48878 (Розробка концепції електронного офісу)

ЗМІСТ

ВСТУП

РОЗДІЛ І. Концепція електронного офісу, як універсальний принцип системи автоматизованого документообігу

1.1 Коротка характеристика системи документообігу підприємства

1.2 Основні етапи розвитку офісної діяльності

1.3 Концепція електронного офісу

РОЗДІЛ ІІ. Технології та підсистеми САД електроного офісу: структурні та функціональні особливості

2.1 Технології обробки зображень документів

2.2 Системи оптичного розпізнавання символів

2.3 Системи керування документами

2.4 Програмне забезпечення для робочих груп (Groupware)

2.5 Системи автоматизації ділових процедур

РОЗДІЛ ІІІ. Гіпертекст, як технологія організації повнотекстових баз даних

в автоматизованій системі документообігу електроного офісу

3.1 Сутність та розвиток технології гіпертекст

3.2 Характеристика сучасних гіпертекстових систем та технологій

ВИСНОВОК

СПИСОК ВИКОРИСТАНОЇ ЛІТЕРАТУРИ

ВСТУП

п.1 Актуальність

Україна поетапно інтегрується до європейської спільноти, цей процес вплинув на динаміку розвитку внутрішнього економічного та інформаційного середовища. В таких умовах особливо важливим для розвитку вітчизняного бізнесу є створення ефективнодіючої системи документальних комунікацій, адже знання у сучасному світі – це основа економічної активності.

Отже, інформація на підприємстві повинна бути доступною, організованою та керованою. Потужний потенціал для забезпечення розвитку системи документальних комунікацій у даному напрямку створено завдяки сучасним технологічним досягненням. На їх базі стало можливим здійснити комплексну автоматизацію задач розробки, узгодження, розповсюдження, пошуку та архівного зберігання документів в системі документальних комунікацій країни взагалі та документообігу окремих організацій державної та приватної форми власності.

Постійне збільшення кількості інформації, призводить до того, що традиційні методи роботи з документами стають не достатньо ефективними. Так, по даним компанії Delphi, 15% паперових документів безповоротно губляться і для їх пошуку службовці витрачають до 30% свого робочого часу. Під час переходу до електронної документації та автоматизації документообігу ріст продуктивність їх працівників збільшується на 25—50%, скорочується час обробки одного документа більш ніж на 75%, зменшуються витрати на оплату площі для зберігання документів на 80% (оцінка Norton Nolan Institute).

Тенденцію переходу від традиційних технологій організації документообігу до комп’ютерних відображають наступні цифри: співвідношення кількості паперових та електронних документів через п’ять років буде становити 50 на 50%, через десять років — 30 на 70%; кількість електронних документів подвоюється за рік, а паперових документів росте тільки на 7% (данні компанії XРLOR).

Отже, існують вагомі підстави для впровадження та комплексного застосування нових підходів до організації конторської праці. У сучасній літературі ці підходи об’єднуються у єдину концепцію електроного офісу, що реалізується на базі системи автоматизації документообігу (САД).

п.2 Огляд літератури

Концепція електроного офісу характеризується динамічним розвитком. Це зумовлено швидким зростанням технічних досягнень та широким інтегруванням САД із суміжними системами. Таким чином, беручи до уваги економічну ситуацію в нашій країні, можна зробити висновок, що якісне теоретичне висвітлення питань, пов’язаних з темою дослідження досить проблематичне. Це підтверджує невелика кількість літератури, що містить актуальну науково обгрунтовану інформацію про предмет дослідження.

Тему розробляли: Трофімов І. П., Суботін М. А., Назаров С. В., Фєльзер А. Б., Ніколаєв А., Кудряєв В. А. та ін. Серед вітчизняних дослідників – Кривенко В. І., Паньчишин Б. І., Буров Є.

п.3 Предмет

Предметом дослідження є концепція електроного офісу, статична та динамічна теоретична модель системи автоматизації документообігу. А також, її підсистеми (нові технології, що забезпечують практичну реалізацію концепції):

• технології обробки зображень документів (Imaging System);

• системи оптичного розпізнання символів (Optical Character Recognition System, OCR);

• системи керування документами, СКД (Document Management System, DMS);

• повнотекстові бази даних (Full-Text System);

• системи автоматизації ділових процедур, АДП (Workflow System);

• програмне забезпечення для робочих груп (Groupware),

• елементи та зв’язки між ними.

п.4 Мета

Мета – використовуючи результати наукових досліджень, опублікованих у спеціалізованих періодичних та монографічних виданнях, збірниках наукових праць, описати концепцію електроного офісу; дослідити структурні і функціональні особливості системи автоматизації документообігу і систематизувати отриману інформацію таким чином, щоб вона поєднувала у собі загальний опис концепції електроного офісу та аналіз окремих елементів САД.

п.5 Завдання

1. Відібрати і проаналізувати літературу, яка містить актуальну, науковообґрунтовану інформацію про предмет дослідження.

2. Використовуючи отриману інформацію дослідити концепцію електроного офісу та структуру САД, її характерні риси та функції.

3. Здійснити опис концепцію електроного офісу.

4. Змоделювати САД використовуючи метод системного аналізу.

п.6 Методи

Оскільки предметом дослідження є добре організована система із чітко вираженими цілями, складом та структурою, то найзручнішою методологією її дослідження має бути системний аналіз реалізований на основі системного підходу, як загальнонаукового принципу.

В основному робота написана з використанням методів якісного системного аналізу, але для обгрунтування окремих висновків було застосовано й методи кількісного аналізу. З метою здійснення детального огляду найсуттєвіших якостей предмета використано метод моделювання.

У роботі запропоновано динамічну модель (у вигляді схеми) багатоетапного процесу автоматизованого зчитування текстової інформації.

З метою обгрунтування якісних переваг окремих носіїв інформації застосовано статистичні моделі.

Для реалізації методу системного аналізу було використано процедури декомпозиції та агрегування. Перша процедура передбачає виявлення особливостей структури системи, принципи її роботи. Друга – функціональні характеристики системи, її динамічні показники.

Усі наведені методи були використані у комплексі із за-гальнологічними діалектичними методами (індукція та дедукція, синтез та аналіз, абстрагування).

п. 7 Теоретична та практична цінність

Робота містить узагальнену інформацію про предмет дослідження, відібрану з опублікованих наукових творів, та логічні висновки зроблені на її основі. Крім того, укладено перелік бібліографічних описів документів використаних при написанні даної роботи. Зміст роботи та списки джерел можуть бути використані як оглядовий матеріал з предмету дослідження.

Практична цінність полягає у набутті автором роботи практичних навичок в сфері інформаційно-аналітичної діяльності, зокрема, в процесі аналітико-синтетичної обробки виявленої літератури.

п. 8 Структура курсової роботи

Основна частина складається з трьох розділів:

1. Концепція електронного офісу, як універсальний принцип системи автоматизованого документообігу.

2. Технології та підсистеми САД електроного офісу: структурні та функціональні особливості.

3. Гіпертекст, як технологія організації повнотекстових баз даних в автоматизованій системі документообігу електроного офісу.

З метою систематизації викладу змісту розділи поділено на підрозділи, пронумеровані за десятковою системою.

РОЗДІЛ І. Концепція електронного офісу, як універсальний принцип системи автоматизованого документообігу

1.1 Коротка характеристика системи документообігу підприємства

Документообіг – рух документів в організації з моменту їх отримання або створення до завершення виконання чи відсилання. Правильна організація документообігу сприяє оперативному проходженню документів в апараті управління, врівноваженню навантаження на підрозділи та на посадових осіб, позитивно сприяє на процес управління в цілому.

Документообіг в установі здійснюється у вигляді потоків документів, які циркулюють між пунктами обробки інформації (керівники установи та структурні підрозділи, спеціалісти, кваліфіковані службовці) та пунктами технічної обробки документів.

По відношенню до апарату управління розрізняють потоки документів, що надходять, відправляються, та внутрішніх документів.

В установі відбувається розподіл поступаючого обсягу документів на потоки, які направляються керівникам, в структурні підрозділи та окремим виконавцям.

У процесі функціювання організаційної системи, формуються інформаційні потоки, які на виході створюють потік документів, що відправляються. Крім того, в установах циркулюють документи, які не виходять за їх межі (потоки внутрішньої документації).

До основних параметрів потоків, що беруться до уваги в процесі документообігу, відносять:

• напрямок потоку, що визначається пунктами відправлення та призначення;

• обсяг потоку, який визначається кількістю документів, що проходять через систему за одиницю часу;

• структура потоку, визначається різновидом документів, авторством та іншими ознаками класифікації;

• режим потоку, визначається періодичністю руху документів через пункти обробки [1]

Практично перед будь-якою організацією постає питання автоматизації документообігу. Задачі, які вирішуються в процесі автоматизації документообігу установи, багато у чому залежать від характеру її комерційної діяльності, інфраструктури, адміністративної організації та багатьох інших факторів. Але не залежно від специфіки кожної окремої установи існує ряд загальних вимог до систем автоматизації офісної діяльності (документообігу).

1.2 Основні етапи розвитку офісної діяльності

Офіс - це група людей, тому на перший план висуваються засоби організації внутрішньо-корпоративної взаємодії. Визначений склад цих засобів, їх зміст та наповнення багато у чому залежить від специфіки діяльності установи. Під час організації внутрішньокорпоративних ділових процедур, у компанії виникає потреба в автоматизації різних видів діяльності її співробітників.

Документообіг охоплює всі структурні підрозділи організації - від канцелярії до керівництва, він є важливим елементом системи управління установи. Якщо реєстрація документу достатньо типова процедура для усіх організацій то процеси його виконання та контроль за його проходженням формалізуються важко і багато у чому залежать від адміністративного устрою організації. Виходячи з цього, система документообігу повинна містити розвинуті засоби адаптації до адміністративної структури організації та алгоритму роботи з документами, який використовується в даній установі.

Система автоматизації документообігу повинна підтримувати розсилку та візування документів, тобто здійснювати відображення реальних процесів роботи з паперами у будь-якій установі.

В наслідок автоматизації документообігу повинна бути забезпечена й інша типова операція в роботі з паперами - контроль над проходженням документів. Крім того, дана система повинна забезпечувати введення до системи документів з різних джерел (паперова документація, повідомлення електронної пошти, факсимільні повідомлення та ін.) [5]

Широке використання автоматизованих технологій в системі документообігу окремих установ почалось у 60-х роках. У зв’язку з цим в розвитку офісної діяльності почали розглядати наступні три етапи:

• традиційний офіс;

• виробничий офіс;

• електронний офіс.

Традиційний офіс являє собою порівняно невеликий колектив співробітників з достатньо широким колом обов’язків. Його характеризують три суттєві ознаки: порівняно невеликий обсяг роботи, постійна оцінка ситуації, ініціатива та швидка внутрішня комунікація. Традиційний офіс - стійкий до змін (при порівняно невеликих обсягах праці) та за багатьма показниками добре підготовлений до трансформації в електронну форму.

Виробничий офіс характеризується великими обсягами одноманітної праці, її чіткою формалізацією, виділенням спеціалізованих функцій, дрібним розподілом праці, централізацією допоміжної праці та її організацією за поточним принципом. Аналогічно організоване й застосування ЕОМ у виробничому офісі. В даному випадку сутність автоматизації полягає у формуванні та підтримці великих інформаційних фондів однорідних даних, їх систематизації, накопиченні, зберіганні, виробництві вторинної документації та ін.

Електронний офіс втілює концепцію всебічного використання в офісній діяльності засобів обчислювальної техніки та зв’язку з одночасним збереженням та підсиленням переваг традиційного та виробничого офісу.

Передбачається, що електронний офіс дозволить:

• відмовитись від внутрішньоофісної документації на паперовій основі;

• удосконалити розподілення функцій у процесі інформаційного обслуговування керівництва;

• відновити традиційну форму концентрації офісної діяльності навколо спеціаліста, або керівника.

Інформаційно-обчислювальні потужності в електронному офісі також персоналізуються із збереженням електронного зв’язку в середині офісу, з централізованими базами даних та віддаленими підрозділами.

Спільний розвиток та поступове об’єднання обчислювальної та комунікаційної техніки забезпечує службовцям офісу необмежений доступ до будь-якої потрібної інформації та користування обчислювальними потужностями, незалежно від місцезнаходження працюючого в офісі.

Практичне втілення концепції електронного офісу - це трудомісткий, багатоетапний процес, який умовно можна розділити на дві стадії :

• електронізація;

• організація.

Електронний офіс завдяки електронній пошті та ПЕОМ збільшує можливості забезпечення безпосередньої взаємодії людей (аналогічно традиційному офісу), не потребуючи при цьому їх фізичної концентрації в межах одного приміщення.

Концепція електронного офісу, дає перспективу суттєвого підвищення ефективності творчої діяльності службовців, які здійснюють інтенсивну обробку великих обсягів документальної інформації[3].

1.3 Концепція електронного офісу

Ключем до вирішення проблеми підвищення рівня ефективності діяльності персоналу офісу вважається концепція електронного (автоматизованого) офісу. У цьому випадку мова йде про комплексне використання сучасних технічних засобів для автоматизації процедур і функцій керування (обробка текстів, їхнє редагування, збереження і пошук, передача інформації каналами електрозв'язку всередині офісу і за його межі, інформаційне обслуговування персоналу офісу, деякі аспекти процесу підготовки й ухвалення рішення і т.д.), засобів програмної підтримки, підходів до проектування приміщень офісу, охорони праці персоналу.