110416 (Використання комп’ютерних технологій в сучасному діловодстві)

ВСТУП

Людство увійшло до ери інформації. Хто володіє інформацією, той володіє світом - ця істина давно не викликає сумнівів. Проблеми збирання, накопичення і обробки інформації постають на новому більш якісному рівні.

Вся інформація, яку отримують чи створюють, відповідним чином фіксується. Матеріальними носіями фіксації інформації є документи.

Вміння працювати з документами, правильна побудова діловодства і документообігу прямо впливають на результати діяльності, на її ефективність. Однак сучасний документ є не тільки носієм інформації, він має ще такі "властивості" - губитися, зникати, не виконуватися у строк.

В сучасному діловодстві використовуються традиційні способами створення і обробки документів. Упровадження комп'ютерних технологій відкриває нові перспективи для високопродуктивного документаційного забезпечення у сфері управління.

Використання в управлінні інформаційних технологій, для яких характерні висока гнучкість, мобільність і здатність пристосовуватися до різних умов роботи є неодмінною умовою підвищення ефективності управлінської праці. Ефективність організації діловодства як складової частини управлінської діяльності теж істотно підвищується з переходом на комп'ютерне опрацювання ділової документації.

Досягнутий рівень використання новітніх інформаційних технологій у діловодстві дає можливість не лише робити гіпотетичні припущення про електронний офіс майбутнього, а й визначати реальні шляхи переходу від традиційного документообігу до автоматизованого.

Ця проблема є актуальною, про це свідчить значна кількість публікацій зарубіжних та вітчизняних науковців і дослідників. Серед них, Л.І. Скібицька, Л.В. Павлюк, Т.І. Киселева, Т.В. Кузнєцова, Г. Сельченкова, В. Рудюк, Л.Н. Варламова, О.В. Шпортько та багато інших. Такі науковці як Л.В. Павлюк, Т.І. Киселева та Н.І. Воробйов у своїх публікаціях висвітлюють аспекти діловодства та архівної справи, а також основи роботи на комп’ютері. О.В. Шпортько та В.В. Ступницький розглядають електронне діловодство. Загальні характеристики систем електронного документообігу, розглядає Г. Сельченкова, також вона знайомить читача з класифікацією автоматизованих систем. Введення електронного документообігу на досвіді Німеччини розглядає В. Рудюк.

Об’єктом дослідження є сучасне діловодство.

Предметом дослідження є використання комп’ютерних технологій в сучасному діловодстві.

Мета дослідження – дослідити використання комп’ютерних технологій в сучасному діловодстві.

На основі об’єкта, предмета і мети дослідження було сформульовано наступні завдання:

• проаналізувати терміносистему дослідження;

• розглянути структуру та сутність сучасного діловодства;

• розглянути використання комп’ютерних технологій на етапі документування;

• розглянути використання комп’ютерних технологій при організації документообігу.

У процесі написання курсової роботи були використані наступні методи:

– на теоретичному рівні: аналіз та синтез, інформаційний, історичний, структурний підходи, дедукція та індукція та інші;

– на емпіричному рівні: огляд літератури.

Робота складається з реферату, вступу, двох розділів, висновків та списку використаних джерел. Основний текст містить 36 сторінок, список використаних джерел налічує 17 найменувань.

Розділ 1 ТЕОРЕТИЧНІ АСПЕКТИ ПРОБЛЕМИ ДОСЛІДЖЕННЯ

1.1 Аналіз терміносистеми дослідження

Основу будь-якої наукової дисципліни складають поняття – уявлення про загальне, найістотніше, особливе в явищах, що вивчаються, і предметах. Формування понять – результат пізнання, дослідження наочної області, вивчення закономірностей і тенденцій її розвитку. Поняття не статичні, вони постійно змінюються. У міру поглиблення уявлень про наочну область поняття удосконалюються, старі поняття уточнюються, виникають нові, частина понять перестає адекватно відображати зміст реалій і переходить в розряд маловживаних. Таким чином, з розвитком науки відбувається наближення понять до дійсності.

Поняття виражають себе в словах. Саме слова пов'язують поняття з предметом або явищем. Цей зв'язок здійснюється через значення слова. Наукові поняття позначаються спеціальними словами – термінами. Терміни складають основу наукової мови. Термін не називає поняття, як звичайне слово, а поняття приписується терміну, додання йому. Терміни конкретної області знання або діяльності складають окрему терміносистему (або термінологію).

Термінологія діловодства включає терміни забезпечення документації управління, позначаючи все, що пов'язано з процесами створення документів, їх передачі, отримання, систематизації, пошуку, зберігання, використовування і іншими аспектами [8, с. 61].

Традиційно сфера діяльності, пов'язана з обробкою документів, називається діловодством (справочинством). Цей термін утворений від поєднання слів «виробництво справи». Значення його стає зрозумілим, якщо мати на увазі, що термін «справа» позначав не теку з документами (його сучасне розуміння), а питання (судове або адміністративне), яке необхідно було вирішити органу управління. Саме це значення і лягло в основу терміну «справочинство». Значення справи як декілька документів, що відносяться до якого-небудь питання, – більш пізнього походження в порівнянні з першим значенням. З цього слідує, що при виникненні термін «діловодство» позначав, перш за все, діяльність, пов'язану з ухваленням рішень (виробництвом справ).

В. Кудряєв термін «діловодство» визначає таким чином: галузь діяльності, яка забеспечує документування і організацію роботи з офіційними документами. Разом з терміном «діловодство» останніми роками вживається і синонімічний йому термін забезпечення «документації управління». Виникнення його пов'язано зі зміною організаційно-технічної основи діловодства і методологічних підходів до його вдосконалення, що стало можливим завдяки активному введенню в сферу роботи з документами засобів обчислювальної техніки і сучасних інформаційних технологій створення, збору, обробки, накопичення, зберігання, пошуку і використовування інформації в управлінні. Таким чином, термін забезпечення «документації управління» як би підкреслює інформаційно‑технологічну складову в сучасній організації діловодства [8, с. 63].

Результатом документування є документ – зафіксована на матеріальному носії інформація з реквізитами, дозволяючими її ідентифікувати. Носій — це матеріальний об'єкт, що використовується для закріплення і зберігання на ньому мовної, звукової або образотворчої інформації, у тому числі в перетвореному вигляді. В старовині як матеріальний носій для створення документів використовували різні матеріали. Протягом століть, і в даний час найпоширенішим носієм документальної інформації є папір. Разом з папером зараз широко використовуються і нові носії – магнитні диски, дозволяючі використовувати для документування технічні, у тому числі автоматизовані, засоби.

Поняття «діловодство» базується на понятті «документування». Під документуванням розуміється запис (фіксація) інформації на різних носіях за встановленими правилами. Документування – регламентований процес запису інформації на папері або іншому носії, що забеспечує її юридичну силу. Документування завжди здійснюється за певними правилами, що встановлені нормативними актами або вироблені за традицією.

Створення документів або документування може здійснюватися природною мовою або штучними мовами з використанням носіїв інформації. При документуванні на природній мові створюються текстові документи – документи, що містять мовну інформацію, зафіксовану будь-яким типом письма або будь-якою системою звукозапису. Текстовий документ, створений за допомогою письма – це традиційний документ на паперовому носії. При документуванні на штучних мовах створюються документи на машинних носіях – документи, створені з використанням носіїв і способів запису, що забеспечують обробку інформації електронно-обчислювальною машиною.

Документування припускає дотримання встановлених правил запису інформації, специфічних для кожного типу документів. Дотримання цих правил надає юридичну силу створеним документам. Юридична сила – властивість офіційного документа, що надається його чинним законодавством, компетенцією органу, що видав його, і встановленим порядком його оформлення. В суспільстві документи є основними носіями управлінської, наукової, технічної, статистичної й іншої соціально значущої інформації.

Фіксація, відображення інформації в документі забезпечує її збереження і накопичення, можливість передачі в часі й просторі, її багаторазове використання. Можливість зберігати інформацію в часі, дозволяє розрізняти документи – носії оперативної інформації і документи‑носії ретроспективної інформації [8, с. 66].

Забезпечення документування – це лише одна складова діловодства, друга його складова – це організація роботи з документами. Організація роботи з документами включає організацію документообігу установи, зберігання документів і їх використовування в поточній діяльності установи.

Іншим не менш важливим терміном дослідження є документообіг — рух документів в установі з моменту створення до відправлення. Швидкість документообігу залежить від якості документального обслуговування апарату управління в цілому та від системи організації діловодства (повної або часткової). [15, с. 164].

Характеристикою документообігу є його об'єм. Під об'ємом документообігу розуміється кількість документів, що поступила в організацію і створених нею протягом певного періоду часу. Об'єм документообігу – важливий показник, що використовується як критерій при рішенні питань вибору організаційної форми діловодства, організації інформаційно–пошукової системи по документах установи, структури служби діловодства, її штатного складу і інших питань.

Одна з найважливіших функцій організації роботи з документами –облікова функція. Облік документів забезпечується їх реєстрацією-записом облікових даних про документ по встановленій формі, фіксуючій факт створення документа, його відправки або отримання. Разом з функцією обліку документів реєстрація дозволяє здійснювати контроль виконання документів, вести пошук документів по запитах підрозділів і працівників установи.

Разом з організацією документообігу в поняття «організація роботи з документами» входить зберігання документів і їх використання в діяльності установи. Система зберігання документів – це сукупність засобів, способів і прийомів обліку і систематизації документів з метою їх пошуку і використання в поточній діяльності установи. Для системи зберігання документів найважливішими є поняття «номенклатура справ» і «справа». Під номенклатурою справ розуміється систематизований перелік заголовків справ, сформованих в установі, розташованих в певній послідовності з вказівкою термінів їх зберігання; під справою розуміється сукупність документів з окремого, сформованих в хронологічній або іншій послідовності і підшитих в окрему обкладинку.

Розглянемо декілька понять інформаційних технологій. Поняття «технологія» використовується у виробництві і визначається як система взаємозв'язаних способів обробки матеріалів і прийомів виготовлення продукції у виробничому процесі.

Управлінська діяльність в будь-якій організації заснована на переробці інформації і виробництві нової інформації, що дозволяє говорити про наявність технології перетворення початкових даних в результатну інформацію, тобто інформаційна технологія – це система методів і способів збору, передачі, накопичення, обробки, збереження і використання інформації на основі застосування технічних засобів. [11, с. 153].

Таким чином, проаналізувавши терміносистему дослідження можна зробити висновок, що більшість розглянутих термінів, позначають основні, базові поняття наукової дисципліни, але разом з даними поняттями використовуються і інші поняття, розкриваючі окремі специфічні сторони наочної області, що вивчається.

1.2 Сучасне діловодство: сутність, особливості, структура

Особливості сучасного діловодства полягають насамперед у переведенні його на державну мову, широкому застосуванні комп`ютерних систем обробки та друку документів, необхідності дотримання вимог чинних державних стандартів у цій галузі, впровадження раціональних прийомів роботи.

Дотримання вимог стандартів з діловодства у практичній роботі органів управління та в процесі документування покликане сприяти встановленню чіткого організаційно-технічного порядку, викорененню бюрократизму й тяганини. Опанування прийомів раціональної роботи з документами дає змогу скоротити час на їх складання, обробку та пошук, організувати чіткий контроль за проходженням та виконанням документів. Ділова сфера – одна з основних життєво необхідних галузей діяльності людства. Саме за допомогою ділових паперів, документів, листів встановлюються офіційні, службові, ділові відносини між закладами, установами, підприємствами, державами, а також налагоджуються партнерські стосунки між людьми [4, с. 3].

Нині на вітчизняному ринку презентовано кілька десятків програмних продуктів, призначених для автоматизації управління документами. Автоматизовані системи управління документами (АСУЦ) можна класифікувати так:

• системи автоматизації діловодства (САД);

• системи електронного документообігу (СЕД);

• корпоративні системи управління документами (КСУД).

Системи автоматизації діловодства застосовуються для обліку (реєстрації) вхідних, вихідних, внутрішніх документів, обліку виданих резолюцій і отриманих звітів про виконання. У базах даних цих систем зберігається не лише формальна частина (реквізити) документів, а й їх змістовна частина у вигляді текстів, текстових файлів, образів. Ці системи дають можливість контролювати виконання документів і кожної резолюції або доручення, зберігати дані про справи, до яких віднесено документи. Швидкий пошук необхідних документів за одним реквізитом або сполученням реквізитів є невід'ємним атрибутом систем такого роду і однією з найважливіших їх ознак. З допомогою цих систем можна автоматизувати рутинні операції роботи з документами. Системи автоматизації діловодства найчастіше розробляються індивідуально для внутрішнього користування в установі й на ринок не виставляються.

Системи електронного документообігу, крім завдань автоматизації діловодства, забезпечують строго регламентований і формально контрольований рух документів в установі та поза нею на основі інформаційних і комунікаційних технологій. Насамперед вони орієнтовані на роботу з електронними документами, що практично випливає із самого словосполучення «електронний документообіг». У системи електронного документообігу функціонують документи, що надходять технічними каналами зв'язку, електронні документи, створені в установі за допомогою засобів електронно–обчислювальної техніки, а також документи, створені за допомогою сканування паперових документів (електронні образи паперових документів). У таких системах значну увагу приділено всім життєвим стадіям електронного документа — від його створення і попереднього передання у сховище документів до переміщення (або копіювання) в архів оперативного або довготривалого зберігання. При цьому відносно тривалим за часом і важливим за сутністю є процес колективної підготовки документа, його багаторазове узгодження, створення версій документа, затвердження остаточної версії та її друкування.