16404 (Государственный учет документов в архивах Республики Беларусь)

Министерство образования Республики Беларусь

Учреждение образования

«Минский государственный политехнический колледж»

Специальность 2-26 02 32 «Документационное обеспечение

управления и архивоведение»

Дисциплина «Архивоведение»

Курсовая работа

Государственный учет документов в архивах Республики Беларусь

Разработала

Руководитель

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ

УТВЕРЖДАЮ

Председатель цикловой

комиссии

_______

ЗАДАНИЕ

Для курсовой работы по дисциплине Архивоведение

учащейся____ курса 3 группы

Тема курсовой работы Государственный учет документов в архивах

ПЛАН

Введение

1 Понятие и правовые основы учета документов в архивах

2 Организация государственного учета документов в архивах

Заключение

Литература

Приложение А Обложка книги учета поступления и выбытия документов.

Приложение Б Список фонда

Введение

В соответствии с Законом Республики Беларусь «О Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь» документы Национального архивного фонда, хранящиеся в архивах организации государственной и негосударственной формы собственности подлежат обязательному централизованному учету.

Во все времена было важно сохранить документы для будущих поколений, для этого, и предназначен учет, т.к. он определяет количество документов и их состав в установленных единицах учета и отражает это количества в учетных документах. Правильное и точное заполнение всех учетных форм в архивохранилище, оперативное внесение всех изменений в них гарантирует точность учета. Это означает, что все документы, передаваемые на постоянное хранение в архив, будут сохранены в должном состоянии.

Документ - это ценный носитель информации, сохраняемый и подлежащий сохранению в силу значимости. Учет документов происходил во все времена: при образовании государственности, в Великом Княжестве Литовском, в Речи Посполитой, в Российской империи, в Советский период, а также на современном этапе развития. Учет документов является средством для обеспечения сохранности и контроля над их наличием, дает возможность адресного поиска необходимой информации. В каждом архиве нашей страны, как в государственном, так и в ведомственном, имеется научно-справочный аппарат для учета, поиска и использования хранящихся документов. Учету подлежат документы, которые передаются из структурного подразделения в ведомственный архив, в книге поступления и выбытия, а также электронные документы.

Учету подлежат все документы, находящиеся в архиве, в том числе необработанные и непрофильные для данного архива, фонды, объеденные фонды, описи дел. Принципиальной основой учета архивных документов является единство их хранения и учета. Осуществляется с помощью основных и вспомогательных документов. В архиве в обязательном порядке ведутся следующие основные учетные документы:

- описи дел;

- книга поступления и выбытия документов;

- листы фондов;

- список фондов;

- номенклатура дел;

- дела фонда;

Кроме учетной документации на архивные материалы в государственных архивах имеются системы учета особо ценных фондов и дел. Система учетных документов, имеющихся в архиве, обеспечивает контроль над сохранением, приемом, движением и выбытием документов.

Целью моей курсовой работы является: описать основные моменты организации учета документов в архивах Республики Беларусь; закрепление теоретических знаний, полученных в процессе обучения и овладение навыками самостоятельной работы; развитие ответственного отношения к своей будущей профессии; поиска информации; научиться самостоятельной работы с нормативно-правовыми документами.

1. Понятие и правовые основы учета документов

В соответствии с Законом Республики 'Беларусь от 06.10.1994 № 3277-ХІІ «О Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь» документы Национального архивного фонда, хранящиеся в архивах организаций государственной и негосударственной формы собственности, подлежат обязательному централизованному учету.

Учет документов — определение их количества и состава в установленных единицах учета и отражение этого количества и состава в учетных документах. Данный процесс является важным для обеспечения сохранности архивных документов, т. к. без упорядоченной системы, в том числе и в учете документации, они могут быть бесследно утерян, а вместе с ним может исчезнуть и частичка нашей истории.

Учету подлежат все документы, находящиеся в архиве, в том числе необработанные и непрофильные для данного архива, фонды, объединенные фонды, описи дел, копии документов страхового фонда и фонда пользования, копии документов, поступивших из других источников, номенклатуры дел и другие единицы хранения. Принципиальной основой учета архивных документов является единство их хранения и учета. Учет документов строится на принципах: централизации; преемственности учетных документов на всех стадиях работ; динамичности; единого методического руководства.

Централизация архивного дела создала предпосылки для централизованного учета. Установлены единые требования к учетным данным, без чего было бы невозможно их суммирование и обобщение, единые формы учета и единая методика их заполнения. Преемственность в ведении учета достигается за счет строгой регламентации системы учетной документации, (единообразия ее заполнения и наличия единого методического руководства. Состав и объем почти всех комплексов (особенно тех, которые постоянно пополняются документами действующих учреждений) меняются, что вызвано приемом новых документов, передачей их из одного архива в другой, выделением к уничтожению дел, не представляющих научной и практической ценности, и т. п. Это требует от системы учета динамичности, т. е. способности оперативно отражать происходящие изменения как в объеме, так и в составе документов.

Прием документов в государственные архивы производится на основе письма учреждения и актов приема-передачи документов в централизованном учете при этом вносятся изменения в книгу учета поступлений, список фондов, лист и карточку фонда, дело фонда, его внутреннюю опись и лист-заверитель, паспорт архива, а также ряд вспомогательных форм учета. В архивохранилищах он отражается в описях дел, паспорте архивохранилища, карточках пофондового и постеллажного топографических указателей и

Кроме учетной документации на архивные материалы в государственных архивах имеются, системы учета особо ценных фондов и дел, копий страхового фонда и фонда пользования. Они включают описи особо ценных дел, книги учета поступлений страхового фонда и фонда пользования, книги выдачи микрофильмов в читальный зал и др.

Он осуществляется с помощью основных и вспомогательных документов. Учетные документы должны быть сосредоточены у заведующего архивом или лица, отвечающего за учет документов в архиве. Учетная документация должна размещаться в изолированном помещении, храниться в сейфах, а по окончании работы помещения и сейфы должны опечатываться. В архиве в обязательном порядке ведутся следующие основные учетные документы:

- книга поступления и выбытия документов;

-список фондов;

-листы фондов; описи дел;

- номенклатура дел;

-книга выдачи дел во временное пользование.

Сложившаяся система учета, представляющая собой комплекс взаимосвязанных и взаимодополняющих справочников, позволяет определить объемы хранимых документов, обеспечивает их сохранность и возможность адресного поиска, раскрывает состав и содержание архивных материалов. Правильно налаженный учет является залогом успешной работы архива

2. Организация государственного учета документов в архивах

В соответствии с Законом Республики Беларусь "О Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь" документы НАФ независимо от места их хранения подлежат централизованному государственному учету. Учет документов Национального архивного фонда Беларуси — это определение их количества и отражение его в учетных документах.

Учету подлежат все документы, входящие в НАФ Республики, независимо от их содержания, подлинности, способа воспроизведения. Принципиальной основой учета архивных документов является единство их хранения и учета. Документы, образующие НАФ, объединяются в ряд комплексов путем их классификации, которая начинается в процессе делопроизводства в учреждении и завершается в государственном архиве. Выделяются следующие комплексы: дело, архивный фонд (или его разновидности), материалы архива в целом и наконец, Национальный архивный фонд. Учет строится таким образом, что каждому комплексу соответствует свое звено в системе учета, свой набор учетных документов. Учетные данные последовательно концентрируются по каждому комплексу. Первичное звено — дело — принимается за исходную величину (единицу количественного подсчета) в системе учета. Далее учетные данные обобщаются по фонду, а затем по архиву

Установлены единые требования к учетным данным, без чего были бы невозможны их суммирование и обобщение, единые формы учета и единая методика их заполнения. Преемственность в ведении учета достигается за счет строгой регламентации системы учетной документации, единообразия ее заполнения и наличия единого методического руководства. Состав и объем почти всех комплексов (особенно тех, которые постоянно пополняются документами действующих учреждений) меняется. Эти изменения вызваны приемом новых документов, передачей их из одного архива в другой, выделением к уничтожению дел, не представляющих научной и практической ценности, и т.п. Это требует от системы учета динамичности, т.е. способности оперативно отражать происходящие изменения как в объеме, так и в составе документов.

В государственных архивах существует централизованный учет документов, который ведет специальное подразделение или специально выделенный сотрудник. Кроме того, учет документов организован в каждом хранилище отдела обеспечения сохранности документов и фондов.. Учет документов в архивных учреждениях осуществляется с помощью основных и вспомогательных документов. Ведение первых обязательно для каждого архива, необходимость вторых определяется самим архивом.

В централизованном учете должна быть следующая основная учетная документация:

— книга учета поступления документов;

— список фондов;

— листы фондов;

— описи дел (первый экземпляр);

— карточки фондов;

— паспорт архива на 01.01.;

— дела фондов;

— сведения об изменениях в составе и объеме фондов на 01.01.

В книге поступления и выбытия документов ведется учет описанных и неописанных дел постоянного, временного хранения и дел по личному составу, принятых архивом . Ведется книга по годам, но порядковая нумерация валовая. В книге указывается дата поступления, организация, сдающая документы, и документ, на основании которого материалы поступили в архив, отмечаются их наименования, хронологические рамки и объем, а также присвоенный номер фонда или номера фондов, хранящихся в архиве, к которым они присоединены. Количество поступивших и выбывших дел (документов) ежегодно подсчитывается и оформляется в итоговой записи. В книгу поступления и выбытия документов вносятся также обнаруженные и ранее неучтенные в архиве дела.

Список фондов— это перечень наименований архивных фондов, расположенных в порядке их номеров. Он фиксирует фондовый состав архива. В него фонд записывается только один раз, при первом поступлении. Каждому, вновь принятому фонду присваивается очередной номер по списку фондов, а также отмечается дата его приема. Объединенные фонды и архивные коллекции учитываются как обычный фонд. Название фонда вносится в список с титульного листа описи или из исторической справки. Он состоит из полного и в скобках официально принятого сокращенного названия учреждения — фондообразователя, указаний о подчиненности, местонахождении, времени деятельности фондообразователя. В случае передачи фонда в другой архив или ликвидации в списке в графе "Отметка о выбытии" указывается, куда выбыл фонд, номер фонда другому фонду не присваивается. Перенумерация производится только с разрешения Белкомархива.

Лист фонда заводится при первом поступлении фонда. В нем содержатся суммарные сведения о составе фонда в целом и происходящих изменениях.

Лист фонда состоит из трех основных разделов:

В первом разделе даются все названия фондов и крайние даты каждого наименования, дата первого поступления, местонахождение фонда (наименование государственного архива), номер фонда, дата посылки карточки фонда вышестоящему архивному органу, прежний номер фонда;

Во втором разделе приводятся количественные показатели и документальное основание поступления и выбытия материалов, а также наличное количество дел на каждую дату записи;

В третий раздел содержит характеристику описей (номера описей, их названия, даты и объем в делах), выбытия описанных документов, а также сведения о количестве дел в наличии по каждой описи и фонду в целом по состоянию на каждую дату записи. Если на листе фонда не остается места для очередных записей, заводится лист-продолжение, в верхней части которого пишется: "Продолжение, ф. ... л. 2". На первом листе делается ссылка: "См. продолжение, л. 2, 3, 4 и т.д." Листы продолжения подкладываются вслед за основными листами. В верхних углах нового и старого листов фонда делается отметка: "Лист пересоставлен" и указывается, когда и по какой причине.

Карточка фонда заполняется на каждый впервые поступивший фонд и высылается всеми госархивами в Госкомархив. Она составляется на основании листа фонда. В карточке указываются даты первого поступления фонда и получения карточки в фондовом каталоге, название архива, где хранится фонд, его категория и номер, наименование фонда со всеми его переименованиями и датами этих изменений, объем фонда на 01.01. с перечислением количества описанных, микрофильмированных и неописанных единиц хранения. На оборотной стороне карточки приводится название описи и дается аннотация документов. Карточка подписывается составителем. На базе карточек фондов в Госкомархиве и архивных отделах облисполкомов сформированы фондовые каталоги, в которые ежегодно вносятся все изменения. Информацию об этих изменения сообщают государственные архивы. "Сведения об изменениях в составе и объеме архивных фондов на 01.01." заполняется архивами и высылается ежегодно так же, как и карточки фондов. В них включаются все фонды, в составе которых произошли следующие изменения: прием и передача из архивов фондов, выделение дел, не подлежащих дальнейшему хранению, объединение фондов, объемов и состава документов, изменение названия фондообразователя, его подчиненности, местонахождения, изготовления микрофильмов страхового фонда. В итоговой записи формы указываются данные: количество фондов в архиве на начало истекшего года, по скольким фондам произошли изменения, сколько фондов и дел принято, передано, выделено к уничтожению, какое число фондов и дел значится на 1 января текущего года. Сведения подписываются директором архива.

Паспорт архива— учетный документ периодической отчетности, отражающей состояние архива за прошедший год. Он составляется ежегодно на 1 января наступившего года в двух экземплярах, один из которых остается в архиве, второй высылается в вышестоящую организацию. Паспорт включает следующие разделы: