50142 (Создание базы данных в среде Microsoft Access 2002)

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РФ

Пензенский Государственный Университет

Кафедра «Маркетинг»

Пояснительная записка

по дисциплине: «Информационные системы маркетинга»

на тему:

«Создание базы данных в среде Microsoft Access 2002 »

Выполнила:

студентка гр. 04ЭС-1

Муртазина л. Ф.

Проверил: Убиенных А. Г.

Пенза, 2007

Введение

В данном курсовом проекте я познакомилась с основными принципами организации и обработки данных об объектах и явлениях реального мира. Данные вместе с программно-аппаратными средствами для их обработки называют информационными системами (ИС).

В курсовом проекте использовались фактологические ИС, где основа, объект их обработки - база данных (БД). БД - система специальным образом организованных данных, программных, технических, языковых организационно-методических средств, предназначенных для обеспечения централизованного накопления и коллективного многоцелевого использования этих данных. Базой данных называется поименованная структурированная совокупность взаимосвязанных данных, относящихся к конкретной предметной области и находящихся под централизованным программным управлением.

Различают централизованные и распределённый БД. Централизованная БД хранится в памяти одной вычислительной системы. Если такая система является компонентом вычислительной сети, то возможен распределённый доступ к этой базе данных - доступ к ней пользователей различных узлов сети. Распределённая БД состоит из нескольких, возможно, пересекающих или даже дублирующих друг друга частей. Однако пользователь распределённой базы данных получает возможность работать с такой базой данных как с единым информационным массивом с помощью СУБД. При разработке информационной системы обычно стремятся, чтобы её БД была интегрированной, что очень важно в маркетинговой деятельности на предприятии.

Базы данных имеют свои преимущества и недостатки. Основными преимуществами БД являются:

1. Наличие единого целостного отображения определённой части реального мира. Оно сокращает избыточность хранимых данных, обеспечивает выполнение новых приложений, обеспечивает реализацию нерегламентированных запросов;

2. Увеличение мобильности и гибкости информационной системы;

3. Легче осуществляется контроль за целостностью и непротиворечивостью данных;

4. Наличие интегрированной БД сокращает затраты не только на создание и хранение данных, но и на их поддержание в актуальном состоянии, а также уменьшает потоки данных циркулирующих в системе.

Основными недостатками БД являются:

1. Увеличение сложности создаваемых информационных систем;

2. Использование интегрированных БД может привести к потере эффективности отдельных приложений;

3. Применение сложных структур данных увеличивая долю службы информации в общем объёме хранимых данных.

В курсовом проекте ставится задача - разработка БД в конкретной предметной области.

Практику работы с ИС я рассмотрю на примере современной системы управления базами данных (СУБД) Microsoft Access.

1. Описание предметной области

Если подходить к сбору маркетинговой информации как к случайному, редкому событию, которое необходимо только тогда, когда нужно получить данные по конкретному вопросу, можно столкнуться с рядом проблем.

Например, может возникнуть ситуация, когда результаты предыдущих исследований хранятся в неудобном для использования виде; незаметны изменения в окружающей среде и действиях конкурентов; проводится несистематизированный сбор информации; возникают задержки при необходимости проведения нового исследования; по ряду временных периодов отсутствуют данные, необходимые для анализа; маркетинговые планы и решения анализируются неэффективно; действия представляют собой лишь реакцию, а не предвидение.

Маркетинговые исследования надо рассматривать как часть постоянно действующего интегрированного информационного процесса. Необходимо, чтобы фирма разрабатывала и использовала систему постоянного слежения за окружающей средой и хранения данных с тем, чтобы они могли анализироваться в будущем. Маркетинговую информационную систему можно определить как совокупность процедур и методов, разработанных для создания, анализа и распространения информации для опережающих маркетинговых решений на регулярной постоянной основе.

Сначала фирма устанавливает цели компании, определяющие общие направления планирования маркетинга. На эти цели воздействуют факторы окружающей среды (конкуренция, правительство, экономика). Планы маркетинга включают контролируемые факторы, определенные в предыдущих разделах, включая выбор целевого рынка, целевого маркетинга, тип организации маркетинга, маркетинговую стратегию (товар или услуга, распределение, продвижение и цена) и управление.

Когда план маркетинга определен, с помощью информационной сети, которая включает исследования, постоянное наблюдение и сбор данных, можно конкретизировать и удовлетворять общие потребности маркетинговых служб в информации. Маркетинговое исследование дает точную информацию для решения исследовательских проблем. Для него может понадобиться хранящаяся информация (внутренние вторичные данные) или сбор внешней вторичной и/или первичной информации. Постоянное наблюдение - это процедура, посредством которой регулярно анализируется меняющаяся окружающая среда. Оно может включать изучение бюллетеней новостей, регулярное получение информации от сотрудников и потребителей, присутствие на отраслевых заседаниях и наблюдение за действиями конкурентов. Хранение данных - это накопление всех видов значимой внутрифирменной информации (такой, как объем продаж, издержки, работа персонала и т.д.), а также информации, собранной через маркетинговые исследования и постоянное наблюдение. Эти данные помогают принимать решения и хранятся для дальнейшего использования.

В целом маркетинговая информационная система дает множество преимуществ:

-организованный сбор информации;

-избежание кризисов;

-координация плана маркетинга;

-скорость;

-результаты, выражаемые в количественном виде;

-анализ издержек и прибыли.

Предметной областью называется часть реального мира, представляющая интерес для данного исследования и отражаемая в информационной системе. В автоматизированных информационных системах отображение предметной области представляется моделями нескольких уровней. Инфологическое моделирование имеет специфические особенности, вызванные с одной стороны идеологией организации данных, с другой стороны особенностями СУБД.

Предметной областью моего КП является - маркетинговая среда предприятия. Моя база данных – данные о постоянных клиентах фирмы о взаимодействии с ними. Моя БД предоставляет:

1.Информацию о клиентах, их название, место расположение, контактный телефон, должность и ФИО контактного лица.

2.Информацию о заключенных договорах.

3.Информацию о выплатах, задолжностях и о сроках сделки.

4.Иоформация о времени отгрузки.

2. Инфологическое проектирование (ER-модель)

В настоящее время разработано значительное количество разнообразных моделей БД. В большинстве случаев в маркетинговой деятельности используется реляционная модель, когда данные представляются в виде совокупности таблиц, над которыми могут выполняться операции.

Проектирование БД—одна из наиболее ответственных и трудных задач, связанных с созданием информационной системы маркетинговой деятельности. В результате её решения должны быть определены и содержание БД. И эффективный способ её организации, и инструментальные средства управления данными, которые будут применяться в создаваемой системе.

Процесс проектирования БД должен включать следующие этапы:

1.Инфологическое проектирование, т.е. определение предметной области системы, позволяющее изучить информационные потребности будущих пользователей:

- определение требований к операционной обстановке, в которой будет функционировать информационная система;

- выбор СУБД и других инструментальных и программных средств её реализации;

- логическое проектирование БД;

- физическое проектирование БД.

Задача этапа логического проектирования БД состоит в разработке её «логической» структуры в соответствии с инфологической моделью предметной области. На это этапе создаются схемы БД на языках определения данных.

Этап физического проектирования БД требует поиска проектных решений, обеспечивающих эффективную поддержку построения «логической» структуры БД в среде хранения БД. На этом этапе решаются вопросы построения структуры хранимых данных, размещения хранимых данных в памяти, выбора эффективных методов доступа к различным компонентам «физической» БД. Описывается также отображение «логической» структуры БД в структуре хранения.

Итак, в процессе этапа инфологического проектирования можно выделить следующие сущности - связи, объекты, атрибуты. Взаимосвязь объектов и связей между ними представлена в виде ER - диаграммы.

Объект - абстракция класса предметов реального мира. Каждый объект обладает присущими ему атрибутами. Каждый атрибут должен иметь имя и должен получать значение из некоторого множества допустимых значений (домен). У каждого объекта должен быть идентификатор, который однозначно определяет экземпляр объекта. Атрибуты бывают простые и ключевые.

В моей БД ключевым атрибутом является «название организации» и «адрес», т.е. по данным атрибутам происходит взаимосвязь всех четырех таблиц.

Объекты бывают статистические и динамические, поэтому надо учитывать количество меняющихся экземпляров объекта от общего числа.

Описание атрибутов сущности

1.Договора.

2.Задолжность

3.Клиент

4.Объем заказа.

Описание связей

3. Разработка базы данных (БД)

Основные элементы базы данных Access

В файле базы данных Access могут храниться объекты шести основных типов. Вместе эти объекты выполняют все основные функции СУБД и составляют законченное приложение.

Таблицы содержат элементы данных в табличном формате (строка-столбец), подобном тому, который используется в электронных таблицах. База данных Access может включать до 32768 объектов (общее количество таблиц, форм, отчетов, запросов и т.д.), при этом одновременно можно открыть до 1024 таблиц, при наличии, конечно, достаточных ресурсов. Таблицы можно импортировать из баз данных других приложений (таких как xBase и Paradox), баз данных архитектуры клиент-сервер (таких как Microsoft SQL Server) или из электронных таблиц (например, Microsoft Excel или Lotus 1-2-3). Базы данных Access можно связывать с таблицами баз данных других типов (dBase, FoxPro, Paradox) форматированными файлами (такими, как текстовые файлы в формате ASCII и рабочие листы Excel) и с другими базами данных Access.