18089 (Учет и контроль расчетов с подотчетными лицами), страница 6

– структурное подразделение, в котором он работает;

– свою фамилию, имя и отчество (графа «Подотчетное лицо»);

– должность;

– назначение аванса (приобретение ценностей, оплата услуг и другое).

Бухгалтер для осуществления контроля указывает на титульной части бланка авансового отчета информацию о выдаче денег (указывает № и дату документа, по которому выданы деньги, и соответствующий номер счета) и данные о наличии остатка или перерасхода по предыдущему авансу.

На титульной части бланка авансового отчета также есть таблица «Бухгалтерская запись», в которую бухгалтер переносит суммы к учету с оборотной стороны авансового отчета по соответствующей корреспонденции счетов.

Внизу авансового отчета имеется раздел – расписка бухгалтера в том, что отчет принят к проверке со всеми прилагаемыми документами. В расписке указываются фамилия, имя, отчество подотчетного лица, номер и дата авансового отчета, прописью сумма документально подтвержденных расходов, количество прилагаемых документов, а также количество листов в этих документах. После заполнения всего отчета бухгалтер отрывает расписку по линии отреза и отдает подотчетному лицу.

Перед заполнением оборотной стороны авансового отчета подотчетное лицо должно систематизировать первичные документы (билеты, транспортные счета, багажные квитанции, счета из гостиниц или от иных лиц, предоставляющих услуги по размещению и проживанию физического лица, акты закупки, счета-фактуры, товарные накладные и т.д.). Документы нужно сформировать в хронологическом порядке, пронумеровать их. Документы небольшого размера (например, билет в автобусе) приклеиваются на лист формата А4.

Оборотная сторона авансового отчета заполняется в следующем порядке, по графам:

Заполненный бланк авансового отчета подписывается подотчетным лицом.

Проверенный авансовый отчет подписывается директором учреждения, для чего в верхней части лицевой стороны бланка авансового отчета предусмотрена соответствующая строка. После утверждения документ принимается к учету для списания подотчетных денежных средств. Остаток неиспользованного аванса приходуется в кассу, перерасходованная сумма

выдается подотчетному лицу в установленном порядке.

Если подотчетное лицо не представило авансовый отчет в установленные сроки или не возвратило остаток аванса в кассу, учреждение вправе удержать сумму задолженности из заработной платы подотчетного лица, получившего аванс. При удержании сумм невозвращенного аванса из заработной платы работника общий размер всех удержаний при каждой выплате заработной платы не может превышать 20%.

Кроме того, при выдаче подотчетных сумм за счет бюджетных средств необходимо, чтобы подотчетные суммы были обеспечены финансированием по соответствующей статье бюджетной классификации.

2.3 Учет командировочных расходов

Служебной командировкой признается поездка работника по распоряжению руководителя организации на определенный срок в другую местность для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы.

Командировочные расходы выплачиваются работникам, которые состоят в штате учреждения. За работником, направленным в служебную командировку, сохраняются средний заработок и место работы. Средний заработок за период нахождения работника в командировке, за дни нахождения в пути, за время вынужденной остановки в пути сохраняется за все дни работы по графику. Кроме того, ему оплачиваются расходы, связанные с командировкой.

Командировку оформляют первичными учетными документами:

1) при направлении работника в служебную командировку оформляется служебное задание по форме №Т-10а. После возвращения из командировки работник обязан заполнить служебное задание в части его содержания и отчет о выполнении задания;

2) работнику выписывается командировочное удостоверение по форме №Т-10, в котором проставляются отметки о прибытии и убытии работника из командировки;

3) при направлении в командировку одного работника составляется приказ по форме №Т-9, а при командировании нескольких человек – по форме №Т-9а.

Днем командировки считается день отправления транспортного средства, на котором работник выезжает в служебную командировку. Кроме того, если вокзал находится за чертой населенного пункта, то в командировочных расходах следует учитывать время, необходимое для того, чтобы добраться до них. Например, если поезд отправляется 20 апреля 2010 г. в 00 часов 5 минут и на дорогу до железнодорожного вокзала потребуется 2 часа, то днем отправления в командировку будет 19 апреля. Аналогично решается ситуация и по приезду из командировки.

Учреждение возмещает работнику:

– расходы по проезду к месту служебной командировки и обратно к месту постоянной работы – в размере фактических расходов, подтвержденных проездными документами, но не выше стоимости проезда;

– расходы по найму жилого помещения – в размере фактических расходов, подтвержденных соответствующими документами, но не более 550 руб. в сутки. При отсутствии документов, подтверждающих эти расходы, – 12 руб. в сутки;

– расходы на выплату суточных – в размере 300 руб. за каждый день нахождения в служебной командировке;

– иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома директора.

Оплата перечисленных видов расходов в более высоких размерах не исключается.

Если работник направляется в командировку, из места назначения которой он может ежедневно возвращаться к месту постоянного проживания, то суточные не выплачиваются. Однако руководитель учреждения самостоятельно определяет порядок возвращения работника из командировки с учетом расстояния до места ее назначения и расписания транспорта. При утере проездного билета работнику оплачивается минимальная стоимость проезда.

В случае временной нетрудоспособности работника во время командировки ему возмещаются расходы по найму жилого помещения и выплачиваются суточные в течение всего времени, пока он не имеет возможности по состоянию здоровья приступить к выполнению возложенного на него служебного поручения или вернуться к месту постоянного жительства. За период временной нетрудоспособности работнику выплачивается пособие по временной нетрудоспособности.

Рассмотрим ситуацию по найму жилья на примере.

Пример 1. Петров П.П., работающий водителем учреждении, направлен в командировку из Пыталово в Псков сроком на 3 дня. По возвращении из командировки он представил авансовый отчет на сумму 5500 руб.:

– суточные за 3 дня – 300 руб.;

– проживание за 2 ночи – 5200 руб.

Расходы по найму жилья в командировке Петрову П.П. должны быть возмещены в сумме 1100 руб. (2 суток х 550 руб.).

Рассмотрим пример учета по командировочным расходам.

Пример 2. Иванов И.И. направлен в командировку из Пыталово в Псков с 19 по 21 апреля 2010 г. для приобретения основного средства. Ему выдан из кассы под отчет аванс на командировочные расходы на общую сумму 25 300 руб.:

– суточные – 300 руб.;

– на проживание – 5000 руб.;

– на проезд – 3000 руб.;

– для приобретения ОС – 17 000 руб.

Авансовый отчет им был представлен 23 апреля 2010 г. Остаток

денежных средств в сумме 1200 руб. внесен в кассу бюджетного учреждения

в установленный срок.

Денежные средства поступили в кассу бюджетного учреждения из банка с лицевого счета средств областного бюджета на общую сумму 25 300 руб. по подстатьям:

212 «Прочие выплаты» – 300 руб.;

226 «Прочие услуги» – 5000 руб.;

222 «Транспортные услуги» – 3000 руб.;

310 «Увеличение стоимости основных средств» – 17 000 руб.

В учете операции будут отражены следующим образом (табл. 5):

Таблица 5.

Пример 3. Работник направляется в командировку. Ему выдан под отчет аванс (за счет бюджетных средств) в размере 5000 руб., в том числе:

– на оплату проживания – 2750 руб.;

– на оплату транспортных расходов (проезда железнодорожным транспортом) – 1650 руб.;

– на суточные – 600 руб.

Работник по возвращении из командировки отчитался о произведении расходов в размере 4950 руб., в том числе:

– за проживание – 2500 руб.;

– проезд – 1850 руб.;

– суточные – 600 руб.

В учете будут оформлены следующие записи (табл. 6).

Таблица 6

При возникновении ситуации, когда денежных средств на лицевом счете недостаточно, но командировку отложить нельзя. Работники направляются в командировку и производят расходы за счет собственных средств. Поэтому в учете и отчетности возникает отрицательное сальдо по счету 0 208 00 000. В дальнейшем работнику возмещаются эти расходы.