82942 (Информационная система отдела маркетинга)

Введение

Перемены нашего времени обусловили возрастающий интерес разного рода коммерческих и некоммерческих организаций к применению компьютерной техники для обеспечения информационной поддержки своего бизнеса, что, несомненно, приводит к увеличению скорости обработки информации и сокращению времени получения результатов.

В условиях жесткой конкуренции и роста издержек непременным условием выживания компании становится маркетинг, именно он способствует более успешному выступлению на рынке. И чтобы должным образом функционировать в условиях маркетинга, необходимо получать адекватную информацию до и после принятия решения. Существует множество причин, в силу которых маркетинговая информация должна собираться при разработке, реализации, пересмотре каких-либо элементов маркетингового плана, и храниться в удобном для маркетолога виде.[3]

Задачей данного дипломного проекта является разработка информационной системы отдела маркетинга, а именно системы постоянного слежения за состоянием рабочего плана маркетинга, необходимой для организованного сбора и хранения внешней маркетинговой информации, учета внутренней информации, скорости обработки данных, координации стратегии, получения отчетности для проведения маркетинговых исследований. Отсутствие таковой системы приводит к дополнительным затратам времени на обработку информации и задержкам в принятии решения, что в свою очередь не может не повлиять на пропускную способность не только отдела, но и всей компании в целом.

Компания ЗАО «УЗО-Электро» образована в 1996 году и является одной из ведущих электротехнических компаний на российском рынке.

Организационная структура компании представлена на рис.1.

Отдел маркетинга входит в подчинение коммерческого департамента и напрямую связан с отделом продаж.

Основными функциями отдела являются: размещение рекламы, организация выставок, заказ сувенирной и полиграфической продукции, изготовление макетов, информационная рассылка писем, анализ рынка, сбор информации, разработка стратегии компании, составление ежегодного плана маркетинга, сопровождение web-сайта компании.

Структура отдела маркетинга представлена на рис.2.

Начальник отдела маркетинга несет ответственность за правильное и своевременное выполнение всех работы в отделе маркетинга. В ряд его обязанностей входят: координация действий своих подчиненных, заключение договоров, утверждение макетов, контроль несущей информации, учет денежных средств, рассмотрение отчетов, составление ежегодного плана маркетинга.

Маркетолог – проводит сбор внешней информации, анализирует рынок, оценивает результаты выполненных работ по привлечению клиентов, разрабатывает стратегии по продвижению брэнда компании, проводит маркетинговые исследования.

Менеджер по рекламе – осуществляет заказ визитных карточек для сотрудников компании, заказ сувенирной и полиграфической продукции, размещает рекламу в различных носителях, осуществляет информационную рассылку, организует участие в выставках.

Дизайнер – разрабатывает рекламные модули, макеты для полиграфической и сувенирной продукции, производит верстку макетов.

Администратор web-сайта – отвечает за своевременное информационное наполнение страниц сайта и навигацию по нему.

Спрос на предлагаемую продукцию напрямую зависит от трудовой деятельности отдела маркетинга. Его успешная работа приводит к росту продаж, привлечению новых потенциальных клиентов, распространению продукции в новых целевых группах, а следовательно – прибыль и престиж компании возрастают.[3]

2. СРЕДА РАЗРАБОТКИ

В качестве системы реализации проекта предлагается использовать СУБД Microsoft Access 2000 в среде Microsoft Windows XP. Access представляет собой мощную систему, обеспечивающую эффективную разработку и сопровождение баз данных.[1]

Выбор в пользу этой системы был сделан по нескольким причинам:

1. Среда Microsoft Access может с успехом использоваться начинающими пользователями для познания секретов реляционных баз данных и в то же время предоставляет мощные инструменты разработки опытным программистам.

2. Логическая структура Access представлена объектами базы данных следующих типов:

• Таблицы (Tables) создаются пользователем для хранения данных об одном информационном объекте модели данных предметной области. Таблица состоит из полей (столбцов) и записей (строк). Каждое поле содержит одну характеристику объекта предметной области. В записи собраны сведения об одном экземпляре этого объекта;

• Запросы (Queries) создаются пользователем для выборки нужных данных из одной или нескольких связанных таблиц. Результатом выполнения запроса является таблица, которая может быть использована наряду с другими таблицами БД при обработке данных. Запрос может формироваться в виде запросов по образцу (QBE) или с помощью инструкции SQL - языка структурированных запросов. С помощью запроса можно также обновить, удалить или добавить данные в таблицы или создать новые таблицы на основе уже существующих;

• Формы (Forms) являются основным средством создания диалогового интерфейса приложения пользователя. Форма может создаваться для ввода и просмотра взаимосвязанных данных базы на экране в удобном виде, который соответствует привычному для пользователя документу. Формы также могут использоваться для создания панелей управления в приложении;

• Отчеты (Reports) предназначены для формирования выходных документов, содержащих результаты решения задач пользователя, и вывода их на печать;

• Страницы (Pages) - Страницы доступа к данным являются диалоговыми Web-страницами, которые поддерживают динамическую связь с базой данных и позволяют просматривать, редактировать и вводить данные в базу, работая в окне браузера;

• Макросы (Macros). Макрос является программой, которая содержит описание последовательности действий, выполняемых при наступлении некоторого события в объекте или элементе управления приложения. Каждое действие реализуется макрокомандой. Создание макросов осуществляется в диалоговом режиме путем выбора нужных макрокоманд и задания параметров, используемых ими при выполнении;

• Модули (Modules) содержат процедуры на языке VBA. Могут создаваться процедуры- функции, которые разрабатываются пользователем для реализации нестандартных функций в приложении пользователя, и процедуры для обработки событий. В Access для удобства пользователя объекты базы данных могут быть объединены в группы по функциональному или иному признаку. Группы содержат ссылки на объекты базы данных различных типов.[2]

1. Обладая всеми чертами классической СУБД, Access предоставляет и дополнительные возможности, поскольку Access – это не только мощная, гибкая и простая в использовании СУБД, но и система для разработки работающих с базами данных приложений, полностью соответствующих потребностям по управлению данными.[1]

2. Microsoft Access понимает следующие языки программирования: SQL (Structured Query Language – структурированный язык запросов) и VBA (Visual Basic for Applications – язык для приложений). VBA, являясь достаточно мощным и сложным языком, весьма гибок при создании и манипулировании определениями объектов, он может быть использован для выполнения любых действий в ходе выполнения приложения. Использование VBA позволяет добавлять процедуры выявления ошибки ввода данных и отображать информирующие сообщения пользователям.[1]

3. Access позволяет осуществлять импорт и экспорт данных из файлов текстовых редакторов и электронных таблиц. Приложение может работать с любой базой данных, поддерживающей ОDВС (Open Database Connectivity – открытый доступ к данным).

4. В СУБД Access процесс создания реляционной базы данных включает в себя создание схемы данных, которая наглядно отображает таблицы и связи между ними, а также обеспечивает использование связей при обработке данных.[1]

5. Предоставлено несколько средств создания каждого из основных объектов базы. Их можно классифицировать как: ручные (разработка объектов в режиме конструктора), автоматизированные (разработка с помощью программ-мастеров), автоматические (ускоренная разработка простейших объектов). [1]

6. Access обладает надежными средствами защиты и обеспечения целостности данных.

Microsoft Access 2000 построен таким образом, что его одинаково хорошо используют как на небольшом предприятии или в сфере домашнего применения, так и в крупной корпорации, поскольку Access прост в настройке и инсталляции, имеет понятный и полностью адаптирующийся к потребностям каждого пользователя интерфейс, органично входит в состав Microsoft Office.

2. ПОСТАНОВКА ЗАДАЧИ

Назначение системы.

Разрабатываемая информационная система позволит автоматизировать процесс обработки данных в отделе маркетинга. Её целью является решение следующих вопросов:

• запись и хранение всей необходимой информации о носителях рекламы и условиях размещения рекламы с возможностью поиска, изменения и удаления данных;

• хранение, изменение, удаление и пополнение списка тематических выставок, проходящих в Москве, поиск данных по списку, возможность отбора данных по типу участия в выставках;

• хранение, пополнение и изменение информации относительно заказов сувенирной и полиграфической продукции, просмотр и поиск хранимых данных;

• запись, хранение, изменение и удаление информации о сотрудниках компании и о потенциальных клиентах, которые за ними закреплены;

• запись, хранение и просмотр информации относительно заказов визитных карточек для сотрудников компании;

• формирование и печать различных отчетов.

1. Описание входных данных

Входные данные вводятся в базу данных путем набора их с клавиатуры.

Перечень вводимых данных:

1. Информация о размещении рекламы

• название носителя рекламы;

• тип носителя (журнал, каталог, справочник, интернет и т.д.);

• тип рекламы (статья, модуль, баннер, контекстный показ и т.д.);

• контактные данные (телефон, Ф.И.О.);

• период показа рекламы;

• номер счёта;

• стоимость размещения рекламы;

• комментарий.

1. Сведения о тематических выставках

• название выставки;

• дата проведения;

• место проведения выставки (название комплекса, адрес, телефон);

• организатор (название организации, адрес, телефон, контактное лицо);

• тип участия (очное, заочное, по приглашению);

• расходы на участие в выставке (услуга, номер счёта, стоимость);

• отчёт.

1. Сведения о сувенирной и полиграфической продукции

• наименование заказываемой продукции;

• тип продукции (сувенир, полиграфия);

• количество штук;

• номер счёта;

• стоимость заказа;

• изготовитель продукции (название организации, телефон, контактное лицо);

• сроки изготовления;

• заказ для выставки (название выставки, количество штук).

1. Сведения о визитках

• количество штук;

• изготовитель визиток (название организации, телефон, контактное лицо);

• номер счёта;

• стоимость заказа;

• сроки изготовления;

• для кого заказ (Ф.И.О. сотрудника.).

1. Данные для информационной рассылки

• название организации;

• ФИО клиента;

• адрес;

• телефон;

• дата отправления информационного письма;

• ответственный сотрудник (Ф.И.О. сотрудника);

• приглашение на выставку (название выставки);

• отчёт.

1. Сведения о сотруднике компании

• Ф.И.О. (на русском и английском языках);

• Должность (на русском и английском языках);

• номер мобильного телефона;

• номер внутреннего телефона;

• E-mail.

1. Описание выходных данных

Выходные данные предоставляются в виде отчётов.

Перечень отчётов: