Щоб створити простий запит, використовуйте майстер запитів. Майстер запитів дозволяє вибирати таблиці і поля. Коли майстер запитів виявляє поле первинного ключа в одній таблиці і полі з таким же ім'ям в іншій таблиці, він автоматично створює внутрішнє об'єднання. Майстер запитів також дозволяє провести просту фільтрацію і сортування діапазону зовнішніх даних перед тим як передати дані в Microsoft Excel. За допомогою майстра запитів можна змінювати раніше створені в ньому запити. Запуск запитів виробляється з Microsoft Excel і Microsoft Query.

Щоб створити більш складний запит, використовуйте Microsoft Query. Цей метод дозволяє звузити таблицю результатів шляхом створення внутрішнього чи зовнішнього об'єднання, а також за допомогою умов і виражень. Вираженнями називаються обчислення, у яких застосовуються оператори, функції, імена полів, константи. Для проведення більш складних фільтраций використовуються умови. Перед відправленням даних у Microsoft Excel переконаєтеся, що таблиця результатів містить потрібні зведення. Запуск запитів виробляється з Microsoft Excel чи Microsoft Query.

Запитом з параметрами називається запит, що при запуску вимагає ввести умови вибірки даних. Створити запит з параметрами можна тільки в Microsoft Query. Умова служить для вибірки даних з таблиць. Запуск запитів виробляється з Microsoft Excel чи Microsoft Query.

5. Створення запиту з умовами

1 Створіть запит, що включає таблиці і поля потрібних записів. Не повертайте результати запиту в Microsoft Excel.

2 Переконаєтеся, що кнопка Автоматичний режим не натиснутий.

3 Переконаєтеся, що кнопка Відображення умов не натиснута.

4 Виберіть осередок у рядку Умова і клацніть стрільцю, щоб вибрати зі списку поле, яке варто використовувати як параметр запиту.

5 Виділите перший осередок у рядку Значення. Уведіть [ (відкриваюча квадратна дужка) і текст, що Microsoft Query буде виводити при запуску запиту. Потім уведіть ] (закриваюча квадратна дужка).

Текст повідомлення повинний відрізнятися від імені поля, однак ім'я поля може входити в нього. Більш докладні зведення про типи умов, використовуваних для вибірки даних, можна знайти в довідці по Microsoft Query.

6 Натисніть кнопку ENTER.

7 Щоб запустити запит з Microsoft Query, виберіть Виконати запит .

Щоб передати таблицю результатів у Microsoft Excel, виберіть вихід з поверненням даних.

5. Побудова зведених таблиць, звітів

Зведена таблиця — це таблиця, що використовується для швидкого підведення підсумків чи об'єднання великих обсягів даних. Змінюючи місцями рядки і стовпці, можна створити нові підсумки вихідних даних; відображаючи різні сторінки можна здійснити фільтрацію даних, а також відобразити детальні дані області.

Зведену таблицю можна створити на основі даних, що знаходяться в списку чи в базі даних Microsoft Excel, декількох аркушах Microsoft Excel, у зовнішній базі даних, а також в іншій зведеній таблиці.

У зведеній таблиці містяться поля, що підводять підсумки вихідних даних у декількох рядках. Перемістивши кнопку поля в інше місце зведеної таблиці, можна змінити представлення даних. Наприклад, можна розмістити імена продавців у рядку чи в стовпці.

Зведена таблиця створюється за допомогою майстра зведених таблиць, використовуваного для розміщення й об'єднання аналізованих даних. Щоб почати створення зведеної таблиці, виберіть команду Зведена таблиця в меню Дані.

Підведення підсумків у зведеній таблиці виробляється за допомогою підсумкової функції (наприклад «Сума», «У значень» чи «Середнє»). У таблицю можна автоматично помістити проміжні чи загальні підсумки, а також додати формули в що обчислюються чи поля елементи полів. У нижченаведеному прикладі підводиться підсумок даних стовпця «Продажу».

1. Створення зведеної таблиці

Перед створенням зведеної таблиці, що використовує дані зовнішнього джерела даних, необхідно спочатку задати ці дані.

1 Відкрийте книгу, у якій необхідно створити зведену таблицю.

Якщо зведена таблиця створюється на основі даних, що знаходяться в чи списку базі даних Microsoft Excel, виділите осередок списку чи бази даних.

2 Виберіть команду Зведена таблиця в меню Дані.

3 Випливати інструкціям майстра зведених таблиць.

При створенні зведеної таблиці можуть використовуватися різні джерела даних:

• Створення зведеної таблиці на основі даних, що знаходяться в списку чи в базі даних Microsoft Excel

• Створення зведеної таблиці на основі даних, що знаходяться в зовнішніх джерелі даних

• Створення зведеної таблиці на основі даних, що знаходяться в декількох діапазонах консолідації

• Створення зведеної таблиці на основі даних, що знаходяться в іншій зведеній таблиці

2. Підведення підсумків і обробка даних зведеної таблиці

Поля даних зведеної таблиці можна настроїти на обчислення, відмінні від використовуваних за замовчуванням у підсумковій функції. Для виконання складних обчислень можна створити формулу.

• · Підсумкова функція використовується для виконання основних обчислень (наприклад, «Сума», «Середнє», «Мінімум» і «Максимум»). Щоб одержати опис доступних підсумкових функцій, натисніть кнопку .

• · Додаткові обчислення використовуються для чи порівняння індексування, а також для обчислення часткою.

• · Поле, що обчислюється, чи елемент, що обчислюється, поля використовується для створення користувальницької формули, що обробляє дані зведеної таблиці.

3. Звіти

Аркуші, представлення і сценарії можуть бути об'єднані в звіти, що потім можуть бути роздруковані за допомогою надбудови «Диспетчер звітів». Після додавання звіт зберігається разом із книгою, тому його можна роздрукувати пізніше.

Наприклад, якщо існують сценарій «Кращий випадок», сценарій «Гірший випадок» і два різних користувальницьких режими «Підсумки» і «Подробиці», те існує можливість створення звіту зі сценарієм «Кращий випадок» і видом «Подробиці» і звіту зі сценарієм «Кращий випадок» і видом «Підсумки».

Створення підсумкового звіту

1 Виберіть команду Сценарії в меню Сервіс.

2 Натисніть кнопку Звіт.

3 Установите перемикач у положення чи Структура Зведена таблиця.

4 В поле Осередку результату введіть ссыл

Діалогові вікна «Додати звіт» і «Редагувати звіт»

За допомогою діалогового вікна Додати звіт створюються нові звіти. У діалоговому вікні Редагувати звіт редагуються раніше створені звіти. Мається можливість зміни назв звітів, створення нових розділів, зміни порядку проходження розділів і включення наскрізної нумерації сторінок звіту.

Ім'я звіту Щоб привласнити звіту назва, наберіть послідовність символів у поле Ім'я звітів.

Роздягнув для додавання Щоб створити розділ звіту, установите значення полів у наборі полів Роздягнув для додавання.

Лист Щоб задати лист активної книги, що повинний бути використаний у розділі звіту, виберіть його зі списку Лист.

Вид Щоб додати в розділ вид, виберіть його зі списку Вид.

Сценарій Щоб додати в розділ сценарій, виберіть його зі списку Сценарій.

Додати Щоб додати поточний розділ у список Розділи в цьому звіті, натисніть кнопку Додати.

Розділи в цьому звіті Використовується для відображення списку розділів у поточному звіті. Розділи виводяться на печатку в тім порядку, у якому вони випливають у списку.

Нагору Використовується для переміщення обраного розділу нагору, щоб він був роздрукований раніш інших розділів.

Униз Використовується для переміщення обраного розділу нагору, щоб він був роздрукований пізніше інших розділів.

Послідовна нумерація сторінок Установите наскрізну нумерацію сторінок звіту. Якщо даний прапорець не встановлений, то кожен розділ звіту нумерується з 1.

Видалити Щоб видалити розділ, обраний зі списку Розділи в цьому звіті, натисніть кнопку Видалити.

2. ПРАКТИЧНА частина

1. Постановка задачі та її формалізація

За завданням необхідно сформувати базу даних про ринок холодильників у м. Дніпропетровську.

1. Загальна характеристика предметної області

Була зібрана інформація про роздрібний продаж холодильників звертаючи увагу на таки ознаки:

• магазин, де проводіться роздрібна торгівля,

• виробник холодильника,

• назва товару,

• ціна холодильника,

• кількість камер в холодильнику.

Крім цього зверталася увага на зовнішній вигляд холодильника, а саме на колір, особисто якщо він суттєво відрізнявся від загально прийнятого – білого.

В розробленій Базі Даних проведені:

• розрахунок середньої ціни товарної продукції і розкид цін,

• розрахунок середньої ціни товарної одиниці холодильника різних марок і з різною кількістю камер,

• розрахунок кількості одиниць асортименту у різних продавців.

2. Проектна частина

1. Опис технологічного процесу збору й опрацювання інформації

Основні етапи технологічного процесу опрацювання інформації, використовуваного в дійсній роботі, подані у таблиці та зображені у вигляді блок - схеми алгоритму на рис. 1.

Таблиця Технологічний процес збору й опрацювання інформації

№	Найменування етапу	Зміст етапу
1.	Збір і реєстрація інформації	Джерело інформації - прайс-лісти магазинів: Электро Мир, пр. Карла Маркса, 46 АБВ техника, пр. Карла Маркса, 81 LG, пр. Карла Маркса, 109 Whirlpool, ул. Артема, 1
2.	Контроль вводу інформації	Метод контролю – візуальний. Здійснюються перевірка відповідності веденної з клавіатури інформації вихідним даним.
3.	Накопичення і збереження інформації про предметну область	Накопичення і збереження інформації здійснюється на машинному носії у файлі формату MS Excel.
4.	Пошук і опрацювання даних	Пошук і опрацювання даних зроблені засобами MS Excel.
5.	Контроль опрацювання даних	Контроль опрацювання даних проведене методом вибіркового прорахунку окремих розмірів (контрольний приклад).
6.	Вивід результатів опрацювання даних	Вивід результатів опрацювання даних зроблено на друкувальний пристрій.
7.	Передача інформації	Результати опрацювання даних у друкарському виді передаються споживачу.
8.	Ухвалення рішення	Провадиться споживачем на основі аналізу отриманих результатів опрацювання.

Рис. 1. Блок - схеми алгоритму процесу опрацювання інформації

2. Опис вхідних даних і бази даних

В якості вхідних даних використовувалася інформація з власних спостережень і з прайс-листів магазинів.

Згідно з завданням в роботі сформована база даних, що містить інформацію про роздрібну торгівлю холодильниками у магазинах, які розташовани в центральної частині міста Дніпропетровськ, в районі проспекту Карла Маркса, на 28 квітня 2001 р.

В базі відображено 69 записів.

В базу даних занесена інформація про кожну одиницю товару, яка містить такі ознаки:

• номер один по одному,

• магазин, де проводіться роздрібна торгівля,

• виробник холодильника,

• назва товару,

• ціна холодильника,

• кількість камер в холодильнику.

База сформована засобами MS Exсel у виді двомірної таблиці.

У кожному рядку таблиці розміщена інформація, що ставиться до одной одиниці товару – холодильника.

У стовпчиках таблиці інформація розташована в такому порядку:

Стовпчик А - номер один по одному,

Стовпчик B - магазин,

Стовпчик С - виробник,

Стовпчик D - назва товару,

• Стовпчик Е - ціна холодильника,

• Стовпчик F - кількість камер в холодильнику,

Стовпчик G - додаткова інформація