МЕТОДИЧЕСКИЕ УКАЗАНИЯ

К ПРАКТИЧЕСКИМ РАБОТАМ ПО КУРСУ

«ИНФОРМАЦИОННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ»

Ташкент 2008

1. Работа с Microsoft Word

1.1 Создать документ «Приглашение»

Данная работа поможет вам приобрести элементарные навыки, связанные со вводом и редактированием текста. Вы получите первое представление о командах форматирования различных объектов документа. В процессе работы вы подготовите небольшой одностраничный документ, состоящий из нескольких абзацев текста, рисунка и таблицы.

Оформленный документ (Приглашение) будет выглядеть так:

Рис. 1.1. Образец документа «Приглашение»

1.1.1 Запуск и настройка редактора

Запуск Microsoft Word

Чтобы запустить Word, выберите на основном экране Windows команду:

ПускПрограммыMicrosoft OfficeMicrosoft Word

Сразу после запуска Word автоматически создает новый документ. Прежде чем начать ввод и оформление текста, рассмотрим вопрос о настройке окна Word.

Настройка окна редактора

В окне Word довольно много различных элементов управления. Большинство из них можно включать / выключать. Для удобной работы с документом должны быть включены две панели инструментов, полосы прокрутки и строка состояния. Настроенные один раз параметры окна будут запомнены, поэтому каждый раз вам не придется их настраивать. Вы должны уметь включать эти элементы управления на тот случай, если кто-нибудь, поработав на вашем компьютере, изменит настройку окна редактора.

Выполните следующие действия:

• Выберите команду ВидПанели инструментовНастройка. Появится диалоговое окно со списком доступных панелей инструментов. Убедитесь, что включены две панели – Стандартная и Форматирования и Строка меню (включены – значит, помечены флажками). Все остальные панели инструментов отключите.

• Если линейка включена, то отключите ее командой Вид Линейка.

• Выберите команду СервисПараметрыВид. Убедитесь, что в нижней части диалогового окна, в разделе Окно, включены строка состояния и обе полосы прокрутки (горизонтальная и вертикальная).

Рис. 1.2. Вид окна Word, настроенного для удобной работы с типичными документами

Теперь надо установить параметры, влияющие на отображение документа в окне Word. Установим их в расчете на работу с обычным документом, так, чтобы документ на экране был максимально похож на печатный результат.

Проделайте следующее:

• Включите режим отображения, приближенный к печатной копии, выбрав команду ВидРазметка страницы.

• В списке Масштаб панели инструментов Стандартная установите масштаб отображения По ширине страницы.

• Убедитесь, что кнопка отображения непечатаемых символов в панели инструментов Стандартная находится в нажатом состоянии. Если нет, нажмите ее. Во время работы с документом вы должны видеть маркеры абзацев и другие спецсимволы – так удобнее оформлять документ.

После настройки окно Word должно выглядеть так, как показано на рис. 1.2.

1.1.2 Ввод текста

Когда вы приобретете некоторый опыт работы с Word, то сможете выполнять операции ввода и оформления текста в произвольном порядке. Сейчас, работая над первым документом, эти действия вы будете выполнять по очереди. Сначала наберете текст документа согласно нижеприведенному образцу, а затем – оформите текст.

По умолчанию Word в новом документе устанавливает размер шрифта 10 пунктов. Для большинства документов этот размер слишком мал (шрифт пишущей машинки примерно 13–14 пт). В списке Размер шрифта панели инструментов Форматирование установите размер 14.

В тексте документа, который вы будете набирать, помечены места нажатия клавиш [Enter] и [Tab] (эти метки, конечно, набирать не нужно) Клавиша [Enter] отмечает новый абзац, поэтому ни в коем случае НЕ нажимайте Enter после каждой строки – только в отмеченных местах. С одной строки на другую Word будет переносить текст автоматически.

Прежде чем продолжить работу с документом, отработайте несколько элементарных операций, которые в будущем вам придется использовать очень часто.

1. Перемещение курсора.

Курсор можно перемещать клавишами-стрелками (на одну позицию в заданном направлении), комбинациями клавиш [Ctrl+клавиши стрелки] (на одно слово влево / вправо или на один абзац вверх / вниз) и щелчком левой кнопкой мыши. Несколько раз попробуйте каждый из трех способов перемещения курсора.

1. Разрыв строки в заданном месте.

Поставьте курсор в строку зимний отдых в 2006 г. после слова Зимний. Нажмите [Enter]. Cтрока будет разорвана в позиции курсора, и в месте разрыва появится новый маркер конца абзаца. Вообще говоря, разрывается не строка, а абзац – вместо одного абзаца теперь стало два.

1. Объединение двух абзацев.

Маркер конца абзаца – это обычный символ, который можно удалить, скопировать и т.п. Самым важным из этих действий является удаление – при этом два абзаца объединяются в один. Поставьте сейчас курсор после слова Зимний ПЕРЕД маркером конца абзаца и удалите этот маркер клавишей [Delete].

1. Удаление лишних символов.

Удалять лишние символы очень просто – слева от курсора символ удаляется клавишей [Backspace], справа – клавишей [Delete]. Вы можете пользоваться любым способом, как вам удобнее.

Поставьте курсор перед одной из трех первых «4» в строке 444147 Дортмунд и удалите этот символ клавишей [Delete], чтобы получилось 444147.

Еще одно упражнение: переместите курсор в предложение

Кроме того, в отеле есть такие удобства:

И удалите лишние символы, чтобы получилось:

Кроме того, в отеле есть:

1. Добавление символов.

Чтобы добавить новые символы в какое-либо место текста, надо поставить туда курсор и начать набирать эти символы. Старые символы будут отодвигаться вправо.

Поставьте курсор после слова школа в предложении

Лыжный подъемник, лыжная школа расположены рядом.

и напечатайте слова и теннисный зал, чтобы получилось:

Лыжный подъемник, лыжная школа и теннисный зал расположены рядом.

1. Добавление новых абзацев.

Добавление нового абзаца очень похоже на операцию разрыва строки, только разрыв строки надо сделать в позиции непосредственно перед маркером конца абзаца.

Поместите курсор в конец строки, перед маркером конца абзаца:

Тип 1 – жилая площадь около 27 кв. м, тип 2 – около 34 кв. м.

Добавьте новый абзац нажатием [Enter] и напечатайте следующий текст (можете посмотреть его расположение в образце приглашения в начале работы):

Буфет для завтраков с большим выбором блюд.

Исправление орфографических ошибок

В Word есть орфографический словарь, с помощью которого редактор автоматически ищет в набираемом тексте орфографические ошибки. Слова с ошибками подчеркиваются красной волнистой чертой (это служебное обозначение, при печати на принтере эта черта не выводится). Вы должны обращать внимание на все подчеркнутые слова.

Есть три основных причины, по которым Word считает слово ошибочным:

1. Данное слово написано с ошибкой, например, вы пропустили какую-нибудь букву или, наоборот, добавили лишнюю.

Можно попробовать исправить это слово по словарю – щелкнуть на нем правой кнопкой мыши и затем выбрать правильный вариант. Если правильного варианта нет, надо исправить слово вручную – поместить курсор на слово и удалить лишние буквы или допечатать пропущенные.

1. Слово написано без ошибки, но является собственным именем. Например, в вашем документе подчеркивается имя Ульрих и название города Бергштадт.

В этом случае можно либо не обращать на подчеркивание внимания, либо можно исключить слово из проверки – щелкнуть на нем правой кнопкой и в появившемся объектном меню слова выбрать команду Пропустить все.

1. Несколько слов подряд написаны без ошибок, но все равно подчеркнуты.

Так бывает из-за дефекта Word: во время переключения языка клавиатуры редактор иногда неправильно определяет, на каком языке набран текст. Чтобы исправить данный дефект, надо выделить подчеркнутые слова (о выделении текста см. раздел 4.2) и присвоить тексту правильный язык командой СервисЯзыкВыбрать язык.

С помощью объектного меню (из вышеописанных вариантов см. 2)) исключите из проверки в вашем тексте слова Ульриху, Ульрих, Бергштадт и сокращение кв. м.

Если вы допустили другие ошибки, исправьте их способами 1) или 3). Если ошибок нет, попробуйте удалить одну букву в каком-нибудь слове (например, вторую букву о в слове Господину в первой строке текста) и затем щелчком правой кнопкой на слове исправьте ошибку с помощью словаря Word. Прежде чем перейти к следующему разделу, убедитесь, что в вашем тексте не осталось слов, подчеркнутых как ошибочных.

Сохранение документа в файле

Теперь, когда текст набран и готов к оформлению, целесообразно сохранить его в файле. Перед сохранением не обязательно полностью оформлять документ. Во время работы с документом гораздо лучше сохранять его периодически (например, каждые 15–20 мин). Тогда вы будете застрахованы от случайной потери документа, например, из-за отключения электричества. Сохраняя документ первый раз, надо дать имя файлу документа, т.е., указать, на каком диске, в какой папке файл будет лежать и как он будет называться.

Рис. 1.3. Окно команды ФайлСохранить, в котором надо указать файл для сохранения документа

Выберите команду ФайлСохранить. В появившемся диалоговом окне (рис. 1.3) довольно много элементов управления. Основными являются:

1. Список папок, в котором показывается текущая папка. По умолчанию Word сохраняет файлы в папке C:\Мои документы.

2. Кнопка выхода в предыдущую папку (родительскую) (в показанном примере, для C:\Мои документы, родительской является корневая папка C:\).

3. Список с содержимым текущей папки. Если содержимое списка не видно целиком, то список можно прокрутить горизонтальной полосой прокрутки.

4. Строка ввода с именем файла, в котором будет сохранен документ. В этой строке вы ОБЯЗАТЕЛЬНО ДОЛЖНЫ ввести корректное имя, прежде чем сохраните файл.

5. Кнопка Сохранить, которую необходимо нажать для записи документа в файл с указанным именем.

Вы должны поместить свой файл документа в папку, заведенную для вашего факультета, например, РРТФ 2 курс. Имя файла будет – Приглашение , например, Приглашение Иванов. Чтобы сохранить документ, внимательно выполните следующие действия:

1. Войдите в папку своего факультета. Для этого дважды щелкните на имени папки в списке с содержимым текущей папки. Если вы не видите папки своего факультета, прокрутите содержимое списка горизонтальной полосой прокрутки. После того, как вы войдете в папку, убедитесь, что ее имя попало в список наверху окна вместо Мои документы. Если что-то не получилось, обратитесь к преподавателю.

2. Щелкните один раз в строку с именем файла «по умолчанию» (на рис. 2 в этой строке хранится имя Doc1, у вас может быть Документ1 или другое). В этой строке появится курсор. Уберите имя «по умолчанию» и наберите нужное имя файла, например (фамилию напишите свою):

Приглашение Иванов

Расширение.doc указывать не нужно, Word добавит его автоматически.

1. Нажмите кнопку Сохранить.

2. Убедитесь, что ваше имя файла появилось в строке заголовка Word.

Имя файлу дается ТОЛЬКО при первом сохранении документа. Впоследствии при выборе команды ФайлСохранить новый вариант документа будет заменять старый в файле с тем же именем.

1.1.3. Оформление документа

Настройка полей страницы

Приступим к оформлению (форматированию) документа. Во-первых, надо установить размер полей страницы. Поля – это белые области с четырех сторон страницы, на которых нет текста. Текст располагается между полями.

Рис. 1.4. Окно настройки параметров страницы

Для настройки полей выберите команду ФайлПараметры страницы. В диалоговом окне (рис. 1.4) сделайте четыре поля – Верхнее, Нижнее, Левое и Правое – равными 2 см (для изменения размера поля можно нажимать мышью маленькие кнопки со стрелками). Остальные параметры (например, Переплет) НЕ ТРОГАЙТЕ!

Выделение фрагментов текста

Для оформления документа совершенно необходимо уметь выделять фрагменты (участки) текста – например, абзацы, слова или отдельные символы. Поскольку текст уже набран, чтобы оформить его, приходится ВЫДЕЛЯТЬ фрагменты текста и затем применять команды оформления.

Выделенный фрагмент помечается черным цветом. После того, как команда выполнена, оставлять выделение не нужно – его надо снять. Для этого достаточно один раз щелкнуть мышью в любом месте текста.

Ниже перечислены несколько способов выделения фрагментов текста. Попробуйте каждый из них. Вы должны знать все эти способы, поэтому, если не получится хотя бы один из них, обратитесь к преподавателю.

1. Выделение произвольного количества символов.

Нажмите левую кнопку мыши на первом символе фрагмента и, не отпуская кнопку, растяните выделение до конца фрагмента.

1. Выделение слова.

Дважды щелкните левой кнопкой мыши на выделяемом слове.

1. Выделение нескольких строк.

Поместите указатель мыши СЛЕВА от строки. Указатель должен превратиться из вертикальной черточки в стрелку. Теперь нажмите левую кнопку мыши, и, не отпуская кнопку, переместите мышь вертикально вниз (или вверх) для выделения нескольких строк.

1. Выделение фрагмента при помощи клавиатуры.

Поставьте курсор (текстовый курсор, а не указатель мыши!) ПЕРЕД первым символом фрагмента. Нажмите клавишу [Shift] и, не отпуская ее, с помощью курсорных клавиш-стрелок растяните выделение на весь фрагмент.

Оформление текста документа

Не изучая пока возможности форматирования Word во всех деталях, выполните типичные операции форматирования согласно приведенным ниже инструкциям. В результате вы получите приглашение, похожее на образец, и усвоите, что: