18809 (Автоматизация процессов документооборота), страница 5

В целом стандарт является важнейшим ориентиром для составления технического задания и выбора системы автоматизации делопроизводства. На сегодня, при наличии на рынке систем автоматизации ДОУ, существенно различающихся по функциональности, но схожих по описанию, затруднен выбор подходящей системы, что приводит к разочарованию в самой идее автоматизации в случае выбора неподходящего программного продукта. Использование MoReq позволяет работникам службы ДОУ и IT-службы составить свой список требований к системе автоматизации, представить, что система должна делать, каким отвечать критериям, и выбрать систему, оптимальным образом соответствующую потребностям организации. [8]

1.8 Обзор СЭД на российском рынке

В настоящее время на отечественном рынке представлено несколько десятков программных продуктов, предназначенных для автоматизации документационного обеспечения управления.

При выборе СЭД важно обратить внимание, есть ли возможность установления связей между документами и классификации этих связей. Например, входящий документ может быть связан с исходящим, но в одном случае входящий является ответом на исходящий, а в другом – исходящий – ответом, причем промежуточным. Важно отслеживать эти тонкости, так как такие возможности экономят время на работу с документами. Можно сразу увидеть, ответ на какое письмо задерживается, и предпринять соответствующие меры. [12]

На сегодняшний момент можно выделить следующие решения от ведущих компаний-разработчиков:

«CompanyMedia», ИнтерТраст;

«LanDocs», Ланит;

«Optima Workflow», Оптима;

«БОСС-Референт», АйТи;

«Дело», Электронные Офисные Системы;

«Евфрат-Документооборот», Cognitive Technologies.

7. «PayDox», PayBot LLC.

1.8.1 Краткие характеристики системы «CompanyMedia»

Система разработана ЗАО Компания «ИнтерТраст». Данная система предназначена для крупных и средних государственных учреждений коммерческих организаций, в том числе со значительной территориальной удаленностью структурных подразделений. Система является оптимальным выбором и для небольших организаций, стремящихся создать для сотрудников всех офисов филиалов единое информационное пространство и при этом снизить затраты на управление.

Особенности данной системы, выделяющие ее из числа других разработок:

1) корпоративность - система может использоваться как в одной организации, так и в холдинге или группе связанных организаций;

2) полиструктурность - система рассчитана на сложную структуру организации и возможную независимость (с точки зрения штатных расписаний) подразделений и филиалов организации;

3) высоконадежный механизм доставки информации - использованный в системе механизм передачи документов и рассылки позволяет гарантировать доставку информации адресату на 99,9%; данный механизм предполагает также работу системы в территориально-распределенном режиме;

4) сложные перекрестные связи документов - система позволяет устанавливать «цепочки» перекрестных ссылок документов друг на друга и реализовывать переход в обе стороны по данным ссылкам;

5) организация так называемого «сквозного документооборота» - система позволяет организовывать передачу и контроль документов внутри независимых организаций холдинга, совмещая его с классическим документооборотом.

CompanyMedia предназначена для решения следующих задач:

документационного обеспечения управления;

управления типовыми деловыми процессами;

управления документацией;

управления потоками работ и документов в рамках регламентированных и произвольных деловых процессов;

доставки управленческой информации (коммуникации), выработки и принятия управленческих решений (коллективная работа), поддержки исполнения и контроля за принятыми решениями (координация). [18]

1.8.2 Краткие характеристики системы «LanDocs»

LanDocs является собственной разработкой компании ЛАНИТ. Заказчику проекта системы документооборота предоставляется полный комплекс услуг по созданию автоматизированной системы: от обследования состояния документационного обеспечения управления на объекте автоматизации до гарантийного и постгарантийного сервиса технической поддержки.

Решаемые задачи:

увеличение темпа документооборота до необходимого предприятию уровня;

достижение необходимого уровня исполнительской дисциплины (внедрение автоматизированных форм контроля действий исполнителей и подготовки специализированной отчетности);

повышение качества управленческих решений на разных уровнях управления;

достижение необходимого уровня автоматизма и безошибочности при работе исполнителей с документами;

организация эффективного и безопасного доступа сотрудников к знаниям, накопленным в виде массы корпоративных документов;

выстраивание надежной системы защиты корпоративных документов от различных видов несанкционированного доступа;

организация целостного согласованного документооборота в системе территориально-распределенных подразделений.

Основные функции LanDocs:

Регистрация и поиск документов

Организация совместной работы с документами

Обмен документами и сообщениями

Автоматизированный контроль исполнения поручений

Интеграция с внешними Windows-приложениями

Интеграция с электронной почтой

Работа через Интернет

Территориально-распределенный документооборот

Обеспечение информационной безопасности.

LanDocs обеспечивает комплексную поддержку офисных деловых процессов, максимально используя накопленные навыки персонала и сложившуюся коммуникационную и сетевую инфраструктуру. Особенностью LanDocs является сочетание богатой функциональности с гибкостью, позволяющей при внедрении тонко настроить продукт в соответствии с нормативной базой и практикой документооборота конкретного предприятия, ведомства или учреждения. [9]

1.8.3 Краткие характеристики системы «Optima-Workflow»

Самое главное в Optima-Workflow - ориентированность на процессы, а не на документы. Владелец может настраивать работу системы так, как ему нужно не ограничивая себя рамками ее начальной конфигурации Optima-Workflow' хоть и не является самоорганизующейся системой, способна полностью адаптироваться к специфике предприятия и происходящим изменениям в его деловых процессах.

С помощью системы Optima-Workflow можно создавать маршруты движения документов и отслеживать их обработку на всех этапах. Контроль за исполнением документов обеспечивается соответствующими встроенными механизмами путем сопоставления заданных и фактических характеристик процесса. Для создания выходных форм и отчетов сотрудники могут использовать предоставляемые Optima-Workflow средства проектирования макетов различных документов о результатах проведенной работы.

Достоинства системы:

1) Простота и гибкость. Система содержит все необходимое для быстрого внедрения документооборота (включая конфиденциальные документы), легко адаптируется к специфике любой организации, государственным и корпоративным стандартам.

2) Масштабируемость и управляемость. Система может обслуживать как всю сферу управления документами, так и внедряться поэтапно, начиная с критических участков делопроизводства. Optima-Workflow автоматически собирает статистику о движении документов, анализ которой позволяет рационализировать документооборот. При изменении организационной структуры фирмы перенастройка системы производится без остановки работы.

3) Открытость. Optima-Workflow основана на принципах открытой архитектуры, что обеспечивает ее взаимодействие с любыми другими средствами обработки данных, например системами бухгалтерского учета и финансового анализа, службами электронной почты и др. [15]

1.8.4 Краткие характеристики системы «БОСС-Референт»

Система «БОСС-Референт» разработана компанией «АйТи» на базе продукта Lotus Notes компании IBM, который представляет собой средство проектирования систем поддержки групповой работы и может рассматриваться в качестве стандарта в этой области.

Данная разработка ориентирована на средние коммерческие предприятия.

Система обеспечивает поддержку следующих процессов:

подготовка и согласование документов;

подготовка, и исполнение и контроль поручений;

обработка входящей и исходящей корреспонденции;

управление прохождением внутренних документов: распорядительных, организационных и информационно-справочных;

хранение и динамическое обновление данных о структуре и работниках предприятия, поддержка механизма делегирования полномочий. Хранение и динамическое обновление данных о контрагентах предприятия;

поддержка технологического документооборота по трем направлениям работы: а) ведение реестра и обслуживание материальных объектов, б) подготовка договоров и обработка событий по ним, в) взаимоотношения с клиентами, поставщиками и партнерами;

поддержка обмена знаниями и информацией внутри рабочих групп, комитетов, между центральным офисом организации и ее подчиненными структурами, а также напрямую между подчиненными структурами.

Преимущества системы БОСС-Референт

Средства создания единого информационно-управленческого пространства для организаций любой сложности: распределенных, многоуровневых, функционально-проектных.

Поддержка сложных маршрутов согласования документов.

Быстрая автоматизация бизнес-процессов благодаря наличию встроенных процессов обработки документов, настраиваемых и модифицируемых с учетом специфики заказчика.

Надежная работа, высокие показатели производительности, удобство администрирования и масштабирования, Web-доступ.

Наличие средств защиты информации. Возможность построения на базе БОСС-Референта системы юридически значимого электронного документооборота.

Простота освоения пользователями.

Успешное использование системы ведущими компаниями и организациями России. [3]

1.8.5 Краткие характеристики системы «Дело»

Система «ДЕЛО», разработанная компанией «Электронные Офисные Системы» (ЭОС) – комплексное промышленное решение, обеспечивающее автоматизацию процессов делопроизводства, а также ведение полностью электронного документооборота организации.

Система делопроизводства эффективно используется как в небольших коммерческих компаниях, так и в распределенных холдинговых или ведомственных структурах.

Функциональные возможности:

•отслеживание всех этапов делопроизводственных операций и результатов выполнения работ по основным функциональным процессам организаций и учреждений;

•регистрация проектов как отдельной группы документов, с последующей перерегистрацией, путем создания связанного документа с возможностью копирования (переноса) данных;

•ввод текстов резолюций, включая повторные и назначение исполнителей по ним;

•направление резолюций и документов на рабочие места пользователей-исполнителей с помощью механизма электронной почты;

•пересылку отчетов исполнителей по документу ответственным исполнителям и/или авторам резолюций;

•осуществление контроля за своевременным исполнением поручений, обращений учреждений, организаций, резолюций и указаний руководства; проверка правильности и своевременности исполнения документов;

•объединение и группирование документов, зарегистрированных в системе делопроизводства, по различным признакам;

•выполнение поиска по совокупности реквизитов регистрационных карточек, а так же резолюций, с целью осуществления функций контроля исполнения документов, и резолюций и ведения справочно-аналитической работы;

•ввод сведений об отправке исходящих документов адресатам с созданием реестров рассылки документов;

•получение согласно действующим правилам и инструкциям информационных материалов, сводок, отчетов для предоставления руководству;

•предоставление любому должностному лицу своего личного электронного кабинета;

•получение и вывод на печать статистических справок и отчетов, а также регистрационных карточек;

•хранение электронных образов документов;

•списание документов в дело в соответствии с принятой в организации номенклатурой дел и, при необходимости, извлечения их из дела;

•протоколирование работы пользователя с системой

Система функционирует в локальной вычислительной сети и рассчитана на моно структурную организацию. [4]

1.8.6 Краткие характеристики системы «Евфрат-Документооборот»

Данная система была разработана компанией Cognitive Technologies. Новая версия системы «ЕВФРАТ-Документооборот» v.12 позволяет построить полноценную систему управления бизнес-процессами и документами организации, а также содержит весь необходимый инструментарий для успешной организации электронного документооборота любой компании, независимо от численности и формы собственности.

Основными функциями системы являются:

регистрация документов в системе (заполнение электронной регистрационной карточки), присоединение к карточке любого количества файлов произвольного формата;

постановка документов на контроль;

возможность создания параллельных и последовательных поручений, подпоручений соисполнителям;

возможность проектирования типовых маршрутов движения документов;