В том случае, когда ячейки списка расположены вплотную к ячейкам с другими данными, Excel может предупредить, что выделен не весь список. При этом откроется диалоговое окно с предложением включить в выделенную область все последовательно расположенные ячейки списка. Предлагается. Что список состоит из ячеек, расположенных непрерывно, и другие данные не могут располагаться вплотную к ним.

Чтобы выделить весь список, надо установить в окне предупреждения переключать автоматически, расширить выделенный диапазон. В противном случае сортировки будет выполняться только для выделенной части списка.

При сортировке данных просмотр значений всегда осуществляется слева направо. Начальными символами при сортировке считаются цифры, затем - пробелы, далее - символы пунктуации и наконец, буквы. Если значения ячеек содержат пробелы, то результат сортировки может отличаться от ожидаемого.

Используя разные способы сортировки, можно добиться наиболее удобного представления информации в конкретной ситуации. Например, список, содержащий данные «об оптовых покупателях», в первую очередь логичнее сортировать по объему закупок, а затем по имени покупателя или названию контракта.

С помощью кнопок Сортировка по возрастанию и Сортировка по убыванию стандартной панели инструментов можно отсортировать список по первому столбцу выделенного диапазона. Однако при этом не следует выделять только поля списка, так как его оставшаяся часть сортироваться не будет, и целостность данных нарушиться. (Рис. П. 1. 2, 3)

При использовании для сортировки кнопок стандартной панели ключом сортировки считается поле, в котором в данный момент находиться активная ячейка. Поэтому столбец будет отсортирован, даже если диапазон не выделен.[1, с. 287]

3. Поиск, виды поиска (поиск по формату и содержанию)

Для поиска текста или чисел в списке нужно:

• выделить область поиска на рабочем листе;

• выбрать в меню Правка команду Найти;

• ввести в поле Найти образец поиска;

• при необходимости установить флажки проверки Учитывать регистр и Ячейка целиком;

• выбрать в раскрывающемся списке Просматривать: направление поиска;

• выбрать в раскрывающемся списке Область поиска нужный пункт;

• щелкнуть кнопку Найти далее;

• для поиска следующих ячеек повторять последнее действие;

• для завершения поиска щелкнуть Закрыть. (Рис. П. 1. 6)

Для наиболее удобной работы можно одни значения заменить на другие по всей таблице или списку, для этого необходимо:

1. Выделить первую ячейку рабочего листа.

2. Открыть меню Правка.

3. Выбрать команду Заменить. Появится диалоговое окно Заменить.

4. Ввести в поле Найти: слово, которое нужно заменить

5. Ввести в поле Заменить на: (на новое название)

6. Установить флажок проверки Ячейка целиком.

7. Выбрать в раскрывающемся списке Просматривать направление поиска: По строкам. (Рис. П. 1. 5)

4. Фильтрация (автофильтр, расширенный фильтр)

Для поиска данных или записей в списках используются фильтры, которые отображают на экране только записи, соответствующие определенным условиям, а записи, не удовлетворяющие заданным требованиям, редактор временно скрывает. Отображенные записи (строки), можно форматировать, редактировать, распечатывать и т.д.

К средствам фильтрации относятся:

• Автофильтр - параметры фильтрации задаются простым выбором значений из списка и в дальнейшем их можно отредактировать.

• Расширенный фильтр позволяет задавать более сложные условия фильтрации.

Использование автофильтра для поиска записей применяется с помощью команды, Автофильтр. Необходимо выделить ячейку в диапазоне списка, выполнить команду Данные►Фильтр►Автофильтр, справа от заголовков (подписей) столбцов появятся кнопки со стрелками автофильтра (раскрывающиеся списки команд автофильтра).

В раскрывающемся меню кнопок полей списка также содержатся команды, применяемые для задания условия автофильтра.

• (Все). Служит для отображения всех строк списка. Обычно эта команда используется для отключения ранее заданного фильтра.

• (Первые 10…) . Используется только для полей числового типа или для дат. При выборе этого условия открывается диалоговое окно Наложение условия по списку, в котором задаются параметры отбора числовых значений. С помощью этого окна можно быстро просмотреть до десяти наибольших или наименьших чисел в столбце.

• (Условие…). Откроется окно диалога Пользовательский автофильтр. С помощью этого окна можно отсортировать записи, удовлетворяющие одному или двум условиям.

• (Пустые). Используется для отбора записей с пустым значением поля.

• (Непустые). Выводит записи, содержащие непустое значение поля. [4,с. 412, табл. 3]

Условия автофильтра имеют свойство накапливаться. Это значит, что можно задать условия сразу для нескольких столбцов. Что позлит отобразить группы данных, отвечающих большому количеству условий. Задавать эти условия можно в любом порядке, но лучше всего начинать со столбца с наименьшим количеством повторяющихся элементов. Чтобы сократить дальнейшую фильтрацию и упростить просмотр. После применения фильтра к списку цвет стрелки в выбранном поле становиться синим.

Для изменения условия автофильтра необходимо щелкнуть по кнопке с синей стрелкой, и выбрать другую опцию. Чтобы вообще удалить условие из данного столбца, надо выбрать опцию Все. Если же надо убрать сразу все условия из списка, надо выбрать Данные ►Фильтр►Автофильтр. После чего все кнопки со стрелками исчезнет.

Excel сохраняет условия автофильтра только в памяти компьютера. Если дезактивировать это средство, Excel удалит все созданные ранее условия. Поэтому для восстановления старых условий автофильтра придется заново их ввести.

Для случаев, когда стандартных условий автофильтра оказывается недостаточно, предусмотрена возможность создания собственных автофильтров. Чтобы создать собственный автофильтр, надо:

1. для выбранного поля из раскрывающегося меню кнопки автофильтра выбрать команду (Условие…).

2. в диалоговом окне Пользовательский автофильтр задать условия отбора значений списка.

3. Щелкнуть по кнопке ОК.

После определения отбора в списке отобразятся нужные записи. Можно усилить критерии отбора, создав собственные автофильтры и для других полей списка.

Для отбора записей более чем по одному значению поля необходимо задействовать два критерия. Используя логический оператор И, можно объединять для одного поля два условия. Либо же можно с помощью оператора ИЛИ указать Excel, что необходимо видеть все строки, отвечающие одному из заданных условий.

Необходимо выбрать оператор сравнения для первого набора условий. После чего надо щелкнуть в текстовом поле, расположенном справа от оператора сравнения, и ввести сравниваемое значение. Если надо добавить второе условие, установить переключатель И, чтобы выбрать записи, соответствующие обоим условиям, или переключатель ИЛИ, чтобы отобразить записи, отвечающие хотя бы одному из заданных условий. [5, с. 561, рис. 7]

Как и пользовательский фильтр, расширенный фильтр имеет такие же возможности. Различие заключается лишь в том, что критерии отбора для расширенного фильтра хранятся в ячейках рабочей таблицы. При вводе таких критериев необходимо указывать, к каким полям они относятся. Несмотря на внешнее сходство. Расширенный фильтр обладает большими возможностями, чем пользовательский автофильтр.

Расширенный фильтр, в отличие от автофильтра, может применять операцию ИЛИ для значений разных полей. Например, можно отобразить записи, относящиеся к определенной дате, или те, которые относятся к транспортным расходам.

Для того чтобы настроить параметры расширенного фильтра, надо выполнить ряд действий:

1. выбрать место для диапазона критериев. Ввести название полей, а в следующей строке – условие отбора. Для облегчения одновременного просмотра списка критериев отбора надо располагать критерии над соответствующими полями списка;

2. чтобы задать несколько критериев, расширьте диапазон критериев на нужное количество строк;

3. после ввода критериев надо выбрать в меню команду Данные►Фильтр►Расширенный фильтр;

4. Excel автоматически выделит весь диапазон ячеек, занимаемый списком;

5. указать диапазон критериев;

6. чтобы запустить фильтр на выполнение, щелкнуть ОК;

отключение фильтра выполняется командой Данные►Фильтр►Отобразить все; (Рис. П. 1.8)

Есть возможность вводить значения сразу в нескольких полях одной или нескольких строк. В этом случае Excel интерпретирует ввод следующим образом:

• если определены условия в нескольких полях одной строки, Excel отображает все записи, отвечающие всем заданным условиям (эквивалент логического оператора И);

• если определены условия в одном поле нескольких строк, Excel отображает все записи, отвечающие одному из заданных условий (эквивалент логического оператора ИЛИ);

По сути, каждая строка диапазона условий формирует отдельное условие. Комбинируя и объединяя их, можно отфильтровать список, множеством способов, включая следующие:

• несколько условий для столбца. Нужно ввести каждое условие в расположенных одна под другой ячейках столбца в диапазоне условий;

• отдельные условия для нескольких столбцов. Необходимо ввести каждое условие под соответствующим заголовком в одной строке;

Несколько условий для нескольких столбцов. Надо ввести каждый набор значений в строках диапазона условий, и Excel отобразит все строки, отвечающие условиям каждого набора;

И, наконец, с помощью расширенного фильтра можно определять условия, построенные на формулах. Хотя задание таких условий - достаточно мощный способ фильтрации списка, формулы значительно усложняют ввод и имеют неприглядный синтаксис.

В отличие от других видов условий. Которые должны задаваться под соответствующим заголовком столбца, при использовании формул нельзя применять заголовок, сходный с заголовком столбца. Формулы условий вводятся в ячейке под пустым заголовком или предварительно этот заголовок изменяется так, чтобы не соответствовать подписи списка. Ссылки формул должны указывать на заголовок столбца либо первую запись списка. А сами формулы должны приводить к результату ЛОЖЬ или ИСТИНА.[4, с. 416]

5. Использование форм

С помощью формы можно осуществлять поиск записей на основании сложных критериев, просмотр и редактирование записей, добавлять новые записи и удалять уже существующие. Задать выполнение этих операций можно с помощью кнопок, расположенных в правой части окна формы данных.

Нажатие кнопки Удалить приведет к удалению отображенной записи, перед удалением программа выведет на экран соответствующий запрос. Нажав кнопку Вернуть, можно отменить внесенные изменения.

С помощью кнопок Назад и Далее можно перемещаться между отдельными записями списка

Нажав кнопку Критерии, можно задать отображение на экране пустой формы данных, в которой следует указать критерии для поиска записей списка. Использование критериев и поиск записей в окне формы данных имеет ряд недостатков по сравнению с применением диапазона условий в рабочем листе. Нажатие кнопки Закрыть приведет к закрытию окна формы данных.

Каждому столбцу таблицы в форме соответствует поле, название которого определяется введенным заголовком столбца. Значения этих полей автоматически заполняются MS Excel на основании содержащейся в базе данных информации. Нельзя непосредственно ввести или изменять значения в вычисляемых полях, поэтому в режиме редактирования эти поля в форме не отображаются. Кроме того, можно самостоятельно определить некоторые из полей таблицы в качестве не редактируемых. В результате эти поля также не будут отображаться в форме в режиме редактирования.

Отобразить форму данных на экране можно с помощью команды Данные►Форма.

Для перехода между отдельными полями формы данных можно использовать клавишу Tab. Не обязательно вводить данные во всех полях.

После ввода всех элементов записи в поля формы для добавления записи в список нажать кнопку Добавить или Enter. Excel включит новые данные в список и отобразит на экране пустую форму данных, в которую можно ввести следующую запись. Новая запись всегда будет отображаться в конце списка.(Рис. П. 1. 4)

С помощью инструмента Форма в списке можно просмотреть только те данные, которые отвечают заданным одному или нескольким критериям.[2, с. 498]

После вызова директивы Форма из меню, Данные, в диалоговом окне появляется первый элемент списка. Щелкните по командной кнопке Критерии, чтобы войти в режим поиска. Вид диалогового окна изменится; кнопка Критерии превратится в кнопку Форма. Введите значения полей искомого элемента в поля ввода, расположенные в левой части окна. Введенные значения будут служить критериями поиска. Можно заполнить не все поля ввода, тогда будет производиться поиск элементов, соответствующие поля которых совпадают с заполненными полями. При вводе старайтесь не нарушать порядок следования полей.

Теперь щелкните по командной кнопке Далее. Программа Excel начинает просматривать весь список, начиная с первого элемента, чтобы найти элемент, который удовлетворяет критерию поиска. Если программа находит соответствующий элемент, он появляется в диалоговом окне. Если нужно найти еще один элемент, удовлетворяющий условию поиска, снова щелкните по командной кнопке Далее.

Если поиск лучше вести в обратном направлении, щелкните по командной кнопке Назад. При поиске можно комбинировать различные критерии друг с другом. Например, можно ввести поиск элементов, у которых значение некоторого поля больше заданного числа, а значение другого поля совпадает с заданной цепочкой символов.

Если критерием поиска служит текстовая строка, то для маскирования текстовых позиций можно использовать символы «?» и «*». Вопросительный знак позволяет игнорировать ту текстовую позицию, которую он занимает. Например, строке поиска «К???т» будут удовлетворять слова, которые начинаются на букву «К» и заканчиваются на букву «Т».Звездочка позволяет игнорировать все следующие после нее символы. Например, строке поиска «Ми*» будут удовлетворять любые слова, которые начинаются с сочетания «Ми».

В числовых критериях поиска можно использовать логические операторы. Например, условие «<100» означает, что нужно найти все элементы списка, содержимое указанного поля которых меньше, чем 100.