47232 (Использование MS Project для определения критического пути проекта), страница 3

Весь основной процесс, при разработке структуры WBS проекта «Организации центра ландшафтного дизайна» заключался в следующем:

• Первым шагом стало определение конечных результатов проекта, в моем случае цель проекта - организация фирмы создающей сайты и интернет магазины , а также их поддержка и проектирования т.д. Соответственно, конечным результатом, т.е. после завершения всех организационных вопросов, будет запуск фирмы к производственному процессу. В данном процессе необходимо точно продумать последовательность и правильно выполнить ход работ (т.е. что должно быть сделано, когда, и какими методами, чтобы добиться успешного завершения проекта):

• Вторым шагом стало определение основных пакетов работ и подзадач, необходимых для получения конечных результатов (продуктов) проекта.

Начальным этапом в процессе структуризации является выбор и анализ идеи проекта. Конечно, этот процесс может занять достаточное количество времени, ведь необходимо сделать правильный и самый важный выбор, но т.к. время в данной задаче ограниченно, я определил длительность всего процесса (включая разработку и анализ бизнес-плана) в 22 дня.

После выбора деятельности предприятия и его анализа, следует один из самых важных этапов – регистрации предприятия. Можно предположить наличие существенных факторов, при которых регистрация предприятия займет кратчайшие сроки. Поэтому, длительность данного процесса, включая использование всех имеющихся ресурсов, составит около двух недель.

При подготовке проекта к запуску, возможно ведение параллельных между собой работ, допустим, что закупка необходимых материалов и оборудования может идти совместно с подбором персонала фирмы, а обучение уже сотрудников фирмы может вестись одновременно с проработкой маркетинговой концепцией. Все данные, включая продолжительность данных целей и подзадач.

(можно проследить на рис. 1, и 2. дополнения к курсовому)

Подготовка рекламной кампании, учитывая сферу деятельности предприятия, и соответственно наличие специалистов, может длиться минимальное количество времени( от 3 до 5 дней). Также как выбор и отделка помещения – от 3 до 15 дней.

Нужно сказать, что очень часто (и в данном примере) основными пакетами работ являются результаты, необходимые для создания результата проекта, но вместе с тем, сами по себе они не являются целями проекта (например, заключение трудовых договором с сотрудниками предприятия, подготовка рекламной кампании). В качестве руководства я проанализировал, рассмотрел подобную документацию, описывающую общий объем работ по проекту.

• Третий шаг – пересмотр (анализ) и усовершенствование всех деталей WBS.

• Четвертый шаг – объединение и создание связей как дополнительных уровней детализации, так и основных целей и задач.

Календарное планирование

4.1. Основные определения в календарном планировании.

Основная цель календарного планирования - выдача информации для подготовки производства на планируемый период.

Календарное планирование проекта, которое состоит в определении календарных дат выполнения всех работ, ставит цель координацию деятельности привлеченных к проекту исполнителей для обеспечения его успешного завершения.

В календарных графиках (способу вывода данных ) отмечается возможная гибкость в дате начала работы без осложнения выполнения всего проекта (т.е. запас времени по некритическим роботам).

Цели календарного графика:

- обеспечить своевременное поступление финансирования;

- координировать поступление ресурсов;
- своевременно обеспечить нужны ресурсы;

-предусмотреть в разные моменты уровень нужных финансовых
затрат и ресурсов и рациональное распределение их между проектами;

-обеспечить своевременное выполнение проекта.

4.2. Функции программного обеспечения для календарного планирования

Как правило, система календарного планирования, обеспечивает основной набор функциональных возможностей, которые включают в себя:

- средства визуального проектирования структуры работ проекта,

- средства планирования по методу критического пути,

- средства ресурсного планирования (описание, назначение и оптимизация загрузки ресурсов),

- некоторые возможности стоимостного анализа,

- средства контроля за ходом исполнения проекта,

- средства создания отчетов и графических диаграмм,

• средства организации групповой работы.

4.3. Виды календарного планирования (календарные графики, диаграммы Гантта)

Существует два приемлемых пути представления календарного графика:

- табличный — с перечнем работ с указанием продолжительности
их выполнение;

- диаграммный (балочные диаграммы, или диаграммы Гантта).

диаграмма Гантта является наглядным источником такой проектной информации:

- какие работы являются критическими, а какие - некритическими;

- вывод и использование затрат проекта и т.д.

Диаграммы Гантта:

-легко строится и прочитывается;

- разрешает наглядно подать ход выполнения работ за проектом;

- дает возможность легче понять идею запаса времени и его использование;

- является предпосылкой календарного планирования нужд в ресурсах;

- является условием определения денежных потоков;

- является прекрасным средством планирования и контроля;

- является ключевым документом в процессе принятия решений.

Прежде чем строить диаграмму Гантта, нужно определить:

- логическую связь между работами;

-продолжительность работ в зависимости от ресурсов, которые используются;

- распределение ресурсов между роботами в зависимости от их наличия.
Поэтому календарное планирование нуждается в не только определении сроков выполнения работ, но и согласование их с состоянием обеспечения необходимыми ресурсами и возможностью финансирования.

1. Ресурсное планирование.

5.1. Общие понятия

Под ресурсами в проекте понимают рабочую силу, технику (Компьютеры , и другое оборудование), материалы и деньги. Это разновидные товары, необходимые для исполнения работ, что есть обязательным условием исполнения какого-либо проекта.

Очень важным является составление и оценка потребностей в ресурсах, сроков их получения и обеспечения полного и эффективного использования. Необходимо, прежде всего, решить проблему исполнения работ по проекту с необходимым уровнем качества, используя минимально возможное время, ресурсы и деньги.

1. Виды ресурсов, допустимых для планирования в MS Project

После того как определен состав задач проекта, нужно определить, кто эти задачи будет исполнять и какое оборудование будет использоваться. Для этого нужно ввести в план проекта список ресурсов и информацию о них, а затем распределить эти ресурсы между задачами.

Как же добавлять ресурсы в проект, планировать и определять степень их возможного участия в проекте?

Планирование ресурсов начинается с определения состава ресурсов, то есть составления списка людей и оборудования, необходимого для выполнения проектных работ. Работа со списком ресурсов осуществляется в представлении Resource Sheet (Лист ресурсов), и наиболее удобной для ввода данных является таблица Entry (Ввод).

Например:

Для добавления нового ресурса в список нужно установить курсор в поле Resource Name (Название ресурса) и ввести его название. Затем в поле Туре (Тип) нужно выбрать один из двух пунктов раскрывающегося списка: Work (Трудовой) или Material (Материальный). Первый вариант нужно выбрать, если ресурс — сотрудник, а второй — если оборудование. До тех пор пока не установлено значение этого поля, другие поля таблицы редактировать не удастся, а после того как значение выбрано, многие поля заполняются стандартными значениями. В моем случае это будет трудовой ресурс.

Чтобы определить равномерность загрузки ресурсов, нужно открыть представление Resource Sheet (Лист ресурсов). В нем все ресурсы, загрузка которых превышает их доступность, выделены красным цветом, а в колонке Indicators (Индикаторы) рядом с их названиями отображается специальный значок .

Обычно, необходимые проекту ресурсы известны заранее, только если в организации накоплен большой опыт выполнения аналогичных проектов. Если же такого опыта нет, то определить ресурсы можно в процессе создания назначений.

После того как назначения определены и на каждую задачу назначены исполнители и выделены материалы, перейдя в представление Resource Sheet (Лист ресурсов), мы видим список всех требуемых проекту сотрудников.

5.3. Использование MS Project для выравнивания загрузки ресурсов

Превышение доступности ресурса заключается в том, что для выполнения назначенной работы ресурсу требуется больше времени, чем у него есть. Существует несколько причин, способных привести к этому. Самой распространенной среди них является назначение ресурса на задачи, исполнение которых полностью или частично осуществляется одновременно. Другим вариантом может быть увеличение объема работ задачи, приведшее к превышению допустимого уровня загрузки ресурса. Наконец, назначение ресурса из-за изменений в плане может приходиться на дни, когда ресурс недоступен.

Выровнять загрузку ресурсов можно несколькими способами. Во-первых, уменьшив объем работы перегруженных ресурсов, сократив некоторые задачи или назначив других сотрудников на их выполнение. Во-вторых, избавившись от пересечения задач, вставив в расписание перерывы в задачах или назначениях либо изменив даты их начала и окончания. Наконец, учтя работу, выполняемую ресурсом сверх нормы, как сверхурочную.

Для выравнивания загрузки ресурсов в Microsoft Project можно воспользоваться автоматизированными средствами, а можно перераспределить загрузку вручную. Как правило, используются оба способа, поскольку команда автоматизированного выравнивания использует только второй из перечисленных методов выравнивания и поэтому обычно не может выровнять загрузку всех ресурсов.

5.4. Обоснование, назначение ресурсов задач из WBS;

WBS декомпозируется до уровня, необходимого для планирования и контроля. В общем случае это будет детализация до уровня, по крайней мере, на один уровень ниже, требуемого для отчетности – позволяющего осуществлять эффективное планирование, контроль, и измерение выполнения отдельных работ с однозначно определяемыми ресурсами.

Хотя полное определение ресурсов будет возможно на стадии детального планирования, нужно в целом понимать, как это будет выполняться, и что данный уровень детализации WBS поддерживает необходимый объем работ.

Чтобы соответствующим образом подготовиться к планированию ресурсов в соответствии с WBS, необходимо рассмотреть следующие вопросы при определении уровня детализации WBS:

• Все ли работы запланированы с достаточной степенью детализации, необходимой для формирования и соблюдения обязательств?

• Существует ли возможность установления и контроля индивидуальных назначений ресурсов на работы со структурой отчетности, определенной данной WBS?

• Можно ли определить назначения на работы при постепенном расширении WBS? Будут ли они обоснованы как при разворачивании WBS сверху-вниз, так и при сборе данных снизу-вверх?

• Как обычно производится назначение ресурсов на работы и их контроль?

• Будут ли назначения ресурсов на работы согласованы с формальной системой расчета расписания?

• Как будут распределяться бюджеты?

• Можно ли будет связать бюджет с предполагаемым увеличением работы?

• Можно ли измерить увеличение объема работы на приемлемом уровне (т.е. соответствует ли уровень детализации WBS эффективному планированию и контролю)?

• Можно ли логически собрать данные по индивидуальным рабочим заданиям (т.е. можно ли работы, определенные в WBS, сгруппировать логически)?

• Вовлечено ли в проект более одной организации (в противном случае перед детальным планированием ресурсов необходимо утверждение WBS у других участников проекта)?

• Как будет определяться состояние работ в процессе выполнения проекта?

Как я уже обозначил в моем проекте (т.е. на стадии организации проекта) будут использованы лишь трудовые ресурсы. Т.е., сотрудники проекта - это прежде всего директор фирмы, который будет решать все наиболее важные для фирмы вопросы, начиная от идеи, ( также в нашем случае и составления бизнес-плана), и заканчивая выбором помещения.

Конечно, степень участия директора предприятия в организационном процессе, может иметь разный процент. Поэтому, вопросы на более низшем уровне, либо помощь в решении главных вопросов, может лечь на плечи менеджера организации. В его обязанности может входить как выбор необходимых материалов и оборудования, так и подготовка в оформлении регистрационных документов. Менеджер может помочь в выборе помещения, а также в проработке маркетинговой концепции.

Пользуясь руководством дизайнера-проектанта, также участника данного процесса, можно быстро и качественно произвести необходимый ремонт помещения, подготовить рекламную кампанию фирмы, помочь в обучении сотрудников. .

1. Управление затратами

6.1. Общие понятия про управление затратами.

Одной из наиболее важных задач в области управления проектами предприятия является задача управления затратами как одной из стратегий развития компании. Практика показывает, что решение этой задачи вызывает значительные затруднения, а для многих предприятий она стала сложной проблемой.

Одной из основных причин является отсутствие на предприятии четкой стратегии развития, конкретных финансово-экономических целей и критериев. Отсутствие у руководства четкого понимания целей, сложность ориентации в рыночных условиях, приводит к тому, что комплексное управление затратами (издержками) отходит на второй план, неизбежно уступая место решению текущих вопросов. Кроме того, при решении этой проблемы руководители компании сталкиваются с комплексом психологических, организационных и технологических вопросов. Руководителям и сотрудникам компании необходимо помочь в решении этой сложной проблемы, путем выделения наиболее значимых шагов в постижении сложного искусства управления затратами, изучении основных приемов и методик управления затратами.

В первую очередь необходимо знание того, какие существуют виды затрат, иметь способность организовать сбор информации для анализа и управления затратами, всегда знать основные инструменты управления затратами, уметь четко классифицировать затраты, рассчитывать себестоимость по передовым методам, комплексно анализировать отклонение от плана (норматива).

6.2. Обоснование и назначение затрат задачам из WBS.

Как я уже подчеркивал, главными целями выполнения проекта является время, объем, затраты, качество.