104577 (Теория организации), страница 25

13.5 Оценка эффективности организационных систем

Оценка эффективности организационных систем проводится с целью выбора наиболее рационального варианта структуры или способа ее совершенствования. Эффективность организационной структуры должна оцениваться на стадии проектирования, при анализе структур управления действующих организаций для планирования и осуществления мероприятий по совершенствованию управления. Комплексный набор критериев эффективности системы управления формируется с учетом двух направлений оценки ее функционирования:

• по степени соответствия достигаемых результатов установленным целям производственно-хозяйственной организации;

• по степени соответствия процесса функционирования системы объективным требованиям к его содержанию, организации и результатам.

Критерием эффективности при сравнении различных вариантов организационной структуры служит возможность наиболее полного и устойчивого достижения конечных целей системы управления при относительно меньших затратах на ее функционирование. Критерием эффективности мероприятий по совершенствованию организационной структуры служит возможность более полного и стабильного достижения установленных целей или сокращения затрат на управление, эффект от реализации которых должен за нормативный срок превысить производственные затраты.

Принципиальное значение для оценок эффективности системы управления имеет выбор базы для сравнения или определение уровня эффективности, который принимается за нормативный. При оценках эффективности организационной структуры могут быть использованы следующие группы показателей:

1). Показатели, характеризующие эффективность системы управления, выражающиеся через конечные результаты деятельности организации и затраты на управление. В качестве эффекта могут рассматриваться объем, прибыль, себестоимость, объем капитальных вложений, качество продукции и т.п.

2). Показатели, характеризующие содержание и организацию процесса управления, в том числе непосредственные результаты и затраты управленческого труда. В качестве затрат на управление учитываются текущие расходы на содержание аппарата управления, эксплуатацию технических средств, подготовку и переподготовку кадров и т.п.

3). Показатели, характеризующие рациональность организационной структуры и ее технико-организационный уровень. Они могут использоваться в качестве нормативных при анализе эффективности проектируемых вариантов организационных структур. К ним относятся звенность системы управления, принятые нормы управляемости, уровень централизации функций управления и т.п.

В литературе разработаны количественные методы изучения зависимости между конечным результатом, достигнутым фирмой, и производительностью аппарата управления, которая может определяться как количество произведенной организацией конечной продукции, приходящейся на одного работника аппарата управления.

1. Коэффициент эффективности организационной структуры управления:

,

где - конечный результат (эффект) полученный от функционирования организационной структуры управления;

- затраты на управление (фонд заработной платы, расходы на содержание помещений, приобретение и ремонт средств оргтехники, прием и передачу управленческой информации).

1. Коэффициент звенности:

,

где - количество звеньев существующей организационной структуры;

- оптимальное количество звеньев организационной структуры.

1. Коэффициент территориальной концентрации:

,

где - количество организаций данного типа в регионе деятельности нашей организации;

- площадь региона, на которой функционируют все организации данного типа.

1. Коэффициент дублирования функций:

,

где - количество работ, закрепленных за несколькими подразделениями;

- нормативное количество работ.

1. Коэффициент надежности системы управления:

,

где - количество нереализованных решений;

- общее количество решений, принятых в подразделении.

1. Степень централизации функций:

,

где - количество принятых решений при выполнении данной функции на верхних уровнях управления;

- общее число принятых решений на всех уровнях управления.

1. Коэффициент эффективности использования информации:

,

где - количество случаев эффективного использования документа;

- информация на входе.

Вся работа по проектированию организационных структур управления предполагает принятие нестандартных организационных решений с учетом внешней и внутренней среды окружения.

14. Субъекты и объекты организаторской деятельности

14.1 Организационная деятельность

Формы, законы и принципы организации должны иметь профессиональное сопровождение (организацию и исполнение) в компании.

Любая организационная деятельность реализуется через процедуры и операции формирования и исполнения управленческих и технологических решений.

Совокупность методов, принципов, правил, приемов, используемых субъектом для выполнения организационных задач, называется организационной деятельностью. Она предполагает создание или усовершенствование механизма управления организацией в соответствии с целями и задачами организационных систем, представляющих собой совокупность структуры и способов функционирования ее элементов. Организационная деятельность базируется на общей функции управления – «организация».

Применительно к социальной системе под организационной деятельностью подразумевают:

1. объединение людей в группы;

2. интеграция деятельности членов коллектива организации;

3. интеграция всех членов коллектива.

В зависимости от возложенных на них функциональных обязанностей члены коллектива могут быть как субъектами, так и объектами организационной деятельности.

14.2 Менеджеры как субъекты организационной деятельности

Субъект управления – это управляющая подсистема в системе управления или отдельный ее элемент.

Субъект – это источник управляющего воздействия или лицо, принимающее решение. Лицо, принимающее решение, - понятие собирательное. Это может быть не только один человек, но и группа, коллектив организации.

В качестве обобщенного субъекта управления деловой организацией выступает административно-управленческий аппарат. Данный аппарат состоит из сотрудников:

• формирующих цели;

• разрабатывающих планы;

• принимающих и утверждающих управленческие решения;

• организующих и контролирующих их исполнение.

Субъектами осуществления управленческой деятельности являются менеджеры. Менеджер – это член организации, осуществляющий управленческую деятельность и решающий управленческие задачи. Они занимают ключевую позицию в управлении организацией.

Менеджеры в организации играют ряд разнообразных ролей. Наиболее важными являются следующие три роли:

1). Роль по принятию решения. Она выражается в том, что менеджер определяет направление движения организации, решает вопросы распределения ресурсов, осуществляет текущие корректировки и т.п.

2). Информационная роль. Она состоит в том, что менеджер собирает информацию о внутренней и внешней среде, распространяет информацию в виде фактов и нормативных установок, разъясняет политику и основные цели организации.

3). Менеджер выступает в качестве руководителя. Он формирует отношения внутри и вне организации, мотивирует членов организации на достижение целей, координирует их усилия и выступает в качестве представителя организации.

В зависимости от позиции менеджеров в организации, решаемых ими задач, характера реализуемых функций данные роли могут быть присущи им в большей или меньшей степени. Однако каждый менеджер обязательно принимает решения, работает с информацией и выступает руководителем по отношению к определенной организации.

Современные тенденции развития управления рождают и новые требования к менеджеру. В прошлом для руководителей было весьма характерным стремление к четкому исполнительству. Хорошим считался такой руководитель, который умел исполнять распоряжения вышестоящих инстанций или инструкции, нормативы, соответствовал принятым типам делового поведения. В последующем стала цениться самостоятельность менеджера.

Самостоятельность — это хорошее качество, но оно тоже может проявляться по-разному. Бывает самостоятельность в исполнении и самостоятельность в целенаправленном развитии, бывает инициативная самостоятельность и самостоятельность, ограниченная определенной концепцией делового поведения, может быть самостоятельность опыта и самостоятельность поиска.

Сегодня рождается понятие креативный менеджер. Их особенность — усиленное внимание к исследовательскому подходу в оценке внешних и внутренних ситуаций, в решении всех проблем, разработке управленческих решений.

14.3 Объекты организационной деятельности

Объект управления – это управляемая подсистема, та, что подвергается воздействию со стороны субъекта.

В роли объекта может выступать как человек, так и машина.

Состояние объекта управления во многом зависит от управляющих воздействий со стороны субъекта управления.

Объект организационной деятельности обычно выполняет следующие действия:

• получает задание;

• осмысливает его;

• проводит информационную работу;

• выполняет поручение или заказ;

• сдает выполненную работу руководителю (субъекту управления) или заказчику.

15. Тенденции развития организации

15.1 Модели организаций как объектов управления

В теории организации выделяют четыре типа моделей, отражающих эволюцию теоретических концепций, определяющих сущность самих организации, роль и доминирующие функции менеджмента, а также критерии, применяемые для оценки эффективности их деятельности.

Первая модель. Эта модель известна под названием «модель механистической конструкции организации», сформировалась в конце прошлого века и получила широкое распространение в первой четверти XX в. Ее теоретической базой являются положения школы научного менеджмента. Родоначальник этого научного направления Ф. Тейлор рассматривал эффективность с точки зрения факторов времени и движения.

Другой представитель этого теоретического направления - немецкий социолог М. Вебер выдвинул и обосновал положение, согласно которому самой эффективной формой человеческой организации является рациональная бюрократия. Целями предприятия чаще всего являются максимизация прибыли, рентабельности, капитальных вложений, общего оборота капитала. Для их достижения с максимальной эффективностью и при минимальных затратах ресурсов необходимо оптимально использовать все виды ресурсов.

Механистическая модель организации (ее также называют моделью рациональной бюрократии) позволяет установить технико-экономические связи и зависимости различных факторов производства. В то же время в ней недостаточно учитываются роль и значение человеческого фактора в эффективной работе организации, а в качестве базы используются такие положения школы научного менеджмента, которые критически оцениваются современной наукой и практикой. Все это ставит определенные рамки в использовании механистической модели организации с ее узким взглядом на управление и эффективность, оцениваемую только по экономическим результатам.

Вторая модель. Эта модель построена на определении организации как коллектива, сформированного по принципу разделения труда. Начало ее разработки относится к 30-м годам и связано с именами таких известных ученых как Э. Мэйо, Д. Макгрегор, Ч. Барнард и Ф. Селзник, создавших основы теории человеческих отношении и поведенческих наук. В нашей стране идеи научного управления трудовыми коллективами, работающими на социалистических предприятиях, развивали А. К. Гастев, О. А. Ерманский, Н. А. Витке и многие другие ученые и практики.