48341 (Проектирование базы данных "Отдел кадров"), страница 2
Описание файла
Документ из архива "Проектирование базы данных "Отдел кадров"", который расположен в категории "". Всё это находится в предмете "информатика" из 1 семестр, которые можно найти в файловом архиве . Не смотря на прямую связь этого архива с , его также можно найти и в других разделах. Архив можно найти в разделе "курсовые/домашние работы", в предмете "информатика, программирование" в общих файлах.
Онлайн просмотр документа "48341"
Текст 2 страницы из документа "48341"
4. Установить флажок «Обеспечение целостности данных». Этот режим не позволит Access оставлять в таблице Образование записи, для которых нельзя подобрать запись таблицы Сотрудники с подходящим значением поля Код сотрудника.
5. Щелкнуть на кнопке ОК. Закрыть окно Схема данных.
3.2 Запросы
Запросы являются инструментом поиска и структурирования данных. Запрос, адресованный одной или нескольким таблицам, инициирует выборку определенной части данных и их передачу в таблицу, формируемую самим запросом. В результате вы получаете подмножество информационного множества исходных таблиц, сформированное по определенному закону. Если обрабатываемый объем информации велик, выделение необходимых данных в такое подмножество позволяет существенно сократить время их обработки. В системах типа клиент-сервер, где основные базы данных хранятся на файловом сервере, система запросов позволяет уменьшить объем информации, передаваемой через локальную сеть.
Чтобы упростить задачу пользователя, в состав Access включен мастер запросов, позволяющий автоматизировать процесс построения запроса. Давайте с помощью этого мастера выполним выборку информации из таблиц базы данных Контакты. Access построит запрос и выполнит его. Запуск запроса формирует новую таблицу данных, единственным отличием которой от обычных таблиц является то, что с помощью повторных запусков запроса ее данные можно обновлять в соответствии с изменением информации источников данных запроса. Мастер запросов умеет конструировать только простые условия отбора. Чтобы наложить дополнительные ограничения, следует пользоваться конструктором запросов, обеспечивающим полное управление параметрами запроса и построение сложных условий отбора данных.
В нашем случае условие отбора инициирует получение из таблицы Сотрудник полей Фамилия и Должность, а также поля Образование и № диплома таблицы Образование. Таблицы Сотрудники и Образование связаны между собой через поле Код сотрудника, при этом Сотрудники является главной таблицей, а Образование — подчиненной. В поле условие (в режиме конструктора) ставим условие «высшее» в столбце образование. В результате данного запроса выводятся фамилии сотрудников имеющих высшее образование.
Запрос «сотрудники с 40-часовой рабочей неделей» формируется следующим образом. В режиме конструктора выбираем таблицы «сотрудники» и «рабочее время». Из таблицы «сотрудники» выбираем поля «код сотрудника», «фамилия», «должность». Из таблицы «рабочее время» - поле «количество часов». В условии задаем «40». В результате данного запроса выводится список сотрудников работавших по 40 часов в 1 неделе месяца.
Так же формируем статистический запрос «средняя заработная плата», который рассчитывает размер средней заработной платы по организации. Для этого в режиме конструктора выбираем таблицу «зарплата» переносим один параметр «зарплата» и вводим дополнительное поле групповая операция и выбираем значение Аvg. Сохраняем запрос. Расчет средней зарплаты происходит автоматически. Другие доступные групповые операции представлены в таблице 1.
Таблица 1. Групповые операции
| Название | Функция |
| Условие(Where) | Режим задания условия отбора для поля, но которому не выполняется группировка. Access автоматически делает такое поле скрытым |
| Выражение (Expression) | Вычисляемое поле, значение которого рассчитывается по сложной формуле |
| Group By | Поле, определяющее группу записей, по которой вычисляются статистические параметры. К одной группе относятся все записи, для которых значения поля с режимом Group By (Группировка) одинаковы |
| Last | Последнее значение в группе |
| First | Первое значение в группе |
| Var | Вариация значений поля |
| StDev | Стандартное отклонение величин ноля от среднего |
| Count | Количество записей, соответствующее ноле которых не содержит величины Null |
| Мах | Максимальное значение |
| Min | Минимальное значение |
| Avg | Среднее значение поля |
| Sum | Сумма значений поля по всем записям |
Результат запросов в базе данных представлен ниже.
3.3 Создание форм
В то время как таблицы и запросы позволяют отобразить на экране длинные списки записей, формы дают возможность сосредоточиться на конкретной записи. Они облегчают ввод, редактирование и восприятие информации, могут содержать вспомогательные подписи и элементы оформления.
Мастер форм позволяет сберечь время и быстро сконструировать привлекательную форму для записей любой таблицы. Недостатком форм, создаваемых мастером, является то, что они однообразны и не содержат пояснительных надписей. Чтобы приукрасить форму и расположить поля более удобным образом, следует воспользоваться конструктором форм, который позволяет передвигать и масштабировать элементы формы, связывать их с источником данных и настраивать любые другие параметры формы.
При открытии конструктора форм на экране появляется панель элементов. С помощью кнопок панели элементов в форму можно добавлять различные объекты, типы которых перечислены в таблице 2. Элементы управления форм и отчетов сходны между собой, поэтому такая же панель элементов имеется и в конструкторе отчетов.
Таблица 2. Элементы управления форм и отчетов
| Название | Назначение |
| Надпись (Label) | Надписи создаются автоматически вместе с элементами типа текстовое поле, поле со списком и т. п. Они разъясняют смысл поля ввода. Дополнительные надписи могут использоваться для заголовков и пояснений |
| Поле (Text Box) | Используется для ввода и отображения информации полей таблиц и запросов, а также для вывода результатов вычислений |
| Группа переключателей (Option Group) | Группа переключателей ссылается на некоторое поле таблицы. Каждый переключатель группы соответствует определенному целочисленному значению этого поля |
| Выключатель (Toggle Button) | Позволяет вводить информацию типа да/нет. Величине «да» или «истина» соответствует утопленное положение выключателя |
| Переключатель (Option Button) | Элемент группы переключателей, в которой может быть отмечен только один из них (его кружок выглядит зачерненным) |
| Флажок (Check Box) | Предназначен для представления полей типа да/нет. Отмеченный квадратик соответствует величине «да», а пустой — «нет» |
| Поле со списком (Combo Box) | Разрешает как непосредственный ввод значения в поле, так и его выбор в раскрывающемся списке предопределенных значений |
| Список (List Box) | Позволяет выбирать данные из набора пунктов и не разрешает непосредственный ввод значений |
| Кнопка (Command Button) | Щелчок на такой кнопке выполняет команду, с помощью которой можно перейти в другую форму, переместиться по записям и выполнить многие другие операции |
| Рисунок | Рисунок любого графического формата с рамкой |
| Свободная рамка объекта (Unbound Object Frame) | Объект OLE, не связанный ни с каким источником данных |
| Присоединенная рамка объекта (Bound Object Frame) | Объект OLE, связанный с полем данных таблицы или запроса |
| Разрыв страницы (Page Break) | Линия, по которой формируется перевод страницы при выводе формы или отчета на принтер |
| Набор вкладок (Tab Control) | Позволяет разместить на одном и том же пространстве экрана несколько наборов элементов управления. Удобен в тех случаях, когда элементы легко разделяются на логические группы |
| Подчиненная форма/отчет(Subform/Subreport) | Вставляет в форму (или отчет) область с другой формой (или отчетом), связанной с главной |
| Линия (Line) | Добавляет прямую линию |
| Я Прямоугольник (Rectangle) | Рисует прозрачный или непрозрачный прямоугольник с цветной границей любой толщины |
| Другие элементы (More Controls) | Открывает меню с элементами управления, не вошедшими в панель элементов |
В нашем случае создаем две формы: «сотрудники» и «личные данные сотрудников», которые содержат информацию из соответствующих таблиц. Форма «сотрудники» создана в режиме мастера. Форма «личные данные сотрудников» - в режиме конструктора.
3.4 Создание отчетов
В целом отчеты похожи на формы, но они, как правило, предназначаются для вывода информации из базы данных на принтер. Поэтому в отчетах данные форматируют так, чтобы их было удобно размещать на отдельных страницах. Отчеты поддерживают самые разнообразные способы оформления и позволяют группировать данные, разбивая их на логически цельные блоки.
Чтобы облегчить работу пользователя, в Access имеется специальный мастер, который при недостатке времени позволяет быстро создавать довольно привлекательные отчеты. С помощью мастера создаем отчет «основная информация о сотрудниках». В нем содержится информация из нескольких таблиц. Из таблицы «сотрудники» переносим в отчет следующие данные: код сотрудника, номер паспорта, фамилия, имя, должность. Из таблицы «контактная информация» - адрес. Из таблицы «личная информация» - дата рождения. Из таблицы «образование» - столбец образование. Формируем отчет. Так же в качестве отчета сохраняем связи между таблицами.
Заключение
Результатом выполнения курсовой работы стало разработанное приложение баз данных, позволяющее автоматизировать операции учета и процессы составления отчетных документов в отделе кадров. Таблицы созданной базы данных отвечают требованиям нормализации, что позволяет обеспечить целостность и непротиворечивость информации.
Средствами СУБД Microsoft Access создан удобный пользовательский интерфейс. Приложение позволяет решать все задачи, сформулированные в задании на курсовую работу. Это позволяет сделать вывод, что задание выполнено полностью.
Список использованной литературы
-
Конноли Т., Бегг К., Страчан А. Базы данных: проектирование, реализация и сопровождение. — М.: Вильямс, 2000. — 1120 с.
-
Хансен Г., Хансен Дж. Базы данных: разработка и управление. — М.: БИНОМ, 1999. — 704 с.
-
Дейт К. Дж. Введение в системы баз данных. — К.; М.; СПб.: Издательский дом «Вильямс», 1999. — 848 с.
-
Праг К. Н., Ирвин М. Р. Access 2000. Библия пользователя. — М.: Вильямс, 2000. — 1040 с.
-
Microsoft Access 2003. Русская версия. Шаг за шагом. – М.: ЭКОМ, 2006
-
Симонович С.В., Евсеев Г.А., Алексеев А.Г. Специальная информатика. Учебное пособие. – М.: АСТ-Пресс, 1998.- 480 с.
-
Гончаров А.Ю. - Access 2003. Самоучитель с примерами. www.natahaus.ru
