Функции представляют собой программы с уникальными именами. Это заранее определенные формулы, для которых пользователь должен задать конкретные значения. Все функции имеют одинаковый формат записи и включают имя функции перечень аргументов. Если написание формулы начинается с функции, перед именем функции вводится знак равенства (=). Аргументы записываются в круглых скобках после имени функции, причем, скобки – обязательная принадлежность функции, даже если у нее нет аргументов(например, функция =ПИ() – 3,1416…).

В качестве аргументов функций могут использоваться:

• числа(константы);

• адреса ячеек или диапазонов;

• имена ячеек или диапазонов;

• текст;

• формулы;

• другие функции;

• логические значения и др.;

В русифицированных версиях Excel имена многих функций записываются на русском языке, например:

=СУММ(А1;В2;С3:С6).

Имена функций можно набирать на любом регистре – верхнем или нижнем. После ввода правильно введенных функций буквы автоматически преобразовываются в прописные. Если этого не происходит, значит, неверно введено имя функции. При создании формул удобно использовать Мастер функций (рис. 16).

Мастер – это инструмент, позволяющий выполнять требуемое действие по шагам с уточнением параметров по каждому шагу.

Мастер функций в Excel имеет два диалоговых окна – два шага.

рис. 16

панель функции ЕСЛИ

Для вызова мастера функций можно использовать:

• команду горизонтального меню Excel ВСТАВКА – Функция;

• кнопку [fx] Вставка функции на панели инструментов;

• комбинацию клавиш Shift+F3.

В диалоговом окне Мастер функций (шаг 1) имеются два подокна:

Категория и Функция. При выборе определенной функции в нижней части диалогового окна появляется краткое ее описание. Если строка формул неактивна, то мастер функций активирует ее, вставит знак равенства (=) и функцию, а затем автоматически введет функцию в выделенную ячейку.

При выборе функции появляется второе окно Мастера функций, в котором отображается имя функции, все ее аргументы, описание функции и состав каждого аргумента.

Excel содержит более 300 встроенных функций, условно разделенных на несколько категорий:

• математические;

• статистические;

• финансовые;

• логические;

• инженерные;

• информационные;

• функции даты и времени;

• функции управления базами данных.

Примеры встроенных функций

Категории функций	Имена функций
Математические и тригонометрические	СУММ, СТЕПЕНЬ, КОРЕНЬ, РАДИАНЫ, ПИ, ГРАДУСЫ, ABS, LN, LOG, EXP, SIN, COS
Статистические	СРЗНАЧ, МАКС, МИН, ВЕРОЯТНОСТЬ, СЧЕТ, СЧЕТ3(3-значений), СРОТКЛ
Текстовые	НАЙТИ, ЗАМЕНИТЬ, ПОИСК, СЦЕПИТЬ, ПОДСТАВИТЬ, СОВПАД, ПОВТОР
Дата и время	ГОД, МЕСЯЦ, ЧАС, МИНУТЫ, СЕКУНДЫ, ДЕНЬ, ДЕНЬНЕД, СЕГОДНЯ
Логические	ЕСЛИ, И, ИЛИ, НЕ, ИСТИНА, ЛОЖЬ

☺ Переходим к освоению мастера функций.

1. Выделите ячейку В6.

2. Наберите =today().

3. Нажмите клавишу Enter.

В результате в ячейке появилась сегодняшняя дата. Она будет вычисляться каждый раз при пересчете листа, т.о., вам не придется о том, чтобы отчет содержал актуальную информацию. Так же не забывайте и про еще один способ вызова мастера функций –

Вставка функции на панели инструментов Стандартная или выполнив команду Вставка – Функция.

Присвоение имен диапазонам ячеек. В нашем отчете в диапазоне С10:С12 располагаются данные о доходах фирмы за январь, а в диапазоне С13:G13Суммарные доходы фирмы по каждому месяцу. Чтобы быстро и просто воспользоваться этими данными, например, в формулах, было бы разумно как – то объединить их в группу (диапазон) и дать имя.

1. Выделите диапазон С10:С12. В поле имени появился адрес первой ячейки диапазона.

2. Щелкните на Поле имени и введите Доход., Январь.

3. Нажмите клавишу Enter и теперь этот диапазон называется Доход. Январь.

4. Повторите тоже самое для диапазонов, содержащих величины дохода по оставшимся месяцам. Назовите их соответственно Доход. Февраль, Доход. Март, Доход. Апрель и Доход. Май.

5. Выделите диапазон А8:G18. В этом диапазоне содержится вся таблица без столбца Всего.

6. Выполните команду Вставка – Имя – Создать. Появится окно диалога Создать имена.

7. Установите флажок в месте В строке выше и В столбце слева. Это означает, что имена для диапазонов будут выбираться из названий в верхней строке и левом столбце.

8. Нажмите кнопку ОК. В результате в таблице отчета автоматически созданы и присвоены определенным диапазонам имена с названиями месяцев, обозначающие столбцы отчета по этим месяцам, и имена для каждой отдельной строки.

9. К сожалению программа не очень удачно присвоила некоторые имена пустым диапазонам Статьи Дохода и Статьи Расхода. Изменим диапазон этих имен. Выполните команду Вставка – Имя – Присвоить. Откроется диалоговое окно Присвоение имени.

10. В списке поля Имя выделите пункт Статьи дохода.

11. Измените диапазон в поле Формула, обозначенный выбранным именем. Пока сверните диалоговое окно и выделите с помощью мыши диапазон С10:G12. Ссылка на этот диапазон заменит старую (выделенную) ссылку. Разверните окно.

12. Нажмите кнопку ОК, если процесс присвоения завершен, или кнопку добавить.

13. Измените диапазон для имени Статьи Расхода таким же образом (шаги 49-42), назначив для этого имени диапазон С15:G17, и по завершении присвоений нажмите кнопку ОК.

Т. о. мы создали набор имен для быстрого доступа к диапазонам создаваемого отчета.

Адреса ячеек

Адрес ячейки составляется из обозначений столбца и номера строки, на пересечении которых находится эта ячейка, например:

В1, С1, А1 или 11, если столбцы и строки нумеруются числами.

Тип ссылок задается пользователем при настройке параметров работы с помощью команды меню СЕРВИС – Параметры на вкладке Основные переключателем Стиль ссылок - R1C1 или A1 – по умолчанию. При установленном переключателе R1C1 строки и столбцы нумеруются цифрами. Гораздо удобнее вводить адреса ячеек щелчком мыши по этой ячейке. Обозначение ячейки, составленное из номера столбца и номера строки, называется относительным адресом или просто ссылкой или адресом.

Ссылки на диапазон (блок) ячеек состоят из адреса ячейки, находящейся в левом верхнем углу прямоугольного блока ячеек, двоеточия и адреса ячейки, находящейся в правом нижнем углу этого блока, например:

A1:C12;

A7:E7- весь диапазон ячеек, находящийся в одной строке;

C3:C9 – весь диапазон ячеек, находящийся в одном столбце.

Чтобы ввести ссылку на всю строку или столбец, нужно набрать номер строки или букву столбца дважды и разделить их двоеточием, например: A:A, 2:2 или A:B, 2:4.

Для обозначения адреса ячейки с указанием листа используется имя листа и восклицательный знак: Лист2!B5, Итоги!В5.

Для обозначения адреса ячейки с указанием книги используются квадратные скобки, например: [Книга1] Лист2!А1.

Относительная адресация ячеек используется в формулах чаще всего - по умолчанию. Правило относительной ориентации ячеек действует при копировании формул в Excel, т.е. табличный процессор автоматически смещает адрес в соответствии с относительным расположением исходной ячейки и создаваемой копии.

Если ссылка на ячейку при копировании не должна изменяться, то вводят абсолютный адрес ячейки.

Абсолютная ссылка создается из относительной путем вставки знака ($) перед заголовком столбца и/или номером строки.

$C$6 – абсолютный адрес ячейки С6, т. е. при копировании формулы не будет меняться номер строки и номер столбца. Абсолютный адрес диапазона ячеек обозначается: Абсолютный адрес диапазона ячеек обозначается: $B$3:$C$8. также используется смешанный адрес:

$C5 –при копировании не будет изменяться номер столбца

C$5 – не будет изменяться номер строки.

Также абсолютным адресам относится присвоение имени ячейке:

• имя не должно быть похоже на адрес или на имя другой ячейки, содержать пробелы, длина имени не превышает 255 символов;

• должно начинаться с буквы русского/латинского алфавита или символа подчеркивания(_), остальные символы могут быть: буквами, цифрами, символами(_).

Пример собственных имен ячеек: Итоги_года, Системный_баланс и т.д.

Собственные (пользовательские) имена могут содержать листы книги Excel:

• имя не должно быть заключено в квадратные скобки [];

• длина имени не превышает 31 символа;

• имя листа не может содержать двоеточие(:), слэш (/) и обратную косую черту(\), знак вопроса (?), звездочку (*).

☺ Абсолютные и относительные ссылки. До сих пор мы пользовались только относительными адресами, потренируемся использовать абсолютную адресацию ячеек.

1. Введите в ячейку J6 текст Евро =.

2. Введите в ячейку К6 значение 0,0468 – стоимость одного рубля в пересчете на евро.

3. Выделите ячейку К10.

4. Подготовьтесь к вводу формулы, введите =.

5. Укажите ячейку J10,а затем введите *1000*.

6. Укажите на ячейку К6.

7. Нажмите клавишу F4. Это приведет к замене относительной ссылки К6 на абсолютную $K$6.

8. Скопируйте с помощью автозаполнения эту формулу в ячейки К11:К13. Обратите внимание, что формула в ячейке К11 выглядит как = J11*1000*$K$6, абсолютный адрес ячейки К6 остался прежним. Для тренировки самостоятельно заполните оставшиеся ячейки в строке Прибыль.

Форматирование данных и защита информации в Excel

При работе с электронными таблицами особое значение имеет формат ячейки таблицы, т.к. с каждой ячейкой связывается не только информация, которая в нее заносится, но и определенный формат. От формата зависят способ обработки данных и вид, в котором они будут представлены в ячейке: используемый шрифт, размер символов, способ выравнивания; для чисел - форма представления (с плавающей или фиксировано точкой), количество знаков после запятой и т.д.

Для изменения первоначального форматирования ячеек можно использовать:

• кнопки панелей инструментов Стандартная и Форматирование;

• команду меню окна ФОРМАТ – Ячейки;

• команду контекстного меню Формат ячеек.

Диалоговое окно формат ячеек содержит шесть вкладок, с помощью которых можно определить все параметры ячейки или выделенного диапазона ячеек:

• число;

• выравнивание;

• шрифт;

• граница;

• вид;

• защита.

Если не один из предлагаемых форматов не подходит, то можно выбрать пункт Все форматы и в правом подокне Тип описать свой формат с учетом принятых в Excel соглашений и обозначений кодов форматов.

На вкладке Шрифт задаются параметры символов для выделенного текста.

На вкладке Выравнивание задаются параметры расположения текста в ячейке:

• по горизонтали (по значению, по центру выделения и т.д.);

• по вертикали;

• ориентация (поворот текста, расположение текста в ячейке по вертикали).

С помощью вкладки Вид, а так же кнопок Цвет заливки и Цвет текста можно оформить заполнение ячеек таблицы фоном: выбрать цвет и узор.

На вкладке Защита можно скрыть отображение введенных в ячейку формул, а так же установить защиту ячейки – запретить изменение введенных в нее данных.

Автоформатирование. Excel 2000 предлагает около 20 стандартных образцов оформления таблицы с использованием различных шрифтов, способов обрамления и заливок. Для автоформатирования необходимо:

• выделить нужный диапазон ячеек или щелкнуть по любой ячейке форматируемой таблицы;

• ввести команду ФОРМАТ – Автоформат;

• в диалоговом окне автоформат выбрать подходящий вариант оформления.

Условное форматирование. Excel позволяет выделять в таблице отдельные ячейки, удовлетворяющие определенным условиям, и применять к ним оформление, отличное от форматирования всей таблицы. Если значение ячейки перестает удовлетворять заданным условиям, то программа автоматически отменяет (скрывает) примененное к этим ячейкам форматирование. Например, можно закрасить ячейку другим цветом, если содержащееся в ней значение превосходит определенную величину и т.п. в качестве условий можно использовать: постоянные значения ячеек, формулы содержащие ссылки на другие ячейки и даты.

Для применения условного форматирования нужно:

1. Выделить необходимые ячейки.

2. Ввести команду ФОРМАТ - Условное форматирование.

3. В диалоговом окне Условное форматирование выполнить одно из следующих действий:

   • Выбрать параметр Значение и ввести нужное значение или формулу, поставив перед ней знак равенства (=);

   • Выбрать параметр Формула и в поле справа ввести нужную формулу.

4. Щелкнуть по кнопке Формат и выбрать тип шрифта, его цвет, подчеркивание, рамку, а так же цвет заливки и узор.

В тех случаях, когда значения ячеек будут отвечать поставленным условиям, а формулы принимать значение ИСТИНА, к ячейке будут применяться параметры оформления, заданные при назначении условного форматирования.

Защита информации таблицах Excel

B Excel 2000 имеются разнообразные способы защиты информации, которые позволяют:

1. ограничить доступ к документу в целом;

2. ограничить возможность внесения изменений в документ;

3. ограничить доступ к отдельным фрагментам документа – рабочим листам или ячейкам;

4. скрыть отдельные фрагменты электронной таблицы;

5. скрыть файл документа – не отображать его название в окне папки и Проводника;

6. предотвратить заражение документа макровирусами.

Защита файлов рабочих книг. Защитить рабочую книгу Excel и управлять доступом к ней можно при сохранении файла, а также с помощью следующих команд:

• СЕРВИС – Защита – Защитить книгу;

• СЕРВИС – Защита – Защитить книгу и дать общий доступ;

• СЕРВИС- Доступ к книге;

• ОКНО – Скрыть.

При сохранении документа можно ввести три варианта ограничения доступа к файлам рабочих книг:

1. ввести пароль на открытие файла;

2. ввести пароль для разрешения на изменение данных

3. запретить изменение данных – разрешить открывать файл только для чтения и сохранять его только под другим именем.

Для защиты файлов рабочих книг при сохранении документа нужно ввести команду ФАЙЛ – Сохранить как, в диалоговом окне Сохранение документа щелкнуть по кнопке СЕРВИС и выбрать команду Общие параметры, а затем в диалоговом окне Параметры сохранения вести пароли установить нужные переключатели.