110624 (Удосконалення технологій розшуку міжнародних поштових відправлень), страница 2

Тобто, в нормативно-правовій базі та організації розшуку поштових відправлень (в тому числі міжнародних поштових відправлень) існують недоліки та протиріччя.

1.2 Особливості системи АСРК (автоматизованої системи реєстрації та контролю проходження поштових відправлень)

На кожному етапі пересилання поштові відправлення реєструються під час приймання, здійснюється їх поіменний контроль, облік сортування, приписування до супровідних документів та відправлення до іншого підрозділу.

Технологія оброблення та пересилання реєстрованих поштових відправлень передбачає виконання трудомістких операцій з їх обліку та контролю у підрозділах на шляху проходження через розгалужену поштову мережу, а також оформлення ряду супровідних документів (їх копії, що зберігаються у Контрольно-довідковій службі, використовуються для пошуку зниклих відправлень). При цьому вся необхідна технологічна інформація, що супроводжує поштові відправлення на всіх рівнях проходження, зароджується на першій його стадії, тобто у відділеннях зв’язку, а потім багаторазово використовується.

Сучасні технології надають можливість побудувати виробничий процес так, аби можна було однократно ввівши у комп’ютерну систему дані про конкретне відправлення, здійснювати автоматично контроль його проходження та оброблення, забезпечити передачу даних до всіх рівнів проходження пошти, а також використовувати ці дані для реєстрації, поіменної перевірки, сортування, виписки супровідних документів, виконання контрольно-довідкових операцій. І все це – завдяки впровадженню методів автоматичної ідентифікації, зокрема із застосуванням штрихового коду. При цьому забезпечується можливість автоматичного зчитування достовірної інформації відносно недорогими технічними засобами, значне зменшення трудовитрат на її введення у систему.

Прикладом такої системи є Автоматизована система реєстрації та контролю проходження пошти (АСРК), впровадження якої розпочалося у 2002 році. Автоматизована система реєстрації та контролю проходження пошти – це територіально-розподілена комп’ютерна система. Її складовими є елементи верхнього рівня (генеральна дирекція УДППЗ „Укрпошта”, Дирекція оброблення та перевезення пошти), обласного (центри оброблення пошти, центри оброблення та перевезення пошти, центри перевезення пошти), районного (міського) рівня (ВуПЗ, ЦПЗ, поштами з підпорядкованими їм відділеннями). Систему призначено для автоматизованої реєстрації та контролю проходження поштових відправлень на об’єктах поштового зв’язку підприємства. Вона побудована на основі впровадження штрихового кодування реєстрованих поштових відправлень, інформаційних технологій та автоматизації технологічних процесів оброблення пошти. АСРК передбачає створення повної та достовірної інформації про кожне реєстроване поштове відправлення і фактичні обсяги обробленої та перевезеної реєстрованої пошти на рівнях ВуПЗ – ЦОПП – ДОПП –підприємства, а також оперативне надання інформації щодо проходження реєстрованої пошти у системі. Таким чином охоплено весь процес оброблення та пересилання поштових відправлень від відділення зв’язку місця приймання до відділення зв’язку місця призначення [28, c. 19].

У ВЗ місця приймання ярликами зі штрих-кодом маркуються такі поштові відправлення:

- посилки звичайні та з оголошеною цінністю (разом з посилкою маркується також і супроводжувальна адреса ф. 116 та СР71);

- внутрішні рекомендовані листи, бандеролі, мішки, окремі реєстри ф.11;

- внутрішні листи та бандеролі з оголошеною цінністю, страхові мішки;

- мішки з простою міжнародною кореспонденцією (внутрішні та міжнародні);

- міжнародні відправлення з оголошеною цінністю, страхові мішки;

- міжнародні рекомендовані відправлення, рекомендовані мішки;

- міжнародні прості посилки;

- міжнародні посилки з оголошеною цінністю.

Поштове відправлення у системі описується такими реквізитами:

- вид (категорія) поштового відправлення;

- номер поштового відправлення;

- цінність;

- вага;

- прізвище, поштова адреса та індекс відправника;

- прізвище, поштовий індекс та адреса одержувача;

- номер документа на групу, мішок тощо.

Таку кількість реквізитів не можна нанести на поштове відправлення у вигляді штрихового коду через великий обсяг інформації і відсутність спеціальних принтерів на всіх робочих місцях, де приймаються поштові відправлення. Таким чином, у системі на поштове відправлення наноситься тільки та частина інформації, яка однозначно визначає (ідентифікує) дане поштове відправлення, а повна інформація про нього передається каналами зв’язку. Мінімальні витрати на штрихове кодування будуть при використанні на наклейках зі штриховим кодом (штрихових ідентифікаторах) тільки тих реквізитів, які не потребують оперативного друку, тобто друку під час приймання поштового відправлення. Такі ШКІ (штрихкодові ідентифікатори) роздруковуються заздалегідь і розповсюджуються на всі робочі місця, а потім номер за номером наклеюються на реєстровані поштові відправлення під час їх приймання. Структура ШКІ базується на загальному підході до автоматичної ідентифікації всіх поштових відправлень, що реєструються.

Відповідно до рекомендацій ВПС та ДСТУ «Коди та кодування інформації. Штрихове кодування» для кодування внутрішньої та міжнародної пошти використовується штриховий код 128.

Етикетки на самоклейкій основі зі штрих кодовими позначками заздалегідь друкуються за потребою у ВуПЗ та поштамті для підпорядкованих ВЗ. Маркування поштових відправлень здійснюється в усіх відділеннях зв’язку – як за наявності АРМ ВЗ та інших засобів автоматизації, так і без них. Повна інформація про поштове відправлення передається від АРМ ВЗ. Якщо АРМ ВЗ у місці приймання відсутнє, інформація про поштове відправлення вводиться у вузлі або центрі поштового зв’язку. Потім інформація про прийняті та марковані поштові відправлення переджається каналами зв’язку від підрозділу до підрозділу в напрямку проходження поштового відправлення з відповідною реєстрацією у базі даних системи. З рівня ВуПЗ – ЦПЗ інформація передається через корпоративну мережу.

Упровадження Автоматизованої системи реєстрації і контролю проходження пошти дасть змогу:

- поліпшити якість поштової служби України за рахунок переходу на вищий технологічний рівень виробничих процесів;

- поліпшити якість оброблення та забезпечити схоронність реєстрованої пошти;

зберегти і збільшити обсяги реєстрованої пошти за рахунок забезпечення конкурентоспроможності (оператори розвинутих країн та кур’єрські служби, представлені в Україні, вже використовують такі системи контролю за проходженням поштових відправлень);

- забезпечити проведення взаєморозрахунків за фактично оброблені та перевезені обсяги пошти;

- скоротити трудовитрати на обмін поштових відправлень, формування й оброблення супровідних технологічних і звітних документів;

- зберегти доходи від міжнародного обміну в розмірі до 10% від частки тарифу, яку адміністрація має право отримувати за оброблення та доставку пошти (Інформація проектної групи Ради поштової експлуатації ВПС „Посилки” про вивчення вхідних наземних часток тарифу т застосування штрих кодової технології та ярликів на посилках – СЕР С 2003 Doc 14) [28, c. 19].

Але впровадження такого великого й амбітного проекту потребує значних зусиль усіх учасників технологічного процесу. Від того, як ретельно і своєчасно виконуватимуться технологічні інструкції, як достовірно будуть прописані всі адреси походження інформації каналами зв’язку тощо, залежатиме загальний успіх проекту і реалізація його переваг.

1.3 Особливості реєстрації вхідних і вихідних поштових відправлень

Реєстрація вхідних і вихідних поштових відправлень здійснюється згідно вимог [20] і включає:

І) реєстрацію простих і рекомендованих листів, поштових карток, бандеролей, секограм, мішків “М” та дрібних пакетів.

Прийняті рекомендовані поштові відправлення в терміни, встановлені розкладом, передаються на обробку та відправляння під розписку в розрахунковій книжці або за реєстром ф. 11 із зазначенням кількості та номерів відправлень. У разі приймання рекомендованих поштових відправлень в об’єктах поштового зв’язку, оснащених АРМ ВЗ, із робочого місця приймання вони передаються на робоче місце відправляння. Працівник, який здійснює контроль, повинен перевірити правильність оплати та оформлення відправлень. У разі виявлення під час сортування вийнятої з поштових скриньок неоплаченої або неповністю оплаченої письмової кореспонденції, неправильно адресованої, а також із пошкодженими, забрудненими оболонками, з надписами, наклейками і знаками, що не відносяться до оформлення поштових відправлень, до таких відправлень прикріплюється довідка ф. 20 із зазначенням причини повернення. Довідка підписується працівником, який обробляв кореспонденцію, і засвідчується відбитком календарного штемпеля.

Вихідна міжнародна письмова кореспонденція направляється за підпорядкованістю до сортувальних вузлів.

Перед запакуванням у постпакети рекомендовані поштові відправлення приписуються до реєстру ф 1: власні – за номерами із зазначенням країни призначення, а транзитні, крім того, і об’єкта поштового зв’язку місця приймання. На міжнародні поштові відправлення реєстри ф. 11 складаються окремо. Приписка рекомендованих поштових відправлень до окремих реєстрів ф. 11 та постпакетів до зведеного реєстру ф. 11 здійснюється порядком, установленим для внутрішньої письмової кореспонденції [20].

В об’єктах поштового зв’язку, оснащених АРМ ВЗ, окремі та зведені реєстри ф.11 формуються в автоматичному режимі в порядку, передбаченому для внутрішніх рекомендованих поштових відправлень.

Рекомендовані та прості міжнародні постпакети масою до 2 кг з об’єктів поштового зв’язку місць приймання можуть пересилатися в мішках разом з внутрішньою кореспонденцією, а масою понад 2 кг – в окремих мішках. До цих мішків прикріплюються мішкові ярлики ф. 10 з відміткою “Міжнародний”. Якщо в мішку пересилаються авіавідправлення, то на мішковому ярлику додатково проставляється позначка “Авіа”. Мішки опломбовуються та зважуються. На ярлику ф. 10 зазначається маса мішка, прізвище працівника зв’язку, який здійснював його запакування, чи особистий номер та проставляється відбиток календарного штемпеля. Мішкові ярлики нумеруються порядковими номерами упродовж місяця (рис. 1.1).

Рис. 1.1. Зразок оформлення ярлика ф. 10 в об’єктах поштового зв’язку, не оснащених АРМ ВЗ

В об’єктах поштового зв’язку, оснащених АРМ ВЗ, при відправлянні мішків із рекомендованими відправленнями на мішкові ярлики ф. 10 наклеюються ШКІ відповідного зразка. Мішкові ярлики ф. 10 не нумеруються, місце подання не зазначається [20].

При незначній кількості прості міжнародні поштові відправлення можуть запаковуватись у постпакети з рекомендованими міжнародними поштовими відправленнями.

При невеликій кількості рекомендованих поштових відправлень, що відправляються з об’єкта поштового зв’язку, допускається відправлення простої письмової кореспонденції, рекомендовані постпакети, дрібні пакети пересилати в одному страховому мішку разом з відправленнями з оголошеної цінності з припискою до внутрішньої накладної ф. 16 за кожним видом відправлень. Мішок “М” направляється до сортувального вузла за накладною ф.16, до якої він приписується за номером та найменуванням країни призначення, з зазначенням маси в графі “Особливі відмітки”. В автоматичному режимі формуються реєстри ф. 11, до яких рекомендовані поштові відправлення та дрібні пакети приписуються із зазначенням номерів згідно зі ШКІ, найменування країни приймання, а в разі нарахування митницею на вкладення дрібного пакета платежів – їхньої суми.

У сортувальному центрі перевіряється відповідність фактичної маси міжнародних мішків з масою, зазначеною на мішкових ярликах. Для об’єктів поштового зв’язку, не оснащених АРМ ВЗ, при формуванні та друку окремого реєстру ф. 11 роздруковується також реєстр “Доставка” з переліком рекомендованих листів, поштових карток та бандеролей, в якому в доставному об’єкті поштового зв’язку зазначається відмітка про вручення відправлення. На кожний дрібний пакет, мішок “М” в АСРК в автоматичному режимі друкується повідомлення ф. 22, які долучаються до реєстру ф. 11 [20]. Рекомендовані листи, поштові картки, бандеролі, секограми (прості та рекомендовані) вручаються адресатам (одержувачам) під розписку в книзі ф. 8 порядком, встановленим для внутрішніх рекомендованих листів, поштових карток, бандеролей та секограм. В об’єктах поштового зв’язку, оснащених АРМ ВЗ, в автоматичному режимі друкуються окремі аркуші книги ф. 8 у розрізі доставних дільниць.

Вхідні мішки “М”, дрібні пакети обробляються та вручаються адресатам порядком, передбаченим для внутрішніх бандеролей з оголошеною цінністю, прийнятих у закритому вигляді, з урахуванням таких особливостей:

а) на повідомленнях ф. 22, в необхідних випадках, зазначаються суми платежів, нарахованих митницею;

б) якщо на вкладення дрібного пакета при здійсненні митного контролю були нараховані платежі, то при його видачі з адресата стягується сума цих платежів, зазначена на оболонці пакета, оглядовому опису, в бланку (бланках) поштового переказу ф. 113 та в реєстрах ф. 11, плата за їх пересилання поштовим переказом. Одержані з адресата суми платежів, нарахованих митницею, відправляються за призначенням у порядку, передбаченому для відправляння сум післяплати. За прийняті платежі одержувачу видається розрахунковий документ.