48846 (Робота з таблицями у Word)

Курсова робота

"Робота з таблицями у Word"

Вступ

Таблиці дуже часто зустрічаються в діловій кореспонденції, однак існує деяка думка, що створювати і редагувати таблиці в текстових процесорах украй складно. Це не має ніякого відношення до роботи з таблицями в Word. Word дозволяє вставляти таблиці з текстовою і графічною інформацією будь-якого об'єму.

Таблиця – це упорядкована в рядках і стовпцях інформація (наприклад, така як на мал. 1). Таблиця може складатися з будь-якої кількості рядків і стовпців. Перетинаючи, стовпці і рядки утворять комірки.

Мал. 1. Приклад таблиці

До того як у Word з'явилася можливість створювати таблиці, користувачі робили це за допомогою табуляції чи абзацних відступів. Звичайно, таблиці можна створювати таким чином, але це досить незручно. За допомогою табуляції створювати таблицю дуже складно, тому що приходиться вручну установлювати усі види табуляції, щоб вирівняти текст. До того ж немає ніякої гарантії, що таблиця буде виведена на друк в тім вигляді, у якому вона була представлена на екрані. Гірше того, при будь-яких змінах тексту в таблиці порушується і її структура, і користувач змушений вирівнювати її вручну.

За допомогою засобів Word створення таблиць можна створити групу комірок, розміри яких автоматично збільшуються, щоб у них розмістився весь текст, що вводиться, чи графічні зображення. Єдине обмеження полягає в тім, що розмір комірки не повинен перевищувати розміру сторінки. Можна змінювати розміри стовпчиків і комірок, а також додавати рядки, стовпчики й комірки. Word має у своєму розпорядженні команди, що значно полегшать редагування таблиць.

За замовчуванням таблиця з'являється на екрані у вигляді сітки. Якщо таблицю не видно на екрані, необхідно виберати команду ТаблицяСітка. Така сітка не виводиться на друк – це просто помічник при введенні і редагуванні тексту в таблиці. Для візуального виділення комірок чи усієї таблиці на друці використовується обрамлення.

1. Створення таблиць у текстовому редакторі Word

Для того щоб помістити таблицю в документ, необхідно виконати команду ТаблицяВставити таблицю чи клацнути на кнопці Вставити таблицю на стандартній панелі інструментів. Після виконання команди ТаблицяВставити таблицю на екрані з'явиться діалогове вікно Вставка таблиці.У полі Число стовпців уводиться кількість стовпців у таблиці. За замовчуванням Word пропонує 2 стовпці, однак можна ввести будь-як число (аж до 31). Якщо не відомо, скільки стовпців необхідно, не потрібно турбуватися: завжди можна вставити колонку ліворуч від виділеної, вибравши команду Вставити стовпці із меню Таблиця чи клацнувши на кнопці Вставити стовпці на стандартній панелі інструментів.

У полі опції Число рядків уводиться кількість рядків у таблиці. Пізніше можна вставити додатково необхідну кількість рядків. Для цього варто виконати команду ТаблицяВставити рядки чи клацнути на кнопці Вставити рядки на стандартній панелі інструментів. (Якщо курсор розміщений у таблиці, то кнопка Вставити таблицю змінюється на кнопку Вставити рядки. Якщо попередньо виділений стовпець, то ця ж кнопка змінюється на Вставити стовпці.)

У полі Ширина стовпця можна або залишити параметр Auto, що встановлюється за замовчуванням, або ввести значення ширини стовпця. Якщо використовується параметр Auto, ширина всіх стовпців буде однакова.

Для того щоб створити таблицю, необхідно зробити наступне:

1. Помістити курсор у те місце документа, куди потрібно вставити таблицю.

2. Виконати команду ТаблицяВставити таблицю чи клацнути на кнопці Вставити таблицю на стандартній панелі інструментів.

3. Ввести потрібну кількість стовпців у поле Число стовпців і потрібна кількість рядків у поле Число рядків.

4. У полі Ширина стовпця вказати ширину стовпця (чи залишити параметр Auto).

5. Якщо необхідно використовувати рамки чи інший тип форматування таблиці, слід клацнути на кнопці Автоформат. У діалоговому вікні Автоформат таблиці можна вибрати формат таблиці і вказати типи ліній, рамок і заповнення для різних частин таблиці.

6. Клацнути на кнопці ОК діалогового вікна Вставка таблиці, щоб вставити таблицю в документ.

Після того як таблиця буде створена, у кожну комірку вводяться дані. Для переходу до наступної комірки таблиці в процесі введення інформації слід натиснути клавішу <Таb>, а щоб повернутися до попередньої комірки – комбінацію клавіш <Shift+Tab>. Якщо курсор знаходиться в нижній правій комірці таблиці і в цей момент натиснути клавішу <Таb>, у таблицю буде доданий ще один рядок. За допомогою клавіш управління курсором можна легко переміщати курсор по таблиці, а також змінювати її розміри. Переміщати курсор по таблиці можна і за допомогою миші.

Якщо для створення таблиці скористатися кнопкою Вставити таблицю стандартної панелі інструментів, то діалогове вікно, показане на мал. 2, на екрані не з'явиться. Замість нього можна побачити маленьку допоміжну таблицю. Клацнувши кнопкою миші і перемістивши покажчик миші через квадратики цієї допоміжної таблиці, можна визначите розмір своєї таблиці. Наприклад, якщо перемістити покажчик миші через 3 рядки і 5 стовпців, то таблиця буде складатися з трьох рядків і п'яти стовпців. Коли відпустити кнопку миші, таблиця розміститься в тому місці документа, у якому знаходиться курсор.

Переміщення у таблиці за допомогою миші

Переміщення по таблиці за допомогою миші здійснюється в такий же спосіб, як по звичайному тексті: клацнути мишею на тім місці, у якому потрібно помістити курсор. За допомогою миші виділяються різні елементи таблиці. Наприклад, якщо підвести покажчик миші до лівої границі будь-якої комірки, то він прийме форму стрілки, спрямованої вправо. Якщо покажчик миші прийме таку форму і в цей час клацнути кнопкою миші, то виділиться вся комірка. Для виділення всього рядка необхідно двічі клацнути на будь-якій комірці цього рядка. Для виділення декількох комірок необхідно клацнути на крайній комірці і перемістити покажчик по іншим.

Якщо розмістите покажчик миші на верхній границі таблиці, то він прийме форму стрілки, спрямованої вниз. Це значить, що курсор знаходитеся в режимі виділення стовпців. Якщо при цьому клацнути кнопкою миші, то виділиться стовпець.

Переміщення за допомогою клавіатури

Для переходу від однієї комірки таблиці до іншої надається можливість або клацнути мишею на потрібній комірці, або натиснути клавішу (щоб перейти на наступну комірку), або натиснути комбінацію клавіш (щоб перейти на попередню комірку). Для переміщення по таблиці використовуються ті ж самі клавіші які призначені для переміщення по документі. У табл. 1 перераховані клавіші, за допомогою яких здійснюється переміщення по таблиці.

Таблиця 1. Клавіші для переміщення по таблиці

Якщо натиснenb клавішу <Таb>, коли курсор знаходиться в правій нижній комірці таблиці, то до таблиці автоматично додається новий рядок і курсор розміститься в першій комірці нового рядка. Додавати нові рядки можна і за допомогою команди ТаблицяВставити рядка чи за допомогою миші, клацнувши на кнопці Вставити рядки на стандартній панелі інструментів (у залежності від ситуації ця кнопка може називатися по-різному: Вставити таблицю, Вставивши стовпці і Вставити комірки). Однак найпростіший спосіб – використовувати клавішу <Таb>.

2. Редагування таблиць

Існує кілька способів редагування таблиці після того, як вона створена й у неї введений текст. Можна додати і видалити рядки і стовпці, об'єднати інформацію, що знаходиться в декількох комірках, і, крім того, розділити таблицю на кілька частин.

Але перш ніж приступити до редагування таблиці, варто навчитися виділяти комірки. Для того щоб виділити комірки в таблиці, слід скористатися тими ж прийомами, що і при виділенні звичайного тексту: клацнути на кнопку миші і перемістити покажчик миші по тексту в одній чи декількох комірках або утримуючи натиснуту клавішу <Shift>, натиснути одну з клавіш управління курсором. Крім того, можна використовувати швидкі клавіші, приведені в табл. 1. Виділивши текст у комірці і перемістивши курсор за межі тексту в цій комірці, тим самим виділяється текст у сусідній комірці.

Додавання і видалення комірок

Для того щоб видалити рядки, стовпці чи комірки з таблиці, спочатку варто виділити комірки, а потім виконати команду ТаблицяВидалити комірки. У діалоговому вікні Видалення комірок вказується зрушення комірок уліво (виділені комірки видаляються, а їх заміщають ті, що були розташовані праворуч), зрушення комірок нагору (виділені комірки видаляються, а їх заміщають ті, що були розташовані нижче) і видалення рядка чи стовпця.

Для того щоб додати комірку чи групу комірок, слід користатися командою Вставка комірок. Спочатку необхідно виділити комірку, поруч з якою буде розміщена нова комірка чи група комірок. Потім виконати команду ТаблицяВставити комірки чи клацніть на кнопці Вставити комірки стандартної панелі інструментів. Вибравши один з пунктів у діалоговому вікні, що з'явилося, Вставка комірок, потрібно вказати, що слід зробити: додати рядок чи зрушити комірки після додавання нових.

Вигляд таблиці після додавання чи видалення комірок залежить від того, у якім місці таблиці видаляються комірки й у якому напрямку здійснювалося зрушення комірок: по вертикалі чи горизонталі.

Якщо виділити комірку чи групу комірок (у приведеній таблиці виділені третя і четверта комірки), виконати команду ТаблицяВставити комірки й у діалоговому вікні, що з'явилося, указати пункт Зі зрушенням вправо, то нова комірка (чи комірки) розмістяться на місці виділених, а виділені комірки зрушаться вправо, як показано на мал. 5

Мал. 5.

Якщо виділити комірку чи групу комірок, виконати команду ТаблицяВставити комірки й у діалоговому вікні, що з'явилося, вибрати пункт Зі зрушенням униз, то нова комірка (чи комірки) появляться на місці виділених, а виділені комірки змістяться вниз, як показано на мал. 6.

Мал. 6.