17738 (601287), страница 4
Текст из файла (страница 4)
В «Основных правилах организации работы ведомственных архивов» особое внимание уделено уникальным и особо ценным документам. В данном нормативном акте представлена информация о выявлении уникальных и особо ценных документов, учете особо ценных документов.
Также в « Основных правилах организации работы ведомственных архивов» раскрыта наиболее полно информация о создании страхового фонда, учете страхового фонда, подготовке дел на страховое копирование.
Научно-справочный аппарат к документам архива
Основной частью НСА являются архивные справочники по составу и содержанию документов: описи дел и заменяющие их номенклатуры дел, каталоги, картотеки, указатели, исторические справки, тематические и фондовые обзоры. Документы фондов организаций с многосторонней, межотраслевой информацией и фондов личного происхождения с особо ценными и уникальными документами подлежат первоочередному описанию; описи должны быть снабжены указателями различных видов; на уровне фонда составляются индивидуальные характеристики. К наиболее информативным фондам создаются обзоры, указатели к делам и документам.
Требования, предъявляемые к составлению описей дел, каталогам, картотекам, указателям, обзорам документов, в Правилах одинаковые. «Основные правила работы архивов организации» предполагают ведение автоматизированного научно-справочного аппарата.
Автоматизированный научно-справочный аппарат архива - комплекс электронных справочников (база данных описаний документов), предназначенных для эффективного поиска архивных документов и информации.
Автоматизированный НСА может базироваться на информационно-поисковой системе, создаваемой в текущем делопроизводстве организации, и прежде всего таких ее элементах, как электронные справочные картотеки, номенклатуры дел, классификаторы (корреспондентов, структурных подразделений, названий видов документов и др. Автоматизированный НСА основывается на использовании регистрационно-контрольной карточки, которая служит основой поиска.
Использование документов архива
| Характеристики | Ведомственный архив | Архив организации |
| Цель использования | применение архивных документов организацией, в структуре которой функционирует архив, заинтересованными государственными и общественными организациями при разработке планов экономического и социального развития, при решении народнохозяйственных задач, вопросов развития науки и культуры, в идейно - воспитательной и агитационно - пропагандистской работе, а также для обеспечения прав и законных интересов граждан. | применения информации архивных документов в культурных, научных, политических, экономических целях и для обеспечения законных прав и интересов граждан. |
В «Основных правилах работы ведомственных архивов» наиболее полно раскрыта информация о работе архива с исследователями, о подготовке материалов для публикации, докладов, лекций, использования средствами массовой информации.
Организация работы архивов
Основным документом регламентирующем работу архивов является положение об архиве. На штатные должности в архиве составляются должностные инструкции.
| Характеристики | Ведомственный архив | Архив организации |
| Документ, регламентирующий работу архива | Положение об архиве | |
| Документы, регламентирующие работу работников архива | Должностные инструкции | |
| Планирование работы архива | 1.годовой план работы, план-график приема дел в архив. 2. По итогам работы составляется отчет о выполнении годового плана, планов-графиков, а также сведения о выполнении мероприятий, не включенных в годовой план. Последние отражаются в конце отчета, при необходимости самостоятельным разделом. | |
| Контроль за состоянием хранения документов | 1. для определения состояния хранения проводятся проверки 2. По итогам каждой проверки составляется справка или докладная записка на имя руководителя организации, в которых отражается существующее положение и намечаются меры по ликвидации недостатков и дальнейшему улучшению работы. | |
В « Основных правилах работы ведомственных архивов» отдельным подпунктом раскрыта информация о работе с кадрами. Подпункт «Работа с кадрами» содержит информацию о подборе кадров, их расстановке, о повышении квалификации работников. В «Основных правилах работы архивов организаций» отдельным подпунктом раскрыта информация о выполнении платных работ и услуг, приеме-передаче документов при смене руководителей, при приеме- передаче документов при реорганизации документов. «Основные правила работы ведомственных архивов» содержат разделы «Работа ведомственных архивов с документами личного происхождения», «Порядок приема – передачи документов при смене руководителя организации, заведующего ведомственным архивом, а также при реорганизации или ликвидации организации». Информация, содержащаяся в данных разделах, раскрыта наиболее полно, чем в «Основных правилах работы архивов организации».
Оба нормативных документа содержат приложения – формы документов. Различия заключается в том, что «Основные правила работы архивов организации» содержат следующие формы документов:
-
журнал учета поступления и выбытия электронных документов;
-
журнал учета миграции и перезаписей электронных документов;
-
акт о технических ошибках в учетных документах;
-
форма титульного листа описи электронных документов постоянного хранения;
-
форма описи электронных документов постоянного хранения;
-
форма учетной карточки единицы учета электронных документов;
-
форма акта миграции и перезаписей электронных документов.
Источник:
Консультант Плюс.
![](https://s.studizba.com/z.php?f=/templates/si/i/noavatar.png&w=100&h=100&t=1"){kind=avatar}
