Рис 5

Создание и редактирование диаграмм в документе Excel 2000

Excel обеспечивает возможность наглядного отображения числовых данных электронных таблиц - в виде диаграмм и графиков.

В Excel диаграммы можно создавать различными способами:

• с помощью команды меню ВСТАВКА – Диаграмма;

• с помощью кнопки панели инструментов окна Excel Мастер диаграмм;

• с помощью команды меню ВСИАВКА – Объект – Новый – Диаграмма Microsoft Graph 2000;

• щелчком по кнопке Создать диаграмму текущего типа;

• с помощью клавиши F11.

В документах Excel диаграмма может представлять собой объект, внедренный в лист рабочей книги, содержащий исходную таблицу, или может быть помещена в отдельный рабочий лист.

Для построения диаграмм в Excel обычно используют Мастер диаграмм. Перед вызовом Мастера диаграмм заранее рекомендуется выделить диапазон данных, на основе которых будет создаваться диаграмма. Если диаграмма создается на основе целой таблицы, то достаточно просто установить курсор в одной из её ячеек.

Для запуска мастера диаграмм нужно ввести команду меню ВСТАВКА – Диаграмма или щелкнуть по его кнопке на стандартной панели инструментов.

Первое диалоговое окно Мастера – Шаг 1 из 4 (рис. 6) – Тип диаграммы имеет две вкладки – Стандартные и Нестандартные. На этом шаге нужно выбрать подходящий вариант строящейся диаграммы из нескольких десятков имеющихся образцов.

рис 6

Для перехода к каждому последующему шагу Мастера диаграмм нужно использовать кнопку Далее>.

Во втором окне Мастера диаграмм (рис.7) Источник данных диаграммы на вкладке Диапазон данных отображаются адрес выделенного диапазона исходных данных и образец строящейся диаграммы.

рис. 7

Третье окно Мастера диаграмм (рис.8) содержит следующие вкладки:

• Заголовок – для ввода текста заголовка диаграммы и подписей осей;

• Оси – определения отображения и маркировки осей координат;

• Линии сетки – для выбора типа линий и характера отображения сетки;

• Легенда – для отображения или скрытия легенды и определения ее места на диаграмме. Легенда – небольшое подокно на диаграмме, в котором отображаются названия рядов данных и образцы их раскраски на диаграмме (в виде ключа легенды);

• Подписи данных – для управления отображением надписей, соответствующих отдельным элементам данных на диаграмме;

• Таблица – для добавления к диаграмме (или скрытия) таблицы данных, использованной для построения диаграммы.

рис. 8

Последнее (четвертое) Мастера диаграмм (рис. 9) служит для определения места ее в рабочей книге.

рис. 9

рис. 10 итоговая диаграмма

В Excel 2000 имеются удобные способы, которые позволяют мгновенно создавать диаграммы без использования Мастера диаграмм – за один шаг. В этих случаях по умолчанию создается диаграмма стандартного типа (гистограмма) (рис. 11).

При последующем редактировании тип диаграммы можно изменить.

Рис. 11

Редактирование и форматирование диаграмм

Созданные в Excel диаграммы можно редактировать – добавлять или удалять ряды, изменять тип диаграммы, изменять, редактировать и форматировать любые элементы диаграммы. Кроме этого с помощью инструментов панели Рисование к готовой диаграмме можно добавлять рисунки, стрелки, линии, текстовые поля, содержащие пояснения, и т.п.

Для изменения и редактирования любого элемента диаграммы следует выделить этот элемент, щелкнув по нему мышью, а потом использовать кнопки панели инструментов, контекстные меню окна Диаграмма и Формат, соответствующие этому элементу диаграммы. Для дополнительного оформления диаграмм готовыми иллюстрациями и добавления к ним новых элементов можно использовать кнопки панели Рисование и команды меню Вставка.

Для удаления диаграммы или ее выделенных элементов можно использовать клавишу Delete, команду контекстного меню Очистить или соответствующие кнопки в диалоговых окнах. Диаграмму можно просматривать и выводить на печать вместе с рабочим листом, на котором она находится, или отдельно. Выделенная диаграмма печатается отдельно от рабочего листа.

☺ Попробуем построить диаграмму работы нашей виртуальной фирмы за месяцы январь и февраль:

1. Выделите диапазон А8:D19;

2. На панели инструментов нажмите значок Мастера диаграмм. В появившемся окне выберите тип диаграммы (допустим гистограмма) и нажмите кнопку Далее;

3. Второй шаг Мастера диаграмм. Выберите закладку Диапазон данных и установите переключатель Ряды – в строках;

4. На закладке Ряд удалите строки не содержащие данных (статьи дохода, доход всего, статьи расхода, расход всего прибыль). Нажмите кнопку Далее;

5. Третий шаг. Перейдите на закладку Легенда и установите её расположение «внизу» и нажмите Далее;

6. Четвертый шаг. Поместите диаграмму на имеющемся листе.

Наша диаграмма готова (см. рис. 12). Самостоятельно сделайте диаграмму за все месяцы работы фирмы.

рис. 12

Типы данных в ячейках электронной таблицы

Ячейки рабочего листа электронной таблицы могут содержать:

• исходные, или первичные данные, имеющие, как правило, постоянные значения;

• производные данные, которые являются результатом различных арифметических или иных операций, совершаемых с помощью формул над первичными данными.

В каждую ячейку могут быть введены данные следующего типа:

• текст, например: МП-15, с.120, В10+В11;

• число;

• формула, например: =А1*А2, =В10-В11;

• дата и время.

Тип данных подразумевает:

1. допустимое множество значений, которое может принимать константа или переменная этого типа;

допустимое множество операций над этими данными.

Тип входных данных, содержащихся в каждой ячейке, определяется первым символом, который должен трактоваться не только как часть данных, но и команда переключения режима.

Текст. Для манипуляции с текстовыми данными в Excel существуют специальные текстовые функции. Если текстовые данные используются в качестве аргумента функции, их обязательно нужно заключать в кавычки (“Текст”). В противном случае Excel рассматривает текст как имя и выдает сообщение об ошибке: #ИМЯ? (рис.13)

рис. 13

Числа. Числовые данные могут быть представлены:

• целыми числами;

• в виде десятичных дробей;

• в виде обыкновенных (рациональных) дробей;

• в научном (экспоненциальном) формате – в виде мантиссы порядка для отображения очень больших и очень малых чисел, например 2,35Е+08 для числа 235000000 или 2,35Е-06 для числа 0,0000235;

• в форме процента – значения ячеек умножаются на 100 и вводятся с символом %, например 0,2%

• в денежной форме (с обозначением символа валюты или без него). Для выравнивания денежных обозначений по десятичному разделителю используется финансовый формат.

Форматы отображения числовых данных задаются на вкладке Число в диалоговом окне Формат ячеек, которое выводится на экран командой ФОРМАТ – Ячейки (рис. 14)

Числовые данные в таблицах Excel могут включать только следующие символы:

• цифры;

• круглые скобки;

• знаки +, -, стоящие перед числом;

• косую черту в рациональных дробях;

• знак процента;

• знак мантиссы (Е-, Е+, е-, е+);

• денежные обозначения (р.,€, $ или др.);

рис. 14

Формулы. Формулами в электронной таблице называют арифметические и логические выражения. Формулы в Excel всегда начинаются со знак равенства (=), а после вводятся необходимые элементы, либо непосредственно, либо в виде ссылок на соответствующие ячейки. Например, ввод формулы =Н1+Н2 означает, что нужно сложить содержимое ячеек Н1 и Н2 и вывести результат в активной ячейке (рис. 15)

рис.15

Формулы могут включать:

• константы;

• ссылки на ячейки;

• операторы – знаки арифметических, логических и других операций;

• встроенные функции;

• скобки, закладки и др.

Для ввода в ячейку формулы необходимо:

• активизировать ячейку;

• ввести в клавиатуры знак равно = или в строке формул щелкнуть по кнопке [=] Изменить формулу;

• ввести (без пробелов!) нужные значения или ссылки, а также необходимые операторы;

• зафиксировать ввод.

Адреса ячеек вводят в формулы по латинскому регистру, а знаки арифметических операций – с цифровой клавиатуры.

Для выполнения вычислений с помощью формул и функций в Excel имеются четыре вида операторов, список которых приведен в таблице 1:

Список операторов:

Оператор	Назначение	Пример
Арифметические операторы
+	Сложение	=А1+С2
_	Вычитание	=300-А2
*	Умножение	=В4*С1
/	Деление	=D3/G7
%	Процент	=10%
^	Возведение в степень	=C3^2
Операторы сравнения(отношения)
=	Равно	=F5=G8
<	Меньше	=A3
>	Больше	=F4>G1
<=	Меньше или равно	=D2<=D1
>=	Больше или равно	=R1>=F1
<>	Не равно	=A1<>A2
Операторы ссылок
:	Диапазон (используется для формирования ссылок на диапазон ячеек)	=СУММ(В5:В10)
;	Объединение (объединяет несколько ссылок в одну ссылку)	=СУММ(В5;С6;А1)
Текстовые операторы
&	Амперсанд (используется для объединения содержимого ячеек в одну текстовую строку)	=А1&B5

Таб.1

Структура и порядок элементов в формуле определяет конечный результат вычислений. При использовании в формулах арифметических операторов необходимо соблюдать принятый математике порядок арифметических операций:

• сначала производится возведение в степень;

• затем – умножение и деление (они имеют одинаковый приоритет);

• в последнюю очередь – сложение и вычитание(также имеют одинаковый приоритет);

• нормальный порядок выполнения операций изменяют введением скобок. Операции в скобках выполняются первыми.

Для ускорения и облегчения ввода данных при выполнении наиболее часто выполняемой операции суммирования данных на стандартной панели Excel существует кнопка [Σ] Автосумма. С помощью этой кнопки практически мгновенно можно вычислить сумму всех чисел, расположенных выше или левее выделенной ячейки. Если сумма должна быть вычислена в другом месте листа, используют функцию СУММ и в качестве аргументов указывают диапазон ячеек, содержащих суммируемые данные, например, =СУММ(В7:С12;Е7:Е12).

☺ Автоматическое суммирование. С его помощью мы буквально одним движением просуммируем значения в строках или столбцах.

1. Выделите ячейку Н10. В нее поместим суммарный доход фирмы от продажи компьютеров за пять месяцев.

2. На панели Стандартная нажмите кнопку Автосумма. Диапазон С10:G10 рабочего листа становится окруженным «бегущей» границей, обозначающий диапазон, в котором будет произведено суммирование, а в активной ячейке появляется формула =SUM(C10:G10) или (СУММ(С10:G10)). Теперь достаточно убедиться в том, что диапазон выбран правильно.

3. Нажмите клавишу Enter или нажмите кнопку Автосумма – сравните оба варианта! В ячейку Н10 помещен результат вычислений.

4. Точно таким же образом поместите в ячейку Н11 сумму доходов фирмы по продаже комплектующих.

5. Щелкните на ячейке Н12 и обратите внимание на то, что программа уже автоматически предлагает просуммировать столбец, а не строку.

6. Чтобы все же просуммировать нужную строку, поместите указатель мыши на ячейку С12, нажмите левую кнопку мыши и, не отпуская её, переместите указатель на ячейку G12. Т.о. мы указали диапазон суммирования.

7. Нажмите клавишу Enter.

Просуммируем теперь доход фирмы по всем статьям за каждый месяц.

1. Щелкните на ячейке С13 и просуммируйте диапазон С10:С12.

2. Для суммирования остальных столбцов используйте Автозаполнение. Выделите ячейку С13, а затем выполните автозаполнение ячеек С13:Н13. Как видите автозаполнение работает и в случае формул. Теперь у нас подсчитаны сумма дохода фирмы по каждому месяцу и по всем месяцам вместе.

Теперь попробуем просуммировать одновременно строки и столбцы.

1. Выделите диапазон С15:Н18. Это диапазон, который содержит блок суммируемых данных, а также строку и столбец, в которые будут помещаться итоговые суммы.

2. Нажмите кнопку Автосумма. Результат суммирования теперь появился в строке 18 и столбце Н.

Попытаемся сами составить простейшие формулы.

1. Выделите ячейку С19.

2. Введите знак «=», а затем щелкните на ячейке С13. Её адрес С13 записывается в формулу (в ячейке С13 и в строке формул), а вокруг ячейки С13 появляется «бегущая» рамка.

3. Введите знак «-», а затем щелкните на ячейке С18.

4. Нажмите клавишу Enter. Формула введена и в ячейке С19 появилась величина прибыли за январь.

Функции. Формулы могут включать функции. Функции могут вводиться в таблицу в составе формул либо отдельно. Функцию так же, как и число, можно считать частным случаем формулы.