого в производстве компонента или материала. Отметим также, что в данном случае конечный покупатель не осуществляет физическую и/или химическую переработку объекта торговли, другими словами, впоследствии объект торговли всегда можно вычленить из средства производства или готовой продукции и определить его происхождение. Таким образом, специфика сегмента b-2-b, определяющая логистические, таможенные и учетные схемы, а также степень легализации бизнеса обусловлены следующими особенностями конечных покупателей.

 Конечным покупателем обычно является компания, длительное время существующая на рынке, ее основные клиенты — другие компании, в крайнем случае — физические лица, производящие безналичную оплату.

 В большинстве случаев импортный товар — это средство (компонент средства) производства, используемое в хозяйственной деятельности достаточно длительное время, а значит, легальность его нахождения на территории РФ и в собственности покупателя требует постоянного доказательства.

 В абсолютном большинстве случаев конечный покупатель осуществляет расчеты безналичным способом; даже при наличии теневых денежных потоков он не заинтересован в расчетах за объект торговли иным, кроме безналичного (т.е.

официального), способом. Данный тезис основан на том, что покупатель не имеет никаких налоговых и финансовых преимуществ, оплачивая товар средствами из теневого денежного потока.

 Конечный покупатель, как правило, не заинтересован в оформлении закупок через фирмыоднодневки, поскольку для него это означает принятие на себя доли риска в случае возникновения претензий к легальности приобретенного товара.

 Для конечного покупателя существенное значение имеет соблюдение всех юридических норм документооборота (начиная с договоров и заканчивая документами, сопровождающими поставки и их таможенное оформление).

Рассмотрим две основные модели торговоимпортного бизнеса.

1. Модель, полностью реализованная в рамках законодательства. Данную модель характеризует наличие прямых договоров с иностранными производителями или поставщиками, поставки осуществляются на центральный склад или несколько складов в РФ, растаможивание и декларирование товаров производят на базе инвойсов непосредственно от иностранных контрагентов по договору с помощью таможенных брокеров и/или собственных подразделений. С центральных складов товар отправляют непосредственно конечным покупателям или на склады дилеров в регионах.

2. Модель, содержащая внешние признаки предыдущей, но имеющая дополнительные элементы для реализации упомянутой выше «серой» схемы. Главная особенность этой модели — наличие длинной цепочки посредников (промежуточных фирм) до точки легализации (обычно это организация, имеющая центральный склад). Здесь нет прямых контрактов с иностранным производителем-поставщиком, таможенную очистку производят на базе инвойсов, оформленных от имени входящего в цепочку иностранного резидента. Данные в таких инвойсах могут значительно расходиться с данными оригинальных инвойсов производителя (в этом заключается одна из сложностей организации управленческого учета). Контроль над цепочкой посредников обычно осуществляет специализирующаяся на этом организация, ее юрисдикция заканчивается в момент передачи товара на склад, находящийся под контролем импортера.

Следует отметить, что бывают ситуации, когда в рамках модели 1 присутствует такая же цепочка посредников, как и в модели 2, что продиктовано особенностями логистики. Тем не менее и в этом случае ключевое различие между моделями состоит в ценах, фигурирующих в документации при прохождении таможенного контроля. Именно этот параметр (варианты цен) определяет принципы построения управленческого учета.

Завершая вводную часть статьи, остановимся на определении управленческого учета — что мы будем понимать под ним, а точнее, что пришлось понимать под управленческим учетом при реализации проекта. В настоящее время в профессиональной среде управленческий учет принято рассматривать в более широком смысле, чем просто бухгалтерский учет. Другими словами, бухгалтерский, налоговый, финансовый виды учета — это всего лишь составляющие управленческого учета, который в основе своей не требует, чтобы все данные были выражены в денежных единицах. В качестве конкретного примера приведем такой параметр, как количество звонков, которые поступили на телефонную станцию компании в течение дня и в результате которых был оформлен счет. Безусловно, на основании этого параметра можно принимать управленческие решения на уровне управления продажами, но для отражения в учете нам не нужны ценовые характеристики звонка. Особенность российской действительности заключается в том, что в большинстве случаев, когда говорят об управленческом учете, имеют в виду полный бухгалтерский учет, под которым подразумевают (но никогда не указывают на это прямо) учет, отражающий все хозяйственные операции организации независимо от степени их легализованности. Потребность в таком учете ощущается в первую очередь, именно он в каком-то смысле будет являться для организации управленческим по той простой причине, что без него «как без рук», и зачастую он более необходим, чем CRM. Ниже мы рассмотрим процесс постановки финансового блока управленческого учета, который должен служить своеобразной ступенью к внедрению блока CRM.

2. Система управления холдингом и его бизнес-структура

В этой части статьи речь пойдет о факторах, имеющих особое значение для выбора параметров управленческого учета и способа его реализации. Обозначенные здесь ключевые условия определили позиции сторонников и противников выбранного способа, длительность проекта и полученные результаты.

Рассматриваемый торгово-импортный холдинг представляет собой группу юридических лиц, занимающихся импортом продукции из дальнего зарубежья и обладающих эксклюзивными правами на ее реализацию на территории РФ.

Это хорошо известная в России практика ведения бизнеса на базе исключительных прав на дистрибуцию той или иной продукции, которая гарантирует продавцу-правообладателю отсутствие конкурентных действий со стороны производителя или владельца торговой марки.

Холдингом управляют несколько владельцев, их бизнес достиг той стадии, когда в процесс управления пора вводить наемных топменеджеров, но еще нет полной уверенности и достаточной степени доверия, чтобы полностью отстраниться от управления. Все юридические лица полностью подчиняются владельцам холдинга, о чем свидетельствует доля собственности последних в дилерских подразделениях. Однако в реальности руководители дилерских подразделений достаточно самостоятельны, их положение зависит только от результатов деятельности вверенного им подразделения, которые, в свою очередь, зависят от эффективности работы ключевых менеджеров по продажам. Для крупнооптового торгового бизнеса характерными ключевыми факторами являются не стоимость товаров на складе, не стоимость недвижимого имущества, используемого в качестве средств производства, не хорошая кредитная позиция, а профессиональные навыки и связи менеджеров по продажам и эксклюзивные дилерские договоры. Управление последними двумя факторами позволяло владельцам иметь стабильный бизнес. Потеря контроля над любым из них означает потерю бизнеса в перспективе. Только благодаря системе учета, которая дает возможность отследить движение товара от производителя к конечному клиенту через менеджера по продажам, владельцы могут держать руку на пульсе бизнеса.

Отсюда вывод: основными потребителями системы управленческого учета являются владельцы бизнеса.

В рассматриваемом случае владельцы контролируют эффективность продаж и деятельность менеджмента коммерческого отдела через отдел маркетинга. Именно этот отдел осуществляет измерение цен в ключевых точках — на входе (цена производителя) и на выходе (рыночные цены для конечных потребителей), а затем распределяет прибыль между заключившей эксклюзивные договоры центральной закупочной компанией, которую контролируют непосредственно владельцы бизнеса, и дилерскими подразделениями. Для целей управленческого учета особое значение имеет тот факт, что товарную номенклатуру от поставщика и номенклатуру для оформления продаж клиентам и дилерам контролирует и модифицирует отдел маркетинга, и именно товарная номенклатура, с одной стороны, служит костяком системы управленческого учета, а с другой — представляет собой основную проблему на этапе ее становления.

Весь товар (импортный и докупаемый в РФ) направляют на единый склад в Центральном регионе России. По мере поступления товара на склад дилеров информируют о степени укомплектованности заказа. По распоряжению дилера товары отправляют на его склад в регионе или напрямую конечному покупателю либо передают перевозчику.

Управление холдингом осуществляют на базе годовых планов продаж, еженедельных отчетов по движению денежных средств и план-фактного сравнения продаж. Основываясь на результатах исследований отдела маркетинга, владельцы устанавливают рыночные цены по регионам и нормы прибыли, остающейся в распоряжении дилеров, а также нормы логистических расходов, правила вознаграждения менеджеров по продажам и предоставления бонусов покупателям. Предметом постоянных споров отделов продаж дилеров и отдела маркетинга является уровень рыночных цен, поскольку имеет место типичная для торгового бизнеса тенденция: менеджеры отдела продаж хотят продавать по нижней границе рыночных цен, в то время как отдел маркетинга, представляющий интересы владельцев, настаивает на верхней границе установленного коридора рыночных цен. В течение финансового года допускаются, по согласованию с владельцами, отдельные случаи продажи по ценам ниже установленных годовым планом, в основном в рамках кампаний по продвижению товара.

Подчеркнем, что система продаж в холдинге выстроена под конкретные заявки / заказы покупателей, закупки с целью формирования на складе свободного остатка после ряда неудачных попыток были прекращены еще до начала проекта. В нашем случае это специфика холдинга и выстраиваемой системы управленческого учета.

3. Анализ состояния системы учета и финансового управления на момент реализации проекта

Анализ ситуации, сложившейся к моменту разработки и реализации проекта по внедрению системы управленческого учета и финансового управления, является обязательным, т.к. именно в этот момент взаимосвязи системы становятся наиболее очевидными, а идея и способ решения задачи обретают конкретные очертания. Перефразируя народную мудрость «день год кормит», можно сказать, что анализ проекта и выработанные в ходе анализа решения определяют конечный результат работы.

Система финансового управления

В ходе изучения данного блока было выявлено, что финансовое управление, в сущности, сводилось к еженедельному составлению консолидированного отчета о движении денежных средств в разрезе дилеров. Представление о сроках расчетов с покупателями и поставщиками и соотношении дебиторской и кредиторской задолженностей было весьма приблизительным.

Ни один отчет, формируемый за разумное время, не отражал состояния обязательств покупателей по отношению к оплате. Попытка внедрения автоматизированной системы финансового управления и единообразного ведения учета на базе продуктов семейства 1С оказалась безрезультатной, в распоряжении финансового отдела холдинга осталась лишь система регистрации платежей за рубеж, а у дилеров — различные конфигурации 1С (7.0, 7.5, 7.7), в которых в основном и велся бухгалтерский учет.

Система бухгалтерского и налогового учета

Бухгалтерский и налоговый учет дилеры вели самостоятельно. Информация для составления консолидированной отчетности по холдингу из программ ведения официального учета (бухгалтерского и налогового) не извлекалась ввиду несовпадения его параметров с параметрами управленческого учета. Можно сказать, что бухгалтерский учет и налоговый учет были параллельны управленческому учету и не пересекались с ним. Бухгалтерские службы, включая финансовую службу холдинга, были одними из самых многочисленных.

Система CRM

Управление взаимоотношениями с клиентами было реализовано в программном продукте известного на рынке производителя систем документооборота. В этой же программе осуществлялись складской учет и контроль сроков выполнения заказов. На момент реализации проекта такая архитектура однозначно устарела, однако следует учесть, что CRM-система внедрялась в те времена, когда у 1С существовала только не модифицируемая пользователем конфигурация 6.0, а выбранный программный продукт был предназначен в основном для обеспечения документооборота, таким образом, архитектура позволяла пользователю собственными силами разрабатывать учетные модули. Главная цель, ради которой внедрялась система CRM, — ведение учета договоров с покупателями и спецификаций к договорам, регулирующим каждую поставку. Кроме того, система позволяла инженерным службам дилеров разрабатывать спецификации до уровня номенклатуры поставщиков, а отделам сопровождения договоров и логистики — вносить условия и сроки поставок с последующим контролем и учетом дат их фактического выполнения. Таким образом, система CRM была самой развитой в холдинге системой учета, связывающей воедино различные службы — от продавцов до логистов и склада, а также центральную закупочную фирму и дилеров, — на едином сервере под контролем владельцев. Тем не менее получить исчерпывающую финансовую информацию о фактическом состоянии дел из этой системы было невозможно, а достоверность проводимого в ней складского учета вызывала постоянные нарекания. Систему управленческого учета пришлось бы «подчинить» системе CRM, поскольку владельцы и менеджмент опасались менять худо-бедно работающую систему на новую. Однако в процессе реализации проекта необходимость замены блока CRM на такой же, но функционирующий на единой платформе с системой управленческого учета стала для владельцев и большинства менеджеров очевидной.