Настройка приложения с помощью VBA

Чтобы решить проблему прямой возможности изменения данных в базе сделаем форму доступной только для чтения по умолчанию, чтобы пользователи не могли вносить изменения, не сделав специальный запрос на изменение данных. Таким образом, пользователи будут открывать форму и просматривать конкретную информацию не беспокоясь о возможности случайно внесения изменений. Чтобы сделать форму доступной только для чтения, нужно просто установить значения параметра AllowEdits на «Нет». Так же понадобится разработать способ, с помощью которого пользователи будут сообщать вам о надобности изменения данных.Нужно две дополнительные кнопки в вашем форме: одна для оповещения о желании пользователя внести изменения, и вторая для сохранения измененной записи.

1. Открыть вкладку Данные в перечень свойств.

2. Щелкнуть на параметре Разрешить изменения (AllowEdits) и установить его значение на «Нет»

Изменение записи

1. На панели элементов, щелкнув на инструмент Мастера(Control Wizards), чтобы включить его, и затем щелкнуть на элементе Кнопка. Отказаться от Мастера, а настраивать его параметры вручную.

2. При выключении элементе Мастера кнопка появится сразу, но будет иметь имя по умолчанию.

3. Нажать кнопку Свойства на панели инструментов.

4. В поле свойства Имя введите ИзменитьЗапись.

5. Нажать Enter и в поле свойства Подпись ввести & ИзменитьЗапись.

1. Щелкнув правой кнопкой мыши на кнопке Изменить запись и в появившемся меню выбрать Обработка событий.

2. Выбрать Программы. Откроется модуль формы Ввод пособий и будет создана процедура событий Click для кнопки.

Private Sub ИзминениеЗаписи _Click()

Me.AllowEdits=True

End Sub

Знак равенства (=) в коде означает «присвоить значение выражения слева выражению слева от знака». Слева от знака в нашем случае находится выражение Me.AllowEdits, которое ссылается на свойство формы РазрешитьИзменение(AllowEdits); для ссылки на свойство текущей формы используется ключевое слово Me, после которого вводится точка и далее имя свойства. Этот код дает команду Visual Basic присвоить выражению слева значение True(Истина). Установка свойства на значение True в коде Visual Basic – это то же самое, что и выбор значения Да (Yes) в перечне свойств формы. Чтобы установить значение параметра Нет (No) в коде, присвоить ему значение False (Ложь).

Возвращение формы

Когда пользователь щелкает по кнопке Изменить запись код выполняет и делает форму доступной для изменения. при перемещении пользователя к другой записи или сохранении текущей записи необходимо вернуть форму в состояние, в котором она доступна только для чтения, чтобы записи не были подвержены случайным изменениям до тех пор, пока снова не будет нажата кнопка Изменить запись.

Существует два случая, которые необходимо учесть:

• Каждый переход пользователя к следующей записи.

• Каждое сохранение текущей записи с использованием любого метода.

1 случай:

1. Открыть вкладку События в перечне свойств

2. Щелкнуть на свойстве Текущая запись и затем нажать кнопку построения.

1. Выбрать Программы. В окне Visual Basic будет создана процедура Form_Current.

2. Нажать Enter и затем Tab после чего ввести код:

Private Sub Form_AfterUpdate()

Me.AllowEdits = False

End Sub

2 случай:

1. Выбрать элемент Кнопка.

2. В примечании формы щелкнуть справа от кнопки Изменить запись. Откроется Мастер создания кнопок.

3. В списке Категории выбрать Обработка записей.

4. В списке Действия выбрать Сохранить запись.

5. Выбрать надпись кнопки – Текст. И ввести фразу &Сохранить запись.

6. Ввести СохранитьЗапись в качестве имени кнопки.

Добавление строки кода в процедуру события, чтобы настроить курсор

Чтобы начать ввод информации нужно сначала щелкнуть по полю Тема работы в Форме. Но будет гораздо удобнее, если курсор будет автоматически перемещаться в поле Тема работы после нажатия кнопки. Чтобы это сделать необходимо, дописать фразу в код Visual Basic:

Тема_работы.SetFocus

Эта строка установка курсора на указанный объект формы или элемент управления, а именно на поле Тема работы.

Создание собственной строки меню

1. В меню Вид навести указатель мыши на пункт панели инструментов и выбрать Настройка.

2. Открыть вкладку Панели инструментов, нажать кнопку Создать и ввести имя для новой строки меню.

3. В окне Создание панели инструментов ввести Строка меню Subscribers.

4. В диалоговой окне Настройка нажать кнопку Свойства.

5. В поле Тип выберите Строка меню.

6. В диалоговом окне Настройка открыть Команды. В списке Категории выберите Встроенные меню.

7. В списке Команды перетащите меню Файл на собственную строку меню.

1. Перетащить меню Правка из списка Команды а так же процедуру для меню Вид, Записи, Окно, Справка, перетащить каждую из них на собственную строку.

Добавление собственного меню Сервиса

1. В списке Категория щелкнуть на пункт Новое меню.

2. В списке Команды перетащить Новое меню на созданную строку меню между меню Записи и Окно.

3. Щелкнуть на имеющемся тексте в поле Имя, ввести С&ервис.

4. Удерживая клавишу Ctrl перетащить команды Орфография, Параметры замены, Параметры.

Создание новой панели инструментов

1. В меню Вид в пункте меню Панели инструментов выбрать Настройка.

2. Нажать кнопку Создать.

3. В поле Панели инструментов ввести Преподаватели.

4. Щелкнуть правой кнопкой мыши на одной из панели инструментов и выбрать меню Преподаватели.

5. На панели инструментов нажать кнопку Вид: Конструктор.

6. Установить параметр Панель инструментов на значение Преподаватели.

Добавление стандартной кнопки на панель инструментов

1. В диалоговом окне Настройка открыть вкладку Команды.

2. В списке Категории выбрать Правка. В списке команды отобразятся стандартные команды правки.

3. Выбрать команды Вырезать, Копировать, Вставить и Отменить в списке Команды и перетащить их на панели инструментов.

4. Щелкнуть правой кнопкой мыши на кнопку Отменить и в появившимся меню выбрать Начать группу. И между кнопками Вставить и Отменить появится разделительная линия.

2. СПЕЦИАЛЬНАЯ ЧАСТЬ

1. Постановка задачи

2.1.1 Назначение задачи

Стремительное проникновение компьютеров во все сферы человеческой деятельности и его использование для оформления и хранения документов открывает новые возможности для ускорения процесса обработки информации, и, следовательно, принятия решения и эффективного управления.

Эффективность работы малого предприятия определяется объемом, скоростью и качеством выполняемых работ как на предприятии в целом, так и на уровне каждого из его подразделений. Важными составляющими эффективной работы предприятия являются автоматизация обработки документации. Документы предприятия являются, в основном, типовыми документами и операции по обработке этих документов могут быть автоматизированы в рамках системы автоматизации предприятия.

Отсутствие автоматизации процессов учета документации приводит к нерациональному использованию трудовых и финансовых ресурсов малого предприятия, снижению конкурентоспособности и уменьшении прибыли.

Для организации эффективной работы с документацией предприятия необходимо:

— координация деятельности по сбору и обработке документации по предприятию в целом;

— определение основных видов документации;

— определение основных направлений развития технологии обработки информации;

— организация оперативной регистрации, поиска необходимой документации;

— определение потребности в информации всех подразделений предприятия, оперативное получение необходимых отчетов и запросов.

Документация предприятия должна соответствовать современным требованиям, согласно государственным стандартам

Таким образом, проблема состоит в реализации системы обработки информации, позволяющей накапливать, хранить и обрабатывать (анализировать) документы. Для реализации необходимо создать реляционную базу данных, в которой можно будет осуществлять процесс автоматизации обработки документации.

2.1.2 Технико-математическое описание задачи

Создание комплексной автоматизированной системы предполагает использование всего комплекса технических средств обработки информации, переход к единой системе обработки всех видов информации.

В последние годы устройства автоматизированной обработки текстовой информации стали широко использоваться руководителями всех уровней, которые на выведенном, на экран документе делают свои замечания, ставят резолюции, что упрощает процесс согласования их действий, ускоряет процесс подготовки управленческих решений.

Для организации эффективной работы с документацией необходимо на предприятии иметь локальную сеть между различными структурными подразделениями.

В этой связи при системном подходе к автоматизации предприятий на первый план выходят такие параметры системы, как надежность, масштабируемость, безопасность.

Так как представление структуры базы данных, экранных форм, запросов, отчетных форм в Microsoft Access обеспечивается внутренней реализацией СУБД (в отличие от распространенных СУБД типа dBase, FoxPro, и т. д., в которых эти характеристики описываются программным путем), то представление полного программного кода базы данных, написанной на Microsoft Access является невозможным, в связи с отсутствием такового.

Однако, при создании экранных форм для присвоения различных функций элементам управления - кнопкам - использовался внутренний язык СУБД - Access Basic. Некоторые процедуры, написанные на этом языке, представлены в приложении

В базе данных «Методический кабинет» для генерации отчетов, получения некоторых данных используется запросы. Хотя эти запросы генерировались визуальными средствами, но есть возможность представить их в виде SQL-запроса.

Запросы являются важным инструментом в любых системах управления базами данных. Они используются для выделения, обновления и добавления новых записей в таблицы.

Запрос по образцу (Query by Examply) изначально предназначался для пользователей БД, чтобы они могли осуществлять поиск данных без знания языков программирования по определённым условиям.

Для проверки условий используются выражения, которые должны содержать, по крайней мере, одну операцию и, по крайней мере, одну константу, идентификатор или функцию.

Для создания выражений в Access существует шесть типов категорий операторов: арифметические операторы, операторы присваивания и сравнения, логические операторы, операторы слияния строковых значений (конкатенации &), операторы - разделители (восклицательный знак и точка), операторы сравнения.

В сочетании с операторами выражения создают константы. Существуют константы трёх видов:

1. числовые константы – это последовательность цифр (знак числа, десятичная точка)

2. текстовые (строковые) константы.

3. константы типа Дата/Время заключаются в знаки #, например #10:20:30#.

Идентификатор – это обычно имя объекта. Объекты в Access это таблицы, поля, запросы, формы, отчёты. Иногда имя идентификатора состоит из имени семейства и объекта, тогда отделяются «.» или «!».

В Access и VBA определены 140 различных функций и сгруппированы по назначению, например: функции даты и времени, текстовые функции, функции общего назначения, функции преобразования типов (математические, финансовые), функции специального назначения: статистические, динамического обмена.