49040 (Создание информационно-справочной системы "Методический кабинет"), страница 4

В современных СУБД с интерактивным интерфейсом можно создавать запросы, используя другие средства, например Query by Examply (запрос по образцу). Однако применение SQL зачастую позволяет повысить эффективность обработки данных в базе. Например, при подготовке запроса в среде Access можно перейти из окна Конструктора запросов (формулировки запроса по образцу на языке QBE) в окно с эквивалентным оператором SQL. Подготовку нового запроса пу­тем редактирования уже имеющегося в ряде случае проще выполнить пу­тем изменения оператора SQL. В различных СУБД состав операторов SQL может несколько отличаться.

Язык SQL не обладает функциями полноценного языка разработки, а ориентирован на доступ к данным, поэтому его включают в состав средств разработки программ. В этом случае его называют встроенным SQL. Стан­дарт языка SQL поддерживают современные язы­ки программирования: PL/1, COBOL, PASCAL и др.

Для построения и выполнения произвольной запросной функции в Access очень удобным и доступным является язык запросов по образцу QBE, поддер­жанный мощным интерфейсом пользователя. Язык SQL в некотором роде скрыт от пользователя, хотя весьма важен при составлении VBA-программ в приложениях.

Язык SQL в Access может применяться при разработке экранных форм, отчетов, а также при создании макрокоманд и программ на VBA.

2.1.3 Требования к программе

2.1.3.1 Требования к функциональным характеристикам

Подход к обработке информации как к производственному процессу широко принят специалистами по автоматизации систем организационного управления. Считается, что рационализация информационного процесса с распространением на него элементов производственной деятельности (нормирование, технология) должна повысить эффективность управленческого труда. Одним из основных показателей эффективности работы предприятия является его продуктивность: качество, количество и скорость обработки информации.

Любая организация обрабатывает информацию для выработки двух видов «продукции»: информации (данных, документов, речевой информации) и решений (оперативных и стратегических). Организация получает начальную (входящую) информацию в различных видах: документы, доставляющие информацию в виде слов и цифр; речевая информация по телефону; данные от ЭВМ, часто в электронной форме. Конечная (исходящая) информация вырабатывается в таких же видах. Производственный цикл организации может включать перекомпоновку информации, объединение данной информации с дугой, накопление информации.

Деятельность предприятия будет эффективной только при наличии общей информационной системы, объединяющей управление финансами, персоналом, снабжением, сбытом и производством. Таким образом, задача компании, специализирующейся в области информационного обеспечения процессов, заключается в создании и внедрении комплексных систем управления, которые позволят заказчику перейти от частичной автоматизации к интегрированным системам, обеспечат работу в едином информационном пространстве и предоставят необходимую информацию для планирования и прогнозирования, анализа и принятия управленческих решений.

Существуют критерии, для каждого автоматизированных систем обработки информации для любого типа предприятий:

Система должна быть понятной.

Разработанная система должна быть понятной сотрудникам фирмы. Функциональные возможности системы и реализация должны соответствовать основным процессам, происходящих на предприятии.

Система должна быть удобной.

Разрабатываемая система может считаться удобной только тогда, когда она удобна для конкретного человека, именно его оценка должна быть решающей. Не исключен и путь постепенного усиления системы по мере роста компьютерной квалификации специалиста. Зато противопоказан обратный подход: "разработаем сложную систему, а людей потом научим", система подбирается под человека и должна быть удобна для него

Программа, если она хоть как-то тестирована (впрочем, известны случаи, когда на рынок выбрасывались системы, вообще неспособные отличить символьную информацию от числовой), будет защищать вас от грубых ошибок. Однако это вовсе не означает, что в системе предусмотрены также интеллектуальные средства анализа и защиты информации. Так как же оценивать с позиций надежности разрабатываемую систему? Эта задача распадается на три самостоятельные части.

Система должна быть адекватной.

Как уже отмечалось, переходная экономика характеризуется обилием изменений в правилах бухгалтерского учета и отчетности. В этих условиях разрабатываемая автоматизированная система достаточно быстро может оказаться неадекватной текущему положению дел. В системе должна существовать возможность настройки в соответствии с текущими требованиями. Это означает, что система изначально разрабатывается как легко адаптируемая, мобильная и гибкая.

В основу проектирования БД должны быть положены представления конечных пользователей конкретной организации – концептуальные требования к системе.

При рассмотрении требований конечных пользователей необходимо принимать во внимание следующее:

• База данных должна удовлетворять актуальным информационным потребностям организации. Получаемая информация должна по структуре и содержанию соответствовать решаемым задачам.

• База данных должна обеспечивать получение требуемых данных за приемлемое время, то есть отвечать заданным требованиям производительности.

• База данных должна удовлетворять выявленным и вновь возникающим требованиям конечных пользователей.

• База данных должна легко расширяться при реорганизации и расширении предметной области.

• База данных должна легко изменяться при изменении программной и аппаратной среды.

• Загруженные в базу данных корректные данные должны оставаться корректными.

• Данные до включения в базу данных должны проверяться на корректность.

• Доступ к данным, размещаемым в базе данных, должны иметь только лица с соответствующими полномочиями.

При проектировании дипломного проекта в качестве клиентской части была выбрана Система Управления Базами Данных Microsoft Access. Microsoft Access – это самая популярная сегодня настольная система управления базами данных. Успех Microsoft Access заключается в прекрасной реализации продукта, рассчитанного как на начинающего, так и квалифицированного пользователя. Опишем основные эргономические особенности данной СУБД на которые мы ориентировались при разработке клиентской части:

• MS Access имеет один из самых лучших наборов визуальных средств среди аналогичных программных продуктов. Вся работа с базами данных интегрирована в окне базы данных.

При разработке программы широко используются такие современные решения, как панели инструментов, технология Drag&Drop (перетащи и брось), панели свойств, гипертекстовые ссылки и др.

• При создании форм, отчетов, запросов существует возможность воспользоваться большим количеством встроенных шаблонов и «помощников», следовательно, сокращается процесс написания программы.

• Широко развитый пользовательский интерфейс.

• Существует возможность создавать в клиентских приложениях все элементы стандартного интерфейса Windows-приложений: окна, кнопки, полосы прокрутки, кнопки выбора, кнопки переключения и многие другие.

• Широкие возможности документирования и создания помощи пользователям.

• Окна подсказок, «ярлыки» подсказок, отличная документация на русском языке и встроенная система помощи – отличительные особенности СУБД Microsoft Access.

• Одно из основных преимуществ MS Access – тесная интеграции с популярным офисным пакетом Microsoft Office. 80% пользователей в мире применяют этот пакет для организации работы в офисе и дома. Следовательно, проектируемая нами система может быть легко применена и перенесена между множеством компьютеров.

• MS Access использует самый популярный на сегодняшний день язык программирования Visual Basic. Это позволяет рассчитывать на широкую поддержку со стороны пользователей и сторонних разработчиков.

2.1.3.2 Требования к надежности

Программа должна обеспечивать стабильное выполнение операций по обслуживанию базы данных, корректный ввод и вывод данных, а также минимальное время на восстановление после сбоя. Наибольшее количество ошибок возникает при некорректной работе пользователя или повреждении данных и кода программы. Для исключения неверного функционирования или отказа работы программа должна обеспечивать следующий контроль своей работы:

• контроль хранения данных в таблицах, обеспечивается за счет указания поэлементной структуры типов хранимых данных. При повреждении пользователь должен информироваться о такой ситуации, ошибочные данные удалятся из базы;

• контроль ввода обеспечивается путем фильтрации действий пользователя в соответствии с данными структуры таблицы. Ошибочный ввод пользователя должен отслеживаться и запрещаться, а также при необходимости пользователь должен информироваться о неверно занесенных данных;

• должен быть предусмотрен режим восстановления ошибочно удаленной информации непосредственно в ходе работы пользователя с программой;

Контроль периода выполнения программы заключается в отслеживании программных ошибок в ходе выполнения программы и ее соответствующая реакция. При возможности продолжения работы после сбоя работа должна быть продолжена с уведомлением пользователя о характере ошибки. При полном отказе системы пользователь также должен быть по возможности уведомлен.

Для контроля ввода данных можно использовать маску ввода. Маска ввода (Input Mask) задает строку символов, облегчающую ввод данных в поле. Например, удобно создать следующую маску ввода для поля Телефон, позволяющую вводить только цифры и автоматически добавляющую промежуточные символы: "("000") "00-00-00.

В Access реализованы способы защиты баз данных: парольная защита, защита на уровне пользователей и шифрование.

Парольная защита является простым и часто достаточным средством обес­печения защиты БД от открытия несанкционированными пользователями. Используемый при этом пароль называют паролем базы данных.

Зная пароль БД, любой пользователь сможет ее открыть и использовать, а также выполнить все необходимые операции с ней. Установка пароля может быть запрещена в случае, если для БД установлена защита на уровне пользователя и наложен запрет на парольную защиту.

Парольная защита может использоваться в дополнение к защите на уровне пользователя. В этом случае устанавливать парольную защиту может пользователь, обладающий правами администратора БД.

Таким образом, для установки обоих видов защиты БД сначала защищают на уровне пользователя, и потом устанавливают пароль.

Если парольная защита действует наряду с защитой на уровне пользователя, то пользователю предоставляется возможность выполнять над объектами БД действия, предусмотренные правами доступа.

Метод парольной защиты достаточно надежен, так как пароль система Access шифрует и к паролю нет прямого доступа. Он хранится вместе с защищаемой БД, а поэтому открыть БД не удается и на другом компьютере с установленной там системой.

2.1.3.3 Требования к составу и параметрам технических средств

1. Приложение Microsoft Access 2000 является реляционной СУБД, которая может функционировать под управлением Windows 95/98, Windows NT4.0 и выше.

2. Приложение MS Access предназначено для разработки настольных (desktop) БД, создания приложений БД архитектуры клиент – сервер, HTML – документов для работы в INTERNET.

3. Системные требования

Для нормальной работы с MS Access 2000 компьютер должен удовлетворять следующим требованиям:

1. процессор Pentium с тактовой частотой 75 МГц;

2. 16 Мбайтов основной памяти при работе под управлением Windows 95/98 или 32 Мбайта - Windows NT4.0;

3. около 90 МБ свободного дискового пространства при обычной установке.

2.2. Описание алгоритма

Для организации регистрации, контроля, поиска и систематизации документации необходимо выполнить предварительную работу.

Все документы образовательного учреждения должны быть выполнены с учётом единых требований к оформлению документации, регламентированных стандартами. Для оформления информационных документов необходимо создать бланк предприятия, в котором будут отражены все реквизиты, эмблема образовательного учреждения.

Для регистрации документации необходимо создать тематические папки.

Для оформления документации необходимы данные о структуре предприятия, сотрудниках, поэтому при разработке информационно-справочной системы были созданы две базы данных Сотрудники и Документация САКСЭС. БД по преподавателям в дальнейшем будет разворачиваться.

Для создания базы данных разработана инфологическая модель (см. Приложение 1).

На основании инфологической модели были созданы реляционные модели базы данных. Схема базы данных Методический кабинет (см. Приложение 2)

При создании информационно-справочной и поисковой системы образовательного учреждения используются различные способы создания таблиц: в конструкторе, с помощью мастера таблиц, используется связь между таблицами.

При создании таблиц в режиме Конструктора вводятся основные свойства полей, маски ввода, описание полей: