103693 (Оглядово-аналітичні документи), страница 5

Інформаційно-аналітичні дослідження потребують пошуку й опрацювання не окремих документів, а вихідної інформації, що відповідає інформаційним потребам споживача. Тому для інформаційних документів, які створюються як результат інформаційно-аналітичних досліджень, основна мета полягає в створенні інформаційної моделі проблеми (теми запиту споживача інформації). Такі завдання виконують інформаційні документи з оглядовою інформацією. Огляд як інформаційний твір є не тільки узагальнюючою характеристикою вихідних джерел, а й надає висновки та рекомендації для розв’язання проблеми. Як інформаційна основа прийняття управлінських рішень і результат інформаційно-аналітичної роботи, огляд широко застосовується в економічній та політичній сферах. Існує багато різновидів інформаційних документів, створених за методикою огляду. До них можна віднести оглядові довідки, інформаційні довідки, інформаційні звіти, дайджести та ін. Названі інформаційні документи з наявністю прогнозу розвитку проблемної ситуації є засобом інформаційного управління. Таким чином, для забезпечення споживачів необхідною інформацією створюються оглядово-аналітичні документи, вихідні джерела яких є лише засобом виявлення та перетворення первинної інформації.

Провідним принципом підготовки таких інформаційних документів є необхідність надання згорнутої інформації, відповідної до теми запиту споживача, але достатньої для її використання без додаткового звертання до опрацьованих вихідних матеріалів. Безпосередня функція таких документів — це орієнтація в інформації з сутності проблеми. Допомога в орієнтації серед масиву первинних документів, можливість розгортання створеної інформації забезпечується за допомогою списка опрацьованих джерел. Проте це завдання є лише опосередкованою (похідною) функцією для інформаційно-аналітичних документів.

Для створення інформаційних документів такого напряму є можливість провести самостійне соціологічне, статистичне, маркетингове дослідження. У такому випадку результати проведеного дослідження будуть документально оформлені. Наявність у цих документах “вивідного знання” у вигляді висновків, рекомендацій, прогнозів є визначальною умовою опрацювання інформації. Тому в процесах інформаційно-аналітичної діяльності широко використовуються методи критичної оцінки інформації.

Для інформаційно-аналітичної діяльності необхідність інформаційно-аналітичних досліджень обумовлена не тільки наявністю інформаційних бар’єрів, які перешкоджають одержанню потрібної інформації, а й дефіцитом часу в діяльності споживача інформації. Дефіцит часу суб’єктів управління як споживачів інформації потребує перекладання на спеціальну інформаційну службу завдань постійного слідкування за інформацією з визначених інформаційних потреб, витягу необхідних інформативних фрагментів з усього масиву інформації, аналітико-синтетичного перетворення вихідної інформації у відповідності до потреб споживача. Виконання цих завдань створює систему інформаційного забезпечення споживачів інформації.

Таким чином, визначальним фактором опрацювання інформації для інформаційно-аналітичних документів є споживач інформації.

Початковий етап дослідницької роботи співпадає з процесами інформаційної діяльності: виявлення, збирання інформації, згортання (переробка) виявленої інформації. Далі процеси науково-дослідницької та інформаційної діяльності розмежовуються, бо на подальше опрацювання вихідної інформації все більший вплив має мета діяльності, що згодом подається як результат роботи [23, с. 15].

Інформаційні документи допомагають зорієнтуватися не лише в потоці первинних документів, а й у змісті проблеми в цілому.

Цільове призначення інформаційного документа визначається рішенням, яке споживач має прийняти на його основі. У зв’язку з цим інформаційні потреби для вирішення конкретних завдань можуть бути різноманітними, зокрема:

• отримати уявлення про зміст первинних документів з певної проблеми з метою відбору цінних джерел для поглибленого вивчення;

• оцінити стан і шляхи розвитку відповідної галузі науки і техніки з метою визначення місця проблеми, яка вирішується, поміж інших проблем;

• використати новітні досягнення своєї й інших галузей науки і техніки з метою підвищення ефективності створюваної техніки і технології;

• звернути увагу на проблему, яку вивчають з метою показу позитивних і негативних сторін досліджень, що проводяться;

• оцінити інформаційну ситуацію в конкретній галузі науки з метою визначення найперспективніших рішень поставленого завдання;

• визначити досягнутий рівень розвитку конкретної галузі науки і техніки й порівняти з ним рівень виконаної роботи;

• встановити наукову значущість ідей, теорій, концепцій, гіпотез, практичних рішень з метою використання їх у вирішенні конкретного завдання;

• виявити тенденції розвитку основної і суміжних галузей науки і техніки та встановити оптимальні технічні й економічні показники нових об’єктів, які створюють.

Інформаційні документи неопубліковані і опубліковані видають бібліотеки, органи НТІ, центри інформаційного аналізу, видавництва та інші організації. Це значно полегшує орієнтування фахівців, учених, інформаційних фахівців у потоці первинних документів [18, с. 382].

Закономірні процеси переробки інформації лежать в основі і сучасних сервісних послуг посередницьких інформаційних структур, що займаються процесами аналізу, синтезу, оцінки наукової інформації. Частка інтелектуальної праці в інформаційних продуктах і послугах невпинно зростає: інформаційний пошук у спеціалізованих БД, складання досьє, дайжестів, аналітичних інформаційних досліджень і експертиз потребує кваліфікованої діяльності референтів, експертів, аналітиків.

Створення складноструктурованих, багатофункціональних інформаційних систем, що вміщують декілька рівнів інформаційних документів (смисли, фрагменти текстів, повні тексти документів, бібліографічні дані про них) – є провідним напрямом розвитку БД [10, с. 20].

Науково-аналітична діяльність відіграє важливу роль в інформаційному забезпеченні влади, народного господарства, науки. Науково-аналітичні огляди, дозволяють представити споживачам у найбільш концентрованому вигляді аналітичну проблемно-концептуальну інформацію , що синтезує дані, опубліковані в розрізнених джерелах. Обгрунтування та прийняття рішень неможливе без використання аналітичної інформації [28, с. 21].

Інформаційно-аналітичні дослідження потребують пошуку й опрацювання не окремих документів, а вихідної інформації, що відповідає інформаційним потребам споживача. Тому, визначальним фактором опрацювання інформації для інформаційно-аналітичних документів є споживач інформації. Інформаційно-аналітична діяльність використовує методику та результати роботи таких видів інформаційної діяльності, як бібліографічна діяльність і науково-інформаційна діяльність. Інформаційна діяльність впливає як на формування методики інформаційно-аналітичної діяльності, так і на науково-дослідницьку діяльність. Існує багато різновидів інформаційних документів, створених за методикою інформаційно-аналітичної діяльності, які мають можливість задовільнити запити споживачів різної інформації.

Є спеціальні інформаційні установи, які утворюють систему інформаційного забезпечення споживача документною інформацією універсального, галузевого, проблемно-тематичного змісту [24, с. 15].

У структурі інформаційної діяльності досить чітко окреслився такий напрям, як інформаційно-аналітична діяльність. Мета названого напряму діяльності – інформаційне забезпечення управлінських рішень і створення системи інформаційного забезпечення базової діяльності споживача інформації.

Результати інформаційно – аналітичної діяльності, засоби для їх створення та процеси підготовки інформаційних документів об’єднує поняття “інформаційно-аналітичного дослідження”. Такі дослідження обумовлюють необхідність систематичного виявлення проблемних ситуацій базової діяльності споживача ( чи проблемних питань галузі в цілому), що потребують розв’язання та підготовку інформаційних документів, які є підгрунтям для прийняття управлінських рішень [25, с. 14].

Розділ 3. Інформаційно-документне забезпечення органів влади (на прикладі міської ради м. Кузнецовська)

3.1 Документне забезпечення роботи міської ради

Питання організації управління районами у містах належать до компетенції міських рад. Міські ради та їх виконавчі органи відповідно до Конституції та Законів України здійснюють управління рухомим і нерухомим майном та іншими об’єктами, що належать до комунальної власності територіальних громад районів у містах, формують, затверджують, виконують відповідні бюджети та контролюють їх виконання, а також здійснюють інші повноваження, передбачені законодавством України, в обсягах і межах, що визначаються міськими радами [14, с. 174].

Кузнецовська міська рада є виборним представницьким органом місцевого самоврядування, що складається з депутатів і відповідно до закону представляє територіальну громаду міста та здійснює від її імені та в її інтересах функції та повноваження місцевого самоврядування.Порядок діяльності ради, її органів та посадових осіб визначається Конституцією України, законами України „Про місцеве самоврядування в Україні”, „Про статус депутатів місцевих рад”, іншими законодавчими актами України, регламентом та іншими рішеннями ради (Статутом та інструкціями, положеннями вищих органів влади).

Кузнецовська міська рада діє в такій структурі (Додаток 3):

1. Керівництво ради:

- міський голова;

- секретар міської ради;

- Заступники міського голови по виконавчій роботі:

- Перший заступник міського голови з питань діяльності виконавчих органів влади;

- Заступник міського голови з питань діяльності виконавчих органів влади;

- Заступник міського голови начальник фінансового управління;

- Заступник міського голови начальник управління економіки;

- Заступник міського голови керуючий справами виконкому;

Чисельність апарату міської ради та її виконавчого комітету складає – 89 осіб:

Апаратне управління нараховує 13 осіб працюючих.

Відділ бухгалтерського обліку та звітності – 4 особи.

Відділ з гуманітарних питань та внутрішньої політики – 2 осби.

Відділ комунальної власності – 9 осіб.

Відділ у справах захисту населення від наслідків аварії на Чорнобильській АЕС – 4 особи.

Управління економікою- 4 особи.

Відділ архітектури та містобудування – 3 особи.

Відділ з питань торгівлі та сфери обслуговування – 2 особи.

Відділ з питань кадрової роботи – 3 особи.

Служба у справах неповнолітніх – 4 осби.

Відді культури – 6 осіб.

Комітет з фізичної культури та спорту – 1 особа.

Відділ реєстрації виборців – 4 особи.

Військово-облікове бюро – 8 осіб.

Господарська група – 14 осіб.

Юридичний відділ – 3 особи.

Відділ у справах сім’ї та молоді – 3 особи.

Архівний відділ - 2 особи.

Відділи займаються службовою документацією та бухгалтерським обліком бюджетних установ м. Кузнецовська. Структура міської ради м. Кузнецовська представлена широко, відділами з усіх питань соціально-економічного розвитку міста.

Міська рада веде свою роботу у таких напрямках: постійно спрямовує свою роботу згідно основних напрямків розвитку господарського комплексу міста:

- промисловість,

- інвестиційна діяльність;

- енергозбереження;

-житлова політика та реформування житлово-комунального господарства;

- торгівля, побутові послуги, розвиток малого підприємництва;

- благоустрій, санітарна очистка, ремонт і утримання доріг;

- газифікація;

- водопостачання, водовідведення, водопониження.

Ці напрями роботи передбачені у “Програмі соціально-економічного розвитку міста на 2008 рік.

В галузі "Органи виконавчої влади" діловодство міських рад є важливою ланкою.

В системі управління Кузнецовської міської ради діє організаційно-розпорядча документація (ОРД):

- організаційно-розпорядча документація представлена нормативними актами, що регламентують порядок створення, оформлення й використання організаційно-розпорядчих документів, до яких належать вказівки (керівні настанови або рекомендації), інструкції, накази, положення, постанови, рішення (Додаток 5), розпорядження (Додаток 6), статути, укази, ухвали.

ОРД свідчить про закріплення функцій, обов’язків і прав керівних органів та керівних осіб управління на певні строки (це накази, інструкції, розпорядження, вказівки, статути).

Різноманітна за видами та за обсягом у Кузнецовській міській раді довідково-інформаційна документація. До неї належать: акти (Додаток 7), анотації, відгуки, відомості, довідки, договори , записки (службові доповідні, пояснювальні), запрошення, звіти, листи службові, оголошення, плани роботи, посвідчення, протоколи, витяги з протоколів, реферати, рецензії, телеграми, телефонограми, списки/переліки, доповідні та пояснювальні записки, запрошення.

Документація з кадрових питань, документація по особовому складу міської ради має інформаційний характер про особовий склад ради і ведеться секретарем міської ради з моменту вступу громадянина на роботу. Це – заяви (про прийняття на роботу, звільнення з роботи, переведення на іншу посаду); накази по особливому складу (про прийняття на роботу, звільнення з роботи, переведення чи зміщення на іншу посаду, заохочення, стягнення, відрядження); виробничі характеристики, контракти з найму (трудові угоди), особові листки з обліку кадрів, особові картки, трудові книжки, графіки відпусток, журнали обліку працівників, які відбувають у відрядження, анкети, автобіографії, витяги з трудової книжки.