100641 (Международная стандартизация в области управления документацией), страница 3

Стандарт состоит из двух частей. Часть 1 "Общие положения" содержит основные принципы по управлению документацией в государственных и негосударственных организациях, создающих документы. К этим принципам относятся установление и документальное закрепление: основных правил и стандартов работы с документами в организации, распределения ответственности и полномочий в области работы с документацией между сотрудниками организации, делопроизводственных процедур и технологий. Кроме того, управление документацией в организации должно включать создание, применение и администрирование специальных систем для управления документами, интегрированных с системой управления и управленческими процессами.

Часть 2 "Руководящие указания" содержит описание процедур, помогающих обеспечивать управление документацией в соответствии с принципами, описанными в части первой стандарта. Под процедурами в данном случае понимаются такие делопроизводственные операции, как регистрация, контроль, классификация, хранение документов и др.

Часть 1 предназначена для использования менеджерами в организациях, специалистами по управлению документацией, информацией и технологиями, а также для всех других работников организаций и частных лиц, обязанных создавать и использовать документы в своей деятельности. Часть 2 предназначена для использования специалистами по управлению документацией и работниками, в обязанности которых входит управление документацией в организации. Часть 2 обеспечивает единую методологию применения части 1 стандарта во всех организациях, желающих наладить процесс управления документацией в соответствии с требованиями ИСО. Кроме того, разработчики отмечают, что стандарт предназначен и для высшего руководства организаций.

В стандарте, в частности, определяется ответственность (responsibilities) организаций за документы и правильную работу с ними: основные правила работы с документами (policy) в организации должны быть определены и документально зафиксированы, подписаны высшим руководством организации. Обязанности должны быть распределены между всеми сотрудниками организации, которые в процессе своей деятельности создают документы, что должно отражаться в должностных инструкциях сотрудников.¹²

4.Международные стандарты на метаданные

4.1. Характеристика метаданных

Метаданные – структурированные данные о данных – это информация, которая позволяет идентифицировать информационные ресурсы, управлять ими, осуществлять поиск и хранение. Стандарт ИСО 15483-2001 «Информация и документация. Управление документацией» ¹³ определяет метаданные как данные, описывающие контекст, контент и структуру документов, а также управление документацией в течение времени.

Из этого определения следует, что делопроизводственные метаданные используются, прежде всего, для описания различных свойств документов. Они образуются не только в момент создания (или получения и регистрации) документа в документационной системе организации, но и добавляются с течением времени.

За рубежом действуют различные стандарты метаданных, в том числе разработанные для целей делопроизводства и архивного дела.

Ряд стандартов устанавливает требования к элементам информации. Например, для элемента «дата» используется стандарт ИСО 8601-2000¹⁴ , который устанавливает формат представления для дат (ГГГГ – ММ - ДД) и времени (чч:мм:сс). Элемент «предмет/тема» может стандартизироваться, например, тезаурусом ЮНЕСКО¹⁵ - словарем с контрольными терминами, применяемыми для предметного анализа и поиска документов и публикаций в сфере компетенции ЮНЕСКО, то есть в сфере образования, культуры, естественных наук, социальных и гуманитарных наук, коммуникации и информации.

4.2. Дублинское ядро

Существуют также стандарты, устанавливающие требования к составу (набору) элементов метаданных. Универсальный набор метаданных содержит так называемое Дублинское ядро (Dublin Core) - применимый для любых информационных ресурсов международный стандарт ИСО 15836.¹⁶

Задача Дублинского ядра состоит в том, чтобы поддержать широкий поиск информации по небольшому количеству общеиспользуемых элементов описания ресурсов.

Дублинское ядро содержит набор из 15 элементов описания информации:

1. Заголовок (Title) – название ресурса.

2. Автор (Creator) – создатель (персона, организация, служба), несущий первичную ответственность за создание содержания ресурса.

3. Предмет (Subject) – тема, которая обычно выражается при помощи ключевых слов, ключевых фраз или классификационных кодов, которые описывают тему ресурса.

4. Описание (Description) – изложение содержания ресурса.

5. Издатель (Publisher) – физическое или юридическое лицо, ответственное за публикацию ресурса, ввод его в обращение.

6. Соисполнитель (Contributor) – кто-либо, кроме издателя, внесший значительный вклад в публикацию ресурса.

7. Дата (Data) – дата, связанная с событием в жизненном цикле ресурса.

8. Тип ресурса (Type) – категория (жанр) содержимого ресурса.

9. Формат (Format) – размер или продолжительность ресурса, материал или физический носитель ресурса, программное, техническое обеспечение и другое оборудование, необходимое для воспроизведения или работы с ресурсом.

10. Идентификатор ресурса (Identifier) – текстовое или цифровое уникальное обозначение ресурса, однозначная ссылка на ресурс в пределах данного контекста.

11. Источник (Source) – ссылка на ресурс, из которого целиком или частично извлечен настоящий ресурс

12. Язык (Language) – язык интеллектуального содержания ресурса.

13. Связи (Relation) – отношение, ссылка на родственный ресурс.

14. Охват (Coverage) – пространственные и временные характеристики интеллектуального содержимого ресурса.

15. Права (Rights) – право на копирование и использование информации данного источника (положение о правовых нормах, регулирующих функционирование ресурса, или ссылка на службу, предоставляющую эту информацию).

Во многих развитых странах приняты государственные стандарты метаданных. Работа над ними обычно ведется в рамках создания «электронного правительства», то есть при внедрении информационно-коммуникационных технологий во взаимодействие органов власти разных уровней друг с другом, населением и бизнесом.

Так, в Канаде, которая по независимым оценкам занимает первое место в деле реальной реализации электронного правительства, программ «Онлайновое правительство» (Government On-Line) включает стандарт метаданных, адаптирующий Дублинское ядро для сетевой информации и документации государственных органов Канады.¹⁷

В Великобритании развитие и применение стандарта метаданных является частью модели межведомственного взаимодействия в электронном правительстве. Британский стандарт метаданных¹⁸ содержит перечень элементов метаданных для государственных информационных ресурсов и информационных систем.

В Австралии стратегия электронного правительства требует обязательного использования государственными органами стандарта метаданных AGLS, принятого в 2002 году и предназначенного в основном для описания сетевых информационных ресурсов в любой сфере.¹⁹

Cтандарты делопроизводственных метаданных – особый тип стандартов метаданных – призваны обеспечить значимость, управляемость и длительность существования документации организации.²⁰

Международный стандарт ИСО 23081 «Информация и документация – Процессы управления документами – Метаданные документов» посвящен делопроизводственным метаданным в управленческой деятельности, их типам, функциям по обеспечению управленческих и делопроизводственных процессов, а также управлению метаданными. Первая часть стандарта (ISO/TS 23081-1:2004 Information and documentation - Records management processes – Metadata for records – Part 1: Principles) содержит определение сущности делопроизводственных метаданных, их роли в управленческой деятельности, описание процессов управления метаданными. В ней установлены требования к различным категориям метаданных.

Международный стандарт ИСО/ТО 15801:2004 «Электронный имиджинг – Информация, хранящаяся в электронном виде – Рекомендации по обеспечению достоверности и надежности» (ISO/TR 15801 Electronic imaging – Information stored electronically – Recommendations for trustworthiness and reliability) регламентирует внедрение и эксплуатацию систем управления информацией, которые хранят информацию в электронном виде и для которых важны достоверность, надежность, аутентичность и целостность информации. Он охватывает полный жизненный цикл электронных документов, от включения документов в систему до уничтожения.²¹

5. Информационные технологии в Российской Федерации как

объект стандартизации

5.1 Информационные технологии

Развитие информационных технологий обусловило объективную необходимость их регламентации. Требуется привести к единообразию технологию: процессы, средства, методы, продукты производства и т.д. Кроме того, как и любая деятельность, сфера библиотечных и информационных технологий должна располагать собственной четкой и непротиворечивой терминосистемой.

Первые отечественные стандарты в области библиотечно-информационных технологий были разработаны и утверждены Госстандартом в 1969-1977 гг. Их разработкой были заняты крупнейшие библиотеки и органы научно-технической информации.

На первых этапах стандартизации сферы библиотечных и информационных технологий принятым регламентам уделялось достаточное внимание со стороны разработчиков: их пересматривали, вносили изменения и приводили в соответствие с международными стандартами.

В течение 1967-1978 гг. указанные стандарты были пересмотрены с учетом требований международной и отечественной практики стандартизации и опыта работы библиотек и информационных учреждений.²²

В настоящее время сроки пересмотра действующих стандартов (раз в пять лет) не соблюдаются разработчиками. Многие библиотечно-информационные процессы опережают развитие стандартизации, и регламенты не в силе их регулировать (ГОСТ 26525-85 Системы обработки данных. Показатели использования; ГОСТ 22771-77 Автоматизированное проектирование. Требования к информационному обеспечению; ГОСТ 7.52-85 СИБИД. Коммуникативный формат для обмена библиографическими данными и на магнитной ленте. Поисковый образ документа и др.). В результате многие стандарты утратили свой статус обязательных и выполняют рекомендательную функцию.

За основу классификации взята структура, предложенная И.С. Пилко.²³ Автор выделяет такие компоненты технологии, как: процесс, методы, ресурсы, средства, информационные продукты и услуги, качество и др.

Рисунок 1 – Количественное распределение стандартов по признаку объект регламентации

5.2. Информационные процессы

Главным компонентом любой технологии являются процессы. Установлено, что 24% регламентов посвящены информационным процессам: передача данных (ГОСТ 22731-77 Системы передачи данных. Процедуры управления звеном передачи для данных в основном режиме для полудуплексного обмена информацией; ГОСТ Р ИСО/МЭК 2593-98 Информационная технология. Передача данных и обмен информацией между системами. 34-контактный соединитель стыка ООД/АКД. Сты­ковочные размеры и распределение контактов); обмен информацией (ГОСТ Р ИСО/МЭК 7809-98 Информационная технология. Передача данных и обмен информацией между системами. Процедуры управления звеном данных верхнего уровня. Классы процедур; ГОСТ Р ИСО/МЭК ТО 10735-2000. Информационная технология. Передача данных и обмен информацией между системами. Стандартные групповые адреса на подуровне управления досту­пом к среде); защита информации (ГОСТ Р 50739-95 Средства вычислительной техники. Защита от несанкционированного доступа к информации. Общие технические требования; ГОСТ 34.311-95 ГОСТ Р 34.11-94 Информационная технология. Криптографическая защита информации. Функция кэширования); запись информации (ГОСТ 13699-91 Запись и воспроизведение информации. Термины и определения); кодирование штриховое (ГОСТ ИСО/МЭК 15420-2001 Автоматическая идентификация. Кодирование штриховое. Спецификация символики EAN/UPC (ЕАН/ЮПиСи); ГОСТ 30742-2001 (ИСО/МЭК 16388-99) Автоматическая идентификация. Кодирование штриховое. Спецификация символики Code 39 (Код 39)) и др.

5.3. Информационные продукты и услуги

Результатами информационных процессов являются информационные продукты и услуги. 9,5% проанализированных стандартов, посвященны информационным продуктам и услугам. Объектом регламентации послужили следующие информационные продукты и услуги: издания (ГОСТ 7.5-98 СИБИД. Журналы, сборники, информационные издания. Издательское оформление публикуемых материалов; ГОСТ 7.23-96 СИБИД. Издания информационные. Структура и оформление); каталоги промышленные (ГОСТ 7.22-80 СИБИД. Промышленные каталоги. Общие требования, ГОСТ 7.51-98 СИБИД. Карточки для каталогов и картотек. Катало­гизация в издании. Состав, структура данных и изда­тельское оформление ); аннотации (ГОСТ 7.9-95 (ИСО 214-76)СИБИД. Реферат и аннотация. Общие требования) и др.