102888 (Удосконалення формування розподілу прибутку підприємства при зовнішньоекономічній діяльності), страница 9

Кожний завод або філія конкретного підприємства розглядається як незалежна управлінська одиниця, що здійснює всі необхідні функції. Адміністративний поділ та розподіл робіт здійснюється з урахуванням внутрішніх умов, без втручання центрального керівництва, крім випадків, коли рішення окремих питань входить до компетенції самої центральної адміністрації. Такими питаннями можуть бути: постачання, фінансування, реклама тощо.

Перевагами цього методу є: організація робіт з урахуванням місцевих умов; самостійність філій, відсутність бюрократичних перешкод; сприяння просуванню керівників філій на більш високі посади. Це найбільш вдалий метод при розробці робіт за географічними районами. Проте крайнощі при застосуванні цього методу ведуть до дроблення функцій підприємства за філіями, що є причиною послаблення координації діяльності, зменшення ролі центрального апарату та його повноважень.

У міру збільшення організації та розширення управлінських функцій, зростання масштабу діяльності застосування якогось одного методу стає недостатнім. У такому разі використовуються різні методи. При цьому використовують переваги кожного методу і, в міру можливості, уникають його недоліків, що забезпечує найбільш ефективне функціонування організаційної структури управління, що створюється післі поділу та реорганізації.

Наприклад, поряд із використанням методу поділу на етапи виробництва такі функції, як фінансова та постачання, перебувають у компетенції центральної адміністрації, котра розв'язує їх на рівні всього підприємства. Більшість сучасних фірм при формуванні організаційної структури управління використовують різноманітні методи побудови, що дає змогу уникнути недоліків кожного методу, ефективно використовувати їхні переваги та проявляти гнучкість при подальшому коригуванні мети і стратегії підприємства, зміні умов існування фірми тощо.

Різноманітність та складність організаційних структур, факторів та умов, що їх визначають, об'єктивно зумовлюють існування різноманітних методів удосконалення останніх. Найбільш відомі такі методи. Експертний метод полягає в попередньому дослідженні діючої структури управління, виявленні її слабких місць. З цією метою проводиться діагностичне обстеження системи управління, щоб вивчити її стан на основі порівняння фактичних значень відповідних показників з нормативними і плановими значеннями їх. Аналіз цих показників дає змогу встановлювати недоліки резервів у діяльності системи управління, поставити їм точний діагноз. Як правило, ця робота супроводжується проведенням так званого прогностичного аналізу, завдання якого полягає у вивченні поведінки діючої системи в динаміці, виявленні тенденцій її зміни, а також у поясненні причин, що зумовили ці зміни.

Експертний метод у практиці вдосконалення організаційних структур та новостворених підприємств використовується досить широко. Це пояснюється недостатнім розвитком кількісних методів аналізу, недоліками нормативної бази тощо. Перевагою експертного методу є оперативність отримання результатів аналізу та розробка рекомендацій щодо усунення недоліків організаційних структур та новостворених підприємств.

Метод порівняння та аналогії полягає у використанні при вдосконаленні організації управління елементів механізму управління, організаційних форм та рішень, котрі виправдали себе на практиці на підприємствах із подібними умовами (розмір, тип виробництва, складність продукції тощо). Цей метод передбачає розробку та вдосконалення типових структур управління, норм керованості, типового складу функцій управління, різноманітних розрахункових формул для визначення нормативів чисельності управлінського апарату. Він найбільш поширений у практиці галузевих підприємств, об'єднань. Широке використання методу привело до уніфікації організаційних структур управління на підприємствах галузей, упорядкування штатних розкладів, регламентації адміністративно-управлінської діяльності, що є позитивним. Разом з тим цей метод орієнтує на постійний склад функцій управління, ставить жорсткі обмеження у виборі організаційних структур.

Зміст методу полягає у виділенні груп однорідних підприємств, які визначаються на основі обсягів і складності робіт з управління. Для кожної групи розробляється типова організаційна структура та інші типові рішення щодо побудови апарату управління.

Метод структуризації мети ґрунтується на уявленні про виробничо-господарську організацію як багатоцільову систему. Метод передбачає структуризацію мети (завдань) організації за відповідними ознаками, які є основою для виділення видів діяльності, складу управлінських робіт. Групування управлінських робіт за визначеними правилами дає можливість визначити структурні підрозділи та орієнтувати їхню діяльність на досягнення конкретної виробничо-господарської мети.

Метод організаційного моделювання ґрунтується на використанні відповідних формалізованих уявлень (моделей) об'єкта і структури управління. Серед групи методів організаційного моделювання найбільш відомий метод, в основі якого лежить декомпозиція інформаційного процесу виконання управлінських робіт. Відповідно до цього методу у виробничих процесах виділяють місця, де необхідний управлінський вплив. Далі встановлюються характер та періодичність цих впливів, склад і обсяг інформації, необхідні технічні засоби та інші складові процесу управління.

Розробка процесів управління відбувається з урахуванням нормативних вимог до організації їх. На основі характеристик розроблених процесів управління (їхні періодичність, трудомісткість тощо) визначають кількість працівників, їхню підпорядкованість у процесі виконання управлінських робіт, склад підрозділів апарату управління.

До методів організаційного моделювання слід віднести ті, в яких використовуються параметричні залежності об'єкта і суб'єкта управління. Сутність цих методів полягає у встановленні зв'язків параметрів системи управління й виробничо-технічних факторів, у визначенні спрямованості дій та міцності цих зв'язків. Особливістю параметричного методу є дослідження кількісних характеристик для опису системи управління та її структури. Вибір конкретного методу проведення робіт з удосконалення організаційної структури управління залежить від характеру проблем, що стоять перед підприємством, наявності ресурсів, кваліфікованих виконавців, міри обґрунтованості нормативної та методичної бази й інших умов. На практиці, як правило, використовується поєднання розглянутих методів, котрі доповнюють один одного. Наприклад, використання методу структуризації мети часто передбачає залучення експертів, аналітичної інформації. З іншого боку, використання експертного методу при вдосконаленні структури управління не виключає застосування типових рішень, аналогів, що себе виправдали на практиці.

Тому, групування методів та методик, їх комплексна оцінка показує найбільш поширенні недоліки формування нового підприємства та організацію його управлінської структури.

Використання вищеперерахованих методик дозволяє на більш високому економічному та фінансовому рівні вирішувати питання розподілу прибутку ТОВ «Банк Ренесанс Капітал». Дані методики дозволять вирішити питання розосередження чистого прибутку отриманого від зовнішньоекономічної діяльності у напрямку найбільш необхідному в тому чи іншому фінансовому році.

3.2. Вдосконалення управління формування розподілу підприємства при зовнішньоекономічній діяльності з використанням інформаційних технологій

Формування системи поділу та реорганізації прибутку підприємства є актуальною науковою проблемою, яка в Україні набула особливого значення з огляду на сучасні умови господарювання та зростання ролі антикризового управління та стратегічного менеджменту. Водночас, недостатність теоретичних напрацювань щодо розкриття сутності інформаційного забезпечення в контексті елементів системи поділу підприємств зумовлює поглиблення економічної кризи на багатьох вітчизняних підприємствах.

Одним із основних елементів системи поділу є інформаційне забезпечення. Поширення глобалізаційних процесів, підвищення рівня конкуренції, зростання вітчизняної економіки та інші швидкі зміни у зовнішньому середовищі підприємства, а, відповідно, необхідність прийняття адекватних та оперативних управлінських рішень вимагає створення сучасних інформаційних систем підприємства. Однією із функцій інформаційної системи підприємства є функція забезпечення інформацією менеджерів, які займаються питаннями розподілу підприємства. Структурно інформаційне забезпечення системи поділу підприємства має складатися з двох основних підсистем: у першій формується інформація про внутрішнє середовище підприємства та надається інформаційна підтримка для прийняття управлінських рішень; у другій підсистемі досліджується зовнішнє середовище та налагоджуються контакти із зовнішніми групами впливу. При цьому основними принципами взаємодії цих двох підсистем є сумісність та взаємодоповнюваність.

Для того, щоб дати визначення поняттю «інформаційна технологія», звернемося до терміну «технологія», яке має безліч тлумачень. В широкому смислі під технологією розуміється наука про закони виробництва матеріальних благ, закладаючи в неї три основні закони: ідеологію, тобто принципи виробництва; знаряддя праці, тобто верстати, машини, агрегати; кадри, що володіють професійними навичками. Ці складові називають відповідно інформаційною, інструментальною і соціальною. Для конкретного виробництва технологію розуміють як сукупність методів і прийомів, що визначають послідовність дій для реалізації виробничого процесу. Рівень технологій пов'язаний з науково-технічним прогресом суспільства і впливає на соціальну структуру, культуру і ідеологію. Для будь-якої технології можуть бути виділені мета, предмет і засоби. Метою технології є підвищення якості продукції, скорочення терміну її виготовлення і зниження собівартості.

Методологія будь-якої технології поєднує в собі: декомпозицію виробничого процесу на окремі взаємопов’язані і залежні складові (стадії, етапи, фази, операції); реалізацію певної послідовності виконання операцій, фаз етапів і стадій виробничого процесу відповідно меті технології; технологічну документацію, що формалізує виконання всіх складових.

Виробництво інформації спрямовано на доцільне використання інформаційних ресурсів і постачання ними всіх елементів організаційної структури і реалізація шляхом створення інформаційної системи. Інформаційні ресурси є основною «сировиною» для системи управління будь-якої організаційної структури, кінцевим продуктом є прийняття рішення. Прийняття рішення в більшості випадків здійснюється в умовах браку інформації, тому ступінь використання інформаційних ресурсів багато в чому визначає ефективність роботи організації.

Аналіз міжнародного та вітчизняного досвіду функціонування субєктів господарювання дав змогу прийти до висновку, що підприємства для того, щоб мінімізувати невизначеність та поділ підприємства, який може настати в результаті прийняття помилкових рішень, намагаються отримати якомога більше інформації. Однак таке здобуття інформації породжує дві значні проблеми. Перша полягає в тому, що підприємство повинно враховувати ефективність додатково отриманої інформації, зокрема, вартість додаткової інформації має зростати пропорційно вартості отриманої вигоди використання цієї інформації. Інша проблема полягає в ентропії інформації. Часто менеджери, намагаючись мінімізувати ризик та невизначеність шляхом отримання максимально можливого обсягу інформації, не встигають аналізувати її та приймати адекватні рішення, оскільки на рішення просто не вистачає часу. Тому, в кожній конкретній ситуації необхідно вибирати оптимальний обсяг інформації та користуватися економічними підходами при прийнятті управлінських рішень.

Управлінці у своєму розпорядженні часто мають надлишкову інформацію. Перевантаженість менеджерів інформацією спричиняє не тільки економічні ризики, а й призводить до психічних та фізичних хвороб працівників. Наприклад, за останні 30 років у світі було вироблено більше інформації, ніж за попередні 5000. Уникнути цих проблем допоможе інформаційно-технічна підготовка персоналу та інформаційна система, адекватна зовнішньому та внутрішньому середовищам підприємства.

Важливим при формуванні елементів інформаційного забезпечення, які будуть взаємодіяти з зовнішнім середовищем є закладення принципів відкритості та сумісності із зовнішніми інформаційними системами. Йдеться насамперед про інформаційні системи партнерів та контрагентів підприємства. На макрорівні доцільним є формування єдиної державної інформаційної системи. В економічно розвинених державах та країнах з трансформаційною економікою здійснюється постійний моніторинг діяльності підприємств. В процесі моніторингу центральні банки систематизують інформацію про діяльність підприємств за обраною вибіркою з метою виявлення змін у ринковій кон’юнктурі. Така система дає змогу учасникам системи моніторингу порівнювати власні результати із результатами конкурентів та партнерів через використання зворотного зв’язку.

Крім цінності зібраної інформації для самого керівництва підприємства (зокрема для прийняття управлінських рішень, для розроблення та реалізації функцій та методів менеджменту на підприємстві) вона може бути використана для офіційних презентацій, звітів перед акціонерами, реклами продукції з посиланням на офіційний державний орган, який оцінив результати діяльності. Зрозуміло, що довіра до результатів моніторингу у всіх стратегічних групах буде значно вищою, ніж до інформації самого підприємства.