104419 (Методи управління, актуальні в ринкових умовах), страница 5

Характерні особливості цих методів:

1) прямий вплив на об’єкт управління;

2) обов’язковість і однозначність виконання актів управління;

3) відповідальність за невиконання вказівок і розпоряджень [28, ст. 37].

Акти управління, які здійснюються управлінськими працівниками, поділяють на два види: нормативні та індивідуальні.

Нормативні акти не мають конкретного адресата. Вони містять загальні норми дій щодо тих чи інших умов і розраховані, як правило, на тривалий період. До них можна віднести примірні статути, положення про господарюючі суб'єкти та їхні підрозділи, посадові інструкції, норми і нормативи витрат, матеріалів, праці, стандарти та ін.

Індивідуальні акти управління адресуються певним об'єктам управління. До них відносять накази, постанови, розпорядження, циркуляри, вказівки.

Організаційно-розпорядчі методи управління класифікують за різними ознаками. Найважливіше значення для них має класифікація, побудована на врахуванні специфіки засобів важелів організаційного впливу. Такими важелями є регламент, норма, інструкція, дисциплінарні вимоги, відповідальність, повноваження та ін. Групуючи ці засоби впливу за роллю в процесі управління, можна виділити дві групи організаційно-розпорядчих методів управління: організаційно-стабілізуючі та розпорядчі.

Обидві групи методів управління використовуються спільно, оскільки вони доповнюють одна одну. Разом з тим ці методи взаємозамінні, що і визначає особливості вибраного в управлінні того чи іншого типу організації або основні аспекти організаційної діяльності в процесі управління.

Серед організаційно-розпорядчих методів управління основну роль відіграють методи організаційно-стабілізуючого впливу, спрямовані на встановлення, підтримку та поліпшення організаційних структур і порядку діяльності суб'єктів та об'єктів управління. За допомогою цих методів визначають структуру управління, способи взаємодії елементів системи управління, функції, повноваження і форми відповідальності суб'єкта і об'єкта управління [12, ст. 62].

До складу організаційно-стабілізуючих методів управління входять регламентування, нормування й інструктування.

Регламентування — засіб організаційно-стабілізуючого впливу, що встановлює правила, на підставі яких функціонують підприємство, його підрозділи, окремі працівники. Такі правила розробляються на основі законодавчої бази і закріплюються у статуті організації, положенні про її структурні підрозділи, правилах внутрішнього розпорядку тощо [28, ст. 37].

Можна конкретизувати склад регламентуючих організаційних положень. Це, по-перше, положення загальноорганізаційного характеру, яке встановлює організаційну відокремленість і порядок функціонування соціально-економічної системи в цілому. По-друге, це положення, яке визначає і встановлює внутрішній порядок роботи, організаційний статус різних ланок, їх завдання, функції, повноваження та ін. По-третє, це типові структури, які визначають основні риси побудови внутрішніх організаційних основ. По-четверте, це посадове регламентування, яке здійснюється розробкою штатного розкладу та посадових інструкцій, що встановлюють перелік посад і основні вимоги до їх заміщення.

З наукового погляду сукупність регламентів повинна охоплювати усі ланки соціально-економічної системи — від робочих місць, бригад, відділів, секцій, підприємств до верхніх ланок управління. Побудова і функціонування всіх цих ланок повинні регламентуватися спеціальними положеннями про структурні підрозділи і посадовими інструкціями для окремих посад.

Нормування — метод організаційно-стабілізуючого впливу, який визначає межі дії технічних, технологічних, економічних і організаційних норм. До них належать норми витрат сировини, норми виробітку, чисельність робітників, нормативи відрахувань у різні фонди тощо [28, ст. 37].

Норми і нормативи, що використовуються в практиці управління, можна класифікувати так:

- за рівнем управління — народногосподарські, загальносистемні і внутрішньовиробничі. Прикладами народногосподарських норм можуть бути ставки вивізного мита, норми оподаткування діяльності підприємств, мінімальний розмір заробітної плати у народному господарстві та ін. До загальносистемних норм і нормативів відносять нормативи створення фондів, норми амортизації приміщень, обладнання та механізмів, природних втрат товарів при перевезеннях та зберіганні та ін. Внутрішньовиробничі норми розробляють безпосередньо на підприємствах. Це норми витрати матеріалів, сировини і палива у виробництві, виробітку, нормативи часу на технологічні операції тощо;

- за видами — техніко-технологічні, планово-економічні, трудові, фінансово-кредитні, матеріально-постачальницькі, організаційно-управлінські та ін. Техніко-технологічні норми регулюють використання сировини, обладнання та допоміжних матеріалів. Група планово-економічних норм охоплює регулювання оплати і стимулювання праці, нормування товарних залишків, строки подання статистичної звітності. Трудові норми — це норми виробітку, нормативи чисельності працівників, норми часу для праці і відпочинку, трудового розпорядку тощо. Фінансово-кредитні норми регулюють порядок одержання кредитів та ліквідації заборгованості, створення фондів загального і спеціального призначення, порядок віднесення витрат і збитків на результати діяльності та ін. Матеріально-постачальницькі норми визначають порядок надходження сировини, матеріалів та товарів, строки поставки, встановлюють мінімальні обсяги відвантаження тощо. До організаційно-управлінських норм відносять типові управлінські структури, норми підпорядкування, порядок розробки та прийняття управлінських рішень та ін.;

- за строками дії норми поділяють на довго- та короткострокові;

- за напрямом впливу розрізняють норми впливу на колектив у цілому та на окремих працівників [12, ст. 65].

Норми і нормативи, що застосовуються в процесі управління, є необхідною, важливою умовою наукової організації управління, оскільки саме на них ґрунтується виконання функцій менеджменту. Тому надзвичайно важливо постійно поліпшувати нормативну базу, розширювати коло нормативних показників, своєчасно переглядати раніше прийняті норми і нормативи, щоб вони не стали перепоною на шляху оптимізації управління.

Інструктування — метод організаційно-стабілізуючого впливу, сутність якого полягає в доведенні до працівників найраціональнішого способу виконання робіт, у з’ясуванні складних питань, можливих перешкод. Реалізація цього методу здійснюється через інструкції, правила, вимоги [28, ст. 37].

Інструктування може здійснюватися за допомогою радіо, телефону, відеопристроїв, особистими контактами, індивідуально і колективно. Воно може мати наочну форму. До інструктування відносять оформлення приміщень організаційною документацією про умови роботи. Це стенди з найменуваннями організаційних підрозділів, схеми їх розташування, порядок роботи, внутрішньоорганізаційні інструкції. Важливу роль при цьому відіграють лаконічність, простота, врахування психології сприйняття. Це все поліпшує організаційні умови роботи, сприяє успішному її виконанню.

У практиці управління можуть виникнути такі проблеми, які не вкладаються в установлені регламентаційними актами чи нормами межі. Інакше кажучи, нерідко виникає конкретна ситуація, не передбачена в регламентаційних актах або ж передбачена ними як розпорядча діяльність.

У всіх випадках застосовуються методи розпорядчого впливу.

Основою розпорядчого впливу є порядок управління, розроблений в результаті актів організаційного впливу. Саме на підтримання і поліпшення цього порядку спрямований розпорядчий вплив. Він виходить від керівника, має обов'язковий характер і не підлягає обговоренню чи зміні. Всі акти розпорядчого впливу надходять суворо в одному напрямі: від вищих управлінських ланок до низових, від керівника до підлеглих.

Для розпорядчого впливу характерна нерегулярність його виникнення, оскільки відхилення в прийнятому порядку управління виникають раптово і їх складно передбачати наперед. У добре організованій системі ці відхилення зведені до мінімуму, проте через різноманітні зовнішні і внутрішні причини інколи і в ній виникає потреба в застосуванні розпорядчого впливу.

Причинами таких відхилень у системі організації, наприклад, торгової діяльності, можуть бути неритмічність завезення товарів у торгову мережу, незабезпеченість працівниками необхідних категорій, порушення техніки безпеки та ін.; в технологічній системі — порушення технологічного процесу оптового та роздрібного продажу товарів, надходження від постачальників неякісних товарів, недодержання регламентів та режимів роботи; в системі організації праці — порушення трудової дисципліни, використання недосконалих систем матеріального стимулювання праці та ін.; в економічній системі — невідповідність фактичних витрат обороту запланованим, недосконалість діючих систем планування та економічного стимулювання [12, ст. 66].

Методи розпорядчого впливу дають змогу запобігти відхиленням від планової програми господарювання, здійснити перехід системи до стану рівноваги, наприклад, впровадженням більш досконалого порядку організації праці, планування, стимулювання та ін. Розпорядчий вплив здійснюється на основі розробки управлінських рішень щодо способів подолання відхилень, які виникли, або підвищенням ефективності організаційної системи, спрямовуючи ці рішення конкретним виконавцям для реалізації. Формою вироблення розпорядчого впливу є усні та письмові розпорядження. До їх складу входять директиви, постанови, накази, вказівки, розпорядження, резолюції.

Постанови — це розпорядчі акти, які приймаються колегіальними органами управління (з'їздами, конференціями, зборами, комісіями, правлінням) і містять шляхи вирішення важливих питань, що стосуються всієї організації чи системи в цілому.

Основною формою розпорядчого впливу на підприємствах, якими керують керівники на засадах єдиноначальства, є накази. Наказ — це письмове вирішення певного завдання з переліком конкретних шляхів, строків, порядку, відповідальних осіб і форм контролю. Виконання наказу обов'язкове, оскільки він виражає волю лінійного керівника, який має право одноособового прийняття рішень. Сам наказ обов'язково повинен відповідати нормам адміністративного права, інакше він юридично може бути неправомірним.

Різновидом розпорядчого впливу є розпорядження, що деталізує конкретні шляхи і способи вирішення окремих завдань у масштабах окремо взятих служб та підрозділів. Розпорядження може бути видане лінійним чи функціональним керівником у межах його повноважень.

Специфічною формою розпорядчого впливу є директива, що являє собою рішення про цілі перспективного розвитку окремих структурних підрозділів, підприємств, організацій, господарських систем та галузей. Директиви визначають загальну мету господарювання, розраховану на тривалий період і яка потребує якісної зміни способів і методів роботи. Реалізація директив пов'язана з виданням наказів, розпоряджень, постанов і вказівок для вирішення проміжних завдань.

В управлінні також широко застосовується резолюція, яка являє собою конкретну вказівку виконавцю щодо здійснення тих чи інших дій, передбачених відповідним документом.

Таким чином, розпорядчий вплив реалізується в різноманітних формах. Різноманітність цих форм дає змогу успішно підтримувати стійкість системи управління відповідно до характеру проблем, що виникають, і усувати відхилення від заданої програми в організаційній системі підприємств та організацій.

Використовуючи розпорядчі методи управління, сучасний менеджер повинен чітко і грамотно ставити завдання, компетентне аналізувати та ефективно контролювати хід реалізації їх, проводити інструктивну та роз'яснювальну роботу, налагоджувати та підтримувати виконавчу дисципліну.

Під виконавчою дисципліною розуміють вміле виконання наказів, розпоряджень, вказівок керівника, яке забезпечується кваліфікацією, досвідом, творчістю та ініціативою виконавців [12, ст. 68].

Для налагодження високої виконавчої дисципліни потрібні:

- чітко встановлені строки виконання завдань та заходів, що містяться в постановах, розпорядженнях, наказах, і сувора перевірка додержання їх;

- персональна відповідальність виконавців за виконання завдань та заходів;

- встановлення заохочень виконавцям за своєчасне та дострокове виконання завдань та проведення заходів.

Фахівці вважають, що в разі недодержання зазначених умов, відсутності дієвого контролю за виконанням розпоряджень, своєчасно виконуються лише 50—55 % загальної їх кількості.

У розпорядчій діяльності керівника виявляється його мистецтво управління. Вміле використання різних розпорядчих методів, поєднання їх з організаційно-стабілізуючими методами упорядковує управлінський вплив на об'єкт управління, підвищує ефективність управлінської діяльності, забезпечує ритмічну роботу всієї соціально-економічної системи.

3.4 Соціально-психологічні методи управління

Ця група методів належить до системи засобів впливу на соціально-психологічний клімат у колективі, трудову і соціальну активність працівників. Необхідність активного застосування в менеджменті соціально-психологічних методів зумовлена багатоаспектністю процесу підприємництва, в якому найголовнішу роль відіграє людський фактор. На міжособистісні стосунки і зв’язки, соціальні процеси в цілому, що виникають у трудових колективах, впливають умови праці та відпочинку, рівень комунікацій, житлово-комунальні питання, можливість духовного і фізичного розвитку, становище працівника у колективі, система оплати, заохочення тощо. Впровадження соціально-психологічних методів в управлінську практику дає змогу, по-перше, домагатися перетворення адміністративних завдань на свідомий обов’язок, внутрішню потребу людини; по-друге, формувати у колективі здоровий морально-психологічний клімат; по-третє, активізувати ініціативність кожного працівника, його творчу цілеспрямованість, самодисципліну.