48878 (Розробка концепції електронного офісу), страница 2

Впровадження у різних сферах електронних офісів виявилося практично можливим насамперед завдяки широкому розповсюдженню ПК із відкритою архітектурою, що дозволяє змінювати конфігурацію машини з орієнтацією на виконання конкретних робіт, різноманітних проблемно-орієнтованих програмних продуктів (зокрема, пакет Microsoft Office), а також усіляких високоефективних засобів оргтехніки.

Незважаючи на порівняно невеликий час, концепція електронного офісу вже пройшла у своєму розвитку два етапи. В даний час успішно реалізується третій. Для першого етапу була характерна орієнтація на автоматизацію рутинних, часто повторюваних операцій, здійснюваних секретарями або технічним персоналом офісу, установи. Характерним прикладом таких операцій є машинописні роботи. Для підвищення продуктивності праці при їхньому виконанні були створені так звані пристрої обробки текстів (організаційні автомати), що дозволяють швидко виправляти і редагувати різні документи, а також створювати і використовувати шаблони при підготовці документів. На другому етапі розвитку автоматизованих офісів окремі пристрої поєднувалися за допомогою внутрішніх ліній зв'язку в єдину мережу, що давало змогу здійснювати ряд додаткових функцій, зокрема: автоматизований зв'язок між різними робочими місцями, спільна робота над документами, автоматизований контроль за виконанням документів та ін.

Третій етап розвитку електронних (автоматизованих) офісів пов'язаний із широким застосуванням ПК і створенням на їхній основі автоматизованих робочих місць (АРМ). АРМ поєднуються за допомогою комунікаційних засобів в єдину систему (мережу), що має доступ до всіх обчислювальних ресурсів офісу, баз даних, а також до зовнішніх джерел інформації. При цьому значно прискорюється можливість інформаційного обміну між користувачами мережі, автоматизуються деякі традиційні операції, зв'язані з прийомом і відправленням кореспонденції та інших документів каналами зв'язку. Типове АРМ складається з ПК, обладнаного при необхідності додатковими пристроями, що розширюють його функціональні можливості, і периферійного устаткування (принтера, сканера, графобудівника). Крім того, кожне робоче місце обладнане оргтехнікою відповідною до функцій, які виконуються на даному робочому місці (див. табл. 1).

Для кожного працівника (групи працівників) розробляється й обладнується АРМ, професійно орієнтоване на виконання конкретних функцій керування. Така орієнтація реалізується на основі вибору й установки відповідного програмного забезпечення. Текстові редактори (або сучасні текстові процесори) являються першим компонентом електронного офісу, оскільки проблема обробки тексту і його перетворення є одним із основних завдань діловодства.

Поява наступного компонента дозволила реалізувати за допомогою комп'ютера функцію інформаційного обміну, що належала системі телефонного і поштово-телеграфного зв'язку. Таким компонентом стала система електронної пошти для обміну інформацією між користувачами на багатокористувацьких комп'ютерах, а потім і в мережах.

Значно пізніше стали використовуватися системи розробки баз даних (своєрідних електронних картотек), а також електронні таблиці (що згодом отримали назву “табличні процесори”) для виконання різних (іноді дуже складних) розрахунків. Надалі в офісах стали використовуватися системи ділової графіки, необхідні для наочності виконуваних офісних процедур.

Усі перераховані компоненти службової діяльності персоналу офісу відповідають спеціалізованим пакетам, призначеним для комплексної автоматизації згаданих функцій. Одним із таких пакетів є офісна система Microsoft Office. Усі програмні продукти цієї системи не тільки уніфіковані, але й інтегровані між собою, що дає змогу в рамках рішення певної ділової проблеми здійснювати інформаційний обмін незалежно від того, який тип документа опрацьовується. Використання ПК в офісі не виключає, а, навпаки, підсилює роль засобів організаційної техніки, розробленої на основі застосування новітніх досягнень електроніки (скануючі пристрої, факс-модемні плати, копіювальні багатофункціональні машини, факсимільні апарати, слайд-принтери тощо). Практична реалізація концепції електронного офісу поступово приводить до зміни стилю і методів керування, до перегляду і перерозподілу функцій персоналу, підвищення продуктивності його праці при виконанні цілого ряду діловодних операцій.

У той же час впровадження електронних офісів має і деякі негативні наслідки. Основним з них є негативний вплив на організм людини електронної техніки, яка інтенсивно використовується на робочих місцях. Крім того, погіршуються можливості особистих контактів персоналу офісу, що впливає на загальний психологічний клімат у колективі. Слід зазначити, що в результаті електронізації офісу змінюються кваліфікаційні вимоги до персоналу, що може створити конфліктні ситуації.

Нові технічні засоби й інформаційні технології покликані забезпечити підвищення продуктивності праці в офісній і адміністративній діяльності. Поряд із цим технічні засоби і комп'ютерні технології, адміністративні й офісні системи виконують, по суті, допоміжні роботи, зв'язані з обробкою інформаційних масивів. Процес прийняття рішень залишається прерогативою людини. Але завдяки автоматизації деяких процесів керування персонал офісу звільняється від виконання рутинних операцій і приділяє більше часу аналітичним та творчим процесам [6].

РОЗДІЛ ІІ. Технології та підсистеми САД електронного офісу: структурні та функціональні особливості

На сучасному етапі розвитку інформаційних технологій до структури системи автоматизації документообігу електронного офісу традиційно включають наступні підсистеми:

• технології обробки зображень документів (Imaging System);

• системи оптичного розпізнання символів (Optical Character Recognition System, OCR);

• системи керування документами, СКД (Document Management System, DMS);

• повнотекстові бази даних (Full-Text System);

• системи автоматизації ділових процедур, АДП (Workflow System);

• програмне забезпечення для робочих груп (Groupware),

елементи та зв’язки між ними.

Розглянемо структурні та функціональні особливості даних підсистем^*.

2.1 Технології обробки зображень документів

Технології обробки зображень документів призначені для введення, обробки, збереження і пошуку графічних образів на паперових документах. Подібні системи доцільно застосовувати в організаціях з великим обсягом документообігу. Технічне забезпечення систем включає високошвидкісні сканери, документні контролери (виконують швидку і високоефективну компресію/декомпресію документів і забезпечують швидкісну роботу зі сканерами та принтерами), бібліотеки-автомати на базі оптичних нагромаджувачів з автоматичною подачею дисків. Комп'ютерні образи документів знаходяться на сервері зображень і проглядаються на робочих станціях-клієнтах.

Системи обробки зображень здійснюють сканування документів для запису на сервер, їх класифікацію за різними критеріями, передачу зображень на робочу станцію для перегляду, модифікацію або друк. Подібні системи передбачають також визначення маршруту передачі зображень по мережі, їх розсилання по факсу чи електронній пошті, пошук зображень за окремими елементами.

Оскільки файли зображень досягають великих розмірів, існують різні варіанти організації їхнього збереження. З метою заощадження пам'яті на запам'ятовуючому пристрої більшість систем стискають зображення і створюють спеціальний індекс зображень, де містяться відповідні значення атрибутів документів. Наприклад: найменування, автор, тема.

У високопродуктивних системах реалізовані технології, що дають змогу збільшити швидкість роботи. Наприклад, попередня вибірка і перенесення зображень з повільних оптичних носіїв на більш швидкі магнітні; адаптуюче кешування, що дозволяє зберігати часто використовувані зображення в пам'яті сервера; перенесення на лазерний диск; групове сканування, що забезпечує зчитування кількох сторінок за одну операцію.

2.2 Системи оптичного розпізнавання символів

Багато систем обробки зображень мають програмне забезпечення оптичного розпізнавання символів (OCR).

Застосування OCR дозволяє вирішити проблему перекладу паперових документів в електронну форму у виді текстового файлу. Системи OCR дозволяють одержувати електронну копію документа з друкованого аркуша або копію документа, що прийшов по факсу. Існують експериментальні системи, що дозволяють подібним чином обробляти також і рукописні матеріали (Intelligent Character Recognition).

У стислому вигляді функціонування системи OCR можна уявити в такий спосіб. За допомогою скануючого пристрою зчитується зображення документа. У результаті розпізнавання тексту зображення документа відображається у файл, відформатований як текстовий. Таким чином, паперовий документ, минаючи трудомістке ручне введення, автоматично перетвориться в електронну форму (див. схема 2).

Виділяють два класи систем OCR — ті, яких навчають, та інтелектуальні. Принцип дії систем першого класу заснований на “поточечному” порівнянні відцифрованого символу зі зразком із довідника. При збігу зразка і символу останній вважається розпізнаним і додається в результуючий файл. При такому способі розпізнавання розміри зразка і шрифту документа повинні збігатися, тобто в системі необхідно мати маски для кожного розміру кожного типу шрифту, тому подібна система більш ефективна у випадку однотипного і якісного тексту. В другому випадку “маска” символу замінюється на його “образ”, що може бути використаний для будь-яких розмірів шрифтів. Для підвищення точності розпізнавання інтелектуальні системи можуть виконувати ряд перевірок результуючого тексту. Наприклад, здійснювати частотний аналіз тексту і порівнювати частоту появи даного символу в тексті з його частотою в мові оригіналу або виявляти неправильне сполучення символів, виходячи з правил орфографії.

У реальних системах OCR сполучаються різні розпізнавальні механізми, що дає можливість обробляти будь-які шрифти і будь-які тексти.

На сьогоднішній день відомо кілька досить якісних програмних продуктів по розпізнаванню тексту, у тому числі дві системи вітчизняних фірм, орієнтовані в першу чергу на розпізнавання російськомовних текстів (Fine Reader та CuneiForm). Середня швидкість роботи системи OCR на устаткуванні середньої потужності складає приблизно одну машинописну сторінку за хвилину. Якість розпізнавання - одна-дві помилки на 1000 знаків у тексті середньої якості.

Можна рекомендувати наступні критерії вибору системи OCR:

• сумісність з існуючим програмним та апаратним забезпеченням;

• швидкість сканування і розпізнавання переважного в даній установи типу тексту, наприклад: факс - українська мова, ксерокопія різної якості, машинопис різної якості та ін.;

• якість розпізнавання текстів різних типів, наприклад, кількість помилок на 1000 знаків;

• здатність розпізнавати рідкісні шрифти;

• здатність навчання новим символам;

• наявність елементів семантичного аналізу тексту;

• наявність модуля перевірки орфографії;

• зручність користувальницького інтерфейсу.

Проте, основними характеристиками читаючих автоматів є достовірність розпізнання та виробничі потужності.

2.3 Системи керування документами

Системи керування документами (СКД) призначені для автоматизації збереження, пошуку і керування електронними документами різноманітних форматів, у тому числі і зображеннями документів. Можна сказати, що СКД фактично виконують роль СКБД для неструктурованої інформації.

Розвинуті системи керування документами здійснюють наступні функції:

• індексування документів;

• повнотекстовий пошук за ключовими словами;

• керування конфігурацією документа з установленням взаємозв'язку між окремими структурними компонентами;

• асембліювання документів, що дає змогу об'єднати всі частини складеного документа для відображення на екрані;

• організація доступу до документа незалежно від місця його збереження;

• пошук і керування документами за допомогою ключових компонентів (зміст або назва розділу);

• багаторівневий захист даних, що дозволяє доступ до документів тільки окремим користувачам або встановлює види доступу (наприклад, “тільки для читання”);

• адміністрування обліку й архівування;

• організація видачі / повернення документа;

• контроль версій документа;

• розсилання документів.

Виконання функції видачі / повернення аналогічне блокуванню запису в БД. Якщо документ уже виданий, інші користувачі редагувати його не можуть. Він залишається доступним тільки для перегляду і копіювання.

Функція контролю за версіями використовується для відстеження різних версій документа, використовуючи попередні редакції документа, які з метою економії пам'яті автоматично архівуються.

Функція розсилання документів здійснюється шляхом інтегрування системи з додатками електронної пошти. Це дозволяє переміщати документи по мережі підприємства і передавати документи від одного працівника до іншого.

Розвиток мережі Internet сприяв появі ряду функцій сучасних СКД. Наприклад: можливість розміщення документів на Web-вузлі; підтримка обміну документами по інтрамережі між працівниками фірми, а по Internet - із клієнтами та партнерами фірми.