100248 (Информационные технологии в системах управления гостиничным предприятием), страница 6

Более чем 5-летний опыт присутствия Эдельвейс/Medallion на российском рынке и реализованные за это время проекты позволили нам накопить огромный практический опыт, который сегодня мы можем предложить нашим клиентам.

Эдельвейс - это залог успеха Вашей гостиницы!

"Преимущества системы Edelweiss/Medallion"

• Программа доработана специально под Российское законодательство

• Простой и интуитивно понятый интерфейс. Рабочий стол представлен в виде электронной шахматки.

• Имеется журнал, где отражены все действия персонала, причем сам персонал этот журнал увидеть не может.

• Программа позволяет вести жесткий контроль за деятельностью предприятия. Например, он всегда может проверить сколько прошло по кассе и сравнить с данными, представленными в программе, какие скидки, кому, в каком размере и каким сотрудникам были сделаны.

• В архиве программы храниться вся информация о клиенте и его посещениях, а также есть возможность вести учет пожеланий и предпочтений посетителей.

• С помощью программы можно привязывать платежи к услугам.

• В программе ведется статистическая отчетность, ОВИР, формы соответствуют отчетности Министерством Финансов РФ для гостиниц, в том числе автоматически формируется форма Ф7Г.

• Так как в программе есть "Конфигуратор", настраивать различные изменения, необходимые для работы гостиницы, может управляющий, не имеющий специальных знаний программиста., т.е. системный администратор не нужен.

• Программа импортирует данные в бухгалтерские программы, в том числе и в 1С.

• Расчет с клиентами можно производить как в наличном, так и в безналичном порядке.

• При помощи программы формируется необходимая аналитическая отчетность.

• Техническая поддержка ведется компанией "СБА", которая находится в Екатеринбург, что значительно снижает стоимость услуг по поддержанию и обслуживанию программного продукта.

2.4 Система автоматизации «Отель 2.3»

Комплексная автоматизированная система управления отелем, пансионатом "Отель 2.3" это мощный инструмент в области информационных технологий, позволяющий вести полное управление и контроль всех бизнес-процессов гостиницы, повысить производительность работы за счет эффективного выполнения оперативных задач.

Система "Отель 2.3" состоит из набора модулей, которые легко добавляются в конфигурацию для конкретной гостиницы.

Встроенный модуль настроек позволяет сделать систему универсальной, удовлетворив пожелания различных отелей, как по размеру, так и форме собственности.

Широкий спектр функциональных возможностей удовлетворит пожелания, как небольшого отеля, так и крупного 5-звездочного комплекса.

Оптимальный набор модулей, позволит наращивать систему по мере необходимости, сократив при этом начальные инвестиции.

Модуль Интернет бронирования позволит бронировать номера в Вашем отеле, как физическими лицами, так и организациями, обеспечив, при этом, анализ и прогноз загрузки номерного фонда в реальном времени.

Мощный инструмент отчетности позволит определенным пользователям легко превратить данные о работе отеля в отчеты для анализа доходов, загрузки, затрат и множество других показателей.

Контроль, за работой отеля или комплекса отелей, может осуществляться из любой точки мира.

Возможности системы:

Работа в режиме реального времени.

• Результаты работы каждой службы или автоматических подсистем сразу же доступны во всех других службах. Технологические процессы (например, ночной аудит и ежесуточное резервное копирование) происходят в фоновом режиме, не требуя перерывов в работе отеля и надзора со стороны персонала.

• Процесс работы с клиентами (оформление поселения, оплаты, выезда? и др.) оптимизирован таким образом, чтобы занимал по времени, как правило, не более 1-2 минут, создавая комфортные условия для гостей.

• Передача данных во внешнюю бухгалтерскую систему (например, кассовые отчеты, отчеты по безналичному расчету и кредитным картам) происходит автоматически

Система полностью адаптирована под законодательство Беларуси, Казахстана, России и Украины.

Персонификация и контроль пользования.

• Система позволяет контролировать и анализировать работу персонала

Различные языковые среды отчетности и многовалютность.

2.5 Программный комплекс автоматизации гостиничного хозяйства KEI HOTEL

Система автоматизации гостиницы KEI-Hotel – это программно-аппаратный комплекс нового поколения, совокупность самых современных технологий в области микропроцессорного управления и прикладного программного обеспечения.

Несомненным преимуществом системы KEI-Hotel является интерактивный интерфейс, что определяет легкость в обучении пользователей и эксплуатации проекта в целом.

В информационной системе гостиницы система KEI-Hotel является центральным звеном, куда стекается информация из других подсистем - телефонной, ресторанной, платного телевидения, безопасности и др. Данные системы хранятся под управлением промышленной СУБД SyBase , что гарантирует их сохранность даже при аварийных ситуациях.

Особое внимание следует уделить такой особенности программы, как гибкость настроек и применимость к условиям гостиниц любых типов и размеров.

Структура комплекса

KEI-Hotel позволяет систематизировать и автоматизировать все аспекты работы службы приема и размещения, бронирования, регистрацию, выписку и расчет гостей, управление номерным фондом. Это значительно упрощает работу финансового и коммерческого отделов, формирует статистические отчеты и журналы паспортного стола. Система ведет счета клиентов и предполагает использование расчетной, депозитной или смешенной системы оплаты услуг в гостинице, как в целом, так и по каждой из предоставляемых услуг в отдельности.

Рис. 2.3 – Структурная схема комплекса автоматизации гостиниц «KEI-Hotel»

1. Служба размещения

Система позволяет быстро разместить, рассчитать и выписать гостя, без необходимости оформления множества бумаг, как по предварительной заявке - брони, так и без нее.

Данный модуль обладает следующими возможностями:

• Быстрая регистрация гостей без предварительного бронирования

• Размещение гостей по брони

• Поиск гостя по истории проживания

• Обработка групп, включая транзитные группы

• Централизованный перенос данных о предоставленных услугах на лицевой счет гостя в автоматическом и ручном режиме.

• Контроль начислений за предоставленные услуги.

• Автоматический пересчет услуг при изменении тарифа, перемещениях, смене категории номера или местности размещения

• Начисления почасовой оплаты на вторые сутки проживания, включая корректный расчет почасового проживания в отделе бронирования.

• Автоматические расчеты тарифов в зависимости от сезона и тарифного плана

• Редактирование и исправление данных после регистрации гостя (за исключением даты и времени прибытия)

• Печать анкеты и регистрационной карты гостя как до, так и после прибытия гостя

• Оперативный доступ к готовым для размещения комнатам (с указанием срока простоя номера)

• Перемещение предоплаты, произведенной при бронировании, на лицевой счет при регистрации гостя

• Начисление всех услуг на лицевой счет гостя или на номер, снижает финансовые риски и упрощает расчеты с клиентами

• Оперативный учет и контроль гостей с отрицательным балансом или отсутствием гарантии оплаты

• Автоматическая блокировка гостевых ключей по окончанию оплаченного срока проживания доступа в номер непосредственно с компьютера службы приема и размещения без необходимости манипуляций с замками специальными картами-ключами.

• Занесение деталей пребывания любого гостя в память компьютера на сколь угодно большой срок

• Паспортный стол и электронные журналы регистрации по категориям

• Создание сообщений гостю, электронная побудка, управление замками номерного фонда.

Все операции с гостями выполняются через единую форму - карту гостя.

Карта гостя предназначена для хранения информации о госте и выполнения следующих операций:

• Размещение гостя

• Поиск гостя в базе постоянных клиентов

• Изменение личных данных

• Изменение сроков проживания

• Перемещение из номера в номер

• Выполнение операций с электронным ключом

• Управление доступом гостя в номер

• Автоматический расчёт стоимости проживания с учётом календарного плана и периодических скидок, почасовая оплата

• Каждая карточка гостя в системе уникальна, что позволяет вести учет не только количества приездов гостя, но его заселение от различных источников.

Система позволяет хранить информацию как об индивидуальных гостях, которые когда-либо проживали в гостинице, так и о группах, агентствах, организациях и др., что позволяет эффективно вести статистику и решать, с какими организациями наиболее выгодно иметь дело. Кроме того, эта функция значительно облегчает и упрощает работу отдела бронирования, так как есть возможность автоматического переноса данных о госте во вновь создаваемую заявку.

2. Модуль Службы бронирования

В системе полностью автоматизирован процесс бронирования номеров и анализа предстоящей загрузки гостиницы по различным категориям и критериям оценки.

Модуль бронирования системы KEI-Hotel отличается следующими характеристиками:

• Удобное индивидуальное и групповое бронирование (Бронирование номеров, классов номеров, мест и услуг, обработка транзитных групп)

• Бронирование номеров и блоков на неограниченно удаленный период времени

• Квотирование номерного фонда

• Модуль визовой поддержки, с ведением журнала регистрации

• Установок метода оплаты и тарифа как автоматически, так и вручную

• Возможность редактирования готовых заявок в любое время по любому из параметров

• Возможность аннуляции заявок и их последующего восстановления в любое время

• Автоматическая привязка разрешенного для компании тарифа к карточке бронирования.

• Синхронизация и рассинхронизация брони по количеству гостей и времени заезда

• Гибкая система предоставления отчетов позволяет получать информацию по многим параметрам.

• Анализ загрузки - информация о наличии комнат в любой момент времени и любой период, с учетом почасовой оплаты категории возможного продления проживания и может быть представлена в виде текстового или графического отчета

• Быстрое размещение примечаний и пожеланий клиентов или службы бронирования в карточке бронирования

• Анализ заезда и не заезда по номерам, классам, персонам, фирмам и туроператорам.

• Возможность ведения учета и статистики бронирования по различным показателям

• Наличие отчета «История брони», отображающего все операции персонала с заявками и поселенными гостями позволяет анализировать действия персонала.

3. Расчетный центр

Расчетный центр комплекса KEI-Hotel позволяет вести лицевые счета, как для каждого гостя, так и для групп. Услуги при проживании гостя, такие как поселение, переезд в номер другого класса, смена тарифа проживания, изменение сроков проживания и т.д. рассчитываются и включаются в лицевой счет автоматически при выполнении этих операций службой размещения. При использовании в системе фискального принтера функции кассира может выполнять администратор службы приема и размещения.

При открытии сервиса телефонные переговоры, платное телевидение, ресторан, мини-бар и т.д., на лицевой счет гостя будут автоматически добавляться оказанные услуги, согласно описанных в системе тарифов.

Модуль обладает удобными опциями:

• Ведение расчетов в нескольких валютах

• Ведение истории курсов валют

• Детализация и объединение счета

• Отслеживание задолженностей гостей с автоматической или ручной блокировкой гостевых карт ключей (при установке системы управления замками)

• Система обладает неограниченными возможностями по разделению и перегруппировке счетов и платежей – одной комнаты на другую и с одного счета на другой

• Формирование отчета по «реализации» услуг на период или фиксированную дату для бухгалтерии.

• Автоматическое закрытие дня, месяца, периода

• Поддержка автоматической авторизации кредитных карт через процессинговый центр компании Объединенных Кредитных Карт (United Card System).

Система позволяет начислять на счет гостя любые платежи за услуги или товары. Вся информация о телефонных переговорах, услугах питания, платного телевидения и других систем централизованно обрабатывается в KEI-Hotel. При выписке клиент расплачиваться за использованные услуги по одному счету, либо, наоборот, разделить общий счет на несколько счетов, оплатив каждый из них отдельно, с различными видами оплаты, по которым автоматически рассчитываются все налоги и сборы согласно законодательству Украины.