101188 (Организация личного трудового процесса руководителя), страница 3

Комплект любого базового варианта «Тайм Менеджера»

состоит из пяти основных элементов:

• папки с кольцевым зажимом;

• коробки со стандартным набором бланков;

• руководства по пользованию «Тайм Менеджером»

«Ключ к личной эффективности»;

• каталога продукции компании;

• образцов дополнительных бланков.

Тип папки с кольцевым механизмом различается в зависимости от варианта «Тайм Менеджера». Остальные элементы во всех его вариантах совершенно одинаковы.

В папке с кольцевым механизмом находятся:

• 17 закладок;

• вынимающаяся обложка с алфавитной телефонной книжкой и 18-месячным календарем – записной книжкой.

• автоматический карандаш.

Система «Тайм Менеджер» позволяет:

• добиваться высоких результатов в работе;

• устанавливать приоритеты;

• правильно оценивать обстановку;

• не забывать о важных делах;

• эффективно использовать время;

• лучше взаимодействовать с другими людьми;

• повышать свой творческий потенциал;

• правильно распределять обязанности;

• более гибко и спокойно относиться к переменам.

Кроме рассмотренных систем, имеются также вспомогательные средства для организации трудового процесса руководителя: магнитные доски, модульные доски, клейкие доски и другие. Диапазон использования вспомогательных средств очень широк. Их можно использовать для составления и ведения отчетной статистики, производственных планов, графиков работы, контроля эффективности производства, составления различных планов. На них можно фиксировать закупки и поставки. С их помощью можно совершенствовать организационную структуру организации и составлять чертежи рабочих помещений. Однако эти доски не являются самоцелью. Важно то, что работники действительно используют их как вспомогательные средства, и они помогают им в работе.

Существует также множество технических вспомогательных средств, позволяющих эффективно выполнять работу и ис­пользовать рабочее время. Ими пользуются руководитель и его ближайшие помощники. Они необходимы руководителю для того, чтобы вовремя выполнять возложенные на него задачи. Это, в частности, персональные компьютеры. За последние годы появилось много всевозможных конторских ЭВМ. Любой работник может освоить их за несколько часов. Все необходимые материалы, факты, цифровые данные, рапорты подготовлены к непосредственному использованию в архиве. С помощью конторской ЭВМ можно получать уже готовые данные и обрабатывать весь материал организации.

Другими вспомогательными средствами менеджера являются: электрические пишущие машинки, электронные калькуляторы, копировально-множительные машины, контрольные табло и другие.

Таким образом, в современных условиях инструментарий планирования и организации деятельности руководителя достаточно широк.

ВЫВОДЫ ПО ГЛАВЕ

Организация труда руководителя - использование эффективной системы приемов и методов личной работы на базе рациональной организации рабочего места, создания оптимальных условий труда и отдыха, планирования рабочего дня и ликвидации нерациональных этапов выполнения работ и операций. Организация труда или организационные отношения — это форма, в которой реализуются экономические результаты трудовой деятельности.

Типовыми составляющими труда руководителя, учитываемыми при установлении распорядка работы, являются: постановка целей (определение цели, ситуационный анализ, формулирование цели); планирование работы (подготовка к реализации поставленной цели, рациональное распределение рабочего времени, поиск путей сокращения сроков исполнения решаемых задач); установление приоритетности задач, мероприятий, намеченных к исполнению; осуществление контрольных функций (анализ данных о ходе выполнения заданий, контроль достижения поставленных целей); информация и коммуникация (организация и проведение совещаний, рациональное ведение корреспонденции, управление потоком посетителей). Конкретизация и детализация характера и содержания работ производится оперативно с учетом складывающейся обстановки на основе планирования процессов выработки и реализации конкретных решений.

Трудовой процесс руководителя организации и членов коллегиального исполнительного органа организаций регулирует Трудовой Кодекс Российской Федерации. При этом нормы трудового законодательства распространяются на руководителей организаций независимо от их организационно-правовых форм и форм собственности.

В современный период укрепления российской государственности для менеджеров государственного и муниципального управления формируется законодательство о государственной службе, государственная служба обозначена на конституционном уровне общественной организации труда.

Несмотря на это, в науке российского трудового права сохраняются прежние подходы к государственной службе. Как и ранее, в советский период, государственная служба подразделяется на службу по трудовому договору, включаемую в сферу трудоправового регулирования, и на военную и военизированную службу, регулируемую административным законодательством, которая выводится из сферы правового регулирования труда на том основании, что она не вписывается в рамки «обычной работы по трудовому договору».

При планировании и организации работы руководители используют специальный инструментарий.

Дневник времени - это средство управления работой, позволяющее планировать ее выполнение по часам, определять ежедневные задачи как часть общей цели и выделять наиболее важные из них.

Также существуют вспомогательные средства для организации трудового процесса руководителя: магнитные доски, модульные доски, клейкие доски и другие.

Существует также множество технических вспомогательных средств, позволяющих эффективно выполнять работу и ис­пользовать рабочее время. Ими пользуются руководитель и его ближайшие помощники. Они необходимы руководителю для того, чтобы вовремя выполнять возложенные на него задачи. Это, в частности, персональные компьютеры.

Таким образом, руководитель, как особый вид работников, является важной составной частью коллектива. Коллектив только тогда достигнет цели, если все будут работать в духе сотрудничества и взаимопонимания. Но когда руководитель не может правильно организовать работу, то все усилия остальных членов коллектива будут напрасны.

ΙΙ. АНАЛИЗ ОРГАНИЗАЦИИ ЛИЧНОГО ТРУДОВОГО ПРОЦЕССА РУКОВОДИТЕЛЯ (НА ПРИМЕРЕ руководства АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА-КУРОРТА ЖЕЛЕЗНОВОДСКА)

ΙΙ.1 Внутренний трудовой распорядок руководителя Администрации города-курорта Железноводска

Структуру органов местного самоуправления города Железноводска составляют:

1) Совет города Железноводска – представительный орган города;

2) глава города Железноводска – глава городского округа;

3) администрация города Железноводска – исполнительно - распорядительный орган города;

4) контрольно-ревизионная комиссия Совета города Железноводска – контрольный орган города.

Администрация города Железноводска является исполнительно-распорядительным органом местного самоуправления городского округа, наделенным Уставом города полномочиями по решению вопросов местного значения и полномочиями для осуществления отдельных государственных полномочий, переданных органам местного самоуправления города федеральными законами и законами Ставропольского края. Администрация города обладает правами юридического лица в соответствии с федеральным законодательством.

Организация и порядок деятельности администрации города, ее структурных подразделений определяются Уставом города-курорта Железноводска. Администрацией города руководит на принципах единоначалия глава города - Лозовой Виктор Иванович.

Управление своим рабочим временем – непростая задача для руководителя Администрации, так как на него ежедневно возлагается огромное количество дел как текущего, так и экстремального характера.

В соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации и в целях обеспечения организации повседневной деятельности руководителя Администрации города-курорта Железноводска установлен следующий распорядок работы администрации города:

• начало рабочего дня - 8.45;

• конец рабочего дня - 18.30 (в пятницу - 17.15);

• перерыв на обед - с 12.45 до 14.15;

• выходные дни - суббота, воскресенье;

• предпраздничные дни - продолжительность рабочего дня, непосредственно предшествующего нерабочему праздничному дню, уменьшается на 1 час (ст.95 ТК РФ).

Необходимо заметить, продолжительность рабочего дня, перерыв на обед, выходные дни устанавливаются Правилами внутреннего трудового распорядка.

Кроме того, в Администрации города-курорта Железноводска определены дни и часы личного приема граждан.

• Глава администрации -1-я и 3-я среда - с 17.00 до 19.00 каждого месяца;

• заместители главы администрации:- вторник - с 15.00 до 18.00;

• руководители структурных подразделений администрации, имеющие собственную компетенцию по решению вопросов местного значения:

- понедельник - с 11.30 до 12.45; четверг - с 15.00 до 18.00.

Служебные совещания проводятся руководителем Администрации города-курорта Железноводска в соответствии с Регламентом Администрации города и Положением о порядке подготовки и проведения совещаний в администрации:

- по понедельникам - с 16.00 до 17.00.

Прием Главой администрации по служебным вопросам:

• руководителей городских организаций и учреждений - ежедневно - с 14.15 до 16.00;

• должностных лиц администрации и руководителей структурных подразделений администрации - ежедневно - с 16.00 до 18.15;

• заместителей главы администрации, начальников отдела кадров и общего отдела - по мере необходимости.

Таким образом, внутренний трудовой распорядок Администрации устанавливается “Правилами внутреннего трудового распорядка работы Администрации”, принимаемыми Постановлением Главы Администрации. При этом ответственность за организацию работы сотрудников аппарата, соблюдение ими внутреннего трудового распорядка возлагается на руководителей структурных подразделений.

Алгоритм составления распорядка недели руководителя Администрации города-курорта Железноводск выглядит следующим образом:

1. определение в соответствии с целями главных сторон деятельности;

2. определение в рамках целей основных задач;

3. распределение задач на те, которые выполняются самим руководителем, и те, которые делегируются;

4. составление распорядка недели с привязкой задач к конкретным ее дням и числам.

Классификация затрат рабочего времени руководителя позволяет выявить величину и причины потерь, а также не рациональных затрат рабочего времени. В этих целях изучим затраты времени руководителя Администрации на рабочем месте.

Изучение затрат рабочего времени проведем с помощью наблюдений фотографий рабочего времени.

Фотография рабочего времени — вид наблюдения, при котором измеряют все без исключения затраты времени, осуществляемые исполнителем (исполнителями) за определенный период работы (например, за смену или ее часть). Она проводится главным образом для выявления потерь рабочего времени, установления причин, вызывающих эти потери, и разработки необходимых организационно-технических мероприятий по их устранению.¹³

Пример формы карты самофотографии рабочего времени руководителя Администрации города-курорта Железноводска представлена в таблице 1.

Таблица 1

Карта самофотографии рабочего времени руководителя

Фиксирование затрат рабочего времени по элементам производится шифром, соответствующем выполняемой работе. Классификатор затрат рабочего времени руководителя представлен в Приложении №1.