47776 (Обмін даними між програмами Office)

Курсова робота

Обмін даними між програмами Office

При копіюванні даних між Microsoft Excel і іншими програмами Office чи програмами, що підтримують механізм OLE, їх можна копіювати або як зв'язаний об'єкт, або як упроваджений об'єкт.

Зв'язування об'єктів використовується, якщо необхідно, щоб при зміні даних у вихідному файлі дані в іншому файлі теж змінювалися. Для підтримки зв'язку з вихідними даними вихідний файл повинний залишатися відкритим на комп'ютері чи в мережі. Упроваджені об'єкти використовуються, якщо надалі буде використовуватися кінцевий файл, розташований на іншому комп'ютері, чи якщо при зміні вихідних даних зміна цих даних, скопійованих у кінцевий файл на іншому комп'ютері, небажано. Упроваджений об'єкт стає частиною кінцевого файлу і тим самим збільшує його обсяг. Можна також уставляти об'єкти, створені в інших програмах, що підтримують механізм OLE, чи можна запускати програми і створювати нові об'єкти, працюючи в Microsoft Excel.

Передбачувані дії

Створення нового впровадженого об'єкта

1 Виберіть лист або аркуш діаграми, на який необхідно помістити впроваджений об'єкт.

1. У меню Вставка, виберіть команду Об'єкт, а потім перейдіть до вкладки Новий.

3 В поле Тип об'єкта виберіть необхідний тип.

4 Якщо інші користувачі будуть переглядати книгу, то об'єкт можна вивести на екран у виді значка. Для цього установите прапорець У виді значка. Для перегляду об'єкта користувачам необхідно двічі клацнути кнопкою миші на значку.

У поле Тип об'єкта виведені тільки програми, установлені на комп'ютері і підтримуючі механізм OLE.

Вставка зв'язаного чи впровадженого об'єкта їхній існуючого файлу

1 Виберіть лист, на який необхідно помістити зв'язаний об'єкт чи впроваджений об'єкт.

2 В меню Вставка, виберіть команду Об'єкт, а потім перейдіть до вкладки Створення з файлу.

3 В поле Ім'я файлу введіть ім'я файлу чи натисніть кнопку Огляд для вибору файлу зі списку.

4 Для створення зв'язаного об'єкта установите прапорець Зв'язок із файлом.

Для створення впровадженого об'єкта зніміть прапорець Зв'язок із файлом.

5 Якщо інші користувачі будуть переглядати книгу, то об'єкт можна вивести на екран у виді значка. Для цього установите прапорець у вигляді значка. Для перегляду об'єкта користувачам необхідно двічі клацнути кнопкою миші на значку.

Для вставки графічних і визначених типів файлів використовувати команду Об'єкт у меню Вставка не можна. Для вставки графічних об'єктів у меню Вставка виберіть команду Малюнок, а потім виберіть Створення з файлу.

Копіювання даних з існуючого файлу в якості зв'язаного чи впровадженого об'єкта

1 Виділите дані, які необхідно скопіювати в якості зв'язаного чи впровадженого об'єкта.

2 Натисніть кнопку Копіювати чи Вирізувати .

3 Переключитеся на файл, у який необхідно помістити дані, а потім виберіть позицію, у якій дані повинні знаходиться.

4 В меню Виправлення виберіть команду Спеціальна вставка.

5 Для вставки даних як зв'язаний об'єкт виберіть команду Зв'язати.

Для вставки даних як упроваджений об'єкт виберіть команду Вставити. У поле Як виберіть елемент, що містить у своєму імені слово «об'єкт». Наприклад, якщо дані були скопійовані з документа Word, виберіть параметр Документ Microsoft Word.

Уставити комірки чи діаграму в якості зв'язаного чи впровадженого об'єкта в книгу Microsoft Excel неможливо. Однак для створення зв'язку з комірками чи іншим листом чи книгою можна використовувати команду Копіювати малюнок (меню Виправлення).

Загальні зведення про зв'язані й впроваджені об'єкти

При використанні команди Спеціальна вставка в меню Виправлення й параметра Зв'язати дані вставляються як зв'язаний об'єкт. Якщо був обраний тип об'єкта (параметри Об'єкт і Вставка, то дані вставляються як упроваджений об'єкт. Команда - Об'єкт і більшість команд у підменю Малюнок (меню Вставка ) також уставляють дані в якості зв'язаного чи впровадженого об'єкта. Основними відмінностями між зв'язаними й впровадженими об'єктами являються розташування даних і їхня зміна після приміщення в кінцевий файл.

Зв'язані об'єкти використовуються, якщо дані повинні відображати всі зміни, вироблені у вихідних даних, чи якщо розмір файлу ще не встановлений. При використанні зв'язаних об'єктів вихідні дані залишаються у вихідному файлі. Кінцевий файл являє собою зв'язані дані, але містить він тільки місце розташування вихідних даних. Зв'язані дані змінюються автоматично при зміні вихідних даних у вихідному файлі. Наприклад, якщо в книзі Microsoft Excel був виділений діапазон осередків, а потім осередку були вставлені в документ Word як зв'язаний об'єкт, то при зміні даних у книзі дані в Word будуть теж змінені.

І навпаки, впроваджений об'єкт стає частиною кінцевого файлу. Користувачі, що не мають доступ до вихідних даних, можуть відкрити файл на іншому комп'ютері і переглянути впроваджений об'єкт. Упроваджений об'єкт не зв'язаний з вихідним файлом, тому при зміні вихідних даних об'єкт не змінюється. Для зміни впровадженого об'єкта у вихідній програмі двічі клацніть кнопку миші на об'єкті, щоб його відкрити. На комп'ютері повинна бути установлена вихідна програма (чи інша програма, що забезпечує редагування об'єкта). При копіюванні даних як упроваджений об'єкт кінцевий файл має більший розмір, чим при зв'язуванні даних.

Якщо при використанні команди Спеціальна вставка в меню Виправлення було обрано параметр Зв'язати і формат, відмінний від типу об'єкта, то дані зв'язуються за допомогою механізму динамічного обміну даними (DDE).

Зміна способу висновку на екран зв'язаних і впроваджених об'єктів

Зв'язаний об'єкт чи впроваджений об'єкт у книзі можна вивести на екран або в тім виді, у якому він з'являється у вихідній програмі, або у вигляді значка. Якщо користувачі будуть переглядати книгу і не будуть виводити її на друк, то її можна мінімізувати, перетворивши в значок. Користувачам, яким необхідно вивести на екран дані, що містяться в книзі, потрібно двічі клацнути кнопкою миші на значку.

При виборі тексту без форматування, тексту у форматі RTF, малюнка чи крапкового малюнка в діалоговому вікні Спеціальна вставка (меню Виправлення) уставлені дані можна представити на екрані у вигляді значка.

Передбачувані дії

Відображення вмісту зв'язаного чи впровадженого об'єкта

1 Виберіть значок, що представляє зв'язаний чи впроваджений об'єкт, якому необхідно відобразити.

2 В меню Виправлення виберіть команду Об'єкт тип об'єкта (наприклад, Документ), а потім виберіть команду Перетворити.

1. Зніміть прапорець Показувати як значок.

Відображення зв'язаного чи впровадженого об'єкта у виді значка

1 Виберіть зв'язаний чи впроваджений об'єкт, який необхідно представити у виді значка.

2 В меню Виправлення виберіть команду Об'єкт ім'я об'єкта (наприклад, Документ), а потім виберіть команду Перетворити.

3 Установіть прапорець показувати як значок.

1. Для зміни зображення й мітки значка, установлених за замовчуванням, виберіть команду Зміна значка.

Зміна зображення або мітки значка, що представляє зв'язаний чи впроваджений об'єкт

1 Виберіть значок, якому необхідно змінити.

2 В меню Виправлення виберіть команду Об'єкт тип об'єкта (наприклад, Документ), а потім виберіть команду Перетворити.

3 Виберіть команду Зміна значка.

1. Виберіть необхідний значок із чи списку введіть назву мітки в поле Підпис.

Редагування зв'язаних чи впроваджених об'єктів

Для редагування зв'язаного об'єкта в книзі використовується команда Зв'язку в меню Виправлення. Якщо команда Зв'язку відсутня, це означає, що дана книга не містить зв'язаних даних.

Якщо на комп'ютері установлена вихідна програма, для редагування двічі клацніть кнопку миші на впровадженому об'єкті. Після цього панелі інструментів будуть тимчасового замінені іншими програмами, надаючи можливість редагувати впроваджений об'єкт, залишаючись у програмі. Інші програми запускають вихідні програми в окремому вікні, а потім там відкривають об'єкт для редагування.

Якщо вихідної програми немає в наявності, перетворіть впроваджений об'єкт у формат файлу тієї програми, що у наявності є. Наприклад, якщо книга містить вставлений об'єкт Microsoft Works Spreadsheet, а Works у наявності ні, те об'єкт можна перетворити у формат Microsoft Excel Workbook і змінити його в Microsoft Excel.

Редагування зв'язаних об'єктів

1 В меню Виправлення виберіть команду Зв'язку.

2 В списку Вихідні файли виберіть джерело зв'язаного об'єкта, а потім виберіть команду Відкрити.

3 Внесіть необхідні зміни у зв'язаний об'єкт.

1. У вихідній програмі в меню Файл виберіть команду Вихід.

Редагування впровадженого об'єкта у вихідній програмі

1 Для відкриття двічі клацніть кнопку миші на впровадженому об'єкті.

2 Внесіть в об'єкт необхідні зміни.

3 Якщо редагування об'єкта відбувається у відкритій програмі, то для повернення в кінцевий файл натисніть кнопку миші де-небудь за межами об'єкта.

Якщо редагування впровадженого об'єкта відбувається у вихідній програмі в окремому вікні, то для повернення в кінцевий файл виберіть команду Вихід у меню Файл.

Подвійне натискання кнопки миші на деяких упроваджених об'єктах, таких як відео й аудіо кліпи, програє об'єкт, а не відкриває програму. Для редагування одного з таких упроваджених об'єктів виберіть об'єкт, у меню Виправлення установіть курсор на тип об'єкта Об'єкт, а потім виберіть команду Змінити.

Редагування впровадженого об'єкта в програмі, відмінної від вихідної.

1 Виділіть впроваджений об'єкт, якому необхідно змінити.

2 В меню Виправлення виберіть команду Об'єкт ім'я об'єкта (наприклад, Документ), а потім виберіть команду Перетворити.

3 Для перетворення впровадженого об'єкта в тип, визначений у поле Тип об'єкта, установіть прапорець перетворити в.

Для відкриття впровадженого об'єкта у форматі файлу, визначеного в поле Тип об'єкта, не змінюючи тип упровадженого об'єкта, установите прапорець активізувати як.

Вставка книги у вигляді впровадженого об'єкта в документ чи форму Lotus Notes

Для обміну даними між Lotus Notes і Microsoft Excel можлива вставка книги Microsoft Excel у виді впровадженого об'єкта в документ чи форму Lotus Notes. Наприклад, якщо необхідно уставити впроваджений об'єкт в один документ Notes або різні впроваджені об'єкти в кілька документів Notes, можна вставити книгу Microsoft Excel у вигляді впровадженого об'єкта в змінюване форматоване поле в документ Lotus Notes. Якщо в документі Notes необхідний обмін між полями Notes/FX, документ повинний містити, полючи Notes/FX, що передбачається використовувати для обміну інформацією. Вставка полів у документ Notes неможлива, полючи, можуть бути вставлені тільки у форму Notes.

Вставка книги Microsoft Excel у виді впровадженого об'єкта можлива також при розробці форми Notes. Наприклад, при необхідності створення декількох документів Notes, що містять ту саму впроваджену книгу Microsoft Excel, при розробці форми Notes варто вставити в неї впроваджений об'єкт. У такий спосіб упроваджений об'єкт буде існувати в кожнім новому документі або формі Lotus Notes, створених з існуючої форми. При додаванні у форму, що містить впроваджений об'єкт, полів Notes/FX, усі нові документи чи форми Notes, створені з такої форми готові до обміну за допомогою полів Notes/FX.

Передбачувані дії

Вставка книги Microsoft Excel у виді впровадженого об'єкта в документ Lotus Notes

1 Виберіть необхідну базу даних у Lotus Notes, потім у меню Create виберіть форму, із якої необхідно створити документ.

Форма повинна містити змінюване форматоване поле.

2 Клацніть змінюване форматовне поле.

3 В меню Create виберіть Object.

4 Щоб уставити нову порожню книгу у виді впровадженого об'єкта виберіть Create a new object, а потім у поле Object type виберіть Microsoft Excel Worksheet.

Щоб вставити існуючу книгу у виді впровадженого об'єкта виберіть Create an object from a file, а потім у поле File введіть ім'я книги чи клацніть кнопку Browse і виберіть ім'я зі списку.

5 Щоб відобразити впроваджений об'єкт у виді значка, установите прапорець Display as icon.

Примітка. Якщо в поле Object type обрано значення Microsoft Excel Worksheet, у документ Lotus Notes буде вставлена ціла книга Microsoft Excel. У формі Lotus Notes одночасно відображається тільки один лист чи діаграма. Щоб переглянути інші аркуші, варто двічі клацнути об'єкт Microsoft Excel і потім вибрати потрібний лист.

Розробка форми Lotus Notes, що містить упроваджену книгу

1 Щоб створити нову форму в Lotus Notes, виберіть потрібну базу даних, у меню Create виберіть Design і потім Form.

Щоб змінити існуючу форму, виберіть базу даних, що містить форму. У меню View виберіть Design. У панелі переходу клацніть Forms. Двічі клацніть форму.