Система состоит из Журнала и Книги (Ведомости) учета ценных бумаг.

Журнал ежедневного учета ценных бумаг представляет собой ведомость ежедневного учета. Все операции, в результате которых происходит движение ценных бумаг компании или клиентов, отражаются на корреспондирующих счетах по принципу двойной записи и отражают все движения ценных бумаг, произошедшие в течение данного операционного дня. Все операции заносятся в журнал на день их совершения, т.е. не позднее конца рабочего дня, когда операция была совершена.

Книга (Ведомость) учета ценных бумаг составляется на конец операционного дня на основе информации Журнала ежедневного учета ценных бумаг. Книга организована по порядку номеров счетов и отражает остатки по всем счетам системы учета движения ценных бумаг. Книга также служит инструментом для выявления ошибок и расхождений, допущенных во внутреннем учете.

При необходимости компания может объединить Журнал ежедневного учета и Книгу учета ценных бумаг в одну учетную ведомость при условии сохранения минимального необходимого предусмотренного настоящими Стандартами состава информации, отражаемой в этих журналах.

20.2.Счета Системы учета движения ценных бумаг

Для каждого клиента, контрагента, каждого местонахождения ценных бумаг (реестр, депозитарий, ценные бумаги в пути и т.д.) и собственного портфеля ценных бумаг компании в Системе учета движения ценных бумаг открывается счет с неповторяющимся номером.

Cчета, показывающие принадлежность ценных бумаг, т.е. счета ценных бумаг компании, клиентов, ценные бумаги которых находятся в номинальном держании компании и т.д., имеют остатки по дебету.

Счета, показывающие местонахождение ценных бумаг - счета реестра, депозитария и т.д., а также ценные бумаги, проданные без покрытия, имеют остатки по кредиту.

Счета, показывающие обязательства или смену местонахождения, - счета контрагентов, счета клиентов, отражающие ценные бумаги, зарегистрированные на имя клиентов, ценные бумаги "в пути", могут иметь остатки и по дебету, и по кредиту.

20.3.Принципы ведения Журнала ежедневного учета ценных бумаг

Журнал ежедневного учета ценных бумаг ведется в хронологическом порядке в соответствии со следующими принципами:

• Учет операций на день их совершения

• Сегрегация собственных ценных бумаг компании и ценных бумаг ее клиентов

• Сверка с другими учетными регистрами

Данные Журнала подлежат периодической сверке с данными Журнала учета дилерских операций, Журнала учета денежных средств, информацией, поступающей из торговых подразделений.

20.4.Отражение операций с ценными бумагами

Операции с ценными бумагами отражаются следующим образом:

• Покупка/ продажа отражается

по дебету счета покупателя и

по кредиту счета продавца;

• Получение ценных бумаг компанией отражается

по дебету счета клиента, контрагента и др., от которого ценные бумаги получены и

по кредиту счета местонахождения;

• Поставка ценных бумаг компанией отражается

по дебету счета местонахождения и

по кредиту счета клиента, контрагента и др., которому осуществлена поставка;

• Изменение местонахождения ценных бумаг отражается

по дебету счета местонахождения и

по кредиту счета предыдущего местонахождения.

20.5.Структура Журнала ежедневного учета ценных бумаг

Журнал ежедневного учета ценных бумаг ведется отдельно по каждой ценной бумаге. В Журнале отражаются только счета, задействованные в течение дня.

Журнал ежедневного учета ценных бумаг содержит следующую информацию:

• Номер счета

• Наименование счета

• Описание операции

В данное поле вносится полное или сокращенное название операции по данному счету, например:

покупка, продажа - запись производится по счетам клиентов, контрагентов и счетам ценных бумаг компании;

поставка - запись производится по счетам клиентов и контрагентов при получении выписки из реестра о перерегистрации ценных бумаг или при поставке сертификатов ценных бумаг;

получение - запись производится по счетам клиентов и контрагентов при получении выписки из реестра о перерегистрации ценных бумаг или при получении сертификатов ценных бумаг.

• Номер договора

Указывается при необходимости для счетов клиентов и контрагентов.

• Запись по дебету счета,

• Запись по кредиту счета

Отражает количество ценных бумаг, зачисляемых или списываемых с данного счета.

Кроме вышеперечисленных данных в Журнал может быть включена дополнительная информация, необходимая компании.

20.6.Пример организации Журнала ежедневного учета ценных бумаг

Журнал ежедневного учета ценных бумаг может быть организована следующим образом:

Номер счета

Название счета

Операция

Номер контракта

Начальное сальдо

Дебет

Кредит

Конечное сальдо

Рассмотрим использование Журнала на примере, рассмотренном выше.

Согласно условию примера 10 июня компанией Пример Инвест были куплены 100 акций у компании Нева Плюс. Данная операция будет отражена в Журнале следующим образом:

Номер счета	Название счета	Операция	Номер контракта	Начальное сальдо	Дебет	Кредит	Конечное сальдо
0001	Ценные бумаги	покупка	1846		100		100
0018	Нева Плюс	покупка	1846			100	(100)

Дебетовая проводка по счету "Ценные бумаги" означает поступление акций на счет компании Пример Инвест, кредитовая проводка по счету "Нева Плюс" означает возникновение обязательств у компании Нева Плюс по поставке акций в Пример Инвест.

20.7.Структура Книги учета ценных бумаг

Книга учета ценных бумаг составляется на основе информации из Журнала учета ценных бумаг и организована в форме баланса. Книга отражает остатки по всем счетам Системы учета ценных бумаг.

Книга учета ценных бумаг организована по порядку номеров счетов Системы учета ценных бумаг. Для каждого типа ценных бумаг ведется отдельная Книга.

В Книге учета ценных бумаг содержится следующая информация:

• Номер счета;

• Название счета;

• Дата последней операции

Отражает дату последней операции с ценными бумагами по данному счету;

• Сальдо по дебету

• Сальдо по кредиту

Отражает суммарный оборот по дебету или кредиту данного счета соответственно.

Кроме этого, при необходимости в Книгу может быть включена дополнительная информация.

20.8.Пример организации Книги учета ценных бумаг

Книга учета ценных бумаг может быть организована следующим образом:

Номер счета

Название счета

Дата последней операции

Дебет

Кредит

Заполним Книгу на основе данных из рассмотренного выше Журнала ежедневного учета денежных средств, для этого внесем в Книгу счета с ненулевыми остатками:

Номер счета	Название счета	Дата последней операции	Дебет	Кредит
0001	Ценные бумаги	10.06.96	100
0018	Нева Плюс	10.06.96		100

Из примера видно, что Книга позволяет в любой момент времени определить местонахождение и принадлежность ценных бумаг, находящихся в компании.

20.9.Периодическая сверка наличия ценных бумаг

Для контроля за правильностью учета в бэк-офисе целесообразно ежеквартально проводить сверку наличия ценных бумаг с записями Книги учета ценных бумаг.

Сверка проводится следующим образом:

• в отношении ценных бумаг, выпущенных в обращение в бумажной форме и зарегистрированных на имя клиента и находящихся у брокерской или дилера на хранении или зарегистрированных на имя брокерской или дилера как номинального держателя, проверяется наличие и количество ценных бумаг;

• в отношении ценных бумаг в бездокументарной форме, зарегистрированных на имя брокерской или инвестиционной компаний как номинального держателя и находящихся в реестре, производится сверка данные реестра с записями Книги учета ценных бумаг компании на основе подтверждения от регистратора в письменной форме о количестве и держателе ценных бумаг ;

• в отношении ценных бумаг, находящихся на хранении в депозитарии, производится сверка данных депозитария о количестве и владельце ценных бумаг с записями компании. Периодичность предоставления депозитарием выписок по счету депо может быть установлена договором о депозитарном обслуживании;

• проверяется количество ценных бумаг, в отношении которых перерегистрация права собственности еще не завершена или ценных бумаг, находящихся под залогом;

• производится запись в книгах обо всех выявленных расхождениях и ошибках. Запись также должна включать наименование ценной бумаги, дату проведения проверки и подпись лица, внесшего исправление.

Сверка проводится либо один раз в квартал для всех ценных бумаг одновременно в установленный компанией день (периодический метод), либо в рамках временного цикла (метод циклического подсчета), когда для каждой позиции ценных бумаг (группы позиций) устанавливается день сверки. При использовании метода циклического подсчета, также как и при использовании периодического метода, все позиции ценных бумаг должны быть сверены в течение квартала.

В целях обеспечения достоверности информации, сверка производится под наблюдением уполномоченного лица, в чьи обязанности не входит ведение учета операций с ценными бумагами или работа с документами на перерегистрацию права собственности на ценные бумаги.

21.Внутренние отчеты бэк офиса

21.1.Отчет о незавершенных сделках

Отчет о незавершенных сделках предназначен для отражения сделок, по которым не полностью произведены расчеты (открытых сделок), а также для контроля за каждым этапом расчетов по сделке, начиная с момента ее заключения и до момента ее завершения. Сделка считается завершенной после того, как по ней выполнены все денежные расчеты, осуществлены перерегистрация права собственности и уведомление о перерегистрации. Таким образом, после завершения сделки не должно существовать обязательств ни у одной из сторон сделки.

Отчет о незавершенных сделках является эффективным средством, позволяющим отображать стадии расчетов заключенной сделки - заключение сделки, перерегистрация собственности, оплата основной суммы сделки, другие относящиеся к данной сделке платежи. На каждый определенный момент времени отчет содержит информацию только по "открытым" сделки.

При ведении отчета о незавершенных сделках плановые даты осуществления каждой из стадий расчетов сопоставляются с фактическими датами их исполнения.

Отчет о незавершенных сделках может служить эффективным средством для анализа рисков: поскольку у каждой сделки в определенный момент времени может быть открытой стадия перерегистрации, стадия оплаты суммы сделки или обе эти стадии, сделки можно сортировать по группам открытых стадий. Наиболее важными являются следующие группы:

• платежи основных сумм сделок, которые должны поступить от тех контрагентов, на имя которых компания уже перерегистрировала право собственности на проданные им ценные бумаги;

• ценные бумаги, которые должны быть получены компанией после оплаты ею основных сумм сделок (например, при нестандартных сделках).

Эти две группы "открытых" стадий сделок должны быть в центре внимания бэк-офиса при отслеживании открытых сделок, т.к. в отношении этих сделок существует риск непоставки/неплатежа.

Используя данные отчета о незавершенных сделках, специалисты бэк-офиса контролируют осуществление перерегистрации ценных бумаг в соответствии с проводками, сделанными в журнале учета движения ценных бумаг. Помимо того, бэк-офис отдает распоряжения об осуществлении платежей в соответствии с тем, на какой стадии находится каждая из открытых сделок, и координирует получение и списание денежных средств с бухгалтерией.