19644 (Анализ свойств документа)

Содержание

Введение

1. Понятие о документе

1. Сущность и развитие понятия «документ»

1.2 Признаки и функции документа

2. Документная информация

2.1 Анализ свойств документа

2.2 Изменение функций документа

Заключение

Список используемых источников

Введение

Тема для данной курсовой работы выбрана, потому что документы используются ежедневно в жизни каждого человека, но лишь малая часть населения земли знает определение слова «документ», лишь не многие имеют представление об истории создания документов и реформ, которым они подвергались.

Актуальность данной темы заключается в повседневном использовании человечеством документов и информации, которую они несут.

Объектом исследований в работе является документ, но не только изучение его понятия и предмета, а в основном как источника и носителя информации. Документ – средство закрепления различным способом на специальном материале информации о фактах, событиях, явлениях объективной действительности и мыслительной деятельности человека. Таким образом, понятие «документ» производно от понимания информации как сведений. Сведения содержат информацию о каких-то событиях, которые они отражают.

Предметом работы являются свойства документа – это качества, признаки, которые присущи документу вне зависимости от того, осознаются они человеком или нет.

Целью данной работы является анализ свойств документа.

Для достижения цели были поставлены задачи:

1. Дать определение понятию «документ»;

2. Определить признаки и функции документа»;

3. Проанализировать свойства документа.

Для решения поставленных задач при написании данной курсовой работы, были использованы работы следующих авторов: М.В. Ларина, Т.В. Кузнецовой, Н.Н. Кушнаренко, Л.А. Румыниной, С.Н. Данилина, Ю.Н. Столярова, Н.С. Ларькова. Также нельзя и обойтись без статей из журналов таких как «Делопроизводство», «Секретарское дело».

Данная курсовая работа состоит из введения, главы 1 «Понятие о документе», главы 2 «Документная информация», заключения и списка использованных источников. Глава 1 состоит из двух пунктов: Сущность и развитие понятия «документ», признаки и функции документа. Глава 2 содержит следующие пункты: анализ свойств документа, изменение функций документа.

1. Понятие о документе

1.1 Сущность и развитие понятия «документ»

В документной науке ключевым понятием является документ – основной объект ее изучения. Однако именно вокруг этого понятия сломано едва ли не больше всего копий теми, кто исследует проблемы информационно-документационной деятельности.

Сам термин «документ» (documentum латинского происхождения, производный от слова “docere” – учить, извещать). От одного с ним корня произошли доцент, доктор, доктрина. Из латинского языка это слово перешло впоследствии во все европейские языки, а в начале 8 века – и в русский язык.[1, с.44]

На разных этапах истории и в разных странах термину «документ» приписывалось разное содержание. Как известно, любое понятие – это представление о наиболее существенном, самом важном, главном в изучаемых предметах и явлениях, поскольку невозможно охватить все и признаки, свойства, стороны. По мере проникновения вглубь изучаемых предметов и явлений происходит уточнение, расширение наших представлений о них, а следовательно, происходит расширение и самих понятий. Сказанное в полной мере относится и к документу.

В древнем мире слово documentum первоначально обозначались предметы, которые использовались для обучения. Затем под этим термином стали понимать письменное свидетельство, поскольку информация, зафиксированная на материальном носителе, выполняла в древности и в эпоху Средневековья роль свидетельства, доказательства. Именно на эту важнейшую функцию документа в дальнейшем стали обращать основное внимание. Таким образом, термин «документ» приобрел правовое значение и в этом смысле использовался вплоть до 19 века.[2, с.58]

В России он был переведен Петром 1 именно как «письменное свидетельство», и на всем протяжении 18 столетия в определении понятия «документ» выделялось прежде всего его правовое значение. Правда, сам этот термин в течение длительного времени почти не употреблялся. Вместо него в российской делопроизводственной практике обычно использовались другие термины: «акт», «дело», «бумага».

Постепенное накопление знаний о документах привело в 19 веке к выделению, помимо правового, также и управленческого аспекта, что нашло отражение в знаменитом словаре В. И. Даля, где документ определялся как «всяка важная деловая бумага, также диплом, свидетельство».

К середине 2 столетия в отечественном документоведении получил определенность еще один важнейший аспект документа – исторический, т. е. его значение как носителя ретроспективной информации. В частности, авторы «Словаря современного русского литературного языка», изданного в 1954 г., выделяли «исторические документы – летописи, хроники, записи и т. п., свидетельствующие о каком-либо историческом событии, лице, эпохе и т. п.».

Между тем за рубежом еще в начале 20 века было предложено гораздо более широкое толкование понятия «документ». Уже упоминавшийся бельгийский ученый Поль Отле рассматривал документ в широком социально-культорологическом контексте. «Документом, - писал он, - называется все то, что служит для регистрации, передачи и сохранения воспоминания о каком-либо предмете, или же для того, чтобы представить этот предмет в виде, пригодном для исследования. Так, документами являются: книги, журналы, газеты, письма и вообще корреспонденция; доклады, заметки письменные наброски всякого рода; карты, планы, статистические материалы, синоптические таблицы, фотографии, рисунки, диаграммы; документами в широком смысле слова будут также пробы, образчики, модели предметов, в натуральную величину или в уменьшенном виде. Документ – кристаллизованная мысль».

Следует отметить, что такое понимание документа нашло положительный отклик и в России. В частности, в 16-м томе «Нового энциклопедического словаря», издававшегося в начале 20 века Ф.А. Брокгаузом и И. А. Ефроном, в соответствующей статье (автор – А. Гойхбарг) было сформулировано определение понятия «документ» не только в узком, юридическом смысле, но и в широком, вполне созвучном с тем, что предлагал П. Отле: «Документ – в обширном смысле всякий неодушевленный предмет, содержащий в себе следы человеческой мысли и деятельности». Однако понадобилось несколько десятилетий, чтобы отечественная теория и практика работы с документами восприняли подобный подход.[1, с.68]

Между тем в первой половину 20 столетия было существенно предусмотрено содержание понятия информация. До того времени это понятие увязывалось прежде всего с сообщением, осведомлением, с передачей сообщений, их интерпретацией. Теперь же оно стало связываться с категорией отражения как всеобщим свойством материи, первичным по отношению к информации. А во второй половине 20 века с развитием кибернетики, информатики, вычислительной техники развернулось активное изучение социальной сущности и информационной природы документа, что привело к дальнейшему расширению и, самое главное, к углублению его понятия. Именно в этот период было дано теоретическое обоснование неразрывной связи понятий «документ» и «информация». Документ стал рассматриваться как информация, закрепленная на материальном носителе. Таким образом, ученые выделили самое главное, существенное в документе – его информационную составляющую.[3, с.18]

Однако незавершенность научных представлений об информации и, как следствие, наличие многочисленных и разнообразных суждений о сущности, природе, содержаний понятия «информация» не могли не отразиться и на определении понятия «документ. Каким образом?

Среди философов, естествоиспытателей, представителей технических наук вот уже в течении нескольких десятков лет идет спор вокруг двух различных подходов к понятию «информация». Их сторонники признают существование информации в объективной действительности, но по-разному оценивают ее наличие в природе. Одни рассматривают информацию как свойство, как атрибут, присущий всем материальным объектам, в том числе и неорганической природе. Причем некоторые из них ставят информацию в один ряд с категориями вещества и энергии. Эта концепция получала название атрибутивной.

Другие полагают, что информация появилась лишь с возникновением жизни и связывают ее с функционированием самоорганизующихся систем, не признавая наличия информации в неживой природе (функциональная концепция). В свою очередь, среди сторонников второго подхода есть кибернетики, считающие, что информационные процессы протекают во всех самоуправляемых системах, и антропоцентристы, которые относят информацию лишь к человеческому обществу и сознанию. Так, Ю. Н. Столяров пишет: «В объективном мире существуют бесчисленные свойства и отношения внутри вещества и энергии, а также между веществом и энергией. Часть их воспринимается органами чувств, распознается, т.е. превращается в образ (семантически преобразуясь в модель объективной реальности) и субъективно осознается как информация. Информация в сущности есть достояние только субъективного сознания, за его пределами информации не существует. Онтологически информация есть субъективная реальность». Однако информация может быть объективирована – в случае, если она фиксируется в знаковой форе на внешнем носителе.[4, с.26]

Такое представление объясняет, почему одно и то е сообщение по-разному понимается различными субъектами или не понимается ими вовсе.

Аноропоцентристы фактически отождествляют понятия «информация» и «социальная информация».

Результатом продолжающихся научных споров является отсутствие сколько-нибудь точного и устоявшегося определения понятия информации. Так, в Словаре основных терминов в области информатики представлено четыре наиболее распространенных толкования этого понятия:

1. «Информация – это смысл полученного сообщения, его интерпретация»;

2. Информация – это «содержание сообщений», а также «само сообщение, данные»;

3. «Информация – его третья составляющая трех основ мироздания (материя, энергия и информация)»;

4. «Информация – это то, что уменьшает неопределенность события»[1, с.89]

Однако все авторы в конечном счете сходятся на том, что социальная жизнь невозможна без информации, выступающей в качестве двигателя общественного и технического прогресса. При этом важнейшая роль отводится именно социальной информации, которая, по определению В. Г. Афанасьева, представляет собой «знания, сообщения, сведения о социальной форме движения материи и о всех ее других формах в той мере, в какой они используются обществом, человеком, вовлечены в орбиту общественной жизни».

В свою очередь, социальную информацию обычно подразделяют на:

• массовую (общественно-политическую, научно-популярную, обыденную);

• специальную (научную, техническую, производственную, управленческую);

• личную (межличностную).

Именно социальная информация связывается с понятием документа.

Таким образом, к настоящему времени понятие «документ» вобрало в себя такие наиболее существенные характеристики, как информационное предназначение, наличие материального носителя, а также ряд функциональных аспектов.[5, с.46]

Вместе с тем определения понятия «документ» в различных науках имеют существенные отличия. Это зависит, во-первых, от более или, напротив, менее широкого толкования понятия информации и, во-вторых, т выдвижения на первый план какой-либо одной составляющей документа, от акцентирования внимания на каком-либо отдельном его функциональном аспекте. К примеру, в информатике документ на первых порах рассматривался как «материальный объект, содержащий информацию в закрепленном виде». В результате под это определение подпадало необъятное множество объектов, так как в природе фактически любой материальный объект содержит какую-либо информацию.

Для общественных наук, в зависимости от их предмета, целей и задач, в определении понятия документа характерно выделение каких-то отдельных его сторон. Так, в юридических науках акцентируется внимание на первом аспекте. В результате документ фигурирует преимущественно как средство документирования и доказательства правовых отношений. В сфере управления документ исследуется главным образом как средство фиксации и передачи управленческих решений. В исторической науке документы рассматриваются прежде всего как исторические источники, т.е. носители ретроспективной информации.

В связи с этим перед документоведение, изучающим в историческом развитии все типы, виды и разновидности документов, стоит важная задача – дать наиболее точное, обобщающее определение понятию «документ». Однако решить такую задачу непросто, о чем свидетельствуют имеющееся многообразие дефиниций и продолжающиеся дискуссии на эту тему. [6, с.11]

Сопоставив и осмыслив различные дефиниции, содержащиеся в научной и учебной литературе, можно остановиться на следующем определении понятия документа, которое в наибольшей степени отвечает целям и задачам документоведческой науки: Документ – это информация, закрепленная на материальном носителе в стабильной знаковой форме созданным человеком способом для ее передачи в пространстве и времени.

1.2 Признаки и функции документа

Документ, который создан в обществе входит в соответствующую систему документации в качестве ее элемента. Отдельные виды и разновидности документов составляют систему документации. До настоящего времени в документоведении не существует непротиворечивой научной классификации видов и разновидностей документов.

Важнейшим признаком для классификации документов является его содержание. Служебные документы могут подразделяться: по административным вопросам; материально-техническому снабжению; планированию; оперативной деятельности; бухгалтерскому учету; подготовке и расстановке кадров; финансово-кредитным и внешнеторговым вопросам и т.д.Все документы, обращающиеся на предприятии, могут классифицироваться по следующим признакам.[7, с.13]

По наименованию существует множество разновидностей документов. Приведем лишь некоторые: приказы, распоряжения, планы и отчеты, акты, протоколы, договоры, уставы, инструкции, справки, докладные, объяснительные записки, служебные письма, телеграммы, стандарты, технические условия, платежные требования и поручения, доверенности и т.д.

По способу фиксации информации документы бывают письменные (рукописные, машинописные, типографские, подготовленные на множительных аппаратах, напечатанные на персональных компьютерах), графические и фото, фоно, кинодокументы.