49802 (Проектування каталогу мобільних телефонів у Access)

ПОЯСНЮВАЛЬНА ЗАПИСКА

до курсової роботи

з дисципліни "Проектування та експлуатація інформаційних систем"

на тему:

Проектування каталогу мобільних телефонів у Access

Вступ

У передодні XXІ століття в розвитку людської цивілізації відбуваються глобальні зміни, що ведуть до її нового етапу - постіндустріальному суспільству, що усе ширше використовує комп'ютеризовані знаряддя праці й інформаційні технології.

Інформація в такому суспільстві стає одним з основних продуктів діяльності людини, і бібліотекам зі своїм величезним інформаційним потенціалом має бути ввійти в процес розвитку інформаційної індустрії, збагачуючи зміст і розширюючи асортимент виробленого ними інформаційного продукту, включаючи в поле діяльності поряд з бібліографічною інформацією фактографічне й аналітичну, а також створення традиційної і нової продукції. Усього цього можна досягти, якщо бібліотеки вже зараз, не втрачаючи часу, приступлять до виконання комплексних програм автоматизації процесів.

Традиційно користувачі звикли до думки, що в Інтернету можна одержати будь-яку інформацію. Тепер, в умовах інформаційного перенасичення, усе складніше виконувати основні функції: фондоутворювання, інформаційне й абонементне обслуговування.

Наскільки ж необхідно обзаводитися обчислювальною технікою, і взагалі, що нам можуть дати автоматизовані інформаційні системи?

Найчастіше приводиться наступний аргумент - підвищення швидкості пошуку інформації. Насправді це не головне. Зрештою , у відносно невеликому масиві даних ручний пошук займає не занадто багато часу.

Більш істотні наступні можливості:

- Одноразове введення даних і багатоцільове їхнє використання для пошуку документів, печатки підібраної інформації, передачі масивів даних іншим організаціям, підготовки видань і т.д.;

- Багатоаспектний пошук даних по різних ознаках і їхніх сполученнях без формування додаткових картотек і покажчиків;

- Організація комплектування фонду з використанням баз даних що видають або книготорговельних видань, наприклад, агентства Роспечать, з автоматичним формуванням замовлень і обліком їхнього виконання;

- Автоматизований облік і ведення статистики у всіх процесах, включаючи обслуговування;

- Надійне збереження каталогів у декількох копіях";

- Скорочення витрат на комплектування фондів і обробку вхідних потоків документів;

- Розширення сфери послуг за рахунок залучення нових інформаційних джерел.

На практиці це означає виконання автоматизованої обробки нових надходжень; звільнення співробітників від ряду рутинних робіт з підготовки картотек, видань, списків, замовлень, листів, звітної документації; створення бази даних про надходження; здійснення операцій по створенню і копіюванню тематичних архівів літератури. Завдяки автоматизації можна виконувати предметний пошук інформації з запитів споживачів, обслуговування баз даних контроль за проданою літературою: облік відвідувачів. А головне - забезпечення відвідувачам виходу у вітчизняний і світовий інформаційний простір.

Дана курсова робота написана в середовищі Mіcrosoft Access.

У структурі закладені можливості простий і надзвичайно ефективної роботи з базами даних, що дозволяє на його основі створювати різного роду інформаційно-довідкові системи. Інформаційно-довідкові системи - це програми-оболонки, що служать для керування масивами і базами даних. У наше століття загальної комп'ютеризації інформаційно-довідкові системи значно полегшують праця людини у всіх галузях народного господарства. Спростилася робота з реєстрації гостей готелю. Щоб довідатися в якому готелі зупинився гість, не потрібно перебирати гори паперів. Досить буде завантажити інформаційно-довідкову систему і вона в зручній формі видасть усю необхідну інформацію (дата народження, з якого числа оселився гість, на який термін оселився і т.д. ).

Області застосування інформаційно-довідкових систем воістину безмежне: це ведення статистики удою худоби на фермі, складання каталогів книг у бібліотеках і творів мистецтва в музеях, збір даних про наявність робочих вакансій у даному регіоні і багато хто інші.

Одним зі способів програмної реалізації інформаційно-довідкової системи є використання для її створення Mіcrosoft Access.

База даних у найпростішому випадку - упорядкована структура даних у виді таблиці, кожен запис якої може поєднувати різнотипні дані, причому всі записи однієї бази мають однакову структуру. При виборі інструментів розробки враховувалися наступні вимоги: незалежність від платформи; приступність одержання легальним шляхом засобів розробки; можливість роботи в локальній і глобальній мережі.

1.Опис предметної області

Осіб, що використовують інформацію, що утримуються в базі даних, називають користувачами.

Серед багатьох категорій користувачів особливе місце займає адміністратор баз даних. Адміністратор є ідеологом і головним конструктором баз даних. Ніхто крім нього не має право внести зміни в структуру бази даних, тобто змінити назву полючи, видалити або внести нове поле.

Для великих баз даних лише адміністратор знає найменування всіх полів, але він може не знати, що конкретно записано в кожнім полі. Він відповідає за схоронність даних, розробляє заходу щодо захисту даних від руйнування, забезпеченню їхньої вірогідності й ефективності використання.

При експлуатації великих баз даних в адміністратора може бути визначений штат працівників, у тому числі системні і штатні програмісти. Задача системних програмістів - контроль за функціонуванням банку даних, розробка програм, що розширюють можливості СУБД. Прикладні програмісти - розробка програм обробки даних, що утримуються в базі даних.

При експлуатації простих баз даних, як у нашому випадку, функції системних і прикладних програмістів, а також функції адміністратора реалізуються одною особою [3].

Крім перерахованих осіб базою даних широко користуються фахівці, що звичайно не мають гарної підготовки в області програмування, але які користуються базою даних у своїй повсякденній роботі. Для цієї категорії осіб власне кажучи і розробляється наша база даних. До них відносяться: бухгалтер, відділ кадрів, продавець-консультант. Цю категорію осіб називають кінцевими користувачами.

У неавтоматизованій системі ведення обліку обробка даних про використовувані операції легко простежується і звичайно супроводжується документами на паперовому носії інформації - розпорядженнями, дорученнями, рахунками й обліковими регістрами, наприклад нескінченними журналами обліку і т.д. Аналогічні документи часто використовуються й у комп'ютерній системі, але в багатьох випадках вони існують тільки в електронній формі. Більш того, основні облікові документи (книги обліку і журнали) у комп'ютерній системі обліку являють собою файли даних, прочитати або змінити які без комп'ютера не можливо.

1.1 Елементи комп'ютерної системи

1. Апаратні засоби. До них відносяться: устаткування і пристрої, з яких складається комп'ютер, зокрема центральний процесор, оптичні пристрої, що зчитують, нагромаджувачі на магнітній стрічці, дисководи, принтери, термінали і т.п.

2. Програмні засоби.

а) Системні програми. До цих програм, що виконують загальні функції, звичайно відносять операційні системи, що керують апаратними засобами і розподіляють їхні ресурси для максимально ефективного використання, системи керування базами даних (СУБД), що забезпечують виконання стандартних функцій по обробці даних, і сервісні програми, що виконують у комп'ютері основні операції, наприклад сортування записів. Системні програми звичайно розробляють постачальники апаратних засобів або фірми, що спеціалізуються в області програмного забезпечення, і модифікують з урахуванням індивідуальних вимог.

б) Прикладні (користувальницькі) програми - це набори машинних команд для обробки даних, що організація (користувач) розробляє самостійно або здобуває в зовнішнього постачальника.

3. Документація - опис системи і структури керування стосовно до введення, обробці і висновкові даних, обробці повідомлень, логічним і іншим командам [2].

4. Персонал - працівники, що керують системою, проектують її і постачають програмами, експлуатують і контролюють систему обробки даних.

5. Дані - зведення про реєстрації клієнтів і інша необхідна інформація, що вводять, зберігають і обробляють у системі.

6. Процедури контролю - процедури, що забезпечують відповідний запис операцій, що попереджають або реєструють помилки.

7. Адміністратор - людина, що коштує на чолі СУБД, стежить за її функціональним станом, запобігає помилкам і простої даної системи.

Персонал має права доступу до даних, але трохи инкапсулировано тому що більш широкими правами володіє адміністратор.

1.2 Особливості комп'ютерної обробки даних

Спосіб обробки необхідних операцій при веденні обліку впливає на організаційну структуру фірми, а також на процедури і методи внутрішнього контролю. Комп'ютерна технологія характеризується поруч особливостей, які варто враховувати при оцінці умов і процедур контролю. Нижче приведені відмінності комп'ютерної обробки даних від неавтоматизованої [3,4].

" Однакове виконання операцій. Комп'ютерна обробка припускає використання тих самих команд при виконанні ідентичних операцій, що практично виключає появі випадкових помилок, звичайно властивій ручній обробці. Навпроти, програмні помилки (або інші систематичні помилки в апаратних або програмних засобах) приводять до неправильної обробки всіх ідентичних операцій при однакових умовах.

" Поділ функцій. Комп'ютерна система може здійснити безліч процедур внутрішнього контролю, що у неавтоматизованих системах виконують різні фахівці. Така ситуація залишає фахівцям, що мають доступ до комп'ютера, можливість втручання в інші функції. У підсумку комп'ютерні системи можуть зажадати введення додаткових заходів для підтримки контролю на необхідному рівні, що у неавтоматизованих системах досягається простим поділом функцій. До подібним до мір може відноситися система паролів, що запобігають дії, не припустимі з боку фахівців, що мають доступ до інформації про активи й облікові документи через термінал у діалоговому режимі.

" Потенційні можливості появи помилок і неточностей. У порівнянні з неавтоматизованими системами комп'ютерні системи більш відкриті для несанкціонованого доступу, включаючи осіб, що здійснюють контроль. Вони також відкриті для схованої зміни даних і прямого або непрямого одержання інформації про активи. Чим менше людина втручається в машинну обробку операцій, тим нижче можливість виявлення помилок і неточностей. Помилки, допущені при розробці або коректуванні прикладних програм, можуть залишатися непоміченими протягом тривалого періоду.

" Потенційні можливості посилення контролю з боку адміністрації. Комп'ютерні системи дають у руки адміністрації широкий набір аналітичних засобів, що дозволяють оцінювати і контролювати діяльність фірми. Наявність додаткового інструментарію забезпечує зміцнення системи внутрішнього контролю в цілому і, таким чином, зниження ризику його неефективності. Крім того, деякі прикладні програми накопичують статистичну інформацію про роботу комп'ютера, яку можна використовувати з метою контролю фактичного ходу обробки операцій.

" Ініціювання виконання операцій у комп'ютері. Комп'ютерна система може виконувати деякі операції автоматично, причому їхнє санкціонування не обов'язкове документується, як це робиться в неавтоматизованих системах бухгалтерського обліку, оскільки сам факт прийняття такої системи в експлуатацію адміністрацією припускає в неявному виді наявність відповідних санкцій.

Докладніше про комп'ютерний збір і обробку даних буде розказано в курсовому проекті.

1.3 Діаграма використання інформаційної системи

Дана діаграма використання інформаційної системи показує ким використовуються данні збережені в інформаційній системі, хто і до яких саме даних має доступ.

Адміністратор БД

Продавець

Клієнт