154086 (Технология туристической деятельности), страница 11

- объяснительные записки сотрудников фирмы, имеющих отношение к возникновению претензии;

- отчёт сопровождающего группы или информация от принимающей стороны;

- расчёт суммы, возвращаемой клиенту, составленный совместно с финансово-экономическим отделом фирмы, если заключение содержит предложения о полном или частичном удовлетворении претензии.

9. Руководитель фирмы в течении пяти дней рассматривает претензию; на своё усмотрение запрашивает необходимые для правильного решения документы; в случае затруднений обращается к юристу фирмы за консультацией.

10. Окончательное решение по существу претензии излагается в письменном виде и направляется на имя клиента заказной почтой с уведомлением о вручении претензии по указанному адресу. В отдельных случаях руководитель фирмы может сообщить клиенту о своём решении по телефону.

11. В случае согласия с размером возвращаемой суммы клиент может её лично получить в удобное для него время, но не позднее указанного фирмой дня. Для получения возвращаемой суммы клиент должен иметь при себе паспорт.

12. В случае, когда возвращаемую сумму получает доверенное лицо клиента, необходима нотариально заверенная доверенность на его имя.

13. Клиент пишет заявление на имя руководителя фирмы, где указывает, что спор с фирмой урегулирован и претензий к фирме не имеется.

14. Квитанция об оплате путёвки сдаётся клиентом в кассу фирмы.

15. Претензия клиента, ответ на претензию с почтовой квитанцией, а также документы, связанные с рассмотрением претензии, хранятся в канцелярии фирмы в соответствии с правилами делопроизводства.

Лекция 9.Сотрудничество туроператора с гостиницами и предприятиями питания.

9.1 Предприятия размещения

Индустрия гостеприимства – это сфера предпринимательства, состоящая из таких видов обслуживания, которые опираются на принципы гостеприимства, характеризующей и дружелюбием по отношению к гостям

Средствами размещения туристов являются любые объек­ты, которые предоставляют туристам эпизодически или регулярно место для ночевки (обычно в помещении). В качестве дополнительных условий принимается:

а) общее число мест ночевки превышает некоторый минимум,

б) объект размеще­ния имеет руководство,

в) управление объектом строится на коммерческой основе.

Средства размещения бывают индивидуальные и коллективными. Так же выделяют: 1) Гостиницы и аналогические средства размещения 2) коммерческие и социальные средства размещения 3) специализированные средства размещения 4) частные средства размещения

Таблица 4.

Стандартная классификация средств размещения туристов¹

Основными средствами считают гостиницы и отели. Все остальные средства размещения являются дополнительными.

Гостиница – это основное предприятие индустрии гостеприимства, осуществляющее прием и обслуживание посетителей; коллективное средство размещения, состоящее из определенного количества номеров, имеющих единое руководство, предоставляющее набор услуг (минимум – заправку постелей, уборку номера и санузла) и сгруппированное в классы и категории в соответствии с предоставляемыми услугами и оборудованием номеров. Гостиницы должны иметь не меньше 10 комнат из них не больше чем 20% должны быть двухместные и больше.

В зависимости от конкретного оборудования и особенностей предоставляемых услуг в составе гостиниц различают гостиницы широкого профиля, гостиницы квартирного типа, мотели, придорожные гостиницы, курортные гостиницы, клубы с проживанием и пр. В зависимости от типа конструкций и материалов здания гостиниц бывают каркасные, блочные, монолитные, из местных строительных материалов и др. При классификации по режиму эксплуатации различают гостиницы круглогодичного, сезонного, смешанного действия. При классификации по месту расположения выделяют гостиницы, расположенные в городе; гостиницы, расположенные вне города; придорожные гостиницы; гостиницы, расположенные на воде и пр. Гостиницы различаются по числу постоянных спальных мест (вместимости). Менее 100 мест — малые гостиницы, от 100 до 500 мест — средние гостиницы, более 500 мест — крупные гостиницы. По уровню комфорта гостиницы различают по звездам т 1 до 5. система звезд * - это французская национальная классификация (Украина, Россия, Австралия, Венгрия, Италия)

• система букв, используется в Греции

• система «корон»/ «ключей», используется в Англии

• система разрядов (Испания, Италия, Израиль)

• система баллов

Мотель - средство размещения для автотуристов. Расположено вблизи автотрасс. Кроме номеров туристам предоставляют места для стоянки автомобилей.

Кемпинг - лагерь для авто- мото- велотуристов. Расположен в загородной местности. Туристам предоставляют места для ночлега( палатки или домики) с элементарными удобствами и места для стоянки транспорта.

Ротель – средство размещения представляющее собой вагон с спальными отсеками.

Флотель- плавающая гостиница или отель.

Ботель- небольшая гостиница на воде. Может быть переоборудованное судно.

Флайоель – средство размещения для авиатуристов. Имеется взлетная посадка для маленьких самолетов и вертолетов.

Туристическая база – туркомплекс принимающий туристов занимающихся активным отдыхом. расположены в живописных местах.

Приют-средство размещения которые имеют не меньше 10 спальных мест. Расположены в промежуточных пунктах маршрутов.

Требования к гостиницам и аналогичным средствам размещения:

1. Гостиница любой категории должна иметь удобные подъездные пути, благоустроенную прилегающею территорию, вывеску с названием и категории.

2. Архитектурно - планировочное решение должно соответствовать строительным норма и правилам.

3. Экологические условия расположения гостиницы должны быть благоприятными.

4. При проживание в гостиницы должны быть обеспечены безопасность жизни и здоровья гостей, сохранность имущества.

5. Соответствовать противопожарной безопасности.

6. Соблюдались санитарно-гигиенические нормы и правила.

Номерной фонд должен состоять из 1 и2 местных номеров на 60% для 1*, 80% для 2*, 100% для 3*,4*,5*. Площадь номера для одноместного 8 кв.м. для 1* и 2* 10 кв. м. для 3*, 16 кв.м. для 4* и 18 кв. м. для 5*. Двухместного номера 12 кв. м. для 1и2* 14 кв. м. для 4 и 5*. Помещения для предоставления услуг питания имеются в гостиницах от 2* и выше В 4* и 5* гостиницах оборудованы тренажерные залы, бассейны, сауна, магазины итд. По функциональному назначению в гостинице выделяют группу помещений вестибюля; жилую часть; помещения для питания гостей, помещения торгово-бытового обслуживания; помещения для занятий спортом, развлечений, бизнеса гостей; служебные и бытовые помещения; технические помещения.

Работа основных служб гостиницы

Служба приема и размещения.

Включает в себя:

— Офис главного администратора

— Стол резервирования

— Административно-хозяйственное подразделение

— Связь

— Обслуживающий персонал

— Служба безопасности

— Служба по маркетингу и сбыту

— Ночной аудитор

Главный администратор.

Среди должностных обязанностей главного администратора три следующих:

— Руководить сбытом номеров

— Вести балансовые гостевые счета

— Предлагать услуги типа доставки почты, факсов, посланий, а также местных и гостиничных новостей.

Под руководством главного администратора находится также автоматизированная система управления.

— Управление службой резервирования

— Управление обслуживанием гостей

— Управление расчетами с гостями

— Общие вопросы управления отелем

Отдел резервирования возглавляется менеджером, который подчиняется директору отдела обслуживания. Отдел резервирования работает с 8.00 до 18.00. Задача его служащих продать все свободные номера отеля за максимально высокую цену.

Средства связи включают внутреннюю связь для служебного пользования, связь с клиентами (включая пейджеровую и радио), звукозаписывающие автоответчики, факсы, службу передачи сообщений и аварийный центр. Центр связи работает круглосуточно.

Обслуживающий персонал возглавляет менеджер. Ему подчинены швейцары, портье и коридорные.

Швейцары первыми встречают гостей. Одетые в приметную униформу они стоят у дверей, приветствуя гостей, помогают им выйти из машины, вызывают для них такси.

Коридорные сопровождают гостей, доставляют их багаж в комнаты, Помогая гостям разместиться в номере, они объясняют что и как работает (освещение, телевизор, служба «побудки», прачечная, чистка и глажение одежды, обслуживание в номере, ресторан, плавательный бассейн и т. д.)

Административно-хозяйственная служба самое крупное подразделение, в нем работает до 50% всех служащих. Следит за чистотой и порядком в номерах. Сюда входя т горничные прачечные, уборщики.

Служба безопасности

Ночной аудитор начинает работу около часа ночи, проверяет и подытоживает кредиторскую задолженность гостей.

Служба маркетинга и сбыта занимается рекламой отеля убеждая его в том, что их отель не только соответствует его ожиданиям, но даже их превосходит, однако у клиента не должно возникать впечатления, что с него пытаются «содрать лишнего».

Пищевой комплекс

Пищевой комплекс включает в себя:

— Кухня

— Ресторан

— Бары, кафе

— Секция уборки внутренних помещений и мытья посуды

— Отдел обслуживания массовых мероприятий

Кухня находится в ведении шеф-повара, который отчитывается перед директором пищевого комплекса за качество приготовляемой пищи.

У шеф-повара есть три помощника. Один отвечает за дневную смену, один - за вечернюю, еще один - за банкеты.

Ресторан управляется администратором (метродотелем). Обязанности администратора:

— Поддерживать высокое качество обслуживания посетителей

— Нанимать, обучать и рационально использовать персонал

— Устанавливать и поддерживать высокие стандарты качества

— Следить за обслуживанием в номерах, мини-барах, коктейль-барах

— Предоставлять директору пищевого комплекса расчет бюджетов и бизнес прогноз на следующие неделю, месяц, год

Секция уборки внутренних помещений и мытья посуды. Заведующий секцией подчиняется непосредственно директору пищевого комплекса и отвечает за следующие виды работ:

- Мойку и чистку фарфоровой и стеклянной посуды, а также столовой утвари, которые используются торговыми точками пищевого комплекса.

- Ведение строгого учёта посуды и утвари и ежемесячную проверку их запаса.

- Поддержание в рабочем состоянии посудомоечных машин.

- Инвентаризацию запаса чистящих и моющих препаратов

- Сан.обработку кухни, банкетных помещений, кладовых, стационарных холодильников, морозильных камер и всего оборудования

- Контроль за кухонными насекомыми и вызов дезинсекторов в случае необходимости

• Своевременное пополнение персонала.

Отдел обслуживания массовых мероприятий.

Отдел кадров выполняет следующие функции:

— Набор/ обучение/ оценка

— Регулирование труда и зарплаты

— Вопросы премирования

— Дисциплинарные меры взыскания

— Недопущение случаев незаконного увольнения

Бухгалтерия выполняет следующие функции:

— Составление бюджета

— Контроль за расходами, себестоимостью, оплатой труда и т.д.

— Проверка документации/ ревизия

— Контроль за кредиторской/ дебиторской задолженностью

— Контроль за выручкой

— Соблюдение положений котрактов

— Управление наличностью/ банковские операции

Инженерная служба возглавляется главным инженером. Служба ТБ выполняет следующие функции:

— Инструктаж по ТБ

— Контроль за выплатой пособий по нетрудоспособности

— Ежемесячное инструктирование/ проверки

— Контроль за сметой расходов, связанных с производственными травмами

Служба эксплуатации номерного фонда отвечает за ремонт и эксплуатацию номерного фонда (освещение, отопление, вентиляция, сантехника, мебель и т.д.)

Бронирование номеров

Размер оплаты за бронь устанавливает гостиница. Он зависит от частоты заездов групп и количества туристов в группе. В среднем размер оплаты за бронь составляет для индивидуальных туристов - 50% от тарифа для групп туристов - 25, 30, 35%. После получения заявки на бронирование гостиница должна выслать подтверждение или отказ в брони. Иногда заявки ставятся на лист ожидания, а окончательный ответ дается в течение установленного срока. Заявка на бронирование должна содержать следующие сведения: Ф. И. О. клиента, срок проживания, категория и количество номеров, мест.