48390 (Проектирование системы электронного документооборота для гимназии)

ОГЛАВЛЕНИЕ

ВВЕДЕНИЕ

1. ИССЛЕДОВАНИЕ ПРЕДМЕТНОЙ ОБЛАСТИ

1. Описание предметной области

1.2 Характеристики информационных потоков в системе

1.3 Анализ существующих систем

2. РАЗРАБОТКА КОНЦЕПТУАЛЬНОЙ МОДЕЛИ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТОМ

3. РАЗРАБОТКА ЛОГИЧЕСКОЙ МОДЕЛИ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТОМ

4. РАЗРАБОТКА МОДЕЛИ ПРЕДМЕТНОГО ВОПЛОЩЕНИЯ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТОМ

4.1 Физическая модель, структура БД

4.2 Архитектурная функциональность

4.3 Функциональная целостность

4.4 Технические требования

4.5 Разработка схемы локальной сети салона

5. ПРОГРАММИРОВАНИЕ ОТДЕЛЬНОГО БЛОКА ИЛИ ПОДСИСТЕМЫ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТОМ

5.1 Создание БД

5.2 Программирование отдельного блока или подсистемы управления документооборотом

6.АНАЛИЗ ВЫПОЛНЕННОЙ РАБОТЫ: ДОСТОИНСТВА И НЕДОСТАТКИ РАЗРАБОТАННЫХ МОДЕЛЕЙ И ПРОГРАММЫ, ВОЗМОЖНОСТЬ СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ РАЗРАБОТАННОГО ПРОЕКТА

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

ПРИЛОЖЕНИЯ

Приложение 1. Организационная диаграмма

Приложение 2. Диаграммы второго уровня декомпозиции

Приложение 3. Диаграмма дерева узлов

Приложение 4. Логическая модель

Приложение 5. Схема данных

Приложение 6. Итерфейс

Приложение 7. Затраты

ВВЕДЕНИЕ

В последние несколько лет Информационные технологии развиваются очень активно и получают все более широкое распространение и применение. Это связано с тем, что объем информации, которая обрабатывается и используется предприятием в процессе его функционирования постоянно возрастает, а текущая информация обновляется. В наши дни трудно представить себе предприятие, которое обошлось бы без Информационной системы, которая должна облегчить работу персонала организации. Это касается не только тех Информационных систем, которые предназначены для управления предприятием в целом, но и Информационных Систем Управления Документооборотом организации, которые предназначены для перевода всей документации организации в электронный вид, что повышает удобство обработки документов, а также повышает эффективность функционирования предприятия, посредством уменьшения времени, необходимого для оформления и обработки документов. Автоматизация документооборота позволяет вывести организацию на новый уровень развития, а также повысить уровень материально – технического оснащения организации Заказчика. Исходя из реалий нашего времени, можно сделать вывод о том, что традиционная форма ведения документооборота устарела и должна быть заменена на электронную форму документооборота.

Целью данного курсового проекта является проектирование Системы электронного документооборота для школы, внедрение которой позволит решить следующие задачи:

• формирование единой БД по ученикам;

• формирование единой БД по сотрудникам;

• автоматизация всех видов отчетности гимназии;

• ведение электронного архива по всем видам документации, используемой организацией Заказчиком, т.е. гимназией.

Программа, разрабатываемая в рамках данного курсового проекта предназначена для автоматизации документооборота, осуществляемого внутри гимназии.

Актуальность выбранной темы обусловлена необходимостью повышения эффективности работы гимназии, посредством уменьшения времени, необходимого для заполнения всей учетной и учебной документации, используемой школой в процессе ее работы. Также разработка и внедрение систем электронного документооборота является перспективным и актуальным в свете последних инициатив президента РФ.

В рамках данного курсового проекта было проведено предпроектное обследование объекта информатизации, цель которого сводилась к исследованию специфики информационных потоков, а также документационного обеспечения гимназии. В ходе предпроектного обследования должно быть обеспечено решение следующих задач:

1. исследование предметную область (ПО);

2. разработка концептуальной и логической модели системы управления документооборотом;

3. разработать логическую модель системы управления документооборотом;

4. разработка модели предметного воплощения системы управления документооборотом;

5. разработка отдельной подсистемы системы управления документооборотом;

6. выполнить анализ выполненной работы, выявив достоинства и недостатки разработанных моделей и программы, а также возможность совершенствования разработанного проекта.

Разработка Информационной Системы Управления Документооборотом ведется с использованием CASE средств.

В процессе выполнения проекта будут использоваться такие программные продукты, как AllFusion Process Modeler (BPWin 7.3), ERwin, СУБД Access 2007, Borland Delphi 7. При внедрении разрабатываемой системы по предварительным оценкам произойдут следующие изменения:

1. сокращение объема документации;

2. увеличение скорости внесения, изменения и поиска информации и подготовки отчетов, что приведет к повышению эффективности работы гимназии в целом.

1. ИССЛЕДОВАНИЕ ПРЕДМЕТНОЙ ОБЛАСТИ

1. Описание предметной области

В качестве предметной области для курсового проекта была выбрана гимназия. Таким образом именно гимназия является объектом информатизации.

Гимназия – муниципальное общеобразовательное учреждение, являющееся самостоятельным структурным подразделением и, находящееся в непосредственном подчинении Городского Управления Народного Образования. Так как гимназия является общеобразовательным учреждением, то ее документооборот изобилует специализированными формами исходящих и внутренних документов. Поскольку объем информации, который используется в процессе функционирования гимназии постоянно увеличивается, а текущая информация часто изменяется, то персоналу организации, ответственному за ведение документооборота приходится вносить и изменять новые данные в соответствующие документы вручную, что отнимает много сил и времени, что негативно сказывается на эффективности работы гимназии, ухудшая ее. Кроме того, ведение документооборота традиционным способом ухудшает качество обучения школьников, поскольку в документооборот вовлечен не только административно – управленческий аппарат гимназии, но и учителя-предметники, на которых ложится дополнительная нагрузка, связанная с оформлением документов и предоставления необходимых отчетов руководству, поскольку все учителя являются классными руководителями. Более подробно структура гимназии будет рассмотрена далее. В связи с вышеизложенным считаю, что назрела необходимость модернизации системы ведения документооборота организации, посредством перевода ее на электронную основу, что в дальнейшем позволит полностью отказаться от традиционной формы документооборота. Как было сказано выше в процесс ведения документооборота гимназии вовлечен административно-управленческий персонал (директор, секретарь-делопроизводитель, завучи), а также преподавательский состав. У каждого из сотрудников организации есть перечень обязанностей, которые подлежат исполнению.

В перечень обязанностей секретаря-делопроизводителя входит:

1. Учет и регистрация входящих документов;

2. формирование приказов директора;

3. кадровый учет сотрудников;

4. прием и оформление документов, касающихся приема новых учащихся;

5. ведение картотеки по учащимся и персоналу гимназии;

6. предоставление отчетов по формам (Т-2, РИК-76, РИК-83).

В перечень обязанностей завучей входит:

1. составление учебного расписания;

2. формирование табеля;

3. предоставление отчетов по форме ОШ-1;

4. расчет рабочей нагрузки;

5. контроль за надлежащим ведением журналов успеваемости.

В перечень обязанностей учителей входит:

1. Ведение классных журналов;

2. Своевременное выставление оценок и пропусков;

3. Своевременное заполнение листка домашних заданий.

В перечень обязанностей классных руководителей входят:

1. составление характеристик на учащихся своего класса;

2. формирование сводной ведомости успеваемости по классу;

3. предоставление отчетов.

Графическая интерпретация структуры организации представлена в приложении 1. Она имеет классический вид, т.е иерархическую структуру. Рассматривая данную модель можно выделить ряд достоинств:

• четкие системы взаимосвязи между руководителями и подчиненными;

• быстрота реакции в ответ на прямые указания;

• личная ответственность руководителя за конечные результаты предприяти и другие.

Такая структура управления представляет организацию как совокупность взаимосвязанных элементов. Каждый элемент имеет свои цели и задачи. Исходя из описанных выше должностных обязанностей персонала гимназии можно сказать, что пользователями, проектируемой системы будут являться:

• директор;

• секретарь-делопроизводитель;

• завуч;

• учитель;

• классный руководитель.

Следует отметить, что после внедрения разрабатываемой системы сведения о всех документах, собственно как и сами документы, а также их шаблоны будут регистрироваться и храниться в единой Базе Данных, которая будет находиться на сервере предприятия.

1. Характеристики информационных потоков

Всю совокупность документов, используемых гимназией в осуществлении документооборота можно разделить на три вида:

1. входящие документы;

2. внутренние документы;

3. исходящие документы.

Входящие документы – это документы, которые поступают в организацию из внешней среды. К числу входящих документов гимназии можно отнести:

1. заявление о приеме на работу;

2. трудовую книжку ;

3. анкетно-биографические данные учителей и учащихся;

4. заявление о зачислении в первый класс;

5. медицинскую карту ребенка;

6. прочие входные документы.

Внутренние документы – документы, формирующиеся внутри организации и не выходящие во внешнюю среду. К числу внутренних документов школы можно отнести:

1. журнал успеваемости;

2. табель;

3. расписание занятий;

4. личные дела сотрудников и учащихся;

5. приказы и распоряжения директора;

6. трудовую книжку сотрудника;

7. списки первоклассников.

Исходящие документы – документы, формирующееся внутри организации и, затем попадающие во внешнюю среду. К числу исходящих документов можно отнести различные виды отчетов, а также характеристики учащихся.

1. Анализ существующих систем

Сегодня на рынке Информационных Технологий существует большое количество различных систем электронного документооборота для организаций различных форм собственности. Рассмотрим несколько программных продуктов, предназначенных для управления документооборотом организации:

• "1 С: Документооборот 8";

• "Евфрат документооборот";

• "LanDocs".

"1С: Документооборот 8"

Программный продукт "1С:Документооборот 8", разработанный на новой технологической платформе "1С:Предприятие 8.2", является преемником программного продукта "1С:Архив 3", который уже более 10 лет применяется в сотнях организаций, предприятий и учреждений, и предназначена для автоматизации документооборота.

"1С:Документооборот 8" позволяет:

• упорядочить работу сотрудников с документами, исключить возможность утери версий или пересечения фрагментов при одновременной работе;

• сократить время поиска нужной информации и суммарное время коллективной обработки документов;

• повысить качество готового материала (проектов, документации и пр.) за счет решения большого количества спорных вопросов и упорядочивания работы пользователей.

"1С:Документооборот 8" не имеет отраслевой специфики и может эффективно использоваться как в бюджетном секторе, так и на коммерческих предприятиях, будь то распределенная холдинговая структура с большим количеством пользователей или небольшое предприятие. Будучи универсальной, программа легко может быть настроена и адаптирована под специфику конкретной организации.

"1С:Документооборот 8" в комплексе решает задачи автоматизации учета документов, взаимодействия сотрудников, контроля и анализа исполнительской дисциплины:

• централизованное безопасное хранение документов,

• оперативный доступ к документам с учетом прав пользователей,

• регистрация входящих и исходящих документов,

• просмотр и редактирование документов,

• контроль версий документов,

• полнотекстовый поиск документов по их содержанию,

• работа с документами любых типов: офисными документами, текстами, изображениями, аудио- и видеофайлами, документами систем проектирования, архивами, приложениями и т.д.,

• коллективная работа пользователей с возможностью согласования, утверждения и контроля исполнения документов,

• маршрутизация документов, настраиваемая по каждому виду документов в отдельности,

• автоматизированная загрузка документов из электронной почты и со сканера,

• учет и контроль рабочего времени сотрудников.

Учет документов ведется в разрезе видов документов в соответствии с положением о документообороте предприятия. Принципы учета входящих, исходящих и внутренних документов, заложенные в программу, полностью соответствуют действующим стандартам и нормам, например:

• ГОСТ Р 6.30-2003,

• ГОСТ Р 51141-98,

• Федеральный закон Российской Федерации от 27.07.2006 г. № 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации",

• Требования ГСДОУ,

• Типовая инструкция по делопроизводству в органах федеральной исполнительной власти и др.

"1С:Документооборот 8" поддерживает многопользовательскую работу в локальной сети или через Интернет, в том числе и через веб-браузеры.

Пользователи, создававшие документы в ознакомительной версии "1С:Архив 8" и бета-версии "1С:Документооборот 8", могут автоматически обновить их на финальную версию "1С:Документооборот 8". После обновления все созданные ранее документы будут сохранены.

Евфрат