104332 (Вимоги до оформлення документів), страница 2

Дотримування цих вимог дає змогу оперативно отримати й опрацювати потрібну інформацію, вчасно вжити доцільних заходів, зробити процес управління стабільним, передбачуваним і результативним.

Оформлення сторінки

У діловодстві діють певні вимоги і правила щодо оформлення сторінки та її нумерації.

Організаційно-розпорядчі документи укладають на аркуші «форматом А4 (297x210 мм) та А5 (148x210 мм). Ліворуч залишають вільний берег у 35 мм для збереження тексту в разі підклеювання, підшивання, затискування документа, праворуч – не менше 8 мм; верхній – 20 мм, нижній – 19 мм (для формату А4) та 16 мм (для формату А5).

Нумерація сторінок. Документ, який займає одну сторінку, не нумерується. У документах, що укладені на двох і більше аркушах (з одного боку), нумерація починається з другого аркуша арабською цифрою 2 посередині верхнього берега на відстані не менше 10 мм від краю. Біля цифр не пишуться ніякі позначки чи символи.

Якщо документ укладено з обох боків аркуша, то непарні сторінки позначаються у верхньому кутку праворуч, а парні – ліворуч.

Текст і його оформлення

Головною складовою документа є текст (зміст), який визначається назвою та метою ділового папера. Укладаючи текст, слід дотримуватися певних технічних вимог, а саме:

• на бланку друкується тільки перша сторінка, а друга й наступні – на чистих аркушах однакового з бланком розміру, кольору й ґатунку;

• підпис укладача чи відповідальної (керівної) особи можна переносити на другу (іншу) сторінку лише за умов наявності на ній не менше двох рядків тексту;

• у складних документах текст членується (рубрикується) для зручності та швидшого опрацьовування й уникнення плутанини.

Рубрикація – це поділ тексту на логічні складові частини, які графічно відокремлюються одна від одної.

Для цього використовують також заголовки, систему нумерації, колір чи фактуру паперу та ін., що в кінцевому рахунку виражає зовнішню будову (композицію) всього документа і вказує на його складність.

Ступінь складності й форма поділу безпосередньо залежить від обсягу, змісту, складу, тематики і призначення документа.

Найпростішим видом рубрикації є поділ на абзаци. Класичний абзац має три частини:

• зачин (формулює тему абзацу – зміст);

• фраза (містить основну інформацію абзацу);

• коментар (підсумок усього абзацного змісту).

Інформація, вміщена в межах одного абзацу, повинна виражати закінчену думку. Типовий абзац має бути із 4–5 речень. Хоча ОДС не виключає наявність й одного речення. Та яким би не був обсяг абзацу, він має являти собою внутрішньо замкнене смислове ціле.

Нумерація рубрик тексту існує для чіткого зазначення і вказування на взаємозалежність певних розділів, частин, пунктів та їх підпорядкування, а також підкреслює необхідність самостійного розгляду кожного з нумерованих елементів. Розрізняють комбіновану (традиційну) й нову системи нумерації.

Комбінована (традиційна) базується на використовуванні символів, слів, літер, арабських і римських цифр та доповнює абзацне членування тексту (нумерування пунктів, правил, тез), яке залежить від змісту, обсягу й форми документа.

Система використання різноманітних позначень має бути послідовною, логічною й будуватися за висхідною ознакою:

Комбінована (традиційна)	Нова
А.Б.В.Г. Д…. Розділ І І. II. III. IV. V…. Частина 1 1. 2. 3. 4. 5…. Частина 2 1); 2); 3); 4); 5);… пункт 1 а); б); в); г); д);… § 1 § 2 пункт 2 Частина 3 Розділ II і т. д.	1 1. 1 1. 2 1. 2. 1 1. 2. 1. 1 1. 2. 1. 2 1.2. 2 1.3 2 і т. д.

Згідно з ДСТУ 3008–95, слід пам'ятати, що для системи буквеної рубрикації літери Ґ (г), Є (є), 3 (з), І (і), ї (ї), Й (й), О (о), Ч (ч) та Ь (ь) не використовують.

Ця система вимагає чіткого дотримування правил пунктуації, повинна мати логічну будову й до однотипних рубрик застосовувати однорідні засоби нумерації або лаконічні, однозначні заголовки.

Заголовок має бути лаконічним, але логічно повноцінним – однозначним і несуперечливим, а також точно відповідати змістові документа або його частини.

Система арабських цифр (нова) базується на чіткому поділі на частини, які включають усі цифри відповідних складових частин вищих ступенів поділу.

Нумерація розділів, підрозділів, пунктів, підпунктів

Розділи, наприклад звіту, повинні мати порядкову нумерацію в межах викладення суті змісту й позначатися арабськими цифрами без крапки:

1,2,3 й т. д.

Підрозділи повинні мати порядкову нумерацію в межах кожного розділу.

Номер підрозділу складається з номера розділу й порядкового номера підрозділу, відокремлених крапкою.

Після номера підрозділу крапку не ставлять:

1.1, 1.2 й т. д.

Пункти повинні мати порядкову нумерацію в межах кожного розділу або підрозділу.

Номер пункту складається з номера розділу й порядкового номера пункту, або з номера розділу, порядкового номера підрозділу та порядкового номера пункту, відокремлених крапкою. Після номера пункту крапку не ставлять:

1.1, 1.2, або 1.1.1, 1.1.2 й т. д.

Якщо текст поділяють тільки на пункти, їх слід нумерувати, за винятком додатків, порядковими номерами.

Номер підпункту складається з номера розділу, порядкового номера підрозділу, порядкового номера пункту й порядкового номера підпункту, відокремлених крапкою:

1.1. – 1.1, 1.1.1.2, 1.1.1.3 і т. д.

Якщо розділ, не маючи підрозділів, поділяється на пункти йдалі – на підпункти, номер підпункту складається з номера розділу, порядкового номера пункту і порядкового номера підпункту, відокремлених крапкою:

1.1.3, 1.2.1 й т. д.

Після номера підпункту крапку не ставлять.

Якщо розділ або підрозділ складається з одного пункту, або пункт складається з одного підпункту, його не нумерують.

Приклад поділу частин тексту за традиційною та новою системою див. вище.

Застосування нової системи нумерації відповідає вимогам ДСТУ 3008–95 і спрощує обробку документів (навіть на комп'ютері), уніфікує їх, бо дає можливість не вживати словесних найменувань і символів.

Більшість текстів містять такі основні логічно взаємозумовлені частини (елементи):

• вступна (причинова) – у якій зазначають привід та безпосередньо причину укладання документа (указується історія питання);

• доказова (фактологічна) – у якій наводяться конкретні факти, докази, пояснення, міркування, розрахунки, посилання на інші матеріали тощо (розкривається суть питання, проблеми);

• закінчення (висновкова) – містить пропозиції, рішення, висновки тощо (формулюється кінцева мета документа).

Наявність тих або інших елементів тексту, порядок їх послідовності залежить від конкретного документа, його змісту й мети.

Для зручності зіставлення показників і наочності цифровий матеріал, як правило, оформляють у вигляді таблиць, що відповідають вимогам чинних нормативних документів. Нумерують таблиці, якщо їх більше однієї в документі, арабськими цифрами. Система нумерації може бути наскрізною (напр., «Таблиця /»; «Таблиця 2» і т. д.) або індексаційною (окрім таблиць, що наводяться в додатках), і тоді номер складається з номера розділу й порядкового номера таблиці, відокремлених крапкою (наприклад, «Таблиць 5. З» – третя таблиця п'ятого розділу).

Назва таблиці визначає її тему й зміст і має бути точною, виразною, лаконічною й відповідати змістові таблиці. Якщо таблиця переноситься на інші сторінки, то там назву не повторюють, а пишуть: «Продовження табл. З» або «Закінчення табл. 2». Назву можна не давати, якщо таблиця не має самостійного значення, тобто потрібна по ходу читання основного тексту. У продовженні таблиці на наступних сторінках допускається заміна заголовків граф їх нумерацією арабськими цифрами. Нумерація граф і рядків таблиці застосовується й тоді, коли на них треба робити посилання в тексті документа.

Незакінчену таблицю нижньою горизонтальною лінією не обмежують.

Заголовки граф наводять переважно в Н= відмінку однини без довільного скорочення слів. Множину застосовують:

• коли серед текстових показників графи є такі, що стоять у множині;

• коли значення заголовка передається лише в множині;

• коли слово в однині не вживається. Залежно від розміру таблиці її розміщують:

• безпосередньо після тексту, до якого вона належить;

• па наступній сторінці;

• у додатку.

Якщо в сусідніх рядках графи текст повторюється:

– його заміняють лапками (кількість лапок за кількістю
слів), коли текст уміщується в один рядок;

– його заміняють словами «Те саме», які в разі подальшого повторення тексту заміняють однією парою лапок, коли текст не вміщується в один рядок;

– і повторюється також початкова частина тексту, а кінець тексту

– змінна частина, то частину тексту, що повторюється, заміняють словами «Те саме», але якщо є горизонтальні лінійки, то текст слід повторювати.

Не дозволяється заміна лапками:

1. цифр і знаків;

2. позначень одиниць величин;

3. буквених абревіатур;

4. марок машин, механізмів, матеріалів і под.;

5. скорочених позначень нормативних документів із номерами.

За відсутності відомостей ставлять три крапки (…) або пишуть: «Немає відом.». Якщо явище не спостерігається, тобто немає й не буде можливості проставити в комірці таблиці відомості, то ставлять тире. Залишати комірку порожньою не дозволяється.

Якщо треба пояснити чи доповнити якісь табличні дані, роблять підтабличні примітки, що можуть бути пов'язані з таблицею або за допомогою знака виноски, або за допомогою заголовка «Примітка» [14, с. 25–29].

На всі таблиці мають бути посилання в тексті документа.

Укладаючи документ, слід дотримуватися певних правил, які допоможуть виробити точний стислий, ясний та послідовний стиль письма, а саме:

і. Використовувати мовні засоби, які були б зрозумілими широкому загалу та відповідали нормам літературної мови, конкретному стилю чи підстилю.

2. Від 1-ї особи однини викладати текст у таких документах, як:

• автобіографія (Я,… народилася,… навчаюся…);

• заява (Прошу зарахувати…, працюю на посаді…);

• наказ (Наказую…);

• скарга (Звертаюся до…, я повідомляв…,);

• службова записка (Доводжу до…, Уважаю, що…).

3. Від 3-ї особи однини викладати текст у таких документах, як:

• акт (Комісія пропонує…, дійшла висновку…);

• трудова угода, контракт, договір (ЗАМОВНИК отримує…, а ВИКОНАВЕЦЬ зобов'язується.,);

• інструкція (АТ «Довіра» встановлює., кожен акціонер стає…);

• запрошення, оголошення (Банк надає…, Училище запрошує…).

4. Доцільно вживати прямий порядок слів у реченнях:

• коли підмет передує присудкові;

• коли означення стоїть перед означуваним словом;

• коли додаток стоїть після керуючого слова;

• коли вставні слова стоять на початку речення.

1. Уникати вживання багатозначних слів, а наявні пояснювати в певному контексті.

2. Уникати образних висловів, емоційно забарвлених слів і синтаксичних конструкцій та суб'єктивного ставлення до викладеного. Тон службового документа має бути нейтральним.

3. Не переобтяжувати текст іншомовними словами, якщо є їхні українські відповідники.

4. Використовувати лише загальноприйняті, стандартні скорочення та абревіатури.

5. Уникати немилозвучності, однозвучності з іншими скороченнями.

1. Уникати вживання скорочень назв грошових та фізичних одиниць (крім формул); одиниць виміру; символів, знаків: &%, №, $, якщо вони без цифрових позначень і не в таблицях, схемах.

2. Слідкувати за дотриманням логічної послідовності викладу матеріалу, фактів. Підкреслюючи наступність визначення причинно-наслідкових зв'язків між фактами, подіями чи явищами, треба викладати їх у зв'язній черговості здійснення: у першу чергу, насамперед, спочатку; одночасно, водночас; потім, після, далі, у підсумку, завершуючи, насамкінець та ін.

3. Надавати перевагу простим реченням, мовним кліше, «канцеляризмам».

4. Пам'ятати, що лише своєчасність і актуальність інформації, викладу факту чи оперативного реагування робить документ дієвим, доцільним і потрібним.

Скорочування слів і словосполучень

Дотримуючись вимоги лаконічного, максимально стислого письма, під час укладання ділових паперів на позначення понять чи значень широко користуються системою скорочень, яка розроблена й рекомендована Держстандартом України (ДСТУ 3582–97), що чинний від 1998 року.

Види скорочень

Розглянемо такі види скорочень, як загальновживані, спеціальні й локальні.

До загальновживаних, які використовуються в більшості видів літератури, належать скорочення: