Прежде чем приступать к процессу учета с помощью программы также необходимо ввести первичные остатки по каждому работнику и по предприятию в целом в зависимости от вида начислений. Ввод текущей задолженности предприятия перед работником и переплаты НДФЛ осуществляется через меню «регламенты» - «ввод начального сальдо». Можно также указать документы с предыдущего места работы, необходимые для правильного начисления НДФЛ и ЕСН – это делается из справочника «сотрудники», где при выборе работника на вкладке «основное» в списке «ввод данных» можно выбрать несколько видов документов. Среди них, такие как личная карточка работника, вычеты по НДФЛ, налоговая карточка 1-НДФЛ, индивидуальная карточка по ЕСН. При вводе всех данных сведений можно получить также их печатные формы.

На этом процесс подготовки программы к эксплуатации можно считать законченным.

2.2 Технология ведения первичного учёта в программном модуле «1С: Зарплаты и кадры».

Программа позволяет вводить несколько видов первичных документов. «1С: Зарплата и кадры» отличается тем, что позволяет формировать практически все первичные документы по участку учета труда и заработной платы как для хозрасчетных, так и для бюджетных организаций. Они имеют типовую форму, которая формируется автоматически при вводе всех реквизитов в окно документа. Если какое-либо обязательное для данного документа сведение не указано, то программа подскажет, что необходимо добавить. Конечно, ни одна программа учета не может учесть в типовых формах все виды первичных документов. Если же необходимо учесть определенный документ, формируемый, например, только торговыми фирмами, то можно организовать обмен данными с программой «1С: Торговля», в которой есть возможность сформировать такой документ. [3]

Оформление первичных документов начинается с момента принятия сотрудника на работу. Приказ о приёме на работу можно распечатать из пункта меню «Документы» или кликнув пиктограмму на панели инструментов. Также есть возможность печати документа из «помощника оформления на работу».

Приказ на увольнение работника и приказ на предоставление отпуска можно сформировать из меню «Документы», списка «Прочие кадровые приказы».

В случае болезни или нетрудоспособности сотрудника оформляется больничный лист – меню «Документы». В дальнейшем данные больничного листа учитываются в табеле отработанного времени и при начислении заработной платы.

Программа «1С: Зарплата и кадры» позволяет формировать такие документы как: договора гражданско-правового характера, бригадные и индивидуальные наряды, начисление дивидендов. Всё это делается из меню «Документы» списка «Ввод начислений». А в списке «Ввод удержаний» можно выбрать исполнительный лист, перечисление средств в банк. Все эти документы учитываются соответственно в журнале начислений и журнале удержаний, а также автоматически учитываются в общем журнале документов.

По итогам работы сотрудников за расчетный период бухгалтеру по учету оплаты труда необходимо начислить зарплату работникам. В программе это делается из меню «Документы»: «Начисление зарплаты». Причем можно начислить оплату, как отдельным сотрудникам, так и по всему предприятию в целом. Данный документ печатной формы не имеет, но его создание необходимо для последующего расчёта с работниками. Все начисления учитываются в журнале начисления зарплаты.

После того как заработная плата начислена, можно приступать к расчёту с работниками. Это можно делать из «Помощника расчетов», который находится в меню «Регламенты». А можно из того же меню вызвать «Расчёт зарплаты». Расчет также возможно производить как по предприятию в целом, так и по отдельным работникам. При произведении расчёта пользователю предоставляется возможность учесть изменения, произошедшие в кадровом составе за период, а также учесть неотработанное время (отпуск, болезнь, прогулы).

Формирование платежных документов на выплату зарплаты происходит из меню «Документы» списка «Выплата заработной платы». На каждого работника, либо на определенный список необходимо ввести документ «Выплата заработной платы». При формировании документа необходимо сделать расчет зарплаты, для этого нужно кликнуть «Рассчитать». Причем есть возможность выбора вида расчета: полный, неполный, выплата по документу, выплата по виду расчёта. Все «Выплаты заработной платы» учитываются в «Журнале кассовых документов». Документ «Выплата заработной платы» также не имеет печатной формы, но является основанием для формирования многих других документов: расходных кассовых ордеров, платежных и расчетно-платежных ведомостей, реестра депонированных сумм.

2.3 Формирование регистров аналитического и синтетического учёта в программе.

Все созданные в процессе деятельности организации первичные документы являются базой для формирования учётных регистров. В программе «1С: Зарплата и кадры» первичные документы автоматически учитываются в регистрах, называемых «Журналами». Это, например, журнал кадровых приказов, журнал начислений и журнал удержаний, журнал выплат. Существуют также общий журнал документов, в котором регистрируются все первичные документы.

Аналитический учёт в программе ведётся на основании формируемых документов, таких как: расчётные листки, платежные ведомости, справки по НДФЛ и ЕСН и др.

Все регистры аналитического учёта формируются из меню «Отчёты». К созданию данных форм можно приступать лишь при наличии первичных документов, их определяющих. Таким образом, все платёжные документы на сотрудников формируются после расчёта заработной платы работников.

Программа поддерживает многие формы отчётов: как индивидуальные – на каждого работника, так и по подразделениям и по предприятию в целом. К индивидуальным можно отнести: расчётный листок, налоговая карточка 1-НДФЛ, справка о доходах 2-НДФЛ, индивидуальная карточка ЕСН. Так как зарплату работники получают из кассы, то при её выдаче на каждого сотрудника составляется расходный кассовый ордер. По всему предприятию или по подразделениям формируются табель рабочего времени, расчётная ведомость.

В «1С: Зарплаты и кадры» предусмотрена возможность создания отчёта о среднесписочной численности работников за период. Эти данные необходимы для передачи их органам статистики, а также для внутреннего пользования – в плановый отдел. Сформировать данный документ можно также из меню «Отчёты».

Ещё одной особенностью программы является возможность создания произвольных отчётов. Войдя в «Мастер произвольных отчётов», пользователь самостоятельно указывает, какие данные он хотел бы отразить в документе. Отчёт чаще всего создаётся в форме диаграмм.

Синтетический учёт в программе организован на основании нового плана счетов. В программе задействованы счета затрат: 20, 23, 25, 26, 44 и счета оплаты труда и начисления налогов 70, 69, 68. По каждому сотруднику можно указать счёт, на котором будут учитываться затраты на оплату его труда. По умолчанию счётом затрат считается тот, который был указан в «Стартовом помощнике».

В программе «1С: Зарплата и кадры» есть возможность формирования следующих учётных регистров: расчётно-платёжная ведомость, платёжная ведомость, свод начислений и удержаний.

Особенностью синтетического учёта в программе «1С: Зарплата и кадры» является его несамостоятельность. Так как программа предусматривает учёт лишь по отдельному участку, то она может применяться лишь в комплексе с основной программой бухучёта. Целостную систему учёта данная программа организовывает с модулем «1С: Бухгалтерия». Связь между модулями осуществляется через пункт «Обмен данными» меню «Сервис». При этом данные об учёте можно передавать как в общей сумме, так и с разбивкой по каждому сотруднику.

1. Экономическая эффективность автоматизации учета

Внедрение компьютерной программы сопряжено с капитальными вложениями на приобретение, выполнение подготовительных работ и подготовку кадров. Поэтому внедрению должно соответствовать экономическое обоснование его целесообразности.

Под эффективностью автоматизированного преобразования экономической информации понимают целесообразность применения средств вычислительной и организационной техники при формировании, передаче и обработке данных.

Экономический эффект от использования компьютерных бухгалтерских программ подразделяют на прямой и косвенный.

Под прямой эффективностью понимают экономию материально-трудовых и денежных затрат, полученную в результате сокращения численности управленческого персонала, фонда заработной платы, расхода основных и вспомогательных материалов. Показатели прямой эффективности могут быть выражены как в натуральных, так и в стоимостных измерителях.

Этот расчет может быть сделан как в целом, так и по отдельным участкам и операциям.

Экономическая эффективность называется косвенной, если она косвенно влияет на результаты производственной деятельности и не всегда может быть выражена в натурально-стоимостных показателях.

Оба вида экономической эффективности взаимоувязаны. Однако как правило косвенный эффект значительно превосходит прямой, именно он и является целью построения автоматизированной информационной системы.

Обобщенным критерием экономической эффективности является минимум затрат живого и овеществленного труда. Чем больше участков управленческих работ автоматизировано, тем эффективнее используется техническое и программное обеспечение.

При определении экономической эффективности от внедрения компьютерной программы в ООО «Услуга» можно воспользоваться общепринятой методикой расчета, состоящей из следующих этапов:

1 этап - Определение общих капитальных затрат, связанных с автоматизацией задач управления (КЗ_а).

2 этап - Определение текущих затрат пользователя, связанных с автоматизацией задач управления (З_{после авт} ).

3 этап - Расчет текущих годовых затрат предприятия до использования компьютерной программы (З _{до авт..}).

4 этап - Определение годовой экономии, связанной с использованием ПК и пользовательских программ (Э_г). Расчет срока окупаемости общих капитальных затрат (Т_ок ).

1 этап. Общие капитальные затраты, связанные с автоматизацией задач управления рассчитываются по формуле:

КЗ_а = Ц_по + К_тех + К_рм + К_пр + К_н , (1)

где Ц_по – капитальные затраты на покупку программного обеспечения (8000руб.);

К_тех - капитальные затраты на покупку технического обеспечения;

К_рм - капитальные затраты на создание рабочего места пользователя;

К_пр - капитальные затраты, связанные с приобретением и установкой программы (3000 руб.);

К_н - капитальные затраты, связанные с настройкой программы (2000).

Расчет капитальных затрат на создание рабочего места пользователя осуществляется по формуле:

К_рм = (S_пл* Ц_пл + З_меб)*Т_м / Т_общ , (2)

где S_пл – площадь, необходимая для создания рабочего места (3 кв.м.);

Ц_пл – цена 1 кв.м. площади (8000 руб.);

З_меб – затраты на приобретение мебели (5000 руб.)

Т_м – время использования персонального компьютера для решения задачи с приобретенной программой.

Т_м рассчитывается по формуле:

Т_м = В_т * Д_р, (3)

где В_т – ежедневное время работы с программой (7 ч);

Д_р – количество рабочих дней, в течение которых применяется программа (260 дн.).

Время использования ПК для решения задачи с приобретенной программой Т_м = 7*260 = 1820ч.

Т_общ – общее время использования компьютера в течение года.

Т_общ рассчитывается по формуле:

Т_общ = D_s * S * Др * N_м * К_ис, (4)

где D_s – длительность смены (8 ч.);

S – число смен (1);

Др – среднее число дней в месяце (21 дн.);

N_м – число месяцев эксплуатации ЭВМ (12мес.);

К_ис – средний коэффициент использования ЭВМ в течение смены (0,9)

Таким образом, общее время использования ПК в течение года

Т_общ = 8*1*21*12*0,9 =1814,4ч.

Находим капитальные затраты на создание рабочего места пользователя:

К_рм = (3*8000+5000) *1820 / 1814,4 =29089,5 руб.

К_тех - капитальные затраты на покупку технического обеспечения рассчитываются по следующей формуле:

К_тех = (Ц_ком + Ц_тех) * (1+К_т) * ( 1- К_из ) * Т_м / Т_общ , (5)

где Ц_ком – рыночная цена компьютера (17000 руб.);

Ц_тех – рыночная цена дополнительного технического обеспечения (8000 руб.);

К_т – коэффициент транспортных затрат по доставке технического обеспечения (0,03);

К_из – коэффициент износа технического обеспечения (0,2)

Капитальные затраты на покупку технического обеспечения составят: К_тех = (17000+8000)*(1+0,03)*(1-0,2)*1820 / 1814,4 = 20663,6 руб.

Таким образом, подставляя полученные данные в формулу получим общие капитальные затраты, связанные с автоматизацией задач управления:

КЗ_а = 8000 +20663,6 + 29089,5 + 3000 + 2000 = 62753,1 руб.

2 этап.