17723 (Состояние организации первичного бухгалтерского учета ЗАО "ххх" и пути его совершенствования), страница 13

В итоге данного раздела можно сделать вывод, что система внутреннего контроля в организации ЗАО «Ххх» не является полной и эффективной, что может привести к возникновению ошибок, а следовательно, - к принятию неправильных управленческих решений.

4. ПУТИ УЛУЧШЕНИЯ ОРГАНИЗАЦИИ ПЕРВИЧНОГО БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА В ЗАО «Ххх»

В представленной дипломной работе было проанализировано состояние организации первичного бухгалтерского учета в фирме ЗАО «Ххх». Рассмотрение проводилось как в целом, так и по участкам учета.

В целом организация первичного бухгалтерского учета в ЗАО «Ххх» соответствует требованиям законодательства в области бухгалтерского учета, в том числе Федерального Закона «О бухгалтерском учете» № 129-ФЗ от 21 ноября 1996 года, а также Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утвержденного приказом Минфина РФ от 29.07.1998 г. №34н [1, 9].

Необходимо отметить, что бухгалтерский учет в организации ведется автоматизированным способом. При этом автоматизированы все участки учета без исключения. Достоинства данного способа перед ручным или механизированным очевидны:

• ускорение процессы поиска и сбора необходимой информации;

• обеспечение быстрой фиксации хозяйственных операций;

• резкое сокращение время заполнения документов и количества работников, занятых их оформлением;

• снижение трудоемкости и рост производительности труда работников, которые принимают участие в подготовке первичных учетных документов;

• уменьшение расходов на содержание счетного персонала;

• облегчение и ускорение всех последующих стадий обработки первичной информации (составление накопительных документов, регистров бухгалтерского учета, отчетности);

• ускорение передачи и выдачи необходимой информации;

• снижение до минимума вероятности допущения различного рода ошибок.

То есть, полная автоматизация учета позволяет изменить характер управленческого труда, освобождает работников организации от рутинных операций, высвобождает время и средства. Тем самым облегчается труд персонала и, таким образом, повышается его эффективность, качество. Также положительным моментом полной автоматизации учета является и то, что снижаются затраты на ведение бухгалтерского учета.

При рассмотрении приложений к утвержденной учетной политике организации ЗАО «Ххх» было обнаружено, что график документооборота не разработан. Его отсутствие само по себе не влечет каких-либо нежелательных последствий в виде штрафов и разного рода взысканий со стороны законодательства, однако бесконтрольность в сфере документопотоков может привести к большому числу нарушений, которые в свою очередь могут повлечь негативные последствия. Такими нарушениями могут быть:

• утеря документов;

• отсутствие нужных документов;

• несвоевременная регистрация документации;

• различные злоупотребления с документами.

В результате это ослабляет контрольную функцию бухгалтерского учета и может привести к несвоевременности составления отчетности.

На мой взгляд, график документооборота необходим, так как именно в нем отражается путь движения для каждого документа, срок его предоставления в бухгалтерию, а также ответственные лица.

На начальном этапе работы по составлению графика документооборота главный бухгалтер должен установить круг лиц, которые обращаются с первичными документами, и довести до них в официальном порядке сведения о правилах оформления первичных документов и сроки представления данных документов в бухгалтерию. Руководителю организации рекомендуется оформить соответствующий приказ по организации, в котором устанавливается ответственность за несвоевременное представление документов в бухгалтерию.

В связи с необходимостью графика документооборота он был составлен (Приложение 18) в соответствии с Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденном Министерством финансов СССР 29 июля 1983 г. № 105. При составлении графика документооборота принималось во внимание, что ЗАО «Ххх» является субъектом малого предпринимательства. В этой связи количество применяемых документов для отражения фактов финансово-хозяйственной деятельности организации по сравнению со средними и крупными организациями гораздо меньше, равно как и число структурных подразделений (отделов). Предложенный график документооборота содержит по каждому документу организации следующие разделы:

• наименование документа;

• ответственное лицо за составление документа (должность и фамилия с инициалами);

• ответственный за приемку документа (должность и фамилия с инициалами);

• срок предоставления документа в бухгалтерию;

• ответственный за приемку документа в бухгалтерии.

На мой взгляд, предложенный график документооборота предусматривает оптимальное число исполнителей для прохождения каждого первичного документа и минимальный срок его нахождения в каком-либо отделе организации.

После составления графика его необходимо утвердить приказом руководителя и приложить к учетной политике организации. Далее – в обязательном порядке довести до каждого лица, участвующего в документообороте и вручить соответствующую выписку, в которой определяется ответственность за невыполнение требований документооборота.

По моему мнению, график документооборота позволит улучшить контроль со стороны бухгалтерии за работой организации, повысит эффективность учетной работы. В частности, обеспечит своевременное и качественное оформление первичных учетных документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных.

При рассмотрении системы внутреннего контроля организации ЗАО «Ххх» было выявлено, что в ней нет отдельного лица, а тем более службы, которая занималась бы ревизией. Внутренний аудит осуществляют начальники отделов, главный бухгалтер, руководитель организации. Документально обязанности по осуществлению внутреннего контроля не за кем не закреплены. Это может привести к возникновению ошибок, а следовательно, - к принятию неправильных управленческих решений.

Существенным недостатком, выявленным при разборе внутреннего аудита, является то, что в ЗАО «Ххх» не используется важнейший прием фактического контроля – инвентаризация имущества и финансовых обязательств, а значит и нет утвержденного приказом руководителя порядка проведения инвентаризации. Это является нарушением требований законодательства, в том числе Федерального закона «О бухгалтерском учете» и Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, которые указывают случаи, когда проведение инвентаризации обязательно. Инвентаризация является необходимым мероприятием, предшествующим составлению бухгалтерской отчетности, иначе ее данные могут быть недостоверными, вследствие чего заинтересованные пользователи может сделать на их основе неправильные выводы о результатах деятельности организации. Учитывая данный недостаток, порядок проведения инвентаризации был разработан (Приложение 39). При этом учитывались требования законодательных актов в области бухгалтерского учета, в частности, - Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденных Приказом Минфина РФ от 13.06.1995 г. № 49 [30].

Прежде всего, необходимо оформить приказ руководителя о проведении инвентаризации, форма которого утверждена постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 № 88 (Приложение 40) [22]. В приказе нужно указать, какие именно имущество и обязательства будут инвентаризироваться. Затем следует создать постоянно действующую инвентаризационную комиссию, членами которой могут быть главный бухгалтер, офис-менеджер, руководитель организации. Причем при проведении инвентаризации должны присутствовать все члены комиссии, иначе ее результаты могут быть признаны недействительными. Проверка фактического наличия имущества должна производится при обязательном участии материально ответственных лиц. Состав комиссии должен быть зафиксирован в вышеуказанном приказе.

Инвентаризационная комиссия до начала регистрации фактического наличия материальных ценностей или денежных средств должна убедиться в полной сдаче всех последних на момент инвентаризации первичных документов и соответствующих отчетов, оформляющих операции, проведенные до начала инвентаризации. Материально ответственные лица дают расписки о том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на имущество сданы в бухгалтерию или переданы комиссии и все ценности, поступившие на их ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход. Аналогичные расписки дают и лица, имеющие подотчетные суммы на приобретение или доверенности на получение имущества.

Руководителю организации следует определить и утвердить порядок проведения инвентаризации в учетной политике. В данном документе должно быть представлено:

• количество инвентаризаций в отчетном году;

• даты их проведения;

• перечень имущества и обязательств, проверяемых при каждой из них.

В соответствии с этим рекомендуется определить следующие сроки и периодичность проведения инвентаризации в ЗАО «Ххх» (кроме случаев, предусмотренных п. 1.5 Методических указаний и п. 27 Положения о бухгалтерском учете и отчетности в РФ, когда проведение инвентаризации обязательно):

• по основным средствам – не ранее 1 ноября, но перед составлением годовой отчетности – один раз в три года;

• по материалам и товарам – не ранее 1 октября – один раз в год;

• по денежным средствам – 1-го число – раз в месяц;

• по расчетам с дебиторами и кредиторами – не ранее 1 декабря, но перед составлением годовой отчетности – два раза в год;

• по расчетам по платежам в бюджет – на 1-е число – один раз в квартал.

Сведения о фактическом наличии имущества на определенную дату необходимо заносить в инвентаризационную опись или акт инвентаризации. Для каждого вида имущества оформляют свою форму, например:

• форма № ИНВ-1 «Инвентаризационная опись основных средств» (Приложение 41);

• форма № ИНВ-3 «Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей» (Приложение 42);

• форма № ИНВ-17 «Акт инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами» (Приложение 43).

Поскольку учет в ЗАО «Ххх» полностью автоматизирован, то и инвентаризационные описи и акты рекомендуется заполнять с использованием средств автоматизации. Описи и акты должны подписать все члены инвентаризационной комиссии и материально ответственные лица. В конце документов материально ответственным лицам необходимо дать расписку, подтверждающую проверку комиссией имущества в их присутствии, об отсутствии к членам комиссии каких-либо претензий и принятии перечисленного в описи имущества на ответственное хранение.

После инвентаризации оформленные описи и акты нужно передать в бухгалтерию фирмы. При выявлении расхождения фактического наличия с учетными данными требуется составить сличительные ведомости (только по тому имуществу, при инвентаризации которого выявлены отклонения от учетных данных). Их форма также зависит от вида имущества:

• форма № ИНВ-18 «Сличительная ведомость результатов инвентаризации основных средств» (Приложение 44);

• форма № ИНВ-19 «Сличительная ведомость результатов товарно-материальных ценностей» (Приложение 45).

Инвентаризационные описи, акты инвентаризации и сличительные ведомости организация должна хранить в архиве не меньше пяти лет.

Выявленные при инвентаризации и отраженные в сличительных ведомостях суммовые расхождения между фактическим наличием и учетными данными в обязательном порядке бухгалтер должен отразить в бухгалтерском учете следующим образом:

1. Излишек имущества приходуется, а соответствующая сумма зачисляется на финансовые результаты организации. При этом делается следующие бухгалтерские записи:

Дебет счетов 01 «Основные средства»

10 «Материалы»

41 «Товары»

50 «Касса» и др.

Кредит счета 91 «Прочие доходы и расходы» субсчет «Прочие доходы»;

В налоговом учете выявленные излишки следует включить во внереализационные доходы фирмы (ст. 250 Налогового кодекса РФ).

2. Недостача имущества или его порча в пределах норм естественной убыли относится на издержки производства:

Дебет счетов 20 «Основное производство»

Кредит счета 10 «Материалы»