17045 (Организация регистрации документов на предприятии), страница 4
Описание файла
Документ из архива "Организация регистрации документов на предприятии", который расположен в категории "". Всё это находится в предмете "бухгалтерский учет" из , которые можно найти в файловом архиве . Не смотря на прямую связь этого архива с , его также можно найти и в других разделах. Архив можно найти в разделе "курсовые/домашние работы", в предмете "бухгалтерский учет и аудит" в общих файлах.
Онлайн просмотр документа "17045"
Текст 4 страницы из документа "17045"
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Регистрация документов – фиксация факта создания или поступления документа путем проставления на нем даты и регистрационного индекса с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационной форме или входном формате. Главное назначение регистрации – придание документу юридической силы, подтверждение факта его создания или поступления.
В Организации «Ижэлектроснаб» ведется журнальная форма регистрации т.к. объем документооборота невелик (порядка 250 документов в год).
Одна из функций службы делопроизводства заключается в обеспечении быстрого поиска данных о том, где находятся нужные документы, как продвигается ход исполнения конкретного документа или в каких документах можно найти те или иные необходимые для работы сведения. Этим целям служат регистрационные журналы, содержащие совокупность данных о документах.
Что касается регистрации документов в бухгалтерии, я бы посоветовала не экономить на бумаге и регистрировать внутренние и исходящие документы в той форме, которая была бы предпочтительнее для такого объема документов, присущих бухгалтерии. А так же передать функции по регистрации документов секретарю.
Для того чтобы управление предприятием было эффективным, регистрацией документов должен заниматься опытный сотрудник или секретарь руководителя. Для этого надо знать делопроизводственных процесс, функции структурных подразделений, состав документации, циркулирующей в организации, уметь выделить и четко изложить основную мысль регистрируемого документа в случае, если отсутствует его заголовок, владеть компьютером и т.д.
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ
1. ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». М. 1998.
2. ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». М. 2003.
3. Басаков М. И. Современное делопроизводство. М. 2008.
4. Глахов В.В., Корнеев И.К. Делопроизводство: Образцы, документы. Организация и технология работы. Более 120 документов. – 3-е изд., перераб. и доп. /Под ред. И.К.Корнеева, В.А.Кудряева. – М. 2009.
5. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления). 4-е изд. испр. и доп. – М. 2003
6. Пшенко А.В. Делопроизводство. М. 2004.
7. Санкина Л.В., Быкова Т.А. Деловая переписка в коммерческой организации. М. 2004.
8. Журнал «Делопроизводство»: № 1 2008.
9. Журнал «Делопроизводство»: № 3 2008.
10. Журнал «Секретарь-референт» № 11 2007.
11. Энциклопедия делопроизводства http://www.termika.ru/dou/enc/index.php
Приложение 1
УТВЕРЖДАЮ
Руководитель
организации
______ И.О.Фамилия
Дата
ПЕРЕЧЕНЬ
Нерегистрируемых документов
-
Периодические издания (газеты, журналы, брошюры, книги);
-
Рекламные извещения, плакаты, проспекты;
-
Копии счетов на оплату;
-
Первичная документация бухгалтерского учета (авизо).
-
Поздравительные письма, телеграммы и открытки.
-
Пригласительные билеты.
Приложение 2
Приложение 6 к ГСДОУ
утв. Приказом Главархива СССР
От 23.05.1985 № 33
ПРАВИЛА ЗАПОЛНЕНИЯ ОСНОВНЫХ РЕКВИЗИТОВ
РЕГИСТРАЦИОННО-КОНТРОЛЬНЫХ ФОРМ (РКФ)
| Реквизиты | Пояснения по заполнению |
| Название вида документа | Заполняется в соответствии с названием вида регистрируемого документа. При регистрации писем графа не заполняется |
| Автор (корреспондент) | При регистрации поступившего документа записывается название организации (лица) - автора документа. При регистрации отправляемых документов записывается название организации (лица) - корреспондента. Допускается применение сокращенного названия организации. |
| Дата документа | Дата, присвоенная документу организацией-автором, переносится на РКФ: число, месяц, год. |
| Индекс документа | Индекс, присвоенный документу организацией-автором, переносится на РКФ с поступившего или отправляемого документа. |
| Дата поступления | Дата поступления документа в организацию переносится на РКФ с регистрационного штампа. |
| Индекс поступления | Индекс, присвоенный документу организацией-получателем, переносится при регистрации поступления на РКФ из регистрационного штампа. После исполнения документа дополняется номером дела по номенклатуре дел и другими индексами по соответствующим классификаторам. |
| Заголовок документа или краткое содержание | Переносится заголовок, сформулированный на документе. При отсутствии заголовка на документе он формулируется исходя из основного содержания документа. |
| Резолюция | Переносится на РКФ с документа основное содержание поручения, автор и дата резолюции, исполнитель. При устном поручении – формируется составителем РКФ. |
| Срок исполнения | Проставляется число, месяц, год, арабскими цифрами. При регистрации отправляемого документа записывается дата ожидаемого ответа. |
| Отметка об исполнении | Дата и индекс ответного документа или краткая запись решения вопроса по существу с указанием даты или срока исполнения. |
| Дело номер | Указывается индекс дела по номенклатуре дел, дата и подпись ответственного исполнителя. |
Приложение 3
Форма журнала регистрации входящих документов
| Дата получения | Входящий регистрационный номер | Корреспондент | Номер и дата документа | Краткое содержание | Резолюция | Исполнитель |
Форма журнала регистрации исходящих и внутренних документов
| Дата | Регистрационный номер | Корреспондент | Краткое содержание | Исполнитель | Количество листов | Номер дела |
Форма журнала регистрации принятых факсограмм
| Регистрационный номер | Корреспондент (автор), Ф.И.О., номер телефона | Краткое содержание | Принято | Направлено | |||
| Дата и время | Количество листов | Ф.И.О. | Наименование структурного подразделения, Ф.И.О. исполнителя | Дата и время направления | |||
Приложение 4
Примеры регистрационно-контрольных карточек
Лицевая сторона РКК
| 1.2.3.4.5.6.7.8.9.10.11.12.13.14.15.16.17.18.19.20.21.22.23.24.25.26.27.28.29.30.31. | ||||
| Корреспондент | ||||
| Дата поступления | Входящий № | Дата документа | № документа | |
| Краткое содержание | ||||
| Резолюция | ||||
| Срок исполнения | Исполнитель | |||
Оборотная сторона РКК
| Исполнитель | Дата | Исходящий № |
| Куда (кому?) | Количество листов | |
| Кем подписан | № дела | |
| Краткое содержание | ||
| Ход исполнения | Отметка об исполнении | |
Лицевая сторона РКК с расширенным составом реквизитов
| Корреспондент | ||||
| Дата поступления | Входящий № | Дата документа | № документа | |
| Краткое содержание | Количество листов | |||
| Генеральный директор | Резолюция | Срок исполнения | ||
| Начальник отдела | Резолюция | Срок исполнения | ||
| Исполнитель | Дата | |||
Оборотная сторона РКК с расширенным составом реквизитов
| Исполнитель | Дата | Исходящий № (промежуточный ответ) | |
| Исполнитель | Дата | Исходящий № (окончательный ответ) | |
| Куда (кому?) | Количество листов | ||
| Кем подписан | |||
| Краткое содержание | |||
| Ход исполнения | |||
| Отметка об исполнении | № дела | ||
