31299 (Порядок составления и оформления документов в РФ), страница 7

ГОСТ Р ИСО15489-1-2007 «Управление документами. Общие требования» - М., Стандартинформ, 2007 «Методические рекомендации по разработке примерных номенклатур дел», утвержденные Росархивом 05.08.2005

«Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов: Методические рекомендации по внедрению ГОСТа Р 6.30-2003». - М., ВНИИДАД, 2008.

«Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения», утвержденный Росархивом 06.10.2000

«Перечень документов, образующихся в деятельности Министерства Российской Федерации по налогам и сборам, его территориальных органов и подведомственных организаций, с указанием сроков хранения», утвержденный приказом МНС РФ от 21.04.2004 № САЭ-3-18/297

«Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по документационному обеспечению управления», утвержденные Постановлением Минтруда от 25.11.1994 № 72

«Нормы времени на работы по автоматизированной архивной технологии и документационному обеспечению органов управления», утвержденные Постановлением Минтруда от 10.09.1993 № 152 «Нормы времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти», утвержденные Постановлением Минтруда от 26.03.2002 № 23.

1. Перечислить действующие нормативно-методические документы межотраслевого действия, которые определяют современную работы с документами (назовите наименование документа, год его разработки, дайте краткую характеристику)

Корпоративная нормативно-методическая база ДОУ предполагает создание системы работы с документами, учитывающей специфику и особенности документирования деятельности конкретной компании. В этих целях разрабатываются документы, закрепляющие состав управленческой документации компании, требования к формам применяемых в компании документов, правила и процедуры подготовки и оформления документов, технологические процессы организации работы с документами и способы, обеспечивающие эффективное и рациональное хранение документов, в том числе с применением информационных технологий, а также нормативные документы, которые закрепляют правовой статус, задачи и функции службы документации и регламентируют деятельность ее работников.

В состав разрабатываемых корпоративных документов, как правило, включаются:

• различные классификаторы (справочники, перечни) управленческой документации (документных систем, справочной информации и др. объектов);

• табель и альбом форм документов;

• номенклатура дел компании;

• стандарты, положения, инструкции, методические рекомендации по организации делопроизводства и архивного дела, в т.ч с использованием автоматизированных систем электронного документооборота (АСЭД) положение о Службе ДОУ и должностные инструкции ее работников.

Примерный перечень корпоративных нормативных документов в области ДОУ (управления документами) и архивного дела

1. Стандарт по управлению документами, включающий описание:

• стратегии, политики и ответственности в области управления документами;

• требований к управлению документами;

• состава нормативной базы в области управления документами;

• порядка проектирования и внедрения документных систем;

• процессов и процедур управления документами;

• правил проведения мониторинга и аудита в области управления документами;

• организации обучения персонала технологическим аспектам в работе с документами;

2. Инструкция по документационному обеспечению управления (делопроизводству), включающая следующие основные разделы:

Общие положения

Документирование управленческой деятельности, включающий подразделы:

• состав управленческих документов

• классификация, унификация, стандартизация управленческих документов

• Правила подготовки и оформления управленческих документов, включающие подразделы:

• требования к бланкам документов;

• требования и правила оформления реквизитов служебных документов;

• требования и правила оформления текстов служебных документов;

• правила подготовки и оформления распорядительных документов:

• Приказ;

• Распоряжение;

• Протокол;

• Решение;

• другие (по необходимости);

правила подготовки и оформления организационных документов:

• Положение;

• Правила;

• Инструкция;

• Решение;

• другие (по необходимости);

• правила оформления информационно-справочных документов:

• Служебное письмо;

• Служебная записка;

• другие (по необходимости);

Организация документооборота, включающая описание:

• порядка обработки и движения поступающих (входящих) документов;

• порядка подготовки, обработки и движения отправляемых (исходящих) документов;

• порядка подготовки, обработки и движения внутренних документов;

• порядка работы исполнителей с документами;

• порядка регистрации документов;

• организации контроля исполнения документов;

• порядок учета объема документооборота;

Организация документов в делопроизводстве, включающая описание:

• правил составления номенклатуры дел компании;

• правил формирования и оформления дел;

• порядка систематизации и организации оперативного хранения документов;

• правил подготовки документов к передаче в архив;

• Другие разделы, определяющие специфику компании (по необходимости).

Положение об архивном хранении документов включающая описание:

• порядка отбора документов для последующего хранения или уничтожения, проведение экспертизы ценности документов (положение об экспертной комиссии);

• порядка приема документов и дел в архив компании;

• правил комплектования, фондирования документов и дел;

• порядка организации научно-справочного аппарата фонда;

• порядка выдачи из архива документов и дел во временное пользование;

• порядка обеспечения сохранности документов и дел;

• порядка уничтожения документов и дел;

• порядка передачи документов на государственное хранение.

4. Положение о печатях и штампах,

• включающая описание:

• порядка изготовления, учета, использования и уничтожения печатей и штампов;

• оттиски печатей и штампов, используемых в компании;

5. Инструкция по работе с документами конфиденциального характера

включающая описание:

• перечень сведений, составляющих коммерческую тайну (конфиденциальную информацию);

• перечень документальных носителей коммерческой тайны (конфиденциальной информации);

• описание порядка предоставления и разграничения прав доступа к документам, содержащих коммерческую тайну и сведения конфиденциального характера;

• описание порядка ведения делопроизводства (прием/отправка, обработка, движение и хранение документов, содержащих коммерческую тайну и сведения конфиденциального характера);

Корпоративный Стандарт по управлению документами может быть разработан на основе национального стандарта РФ ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 (Управление документами. Общие требования), который будет включать общие (основные) положения о политике, ответственности, процедурах, системах и процессах, связанных с документами компании. А технологические операции работы с документами в компании могут регламентироваться в Инструкции по документационному обеспечению управления (делопроизводству).

Инструкция по делопроизводству определяет правила, приемы, процессы создания документов и порядок работы с ними в компании, а также регулирует отдельные сферы (моменты), относящиеся к специфике компании. В инструкции по делопроизводству закрепляется выбранная форма организации документооборота, определяется порядок работы с документами сотрудников компании как исполнителей документов, закрепляются функциональные обязанности лиц, ответственных за делопроизводство в структурных подразделениях.

Инструкция состоит из основных разделов (как представлено в Приложении 2) и может быть добавлена разделами, уточняющими или раскрывающими специфику работу с документами в компании. Например, в инструкции, при необходимости, можно отразить общий порядок организации документационного обеспечения управления в структурных подразделениях компании, в том числе документооборот между управленческим аппаратом компании и ее территориально-распределенными структурными единицами (филиалами, представительствами и т.д.). Если специфика компании определяет постоянную работу с конкретными видами документами, не включенными в основные разделы инструкции по делопроизводству, то желательно в ней выделить раздел (подраздел) по описанию правил работы с данной категорией документов, а также включить образцы форм этих документов. Если компания работает с документами ограниченного распространения, то в инструкции по делопроизводству целесообразно включить раздел по организации работы с конфиденциальными документами или разработать для этих целей отдельную инструкцию.

Инструкция по документационному обеспечению управления должна содержать приложения, состоящие из максимума справочно-иллюстративного и информационного материала, систематизированного в порядке расположения разделов, в каждом из которых делаются соответствующие ссылки.

При разработке данной инструкции можно руководствоваться Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, в той части, в какой она не противоречит особенностям работы с документами в конкретной организации, а также использовать иные нормативные правовые и законодательные акты (см. Приложение 1).

Важно учитывать, что Инструкция по делопроизводству - это регламентирующий документ не только для Службы ДОУ, но и для всех сотрудников аппарата управления компании. Поэтому, чем более подробно будут описаны все разделы инструкции, тем более понятным и прозрачным для всех будет не только сам документ, но и все процессы работы с документами.

1. Каким документом закрепляется статус службы ДОУ, ее структура, права и обязанности, виды работы? (назовите наименование документа, порядок его разработки, требования к содержанию, порядок утверждения, ввода в действие и переработки)

Положение о службе ДОУ и должностные инструкции ее сотрудников разрабатываются на основании типовых либо примерных положений или инструкций, а также организационных документов, регламентирующих деятельность самой компании (устава, положений о структурных подразделениях). При разработке положения о подразделении необходимо помнить, что оно должно содержать четкие формулировки, не допускающие разногласий в вопросе о том, кто и что должен делать, кто кому подчинен и т.д. Пункты положения, определяющие взаимоотношения службы ДОУ с другими подразделениями компании, должны быть согласованы с этими подразделениями.

На основании Положения о службе ДОУ разрабатывается должностная инструкция для каждого работника службы. Должностная инструкция определяет организационно-правовое положение работника в структурном подразделении и условия для его эффективной работы, регламентирует разграничение обязанностей и прав между другими сотрудниками, а также служит основой для устранения параллелизма и дублирования в выполнении отдельных операций, для установления взаимосвязей отдельных должностей. Кроме того, должностные инструкции позволяют объективно оценивать деятельность каждого работника службы и применять соответствующие меры воздействия.

1. Каким документом закрепляется статус каждого работника службы ДОУ, его права и обязанности, виды выполняемой работы? (назвать наименование документа, порядок его разработки, требования к содержанию, порядок утверждения, ввода в действие и переработки)

При определении должностного состава работников следует руководствоваться Общероссийским классификатором профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР) и Квалификационным справочником должностей руководителей, специалистов и других служащих (утвержден постановлением Минтруда России от 21.08.1998 № 37).

Для определения численности персонала службы ДОУ используются нормативные документы по труду и организации труда. Нормирование труда работников делопроизводства, в том числе расчет их штатной численности осуществляются на основании следующих документов:

1. Межотраслевые укрупненные нормы времени на работы по документационному обеспечению управления. М., 1995.

2. Нормативы времени на работы по совершенствованию документационного обеспечения управления министерств, ведомств, предприятий и организаций. М, 1992.

3. Нормы времени на работы по автоматизированной архивной технологии и документационному обеспечению органов управления. М., 1993.