104269 (Современные требования к оформлению организационно-распорядительных документов), страница 13

Обязательными реквизитами заключения являются: наименование вида документа, дата и регистрационный номер, место составления, заголовок к тексту, подпись, оттиск печати (при составлении заключения на стандартном листе бумаги).

Отзыв

Отзыв – документ, содержащий мнение учреждения или специалиста по поводу какой-либо работы. ¹²⁰

Подготовка отзыва должна производиться в соответствии с порядком подготовки и оформления заключения. ¹²¹

Обязательными реквизитами отзыва (см. приложение № 16) являются: наименование вида документа, дата и регистрационный номер, место составления, заголовок к тексту, подпись, оттиск печати (при составлении отзыва на стандартном листе бумаги).

Перечень

Перечень – систематизированный список документов, предметов, объектов, составленный в целях распространения на них определенных норм или требований. ¹²²

Оформляется на общем бланке. Форма перечня (см. приложение № 17), как правило, табличная. Но в ряде случаев его составляют и не в табличной форме (в этом случае он может иметь разделы). ¹²³

Перечни подписываются должностными лицами, составившими их. Конкретные разновидности перечней требуют утверждения.

Датой перечня является дата его составления, если он не имеет грифа утверждения, или дата утверждения, если он имеет этот реквизит.

Обязательными реквизитами перечня являются: наименование организации, наименование вида документа, дата и регистрационный номер, место составления, заголовок к тексту, подпись.

Список

Список – перечисление лиц или предметов в определенном порядке, составленное в целях информации или регистрации. ¹²⁴

Список является сопутствующим, пояснительным документом (к протоколам, распорядительным документам, отчетам, справкам и т.д.). ¹²⁵

Отдельные разновидности списков требуют утверждения (список приглашенных, список на рассылку и др.).

Оформляется на общем бланке или стандартном листе бумаги.

Датой списка является дата его подписания исполнителем или дата утверждения.

В заголовке к тексту указывается разновидность списка. Текст списка, как правило, излагается в табличной форме.

Список подписывается должностным лицом, составившим его, при необходимости – руководителем.

Обязательными реквизитами списка являются: наименование организации, наименование вида документа, дата и регистрационный номер, место составления, заголовок к тексту, подпись.

Переписка

Переписка – обобщенное название различных по содержанию документов (служебное письмо, телеграмма, телекс, телефонограмма, факсограмма (факс), электронное сообщение и др.), использующихся в качестве инструмента оперативного информационного обмена между организациями. ¹²⁶

К переписке прибегают для реализации информационных связей между организациями – как состоящими, так и не состоящими в отношениях соподчинения.

Деловая переписка занимает значительное место в документационном массиве организаций. Являясь связующим звеном между организациями, переписка может составлять до 80% входящей и исходящей документации. Информационный обмен с помощью переписки следует использовать только в том случае, когда затруднен или невозможен иной способ обмена мнениями (телефонные переговоры, личная встреча и др.).

Переписку отличает широкое видовое разнообразие – от имеющих нормативный характер писем и телеграмм государственных органов до обращений граждан и типовых заявок. Содержанием переписки могут быть запрос, подтверждение, напоминание, требование, извещение, просьба, гарантия, приглашение и др.

Служебное письмо

Письмо – обобщенное наименование различных по содержанию документов, служащих средством общения между учреждениями, частными лицами. ¹²⁷

Служебное письмо – это обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста, – пересылкой почтой. ¹²⁸

Письма, как правило, должны составляться в случае, когда невозможен или затруднен бездокументный способ обмена информацией (устные разъяснения, указания: личные или по телефону и др.). При необходимости срочной передачи информации составляются телеграммы, телефонограммы и др. ¹²⁹

Письма составляются на специальных бланках писем формата А4 или А5 в зависимости от размера текста письма. ¹³⁰

Текст письма должен быть логичным, последовательным, убедительным и корректным по форме. Факты и события должны излагаться объективно, лаконично, ясно. Текст письма не должен допускать различного толкования. ¹³¹

Письмо целесообразно готовить по одному вопросу. Если необходимо обратиться в организацию одновременно по несколькими разнородным вопросам, рекомендуется составлять отдельные письма по каждому из них. Письмо может касаться нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации-адресата. ¹³²

В зависимости от типа письма и его содержания текст письма может быть простым или сложным. Простые письма состоят из одной - двух частей: вступления и заключения. Сложные в композиционном плане письма содержат вступление, основную часть (доказательство) и заключение. Во вступлении дается обоснование вопроса: причина возникновения вопроса или его краткая история; если поводом для составления письма послужил какой-либо документ, дается ссылка на него. В основной части (доказательстве) излагается существо вопроса, приводятся доказательства или опровержения; основная часть должна быть убедительной, чтобы не возникало сомнений в правильности и обоснованности предлагаемых решений. В заключении формулируется основная цель письма. В зависимости от назначения письма, от того, на чем его автор хочет сконцентрировать внимание, применяются и другие схемы построения, в которых один из элементов может отсутствовать или порядок их расположения может быть иным. ¹³³

Текст простого письма не должен превышать одной - двух машинописных страниц, сложные письма могут содержать до пяти страниц текста.

В письмах используют следующие формы изложения текста:

• от первого лица множественного числа («просим направить», «направляем на рассмотрение»);

• от первого лица единственного числа («считаю необходимым», «прошу выделить»);

• от третьего лица единственного числа («министерство не возражает», «ВНИИДАД считает возможным»). ¹³⁴

В деловой переписке принята форма изложения текста от первого лица множественного числа (просим, сообщаем, направляем, напоминаем, высылаем и т.д.), так как должностное лицо, подписавшее письмо, выступает от имени организации.¹³⁵

Изложение текста письма от первого лица единственного числа (прошу, предлагаю, направляю и т.д.), возможно в двух случаях:

• письмо оформляется на должностном бланке;

• письмо носит конфиденциальный характер или содержит персональное обращение к адресату.

Письмо, оформленное на бланке формата А4, должно иметь заголовок к тексту, отвечающий на вопрос «О чем?»: «О нарушении договорных обязательств», «Об оказании научно-технической помощи». На бланке форма А5 заголовок допускается не указывать.

Письма визируются составителем, руководителем подразделения-автора, при необходимости – руководителями заинтересованных структурных подразделений, а также заместителем руководителя организации, курирующим направление, если письмо подписывает руководитель организации. Визируются письма на втором экземпляре, остающемся в организации. ¹³⁶

Письма подписываются руководителем организации, его заместителями в рамках предоставленной им компетенции, а также руководителями самостоятельных структурных подразделений, если им предоставлено это право.

Письмо должно иметь отметку об исполнителе, которая проставляется в нижней части листа, под подписью руководителя.

Вносить какие-либо исправления или добавления в подписанные письма не разрешается.

Датой письма является дата его подписания.

Обязательными реквизитами письма являются: наименование организации, справочные данные об организации, код организации, основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица, идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет, дата, регистрационный номер, ссылка на регистрационный номер и дату, адресат, заголовок к тексту (при составлении письма на бланке формата А4), подпись, отметка об исполнителе, в сопроводительных письмах – отметка о наличии приложений, в гарантийных письмах – оттиск печати.

По характеру информации письма имеют много разновидностей:

• сопроводительное письмо;

• письмо-просьба;

• письмо-запрос;

• письмо-ответ;

• письмо-сообщение;

• письмо-подтверждение;

• информационное письмо;

• гарантийное письмо;

• письмо-извещение;

• письмо-приглашение;

• письмо-предложение;

• письмо-напоминание;

• письмо-требование;

• письмо-благодарность;

• письмо-поздравление.

Сопроводительное письмо

Сопроводительное письмо – служебное письмо, используемое для отправки документов, не имеющих адресной части. ¹³⁷

Текст сопроводительного письма (см. приложение № 18) начинается словами: «Представляем Вам…» (в вышестоящую организацию), «Направляем Вам…» (в подведомственную организацию), «Высылаем Вам…» (в стороннюю организацию). Одновременно с этим может содержаться дополнительная информация, отражающая характер управленческой ситуации, в которой осуществляется деловое общение: «В соответствии с предварительной договоренностью высылаем Вам…», «В соответствии с дополнительным протоколом высылаем Вам…», «В подтверждение нашей договоренности высылает Вам…».

Текст сопроводительного письма может содержать просьбы, пояснения, связанные с теми материалами, которые составляют приложения к сопроводительному письму. В этом случае сначала говорится о направлении документов, затем излагаются просьбы и пояснения.

Сопроводительное письмо оформляется на бланке письма.

Обязательными реквизитами сопроводительного письма являются: наименование организации, справочные данные об организации, код организации, основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица, идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет, дата, регистрационный номер, адресат, заголовок к тексту (при составлении письма на бланке формата А4), подпись, отметка об исполнителе, отметка о наличии приложений.

Письмо-просьба

Письмо-просьба – служебное письмо, цель которого – получение информации, услуг, товаров, необходимых организации-автору. ¹³⁸

Огромное количество управленческих ситуаций дают повод для составления писем-просьб. Письмо-просьба (см. приложение № 19) должно содержать обоснование просьбы и изложение самой просьбы. Обоснование должно предшествовать изложению просьбы. Обоснование может отсутство­вать в случаях очевидности просьбы, его типового характера, а также в случае если осуще­ствление действий, составляющих просьбу, является обязанностью организации, подразде­ления, должностного лица. Просьба излагается с помощью глагола «просить»: «Просим Вас провести…», «Просим Вас предоставить…», «Просим Вас сообщить…» и т.д. Просьба может формулироваться и без глагола «просить», например: «Надеемся на положительное решение вопроса…», «Надеемся, что Вы сочтете возможным рассмотреть наше обраще­ние» и т.п.

В одном письме может содержаться несколько просьб. В этом случае используются сле­дующие языковые обороты: «Также просим Вас рассмотреть (предоставить, провести…)», «Одновременно просим Вас…».

Письмо-просьба оформляется на бланке письма.

Обязательными реквизитами письма-просьбы являются: наименование организации, справочные данные об организации, код организации, основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица, идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет, дата, регистрационный номер, адресат, заголовок к тексту (при составлении письма на бланке формата А4), подпись, отметка об исполнителе.

Письмо-запрос

Письмо-запрос – служебное письмо, направляемое с целью получения каких-либо офици­альных сведений или документов. ¹³⁹