Поля бази даних не просто визначають структуру бази – вони ще визначають групові властивості даних, записуваних в осередки, що належать кожному з полів:

• Ім'я поля – визначає, як варто звертатися до даних цього поля при автоматичних операціях з базою (за замовчуванням імена полів використовуються як заголовки стовпців таблиць).

• Тип поля – визначає тип даних, які можуть утримуватися в даному полі.

• Розмір поля – визначає граничну довжину (у символах) даних, які можуть розміщатися в даному полі.

• Формат поля – визначає спосіб форматування даних в осередках, що належать полю.

• Маска введення – визначає форму, в якій вводяться дані в поле (засіб автоматизації введення даних).

• Підпис – визначає заголовок стовпця таблиці для даного поля (якщо підпис не зазначений, то як заголовок стовпця використовується властивість Ім'я поля).

• Значення за замовчуванням – те значення, що вводиться в осередки поля автоматично (засіб автоматизації введення даних).

• Умова на значення – обмеження, використовуване для перевірки правильності введення даних (засіб автоматизації введення, що СКБД, як правило, для даних, що мають числовий тип, грошовий тип або тип дати).

• Повідомлення про помилку – текстове повідомлення, що видається автоматично при спробі введення в поле помилкових даних.

• Обов'язкове поле – властивість, що визначає обов'язковість заповнення даного поля при наповненні бази.

• Порожні рядки – властивість, що дозволяє введення порожніх строкових даних (від властивості «Обов'язкове поле» відрізняється тим, що ставиться не до всіх типів даних, а лише до деяких, наприклад до текстового).

• Індексоване поле – якщо поле має цю властивість, всі операції, пов'язані з пошуком або сортуванням записів за значенням, що зберігається в даному полі, істотно прискорюються. Крім того, для індексованих полів можна зробити так, що значення в записах будуть перевірятися по цьому полю на наявність повторів, що дозволяє автоматично виключити дублювання даних.

Оскільки в різних полях можуть утримуватися дані різного типу, то й властивості полів можуть розрізнятися залежно від типу даних. Так, наприклад, список вищевказаних властивостей полів відноситься в основному до полів текстового типу. Поля інших типів можуть мати або не мати ці властивості, але можуть додавати до них і свої. Наприклад, для даних, що представляють дійсні числа, важливою властивістю є кількість знаків після десяткової коми. З іншого боку, для полів, використовуваних для зберігання малюнків, звукозаписів, відео кліпів й інших об'єктів OLE, більшість вищевказаних властивостей не мають змісту[6].

Таблиці баз даних, як правило, допускають роботу з набагато більшою кількістю різних типів даних:

• Текстовий – тип даних, використовуваний для зберігання звичайного неформатованого тексту обмеженого розміру (до 255 символів).

• Числовий – тип даних для зберігання дійсних чисел.

• Поле Мемо – спеціальний тип даних для зберігання більших обсягів тексту (до 65 535 символів). Фізично текст не зберігається в полі. Він зберігається в іншому місці бази даних, а в полі зберігається покажчик на нього, але для користувача такий поділ помітний не завжди.

• Дата/час – тип даних для зберігання календарних дат і поточного часу.

• Грошовий – тип даних для зберігання грошових сум. Теоретично, для їхнього запису можна було б користуватися й полями числового типу, але для грошових сум є деякі особливості (наприклад, пов'язані із правилами округлення), які роблять більш зручним використання спеціального типу даних, а не настроювання числового типу.

• Лічильник – спеціальний тип даних для унікальних (не повторюваних у полі) натуральних чисел з автоматичним нарощуванням. Природне використання – для порядкової нумерації записів.

• Логічний – тип для зберігання логічних даних (можуть приймати тільки два значення, наприклад Так чи Ні).

• Гіперпосилання – спеціальне поле для зберігання адрес URL Web-об'єктів Інтернету. При щиглику на посиланні автоматично відбувається запуск браузера й відтворення об'єкта в його вікні.

• Майстер підстановок – це не спеціальний тип даних. Це об'єкт, настроюванням якого можна автоматизувати введення даних у поле так, щоб не вводити їх вручну, а вибирати їх зі списку, що розкривається.

Бази даних – це теж файли, але робота з ними відрізняється від роботи з файлами інших типів, створюваних іншими додатками. Всю роботу з обслуговування файлової структури бере на себе операційна система. Для бази даних пред'являються особливі вимоги з погляду безпеки, тому в них реалізований інший підхід до збереження даних[15].

Бази даних – це особливі структури. Інформація, що в них утримується, дуже часто має суспільну цінність. Нерідко з однією й тією же базою працюють тисячі людей по всій країні. Від інформації, що втримується в деяких базах, може залежати благополуччя великої кількості людей. Тому цілісність вмісту бази не може й не повинна залежати не від конкретних дій якогось користувача, що забув зберегти файли перед вимиканням комп'ютера, не від перебоїв в електромережі.

Проблема безпеки баз даних вирішується тим, що в СКБД для збереження інформації використовується подвійний підхід. У частині операцій, як звичайно, бере участь операційна система комп'ютера, але деякі операції збереження відбуваються в обхід операційної системи.

Методично правильно починати роботу з олівцем й аркушем паперу в руках, не використовуючи комп'ютер. На даному етапі він просто не потрібний. Неоптимальні рішення й прямі помилки, закладені на етапі проектування, згодом дуже важко усуваються, тому цей етап є основним.

Технічне завдання на проектування бази даних повинен надати замовник. Однак для цього він повинен володіти відповідною термінологією й знати, хоча б загалом, технічні можливості основних СКБД. На жаль, на практиці таке положення зустрічається не завжди[1].

З'ясувавши основну частину даних можна приступати до створення структури бази, тобто структури її основних таблиць:

1. Робота починається зі складання основного списку полів – він може нараховувати десятки й навіть сотню позицій.

2. Відповідно до типу даних, розташовуваних у кожнім полі, визначають найбільш підходящий тип для кожного поля.

3. Далі розподіляють поля основного списку по базових таблицях. На першому етапі розподіл роблять по функціональній ознаці. Ціль – забезпечити, щоб введення даних в одну таблицю проводилося, по можливості на одному робочому місці.

4. У кожній з таблиць задається ключове поле. У якості такого вибирають поле, дані в якому повторюватися не можуть. Наприклад, для таблиці даних про книги таким полем може служити інвентарний номер книги. Якщо в таблиці взагалі немає ні яких полів, які можна було б використати як ключові, завжди можна ввести додаткове поле типу Лічильник – воно не може містити повторюваних даних по визначенню.

5. За допомогою олівця й паперу розкреслюють зв'язки між таблицями. Таке креслення називається схемою даних. Існує кілька типів можливих зв'язків між таблицями. Найпоширенішими є зв'язки «один до багатьох» й «один до одного». Зв'язок між таблицями організується на основі загального поля, причому в одній з таблиць воно обов'язково повинне бути ключовим, тобто на стороні «один» повинне виступати ключове поле, що містить унікальні, неповторювані значення. Значення на стороні «багато хто» можуть повторюватися.

6. Розробкою схеми даних закінчується «паперовий» етап роботи над технічною пропозицією, після чого час приступати до безпосереднього створення бази даних.

Варто пам'ятати, що по ходу розробки проекту замовникові неодмінно будуть спадати на думку нові ідеї. На всіх етапах проектування він прагне охопити єдиною системою всі нові й нові підрозділи й служби підприємства. Можливість гнучкого використання його побажань багато в чому визначається кваліфікацією розроблювачів бази даних. Якщо схема даних складена правильно, підключати до бази нові таблиці неважко. Якщо структура бази нераціональна, розроблювач може отримати серйозні труднощі й ввійти в суперечність із замовником. Протиріччя виконавця із замовником завжди свідчать про недостатню кваліфікацію виконавців. Саме по цьому етап попереднього проектування бази даних варто вважати основним. Від його успіху залежить, наскільки база даних стане зручною, і чи будуть із нею працювати користувачі. Якщо відзначається, що користувачі бази «саботують» її експлуатацію й воліють працювати традиційними методами, це говорить не про низьку кваліфікацію користувачів, а про недостатню кваліфікацію розроблювача бази[8].

На цьому етапі завершується розробка бази даних, і на наступному етапі починається її основне проектування. Із цього моменту варто почати роботу із СКБД.

В якості предметної області для розробленого проекту реляційної бази даних було вибрано облік побутової техніки на складі.

2. Опис предметної області

2.1 Постановка задачі

Вихідні дані задачі являють собою записи заданої структури, що повинні вводитися з клавіатури, а потім виводитися у файл даних на магнітний диск. Отже, однієї з підзадач повинна бути задача створення файлу даних на магнітному диску.

Створений файл даних необхідно переглянути на екрані або вивести на друк у виді таблиці з печаткою заголовка і шапки цієї таблиці. Для цього наступної підзадачею повинна бути задача перегляду файлу даних. Також повинна бути можливість додавання записів у створений файл даних.

Крім того, для діалогу користувача із системою необхідно створити так називане, «Меню».

Предмет складання бази даних – облік замовлень кур’єрської служби. Складемо концептуальну модель представлення реальності в базі даних. Згідно умові, єдиною об'єктною множиною є об'єктна множина «друкована продукція». Кожний з цих об'єктів володіє однаковим по структурі безліччю атрибутів (ознак). Кожний з атрибутів характеризує конкретний об'єкт з якої-небудь сторони: кількість, якість, ціна і т.д.

Таким чином, база даних містить інформацію, необхідну для розв'язування цілого комплексу задач даної установи, підприємства та ін. База даних може поповнюватися новими даними, а раніше введені дані можуть змінюватися або зовсім видалятися. При цьому зміни в базі даних не вимагають внесення змін у прикладні програми. [2]

База даних побутова техніка міститиме такі дані про:

• Назву продукції, що реалізується;

• Код продукції;

• Ціну (за одиницю продукції);

• Ідентифікаційний номер продукції;

• Кількість замовленої продукції;

• Сплачену загальну ціну;

В проекті передбачено можливість зручного редагування та видалення непотрібних даних.

2.2 Вибір програмного середовища

При виборі програмного середовища я орієнтувався на такі три причини:

Причина 1. При великій кількості окремих файлів, або деякі з них мають занадто багато інформації, що заважає роботі з даними. До того ж працювати з такими об’ємами даних не дозволяють обмеження по пам’яті програми або системи.

Причина 2. При використанні даних різними способами: для інформації по конкретним домовленостям (наприклад рахунки-фактури), для залікового аналізу (наприклад, щоквартальні звіти про обсяги продаж) або для прогнозування окремих ситуацій. Тому приходиться розглядати дані з різних сторін, що суттєво заважає створенню єдиної структури представлення даних, що задовольняє всі ваші потреби.

Причина 3. Є необхідність в використанні одних і тих же даних кількома спеціалістами. Скажімо, введенням, оновленням та аналізом інформації займаються різні люди. Якщо в електронну таблицю або документ вносити зміни одночасно може тільки одна людина, то з таблицею в базі даних можуть працювати одразу декілька користувачів. При цьому гарантується, що вони завжди мають справу з останніми версіями даних.

Саме тому я і вибрав середовище Microsoft FoxPro.

3. Опис створення програми

3.1 Проектування баз даних

З розвитком комп'ютерної техніки зросла складність інформаційних систем і обсяги баз даних^[11]. У даний час розробка таких систем – це задача для колективів розроблювачів, що вимагає спеціальних методик і інструментів. Розробку інформаційних систем прийнято розбивати на наступні етапи:

• етап аналізу предметної області (зовнішній рівень проектування);

• етап проектування (інфологічний рівень проектування);