19432 (Бухгалтерский учёт и аудит кассовых операций), страница 11

Тщательной проверке подлежат депонированные суммы средств на заработную плату, когда могут сниматься эти средства без указаний руководителя и незаконного их получения. Проверяются платежные ведомости на предмет включения в них подставных лиц, завышения итоговых сумм. Выдача денежных средств в подотчет должна подтверждаться приказами руководителя, наличия всех подписей в расходных ордерах.

Контролируется целевое использование полученных в банке денежных средств с учетом их получения по чеку, далее проверяется полнота сдачи выручки в банк и остатков другой наличной денежной массы, соблюдение остатка лимита кассы.

Аудитор проверяет законность выдачи наличной массы за выполненные объемы работ по договорам подряда в пределах утвержденного лимита по одной операции, а также подобных расчетов с юридическими лицами.

Аудитор отслеживает наличие и подлинность подписей должностных лиц, а также отсутствие факта наличия только одной подписи, как списываются на расходы денежные средства без предоставления отчетов по этим операциям, правильности корреспонденции счетов по кассовым операциям.

При планировании аудита кассовых операций в ООО «РЕМСТРОЙТЕК» с помощью специально составленного перечня вопросов необходимо определить состояние внутреннего контроля, дать предварительную оценку соблюдения кассовой дисциплины, выявить наиболее уязвимые с точки зрения злоупотреблений места и определить специфические черты ведения учета кассовых операций в данной организации. Такие вопросы подразумевают следующее:

• Установлена ли сигнализация в кассе?

• Хранятся ли денежные средства в несгораемом шкафу?

• Заключен ли договор с вневедомственной охраной?

• Где и у кого хранятся дубликаты ключей?

• Инкассируется ли данная организация?

• Хранятся ли в кассе денежные документы (бланки ценных бумаг, путевки, билеты и т.д.)?

• Сопровождается ли кассир при сдаче и получении денежных средств в банк?

• Кому предоставлено право подписи приходных и расходных кассовых ордеров?

• Имеются ли распоряжения руководителя предприятия (организации) о назначении уполномоченного лица ставить подпись на приходных и расходных ордерах в качестве главного бухгалтера?

• Своевременно ли производятся записи в отчете кассира? Каков срок сдачи отчета?

• Назначена ли приказом руководителя предприятия комиссия для производства ревизии кассы?

• Заключен ли договор с кассиром о полной материальной ответственности?

• В каком размере банком установлен лимит остатка наличности в кассе?

• Проводятся ли внезапные проверки кассы?

• Периодичность плановых инвентаризаций кассы.

• Регистрируются ли кассовые ордера в журналах регистрации?

• Ведется ли на предприятии кассовая книга?

• Проверяются ли бухгалтером отчеты кассира?

• Ведется ли на предприятии журнал учета депонентов?

Ответственность за соблюдение порядка ведения кассовых операций возлагается на руководителей предприятий, главных бухгалтеров и кассиров, поэтому я постаралась опросить каждого из перечисленных ответственных лиц. В результате опроса некоторые ответы не совпадали:

• кассир не знает, имеется ли на предприятии приказ о внезапных ревизиях кассы, у кого хранятся дубликаты ключей от кассы;

• отсутствие сигнализации в помещении кассы;

• наличие признаков формального проведения ревизий кассы (одни и те же лица в ревизионной комиссии).

Следовательно, данный участок учета требует сплошной аудиторской проверки.

1. 3.2 Источники информации для проведения аудита кассы

Состав первичных кассовых документов, с одной стороны, очень узок – это приходные и расходные кассовые ордера, кассовая книга. С другой стороны, кассовые операции связаны практически со всеми остальными разделами учета, например, с продажами, расчетами с подотчетными лицами, с поставщиками и т.д. Следовательно, при проверке необходимо сопоставлять кассовые документы с прочими.

Источниками информации для аудита кассовых операций являются следующие документы:

1. Приходный кассовый ордер. Необходимо проверить:

- правильность заполнения,

- отражение хозяйственных операций на счетах бухгалтерского учета

- наличие подписей руководителя организации. Главного бухгалтера, кассира и лица сдающего денежные средства и ценности;

- регистрацию в журнале приходных и расходных ордеров.

2. Расходный кассовый ордер. Необходимо проверить:

- целевое использование наличных денег;

- наличие двух подписей – руководителя и главного бухгалтера;

- фактическое получение денег;

- соответствует ли дата получения денег;

- отражен ли документ, удостоверяющий личность получателя – паспорт, военный билет.

3. Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов. Необходимо проверить:

- прошнурован ли, пронумерован ли и указано ли количество листов;

- наличие подписи руководителя;

- наличие регистрации в момент выписки ордера.

4. Кассовая книга. Необходимо проверить:

- прошнурована ли, пронумерованы ли листы;

- наличие подписей и печать организации,

- присутствуют ли исправления (при наличии исправлений – правильность их осуществления).

Также при аудите кассовых операций необходимо изучить отчеты кассира, журнал регистрации выданных доверенностей, журнал регистрации депонентов, журнал регистрации платежных (расчетно-платежных) ведомостей, выписки банка, чековые книжки, оправдательные документы к кассовым документам, авансовые отчеты, список подотчетных лиц, акты ревизии и инвентаризации.

3.3 Нормативно-методическая и законодательная база аудита кассовых операций

Аудитор в своей работе обязан пользоваться нормативными, законодательными и методическими разработками. При аудите кассовых операций используют следующие нормативные акты и методические рекомендации:

- правила аудиторской деятельности в РФ. Положение о бухгалтерском учете и отчетности в РФ от 26.12.94 № 170.

- Федеральный закон о бухгалтерском учете от 21.11.96 г. № 129-ФЗ

Письмо ЦБ РФ "О ведение кассовых операций", утвержденного решением Совета директоров от 22.09.93г.№40 и обобщенный письмом ЦБ РФ от 4.10.93 г. №18.

- Рекомендации по осуществлению учреждениями банков проверок соблюдения предприятиями, организациями и учреждениями " Порядка ведения кассовых операций в РФ", утвержденный Письмом ЦБ РФ 29.09.1994 г.№ 113.

- Постановление СМ-Правительства РФ от 30.06.93 г. № 626 " Об установлении предельного размера расчетов наличными деньгами в РФ между юридическими лицами".

- Постановление Правительства РФ от 17 11. 94 г. № 1258 " Об установлении предельного расчетов наличными деньгами между юридическими лицами" и всеми дополнениями и изменениями.

- Методические рекомендации по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденные Приказом МФ РФ №49 от 13.06.95 г.

Закон РФ от 18.06.93 г.№5215-1 "О применении контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением".

- Порядок регистрации контрольно-кассовых машин в налоговых органах - приложение к Приказу ГНС РФ от 22.06.95 г.№ ВГ-3-14/36.

Методические рекомендации по вопросам применения контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением - приложение к Письму ГНС от 5.05.94 г.№ НИ-6-07/152.

- Типовые правила эксплуатации контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением. Постановление МФ РФ от 30.08.93 г.№104.

- Об утверждении форм документов строгой отчетности. Письмо МФ РФ от 20.04.95 г.№16-00-30-35.

- Разъяснения по отдельным вопросам Порядка ведения кассовых операций в РФ и условий работ с денежной наличностью. Письмо ЦБ РФ от 16.03.95 г. №14-4/95.

- Правила (стандарты) аудиторской деятельности, одобренные Комиссией по аудиторской деятельности при Президенте РФ.

- Указ президента от 22.12.93 г.№2263 " Об аудиторской деятельности в РФ. - Временные Постановление Правительства Р.Ф. от 6.05.94 г. № 482 " Об утверждении нормативных документов по регулированию аудиторской деятельности в Р.Ф.

- Указ Президента Р.Ф. от 23.05.94 г.№ 1006 "Об осуществлении комплексных мер по своевременному и полному внесению в бюджет налогов и иных обязательных платежей".

Аудит не заменяет функции государственного контроля. Это доверительная работа аудитора с руководителем с целью выявления достоверности отчетности и соответствия совершенных хозяйственных операций нормативным актам, действующим на территории РФ. Нормативная и методическая база, как и весь бухгалтерский учет подвижна и постоянно меняется в зависимости от требований.

При проверке первичных документов просматривается соответствие по заполнению реквизитов. Исправления в денежных документах не допускается. Приходные и расходные ордера обязательно подлежат гашению штампами "получено", "погашено" с указанием даты. Все ордера на приход и расход денежных средств фиксируются в журналах регистрации с присуждением номера и отражением краткой характеристики.

Аудитор проверяет тождество аналитического и синтетического учета.

Прежде чем приступить к сплошной проверке кассовых операций, аудитор должен её спланировать. Каждая процедура имеет свое назначение, преследует определенную цель. Полученные результаты оформляются с помощью таблицы.

Составлению плана проверки предшествует оценка состояния внутреннего контроля за движением денег и других ценностей в кассе предприятия. Аудитор с помощью вопросника оценивает состояние внутреннего контроля, дает предварительную оценку соблюдения на предприятии кассовой дисциплины, определяет наиболее уязвимые с точки зрения злоупотреблений места и планирует основные процедуры.

Признаками отсутствия или недостаточности внутреннего контроля за движением денежных средств в кассет предприятия являются:

- отсутствие на предприятии налаженной системы проведения внезапных инвентаризаций кассы с полным полистным пересчетом денежной наличности и проверкой других ценностей в кассе;

- отсутствие на предприятии приказа руководителя, устанавливающего периодичность проверок;

- наличие признаков формального проведения инвентаризаций (участие в комиссии одних и тех же лиц, отсутствие актов по итогам проверки, проведение ревизий на отчетные даты, когда кассир готовиться заранее);

- кассовые ордера подписываются другими лицами, на то не уполномоченными;

- отсутствие договоров материальной ответственности;

- формальная инвентаризация кассы при смене кассира.

Ответственность за ведение кассовых операций возлагается на руководителя предприятия, главного бухгалтера и кассиров. Поэтому аудитор опрашивает всех ответственных лиц. Вопросник распечатывается в необходимом количестве. На каждом проставляется должность, фамилия, имя и отчество лица, с которым предполагается беседа.

Результаты опроса ответственных лиц могут быть разными.

Кассир не знает о приказе на проведение внезапных инвентаризаций, руководитель не знает о необходимости заключения договора материальной ответственности. Несовпадение в ответах на поставленные вопросы аудитором также могут свидетельствовать о слабых сторонах внутреннего контроля. По результатам опроса, аудитор может планировать проверку кассовых операций и намечает состав процедур. Каждая процедура направлена на выявление определенного рода нарушений, нестыковок в первичных документах, аналитическом и синтетическом учете.

Основные нарушения в области кассовых операций:

1 - Прямое хищение денежных средств:

а) ничем незамаскированное;

б) Замаскированное , неоформленными документами и расписками.

2 - Неоприходование и присвоение денежных сумм:

а) из банка;

б) от физических и юридических лиц по приходным ордерам.

3 - Излишнее списание денег в кассе:

а) повторное использование одних и тех же документов;

б) неправильный подсчет итогов.

4 - Списание сумм без оснований по подложным документам.

5 - Подлог в законно оформленных документах с увеличением сумм списаний.

6 - Присвоение сумм, законно начисленных другим лицам и предприятиям.

7 - Присвоение депонированной заработной платы.

8 - Присвоение сумм, начисленных другим организациям или физическим лицам.

9 - Расчеты суммами денежных средств, превышающих предельную величину.

10 - Расчеты с населением без применения кассовых аппаратов. Без регистрации кассовых аппаратов в налоговых органах.

11- Некорректное отражение кассовых операций в регистрах синтетического учета.

На основании составленного плана аудиторской проверки аудитор разрабатывает методы обработки данных. Для ведения цивилизованного аудита необходима законодательная и нормативная база, регулирующая его деятельность. Во-первых, это Федеральный закон "Об аудиторской деятельности", во-вторых, это аудиторские стандарты и другие основополагающие принципы, и приемы сбора информации, её обработки и составлении аудиторского заключения.

Аудиторская Палата РФ утвердила в 1996 году 31 стандарт аудиторской деятельности. Они объединены в группы. В первую группу входят общие стандарты, во вторую операционные стандарты, в третью стандарты аудиторского заключения.

Аудиторы и аудиторские фирмы в своей деятельности опираются на нормативную и законодательную базы. Законодательные акты регулируют взаимоотношения аудитора с предприятием в порядке заключенного Договора, определения круга вопросов по проверке, отражению результатов проверки в аудиторском заключении.

Аудитор и аудиторские фирмы обязаны:

- Неукоснительно соблюдать при осуществлении аудиторской деятельности требований законодательства РФ.

- Немедленно сообщать заказчику: а) о невозможности своего участия в аудиторской проверке; б) о необходимости привлечения к участию в проверке дополнительных аудиторов в связи с большим объемом работ;

- Квалифицированно проводить аудиторскую проверку, оказывать иные аудиторские услуги;

- Обеспечить сохранность документов, привлекаемых для участия в проверке, не разглашать тайну их содержания без согласия заказчика.

Руководители или иные должностные лица обязаны создавать все условия аудитору для организации и проведении на должном уровне проверки, предоставлять все необходимые документы, давать устные и письменные объяснения, замечания по результатам проверки.