183167 (Функціонування існуючої інформаційно-керуючої системи управління виконавчої дирекції фонду соціального страхування від нещасних випадків на виробництві та професійних захворювань України в Дніпропетровській області), страница 2

Довідники відбивають структуру підприємства. Для кожного документа й операції може бути введена будь-яка кількість додаткових ознак. Наприклад, якщо Ви хочете розділити свої витрати і доходи по торгівлі і виробництву, Вам необхідно в довідник Види, діяльності внести розділи Торгівля і Виробництво, а при необхідності розділ Торгівля розбити на Оптову і Роздрібну.

Довідник Ознаки угруповання дає можливість надавати більш докладну інформацію з кожному виду діяльності. Наприклад, для добору зведень про надходження виторгу від оптової торгівлі за наявний або безготівковий розрахунок довідник повинний включати пункти Каса і Банк. Для одержання зведень по оплаченим, але ще не відвантаженим товарам, можна застосувати місце обліку Резерв.

Кожний з документів може мати кілька друкованих форм. На підставі одного документа може бути створений інший, наприклад, зі сформованого рахунка на товари можна створити друковані форми рахунка, накладної на відвантаження, податкової накладної.

Сучасні системи товарного і матеріального обліку можуть забезпечувати не тільки обслуговування великої кількості клієнтів, документів, каталогів товарів, але й одночасну мережну роботу комірника, менеджера по продажах, відділу по закупівлях, а також керівників підприємства:

• директора – за даними про закупівлі, продажі, рух товарів,

• взаєморозрахунках із клієнтами;

• фінансового аналітика – по аналізі руху коштів; головного бухгалтера – по проводці складських, банківських і інших первинних документів по бухгалтерських рахунках.

Програми нарахування зарплати

Існуючі програми дозволяють виконувати стандартні нарахування й утримання, перерахунки, доплати, оплати лікарняних листів, нарахування відпускних, разові і довгострокові доплати, розраховувати податки й утримання, змінюючи параметри розрахунків створюючи і друкуючи вихідні документи, у тому числі:

• зведення про нарахування й утримання по кожному співробітнику чи підрозділу за будь-який період;

• звіти для податкових служб.

Алгоритм розрахунку задається для кожної категорії співробітників, кожного виду нарахування й утримання за допомогою спеціальних шаблонів уведення, з можливостями відображення розрахункових формул безпосередньо в документі та перебудови користувачем будь-якого алгоритму розрахунку.

Формування і настроювання вихідних документів відбувається з використанням стандартного інтерфейсу Windows із можливістю одночасної роботи бухгалтера розрахункового відділу, інспектора по кадрах, головного бухгалтера, фінансового аналітика, директора.

1.3 Системи керування кадрами

Системи керування кадрами дозволяють керівництву підприємства оперативно одержувати об'єктивну інформацію про наявність чи вакансій перевищення штатів, будь-які довідки про персонал, мати безпосередній доступ до особистих справ співробітників, спростити ведення кадрового діловодства і підготовку звітних документів менеджерами по персоналу.

Система надає можливість більш оперативно вести облік кадрів, коректувати структуру і штатний розклад, оформляти документацію, вирішувати питання розміщення і переміщення співробітників, професійної підготовки, підбора кандидатів на вакантні посади.

Система дозволяє створювати і редагувати штатний розклад підприємства, вести особисті справи, картки персонального і військового обліку застосовуючи тестування при підборі кандидатів на вакантні посади. Дає можливість формувати довільні статистичні звіти, довідки і списки співробітників, видавати персональні і групові накази, проводити розсилання кореспонденції співробітникам та виводити дані про керівництво, співробітників чи вакансії будь-якого підрозділу.

Єдиний довідник дозволяє прискорити заповнення документів за рахунок використання даних з довідників і значень по умовчанню, швидко чи додавати змінювати елементи в будь-якій категорії, створювати ієрархічні структури даних. Система захисту даних розмежовує права доступу, попереджає некоректні дії оператора, реєструє дії користувачів при зміні найбільш значимих даних

Ключове поняття програми – Робоче місце. Воно належить визначеному приміщенню, закріплено за конкретним відділом, зв'язано з конкретною посадою, може бути зайняте співробітником чи вакантне, дозволяє враховувати такі характеристики як устаткування, категорію шкідливості, регламент робочого часу й ін.

Система функціонально організується у виді декількох інформаційних блоків, між якими відбувається обмін даними:

1. Структура і план підприємства, робочі місця:

– створення і модифікація структури підприємства;

– план-перелік приміщень, робочих місць.

2. Штатний розклад:

– підтримка діючого і редагування штатних розкладів;

– генерація звітів.

3. Особисті справи:

– доступ до особистої справи з фотокарткою співробітника;

– автоматичний розрахунок стажу роботи, нагромадження інформації про лікарняні і відпустки;

– формування графіка відпусток;

– збереження інформації про посадові обов'язки, кадровому резерві.

4. Накази:

– формування персональних і групових наказів про призначення перекладах, звільненнях, змінах окладів і надбавок, заохоченнях і стягненнях, наданні відпусток, відрядженнях;

– друкування комплектів документації, зв'язаної з відрядженнями і т.д.;

– підготовка наказів по структурі підприємства, правилам внутрішнього розпорядку.

Тексти наказів генеруються в текстовому редакторі Word на основі шаблонів, що містять поля злиття.

5. Кар'єра, заробітна плата:

– зведення про роботу;

– дані, необхідні для нарахування заробітної плати, оплати відпусток по тимчасовій непрацездатності і т.д.

Окремі зведення можуть попадати в цей розділ автоматично при відпрацьовуванні наказів, зв'язаних зі зміною посади, окладу, персональної надбавки й ін.

6. Статистика:

– статистичні дані по наказах, особистих справах, структурі підприємства;

– списки постійних і тимчасових працівників, сумісників, пенсіонерів;

– списки, формовані відповідно до заданої логічної умови добору;

– різні довідки по кадрам;

– телефонні довідники;

– списки устаткування.

7. Підбор кадрів:

– добір персоналу на вакантні посади з числа чи кандидатів співробітників з урахуванням психофізичних властивостей, професійних і ділових якостей.

8. Організації:

– нагромадження даних:

– про контакти для оформлення документів для відрядження;

– колишні місця роботи і навчання;

– формування адресного розсилання кореспонденції.

1.4 Автоматизовані системи ведення документації

Серед автоматизованих систем ведення документації найбільш зручні для освоєння і використання програми, що забезпечують високу інтеграцію з Microsoft Office. Прикладом можуть служити розробки, пропоновані фірмою, що дозволяють:

• завантажувати документи безпосередньо з офісних додатків Microsoft;

• поміщати значки додатків у меню Програми і на панель задач;

• подвійним щигликом миші здійснювати автоматичний запуск, використовуючи асоціацію з типом обраного документа, використовувати метод drag-and-drog;

• переглядати архів документів безпосередньо з оболонки і провідника Windows, застосовувати стандартне меню Пошук, вести список документів, що недавно редагувалися, використовувати при роботі з документами контекстні меню Windows;

• здійснювати пошук завантаження і збереження повідомлень на рівні з іншими типами документів безпосередньо з MS Outlook;

• підтримувати колективну роботу з документами в мережі через Internet Explorer, здійснювати інтеграцію з Microsoft Exchange по списках користувачів і груп.

Системи ведення документації можуть забезпечувати формування пакетів документів, їхній швидкий пошук по різних атрибутах, захист за допомогою резервного копіювання, розмежування доступу, ведення протоколу дій користувача.

1.5 Системи правової підтримки

Комп’ютерні правові бібліотеки тримають в актуальному стані: діюче законодавство, листи, накази, інструкції державної податкової адміністрації, документи фінансового права, міжнародні угоди, конвенції, договори, документи, регламентують митне право, діючі кодекси, документи міністерств і відомств.

Вони дозволяють швидко знайти чи вивести на печать потрібний документ по реквізитах, по органу влади, що прийняв документ чи по виду нормативного документа, або по даті періоду прийняття документа та по реєстраційному номеру.

Системи правової підтримки, крім того, дозволяють створювати і постійно поповнювати електронний архів і систематизувати внутрішній документообіг фірми, зв'язувати з державними нормативними актами документацію фірми.

Нагромадження законодавчих актів організовано у виді банків даних. Наприклад, система щодня обновляється правової підтримки «Лоцман» включають банки даних:

• арбітражне процесуальне законодавство;

• банки, фінанси, кредит;

• бухгалтерський облік, оподатковування, аудит;

• державний і суспільний пристрій;

• цивільне і цивільно-процесуальне законодавство;

• законодавство про родину і шлюб;

• житлове законодавство, законодавство про житлово-комунальне господарство;

• законодавство про транспорт, зв'язок і інформацію;

• законодавство про адміністративну відповідальність;

• земельне законодавство, природні ресурси, охорона навколишнього середовища, гідрометеорологія, геодезія і картографія;

• ліцензування, сертифікація, патентування, метрологія і стандартизація, авторське право;

• міжнародні відносини;

• наука, утворення, культура, спорт, охорона здоров'я;

• нотаріат, адвокатура;

• оборона, безпека, правопорядок, збройні сили;

• підприємства і підприємницька діяльність;

• промисловість, енергетичний комплекс;

• сільське господарство, агропромисловий комплекс;

• соціальне забезпечення, трудові відносини і зайнятість населення;

• страхування;

• будівництво, капремонт, архітектура;

• суд, прокуратура, юстиція, органи нагляду і контролю;

• митна діяльність, зовнішньоекономічні зв'язки;

• торгівля, суспільне харчування і побутове обслуговування, інші послуги;

• карне, карно-процесуальне і кримінально-виконавче законодавство;

• цінні папери, фондовий ринок.

1.6 Системи комплексної автоматизації оперативного обліку

Системи комплексної автоматизації маркетингу охоплюють весь технологічний цикл планування угод, узгодження і реєстрації контрактів, відстеження товарних операцій, руху грошей, взаємозаліків, векселів, аналіз заборгованостей, обліку розподілу.

Електронний архів документів, що супроводжують комерційну діяльність, забезпечує реєстрацію контрактів, організацію архіву скандованих зображень документів, ведення довідника партнерів та швидкий пошук інформації по реквізиту контракту чи по реквізиту фірми.

Дає можливість створенню добірок контрактів і фірм, відібраних за критерієм проектування бізнес-схем, що поєднують групу контрактів, групування контрактів по ресурсах у економічній програмі, узгодження контрактів, додаткових угод і додатків до контрактів. А також облік руху товарів чи виконання контрактів, формування і реєстрація товарних специфікацій формування і друкування рахунків-фактур. Ефективніше протікає облік руху векселів, коштів і платіжних доручень, формування і печатку звітів про рух коштів з довільним угрупованням, взаємозаліків і боргових зобов'язань та проведень комісійних і агентських винагород. Прискорюється податковий облік, облік ПДВ, марок гербового збору, обліку руху товарів та формування стандартних бухгалтерських звітів, оборотно-сальдових відомостей, карток і аналізів рахунків. Це дає можливість формуванню звітів для податкової інспекції, ведення Головної книги з можливістю багато сегментного плану рахунків, багато валютного обліку та аналітики по контрактах, суб'єктам, товарам, цінам. Захист безпеки і надійності даних шляхом реєстрації користувачів і дати останнього редагування документа, розмежування прав доступу і печатки звітів та контроль доступу на редагування чужих документів. Забезпечення багатошарового масиву даних за допомогою одночасного ведення планового, оперативного, управлінського, бухгалтерського, податкового й іншого обліків, порівняння показників різних обліків та попередження повторного введення даних у різні обліки за рахунок убудованого механізму реплікації документів.

Кожен шар масиву характеризується своїм планом рахунків і бізнес-процесами, що, наприклад, дозволяють у бухгалтерському обліку представляти дані відповідно до вимог податкової адміністрації, а в управлінському – ідентичні дані відповідно до внутрішньо-фірмової облікової політики. А уже у третьому шарі – відповідно до вимог міжнародного обліку.

1.7 Комплексні системи обліку і керування підприємством