181708 (Совершенствование управления персоналом на основе автоматизации рабочего места экономиста (на примере УО "ПГВБК")), страница 6

2. разработка предложений, направленных на повышение эффективности и рентабельности на основе осуществления экономического анализа хозяйственно-финансовой деятельности;

3. проведение маркетинговых исследований;

4. формирование, ведение и хранение базы данных экономической и учетной информации;

5. подготовка периодической отчетности в установленные сроки.

Работники отдела данного структурного подразделения занимаются:

1. заключением договоров и дополнительных соглашений на платную основу по дневной и заочной формам обучения в колледже и их регистрацией;

2. составлением смет затрат на обучение одного учащегося (студента) в колледже, осуществлением перерасчета цены в связи с изменениями уровня ставки первого разряда и по другим причинам согласно законодательства Республики Беларусь;

3. проведением экономического анализа фактических затрат, разработкой мер по обеспечению режима экономии, повышению рентабельности, снижению издержек на обучение, устранению потерь и непроизводительных расходов;

4. осуществлением контроля за своевременностью поступления средств за обучение в колледже с использованием программного комплекса «Галактика;

5. составлением расчета стоимости проживания в общежитиях колледжа в соответствии с законодательством Республики Беларусь;

6. составлением ежемесячных отчетов по изменению численности учащихся (студентов), структуре поступления средств за обучение и другой статистической отчетности;

7. выполнением работ по формированию, ведению и хранению базы данных экономической и учетной информации;

8. формированием постановки экономических задач, решаемых с помощью компьютерной техники, определяет возможность использования готовых проектов, алгоритмов, пакетов прикладных программ, позволяющих создавать экономически обоснованные системы обработки экономической информации;

9. изучением специальной литературы (информации), касающейся выполняемой работы, составлением различных экономических обоснований, справок, периодической отчетности, аннотаций, экономических обоснований и обзоров;

Для выполнения всех видов работ в рассматриваемом структурном подразделении было установлен и использовался пакет «1С: Бухгалтерия». В связи с увеличение объемов работ, расширением видов хозяйственной деятельности банковского колледжа, увеличением штата сотрудников, с появлением нескольких строительных объектов возникла необходимость повышения качества выполняемых работ, снижения трудоемкости, усовершенствования формирования базы данных.

Предлагается замена комплекса «1С: Бухгалтерия» на «Галактика». Рассмотрим преимущества и недостатки этих программ.

2.3 Сравнительный анализ работы экономиста с использованием различных бухгалтерских комплексов

Среди всех обязанностей экономиста, работающего в экономическом управлении колледжа, одна из главных – заключение договоров и дополнительных соглашений на платное обучение в колледже по дневной и заочной формам обучения, регистрация их, контроль их исполнения.

Проведем сравнительный анализ данной работы экономиста в «1С: Бухгалтерия» и «Галактика».

2.3.1 Составление и заключение договоров и накопление базы данных в комплексе «Галактика»

Многие задачи, в частности, учет качественных характеристик поставляемых МЦ, решаются посредством задания внешних атрибутов.

Для формирования базы данных договоров необходимо заполнить следующие параметры. В реестре настроек выбрать наименование раздела Оперативный контур, папка Управление договорами, подраздел Копировать атрибуты и вн. классификацию из группового НЗ в детальный и по F4 в поле Значение установить Да.

Те же действия произвести для подразделов:

• Копировать атрибуты из договора в соглашение;

• Копировать атрибуты и вн. классификацию при формировании НЗ взамен отмененного;

• Копировать атрибуты и вн. классификацию из спецификации дог./согл. в спецификацию кал. плана.

Если параметры установлены, то внешние атрибуты и классификации будут переноситься соответственно:

• из группового наряд-заказа в сформированный по нему детальный наряд-заказ;

• из договора в соглашения, созданные по этому договору (только атрибуты);

* из отмененного наряд-заказа в наряд-заказ, сформированный взамен отмененного;

* из договора/соглашения в календарный план (только атрибуты).

Пример формирования первой из указанных настроек приведен на рис. 1. Это показывает сильную привязку всех компонентов между собой.

В реестре настроек с наименованием раздела Оперативный контур, подраздел Контролировать уникальность номеров договоров установленное значение Да запретит создание в системе договоров с одинаковыми номерами. Настройка раздела Управление договорами, подраздела Дополнительная классификация договоров позволяет установить связь договора с выбранной системной или пользовательской аналитикой. Например, при выборе значения системной аналитики Производственные заказы, в расширенной информации по договору будет создано поле Производственные заказы, через которое можно будет установить связь договора с выбранным производственным заказом, исполняемым по договору.

Если в реестре настроек выберать наименование раздела Оперативный контур, папку Управление договорами, подраздел Вид платежей в ПКП по умолчанию и по F4 в поле Значение установить авансовый или по факту (см. в настройке на рис. 1).

Указанная настройка позволит устанавливать вид платежей в пунктах календарных планов по умолчанию.

При установлении значения нет в Пересчитывать сумму договора при изменении суммы ПКП общая сумма по договору не пересчитывается, если меняется сумма по позиции календарного плана. Это значение устанавливается по умолчанию.

Другие значения настройки: да и по запросу, при установлении значения по запросу, при закрытии договора, для которого изменилась сумма календарного плана, выдается сообщение: Изменилась сумма по календарному плану. Установить сумму по договору равной сумме календарного плана? и предлагается вариант ответа — да/нет. Пересчет суммы производится по корневым ПКП договора, имеющим статус оформляемый.

Рисунок 2.1. Пример настройки копирования вн. классификации из группового НЗ в детальный

При установлении значения да в настройке Пересчитывать сумму вышестоящего документа при изменении суммы соглашения производится изменение сумм всех вышестоящих документов на величину, на которую изменилась сумма по соглашению. По умолчанию устанавливается значение нет. При установлении значения по запросу, при закрытии соглашения с измененной суммой, выдается сообщение: Пересчитать сумму по договору? и предлагается вариант ответа — да/нет. Пересчет производится для документов в статусе оформляемый.

Для удобства формирования спецификации и ПКП отменяющих договоров/соглашений предусмотрены следующие параметры:

1. в настройке Алгоритм формирования устанавливается одно из возможных значений — по запросу/по настройке. При выборе значения по запросу выдается сообщение: Копировать спецификацию, КП, перепривязывать документы, хозоперации, финансовые операции? И предлагаются варианты ответов — да/нет;

2. в настройке Копировать спецификацию, КП, перепривязывать документы, хозоперации, финансовые операции устанавливается одно из возможных значений — да/нет. Значение нет устанавливается по умолчанию.

Если первый из перечисленных параметров имеет значение по настройке, а второй параметр — да, то при формировании отменяющего договора/соглашения производится:

• копирование значений всех полей, внешних атрибутов и классификационных признаков (кроме статуса документа);

• копирование спецификации и КП из отменяемого документа;

• перепривязка всех документов (расчетных, товарно-сопроводительных, актов сверки взаиморасчетов) к отменяющему договору/соглашению;

• изменение вручную статусов КП и входящих в него ПКП в отменяемом документе на значение расторгнут.

При установлении значения да в настройке Запрет превышения накладными и актами суммы по договору производится контроль суммы по накладным на приход и отпуск МЦ, по актам на услуги, работы и прочим сопроводительным документам на непревышение ее по соответствующему договору.

Контроль осуществляется в момент перевода этих документов из состояния оформляемый в любое другое или при попытке "привязки" договора к выбранному сопроводительному документу.

Другие значения данной настройки: нет (отсутствует контроль соответствия указанных сумм) и по запросу — контроль осуществляется после подтверждения запроса пользователю.

Настройка пользователя по Контролировать в документах-основаниях наличие ссылки на договор позволяет производить контроль связи ДО и договора. Контроль осуществляется в момент перевода указанных документов из состояния оформляемый в любое другое аналогично тому, как это осуществляется при контроле запрета превышения накладными и актами суммы по договору, описанному выше.

Настройка, установленная в подразделе Дополнительная классификация договоров, позволяет ввести пользовательские названия следующих документов: договора, отменяющего договора, уточняющего соглашения и отменяющего соглашения в одноименных полях подразделов настройки.

Установленные названия подсвечиваются на всех последующих этапах работы с переименованными документами перечисленных типов.

Если в реестре настроек перейти к наименованию подраздела Документы, уровень Закупки и по F4 в поле Значение установить Оформляемый для наименований настройки Статуса ДО по умолчанию, Статуса накладной и акта по умолчанию (рис. 2.2.), указанные настройки позволят на начальных стадиях работы с ДО, накладными и актами устанавливать статус указанных документов, начиная с оформляемого, по умолчанию.

Рисунок 2.2. Пример настройки статуса накладной и акта по умолчанию

В поле Значение для наименования настройки Валюта ДО по умолчанию

установите значение валюты, которое будет формироваться для ваших документов чаще:

* рублевый;

* валютно-рублевый;

* валютный.

Вывод: ведение и отслеживание договоров в «Галактике» характеризуется максимальной привязкой различных данных между собой, что позволяет без труда формировать различные отчеты, не просматривая дополнительно различные данные (приложение 2.3.1)

2.3.2 Составление и заключение договоров и накопление базы данных в комплексе «1С: Бухгалтерия»

Справочник «Контрагенты» содержит информацию о контрагентах фирмы (юридических и физических лицах). Данный справочник используется как при вводе и редактировании документов, так и для ведения аналитического учета .

Иерархическая структура справочника «Контрагенты» может содержать до 2-х уровней. Эту возможность следует использовать по своему усмотрению, создавая группы контрагентов: это может облегчить поиск нужного контрагента при работе с документами.

В начале работы с конфигурацией желательно ввести в справочник хотя бы двух контрагентов — одного покупателя и одного поставщика.

Вводя данные о контрагенте, следует помнить, что от полноты введенной вами информации зависит правильность построения печатной формы документов.

Форма описания контрагента в конфигурации реализована в виде картотеки. Сведения, которые необходимо ввести о контрагенте, объединены в несколько групп, каждая из этих групп располагается на соответствующей закладке диалога.

Ввод информации о новом контрагенте

При вводе нового контрагента в справочник диалог первоначально содержит реквизиты для ввода основных сведений о контрагенте: виде контрагента, наименовании, ИНН, юридическом и почтовом адресах.

Название. В этот реквизит следует ввести наименование контрагента так, как оно будет выглядеть в различных списках, например, при выборе контрагента в процессе выписки первичных документов. Как правило, в этот реквизит вводится наименование контрагента без указания организационно-правовой формы и прочей дополнительной информации. Введенное в этот реквизит наименование будет использоваться при быстром поиске нужного контрагента в справочнике.

Полное наименование. Наименование контрагента так, как оно должно выглядеть в первичных документах: платежных поручениях, кассовых ордерах, счетах-фактурах и других. Для контрагентов — частных лиц — в это поле следует вводить фамилию и инициалы.

Код. Условный номер контрагента. Если вы не используете код для какой-либо группировки или классификации контрагентов (например, по регионам), предоставьте формирование кода контрагента программе.

Юридический адрес (Адрес). Юридический адрес контрагента. Для ввод адреса следует нажать кнопку Я, в этом случае откроется диалог «Ввод адреса». Работа с этим диалогом описана в п. «Ввод адресов» главы «Сервисные возможности».

Почтовый адрес. Почтовый адрес контрагента. Вводится так же. как и юридический адрес.

Телефоны. Телефоны по юридическому адресу и фактическому местонахождению контрагента.

ИНН. Идентификационный номер налогоплательщика контрагента.

Запись информации о новом контрагенте