49160 (Створення електронної таблиці "Відомість нарахування премії за 1 квартал 2010 року"), страница 3

Після отримання перевіреної роботи в неї в жодному разі не можна вносити ніяких змін (вилучати аркуші із зауваженнями керівника і т.п.).

Виправлені фрагменти з посиланнями на сторінки, де були зроблені зауваження керівником, варто оформити й роздрукувати на окремих аркушах і підшити до початкового варіанта роботи.

3.1 Заповнення таблиці

Вводять дані (текст або числа) безпосередньо в поточну клітину або в рядок формул, що розміщується у верхній частині вікна програми під панелями інструментів.

Місце введення відмічається текстовим курсором. Якщо почати введення з алфавітно-цифрових клавіш, дані з поточної клітини заміняються текстом, що вводиться.

Дані, які вводяться, відображаються як в клітині, так і в рядку формул.

Для завершення введення даних використовують клавішу ENTER на клавіатурі або кнопку Enter в рядку формул.

Число, на відміну від довільного тексту, у своєму записі використовує обмежений набір символів

0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 + - ,. р.% Е е.

Основна різниця числа від тексту полягає в тому, що з числом можна виконувати в подальшому різні дії (наприклад, арифметичні операції), а з текстом ні.

Число після введення автоматично вирівнюється по правому краю клітини.

Якщо число не вміщується в ширину стовпця, то на екрані з’являється ######.

При введенні довгого тексту на екрані буде видно тільки ту частину тексту, яка поміщається до першої занятої справа клітини, навіть якщо там стоїть знак пробілу (пропуску).

В рядку формул видно повний текст.

Щоб відмінити внесені зміни і відновити колишнє значення клітини, використовують клавішу Esc або кнопку Скасування в рядку формул.

Для очищення поточної клітини або виділеного діапазону найпростіше використовувати клавішу Delete.

Наприклад, для введення заголовка таблиці в роботі виділили клітини D1: I1, об’єднали і ввели текст “Відомість нарахування премії ”.

Редагування даних

Для редагування даних (внесення змін, додавання і т.д.), введених раніше в клітину, її потрібно попередньо виділити (активізувати).

В рядку формул з’явиться вміст клітини. Потім необхідно текстовий курсор перевести в рядок формул і почати редагування

або

натиснути F2

або

подвійне клацання лівою кнопкою миші по клітині, що підлягає редагуванню. В клітині з’явиться її вміст, і потім його можна буде редагувати.

Закінчується редагування, як і введення.

Enter - закінчення редагування і у залежності від настройок або залишаємося у вихідній клітині, або переходимо до однієї із сусідніх клітин.

Кінець редагування також відбувається, якщо натиснути лівою кнопкою на іншій клітині (одночасно вона активізується).

Якщо застарі дані потрібно повністю замінити, то можна відразу вводити нові, не переходячи до рядка формул (старі дані автоматично будуть знищені). Фактично це не редагування, а нове введення.

В розрахунковій таблиці

Формуємо заголовок таблиці;

автоматично заповнюємо порядковий номер (А11: А26) і рядок нумерації (А11: L11);

заповнюємо початковими даними діапазони клітин B12: B26, D12: D26, Е12: Е26, F12: F26, G12: G26, I12: I26 (див. Структура таблиці).

Обрамування таблиці

Спочатку виділимо блоком необхідний діапазон, потім активуємо піктограм

“Границя” і у вікні границь виберемо необхідний вигляд контуру виділеного блоку клітин.

В даній задачі були використані такі типи границь:

Внесення формул у таблицю та їх копіювання.

Заповнюємо формулами клітини C12, H12, J12, K12, L12.

Наприклад, щоб обчислити в клітині H12 Всього нараховано з/п за квартал, потрібно її активізувати і ввести =СУММ (E12: G12).

Аналогічно вводяться інші формули для обчислення:

Копіювання формул:

Копіюємо формули рядка 12 в рядки 13-26.

Примітка.

Для копіювання формул скористаємося маркером заповнення (він являє собою маленький чорний квадрат в нижньому правому куту виділеної клітини або діапазону). Потрібно виділити клітину, формулу якої необхідно скопіювати, клацнути мишею на цьому квадраті і перемістити покажчик в кінець діапазону, який заповнюється. При цьому вміст першої клітини буде скопійовано у весь виділений діапазон.

3.2 Використання в таблиці стандартних функцій

У роботі були використані такі функції: календарні функції ГОД, СЕГОДНЯ, логічна ЕСЛИ та підсумкові СУММ, МАКС, СРЗНАЧ, ПРОИЗВЕД.

Наприклад, щоб знайти суму діапазону H12: H26, активізуємо клітину H27, натискаємо на стандартній панелі інструментів значок автосуми , в клітині з’являється =SUM (H12: H26). Оскільки запропонований діапазон нас не задовольняє, виправляємо протягуванням миші на (H12: H26) і натискаємо Enter.

Введення в клітину D24 функції для обчислення середнього значення діапазону.

Активізувати E29.

Натиснути на кнопці Вставка функції на стандартній панелі інструментів.

У списку Категорія вибрати пункт Статистичні.

У списку функцій вибрати функцію СРЗНАЧ і натиснути на кнопці ОК.

Виділити потрібний діапазон (Е13: Е26) методом протягування і натиснути клавішу ENTER.

Аналогічно в клітину E28 вводимо функцію = MAX (E12: E26) для обчислення максимального значення діапазону (E12: E26).

3.3 Форматування таблиці

1) Зміна ширини стовпця:

Переміщуємо праву границю поточного (вибраного) заголовка стовпця до того часу, поки його ширина не досягне необхідного розміру.

2) Форматування таблиці:

Введений текст вирівнюється автоматично в клітині по лівому краю, числа - по правому краю. За допомогою форматування встановлюються необхідні параметри. Формат числа, призначений для клітині, визначає спосіб перегляду числа на аркуші.

Наприклад, для вирівнювання голівки таблиці по центру необхідно її виділити (A10: L10) і скористатися на панелі інструментів Формат / Клітинки... / вибрати вкладку Вирівнювання і у вікні команди встановити: положення “По горизонталі - по центру", “По вертикалі - по центру” і поставити прапорець на “Відображення - переносити по словах”.

3) Збереження електронної таблиці.

Аркуш з побудованою розрахунковою таблицею перейменувати “Розр_Горобець” (додаток А). Зберегти файл

а) під новим ім’ям:

Файл → Зберегти як... Диск А: / №3_Горобець. xls

б) під тим самим іменем:

Файл Зберегти,

CTRL/S

на стандартній панелі інструментів .

4) Перетворення таблиці у формульний вигляд.

Для організації наступних аркушів робочої книги треба скопіювати аркуш “Розр_Garmash" необхідну кількість разів.

Для перетворення таблиці у формульний вигляд необхідно вибрати пункт меню Сервіс Параметри... вибрати вкладку Вигляд і встановити прапорець у команді Параметри вікна напроти Формули.

Таблицю, представлену у формульному вигляді, зберегти на аркуші “Форм_Горобець” (додаток Б) у файлі під тим самим іменем.

3.4 Сортування даних

Завдання:

У аркуші “Сорт_Горобець” виконати сортування таблиці за 3 ключами:

"Категорія" у порядку зростання.

"П.І.П." за абеткою.

"Нараховано премії" у порядку зростання.

Етапи сортування:

Скопіювати аркуш “Розр_Горобець” методом протягування ярлика аркуша та перейменувати новий аркуш “Розр_Горобець (2) ” на “Сорт_Горобець”.

Визначити, що є заголовком таблиці. У даному випадку - це рядок (10).

Приховати рядок нумерації (11): виділити заголовок рядка контекстне менюПриховати.

Виділити діапазон В10: L26.

Виконати дії: ДаніСортування.

В діалоговому вікні “Сортування" встановити відповідні ключі та параметри:

Натиснути ОК.

Відсортовану таблицю зберегти на аркуші “Сорт_Горобець” (додаток В) у файлі під тим самим іменем.

3.5 Вибірка даних за заданими умовами

Авто фільтр.

Завдання

На аркуші “Фільтр-А_Прізвище” відібрати записи, для яких Посада починається з літери "К" та Нараховано з/п за квартал білише за 7200 грн.

Етапи виконання:

Скопіювати аркуш “Розр_Горобець” та перейменувати на “Фільтр-А_Горобець".

Вибрати як заголовок таблиці рядок нумерації (11).

Виділити діапазон А11: L26.

Виконати дії: Дані Фільтр Автофільтр.

У стовпці Посада назначити умову:

Натиснути ОК.

У стовпці Всього нараховано з/ за квартал назначити умову:

Натиснути ОК.

Відфільтровану таблицю зберегти на аркуші “Фільтр-А_Горобець” (додаток Г) у файлі під тим самим іменем.

Розширений фільтр.

Команда табличного процесора розширений фільтр на відміну від команди автофільтр потребує визначення умови (критерію) відбору даних в окремому діапазоні даного листка поза списком. Для цього необхідно визначити, в якому місці даного листка будуть розміщені умова критеріїв відбору та результати.

Завдання:

На аркуші “Фільтр-Р_Прізвище” відібрати записи, для яких П.І.П. починається з літери “Л” і Категорія менша за 3.

Етапи виконання: