17738 (Сравнительный анализ "Основных правил работы ведомственных архивов" и "Основных правил работы архивов организаций"), страница 2
Описание файла
Документ из архива "Сравнительный анализ "Основных правил работы ведомственных архивов" и "Основных правил работы архивов организаций"", который расположен в категории "". Всё это находится в предмете "бухгалтерский учет" из , которые можно найти в файловом архиве . Не смотря на прямую связь этого архива с , его также можно найти и в других разделах. Архив можно найти в разделе "курсовые/домашние работы", в предмете "бухгалтерский учет и аудит" в общих файлах.
Онлайн просмотр документа "17738"
Текст 2 страницы из документа "17738"
Отдельными пунктами в правилах располагаются требования к заполнению учетных документов: дело фонда, реестр дел, описи дел, лист фонда, список фондов, книга учета поступления и выбытия документов.
В «Основных правилах работы архивов организации» раскрывается информация о учете дел и документов, находящихся на депозитарном хранении, ведении учетных баз данных.
Требования к составлению номенклатур дел и формированию дел
Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
Характеристики | Ведомственный архив | Архив организации |
Назначение | Номенклатура дел составляется для обеспечения порядка формирования и учета дел в делопроизводстве организации. Она намечает группировку исполненных документов в дела, систематизацию дел, индексацию и сроки хранения дел, является основой для составления описей дел постоянного и временного хранения и основным учетным документом в делопроизводстве, а ведомственном архиве и архиве организации используется для учета дел временного хранения. | |
Виды номенклатур дел |
| |
Графы номенклатуры дел |
| |
Заголовки дел | 1.Заголовки дел по вопросам, не разрешенным в течение одного года, являются «переходящими» и вносятся в номенклатуру дел организации следующего года с тем же индексом; 2. вначале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию. При этом заголовки дел, содержащих постановления и приказ вышестоящих организаций, располагаются перед заголовками дел с приказами руководителя организации. Далее располагаются заголовки, содержащих плановые и отчетные документы; 3. заголовок дела должен четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела; 4.не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок, а также вводных и сложных синтаксических оборотов; 5.заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел; 6. в заголовках дел. Содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью делопроизводства, в качестве вида дела употребляется термин «документы», а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть в деле; 7.ли дело будет состоять из нескольких томов и частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома, уточняющие содержание заголовка дела. 8. заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующие последовательности: название дела, название организации или структурного подразделения, название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы, краткое содержание документов дела, даты, к которым относятся документы дела, указание на копийность документов дела; 9.в заголовках судебных, следственных, личных, арбитражных и других дел, содержащих документы, связанные последовательностью делопроизводства по одному конкретному вопросу, в качестве вида дела употребляется термин «дело» 10.в заголовках дел, предназначенных для группировки документов одной разновидности, указывается эта разновидность документов во множественном числе; | |
Порядок формирования дел | 1. Формированием дел называется группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел. 2. В дело помещаются документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела, при этом запрещается группировать в дела черновые и дублетные экземпляры документов (за исключением особо ценных), а также документы, подлежащие возврату. 3. Дела формируются в организациях при централизованном ведении делопроизводства - службой ДОУ организации, при децентрализованном - как структурными подразделениями (лицами, ответственными за ДОУ), так и службой ДОУ организации. 4. При формировании дел необходимо соблюдать следующие основные требования: документы постоянного и временного хранения необходимо группировать в отдельные дела; включать в дело по одному экземпляру каждого документа; группировать в дело документы одного календарного года; исключение составляют: переходящие дела; судебные дела; личные дела, которые формируются в течение всего периода работы данного лица в организации; документы выборных органов и их постоянных комиссий, депутатских групп, которые группируются за период их созыва; документы учебных заведений, которые формируются за учебный год; документы театров, характеризующие сценическую деятельность за театральный сезон; дела фильмов, рукописей, истории болезней и др.; дело должно содержать не более 250 листов, при толщине не более 4 см. 5. Внутри дела документы должны быть расположены так, чтобы они по своему содержанию последовательно освещали определенные вопросы. При этом документы располагаются в хронологическом порядке (входящие - по датам поступления, исходящие - по датам отправления) или по алфавиту авторов и корреспондентов. 6. Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями. 7. Положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Если же они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в самостоятельные дела. 8. Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу. 9. Приказы по личному составу группируются в дела в соответствии с установленными сроками их хранения. 10. Поручения вышестоящих организаций и документы по их исполнению группируются в дела по направлениям деятельности организации 11. Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от их проектов 12. Документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления. 13. Лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате группируются в самостоятельные дела и располагаются в них в порядке алфавита по фамилиям. 14. Предложения, заявления и жалобы граждан по вопросам работы организаций и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются раздельно от заявлений граждан по личным вопросам. 15. Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; документ - ответ помещается за документом - запросом |
Экспертиза ценности документов
Экспертизой ценности документов называется изучение документов на основе принципов и критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для хранения.
Характеристики | Ведомственный архив | Архив организации |
Принципы проведения экспертизы ценности | Экспертиза ценности документов проводится на основе принципов партийности, историзма, комплексности и всесторонности оценки документов и в соответствии с комплексно применяемыми критериями происхождения, содержания, внешних особенностей документов. К критериям происхождения относятся: роль и место организации (лица) в системе государственного управления или конкретной отрасли, значимость выполняемых ею функций; время и место образования документов. К критериям содержания относятся: значимость события (явления, предмета), отраженного в документах; значение содержащейся в документе информации, ее повторение в других документах, целевое назначение, вид и разновидность документа. К критериям внешних особенностей документа относятся: юридическая достоверность документа (наличие подписей, дат, печатей);наличие резолюций, помет; особенности передачи текста; особенности материальной основы документа; особенности физического состояния документа. | Отнесение документов к составу Архивного фонда Российской Федерации осуществляется по результатам экспертизы ценности на основании принципов историзма, системности и целостности путем комплексного применения критериев происхождения, содержания, внешних особенностей документов. К критериям происхождения относятся: роль и место организации в системе государственного управления или конкретной отрасли, значимость выполняемых ею функций, значение физического лица в жизни общества, время и место образования документа. К критериям содержания относятся: значимость события (явления), отраженного в документе, значение имеющейся в документе информации, повторение информации документа в других документах, вид документа, подлинность документа. К критериям внешних особенностей относятся: форма фиксирования и передачи содержания, удостоверения, оформления документа, его физическое состояние. |
Нормативная база | Экспертиза ценности документов проводится в соответствии с нормативно - методическими документами, утвержденными Главархивом СССР и другими учреждениями государственной архивной службы СССР. Состав документов, включаемых в состав ГАФ СССР и подлежащих передаче на государственное хранение, а также сроки хранения документов определяются перечнями документов, подлежащих передаче на государственное хранение, с указанием сроков их хранения. В этих целях составляются типовые и ведомственные (отраслевые) перечни. Типовые перечни документов, подлежащих передаче на государственное хранение, и типовые перечни документов с указанием сроков хранения составляются и утверждаются Главархивом СССР. На основе этих перечней союзные, союзно –республиканские и республиканские (при отсутствии союзных) министерства и ведомства разрабатывают ведомственные перечни документов с указанием сроков хранения и утверждают их совместно с Главархивом СССР или Главархивом соответствующей союзной республики. | Экспертиза ценности документов проводится на основе: действующего законодательства и правовых актов Российской Федерации по архивному делу и документационному обеспечению управления; типовых и ведомственных перечней документов с указанием сроков их хранения, типовых и примерных номенклатур дел; нормативно-методических документов Федеральной архивной службы России и органов управления архивным делом субъектов Российской Федерации в области архивного дела. |
Задачи экспертной комиссии | организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел и в процессе формирования дел; организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии подготовки их к передаче в архив организации; организация и проведение отбора и подготовки документов к передаче на постоянное хранение в государственный или муниципальный архив. | |
Функции экспертной комиссии |
рассмотрение перечней особо ценных дел описей особо ценных дел; | |
1. методическое руководство и контроль за деятельностью ЭК структурных подразделений и ЭК подведомственных организаций | ||
Организация работы ЭК |
| |
В состав ЦЭК включается - представитель соответствующего учреждения государственной архивной службы СССР. В состав ЭК организации, по согласованию с соответствующим государственным архивом, может включаться его представитель. Председателем ЦЭК (ЭК) организации назначается один из руководящих работников организации. ЦЭК (ЭК) проводит заседания не реже двух раз в год. Решения ЦЭК (ЭК) принимаются большинством голосов. Протоколы ЦЭК (ЭК), содержащие решения: - об одобрении описей на дела постоянного хранения и по личному составу; Документирование деятельности ЦЭК (ЭК) организации и формирование дел, отложившихся в результате ее деятельности, возлагается на секретаря комиссии. | В состав ЦЭК целесообразно включить представителя архивного учреждения, для которого данная организация является источником комплектования. Председателем ЦЭК (ЭК) назначается один из руководящих работников организации, курирующий вопросы делопроизводства и архива. Решения ЦЭК (ЭК) вступают в силу после утверждения руководителем организации. |