Текст ВКР (Управление закупочной деятельностью предприятия), страница 9

Следует отметить, что ИП «Кубко» работает с «мощными гигантами» в сфере производства бытовой химии. Такие поставщики намного сильнее заказчика и нередко могут диктовать ему свои условия. Что в большинстве случаев и происходит в закупочной деятельности компании. Производитель нередко является своего рода монополистом, он чувствует свою незаменимость и незаменимость своего товара и спокойно использует свое исключительное выгодное положение, диктуя условия поставки. Чтобы такого не происходило в будущем, можно порекомендовать следующие мероприятия.

Еще на стадии бизнес-планирования необходимо отсечь такого рода решения о сотрудничестве с монополистами. А если сотрудничество уже ведется, рассмотреть альтернативные варианты. Например, отказаться от работы с производителем-монополистом и переключиться на дистрибьюторское предприятие. Данное решение будет несколько дороже, однако появятся и свои положительные стороны. Например, дистрибьютор может быть расположен к заказчику намного ближе, чем производитель, что в свою очередь окупит транспортные расходы. Кроме того сервисные услуги дистрибьютора намного выше, нежели производителя. У крупных производителей до сих пор встречается «синдром советской торговли», который подразумевает отсутствие сервиса как такового. Классическим примером будет отдел сбыта крупного завода, где остался старый советский подход к продажам. В дистрибьюции такого явления уже не встретишь, поскольку там понимается важность обслуживания и сервиса для клиентуры. Также бывают ситуации, что потребность в ресурсах намного ниже, чем минимальная отпускная партия производителя, который такими действиями ограждает себя от мелких заказчиков. Соответственно, чтобы компании не закупать большие ненужные партии, она может обратиться к услугам дистрибьютора. Также дистрибьюторы предоставляют комплексное обслуживание в случае поставки из-за рубежа. Покупателю нет необходимости самому заниматься оформлением таможенных документов, все процедуры за него сделает дистрибьютор. Это намного удобнее и экономит время. Таким образом, ИП «Кубко» в некоторых случаях следует обращать внимание на дистрибьюторов и сотрудничество с ними.

Вернемся к договору поставки. Очень важное значение в наши дни приобретает страхование рисков. В 2014 году у компании произошел один неприятный случай. Совершалась отправка груза клиенту в Южно-Сахалинск, использовали услуги транспортной компании «Транс-лидер». Товар был отгружен перед отправкой на временный склад хранения «Транс-лидера» по адресу улица Лазо. Но случился пожар. Товар сгорел, получатель отказался платить, поскольку ему не доставили товар, компания понесла убытки. Поэтому важно страховать возможные риски, и главное прописывать сумму товара в страховке. Также был случай, когда из Москвы приехали 10 контейнеров, 8 из них были с грузом, а 2 – набиты досками. Другой пример – подвижной состав неделю простоял в Иркутске, пока ему меняли колесные пары. Соответственно произошла задержка, компания понесла убытки. Все эти риски необходимо учитывать и страховать. Страхование является дорогостоящей процедурой, однако без нее не обойтись, когда денежные средства вложены в товар.

Страхование должно быть направлено на следующие моменты:

- пожар или взрыв;

- переворачивание, опрокидывание или сход с рельсов наземного транспортного средства, провала или разрушения мостов, путепроводов;

- дорожно-транспортного происшествия;

- землетрясение, вулканическое извержение, удар молнии;

- пожертвование при общей аварии;

- ошибки и происшествия при проведении погрузочно-разгрузочных работ;

- опасные природные явления;

- хищение груза путем кражи со взломом, грабежа или разбойного нападения;

- умышленное уничтожение груза;

- хищение транспортного средства, перевозящего груз;

- пропажа без вести транспортного средства, перевозящего застрахованный груз.

Кроме того, огромное внимание следует уделять работе с местными региональными поставщиками. Сотрудничество с дальневосточными производителями, во-первых, экономит денежные средства на доставку и транспортные расходы. Появляется возможность использовать автомобильный транспорт, поскольку километраж намного меньше, нежели путь с запада. Во-вторых, работа с местными поставщиками позволяет поддерживать своего производителя, развивает экономическую ситуацию края и региона. Покупатели охотнее пользуются продукцией локальных производителей.

Так, например, рассмотренная ранее компания «Хабаровск-Тара», является местным производителем, и в ходе выбора поставщиков методом рейтинговых оценок во многом превосходит своих конкурентов. «Хабаровск-Тара» производит бумагу туалетную, цена одного рулона составляет 9 рублей. Такая ценовая политика будет пользоваться спросом у различных муниципальных учреждений, которые являются важными потребителями продукции ИП «Кубко». Кроме того «Хабаровск-Тара» производит бумажные салфетки и полотенца. Продукцию «Хабаровск-Тара» можно использовать на производствах, в офисах и домах, ведь она соответствует всем требованиям ГОСТ-а, прошла полную государственную регистрацию и отвечает всем санитарным нормам. Изготавливается продукция из отборов сортирования целлюлозы, бумажной и картонной макулатуры по ГОСТу, является экологически чистым продуктом и поддается 100% переработке.

Кроме конкурентных преимуществ товара, у «Хабаровск-Тара» есть и другие. Например, компания принимает, перерабатывает и уничтожает макулатуру. У ИП «Кубко» наблюдается огромный расход офисной бумаги, большинство из которой просто выбрасывается (таблица 11). Сотрудничая вместе, компании заботятся об окружающей среде. Перевозка оптовых партий от 100 кг осуществляется на машине компании «Хабаровск-Тара» по предварительной заявке. Компания принимает книги, блокноты, архивы, любые другие образцы полиграфии, остатки от промышленного производства и переработки бумаги и картона. Сдача макулатуры принесет компании прибыль и повысит ее социальный имидж в глазах потребителей.

Таблица 11 – Анализ расходов офисной бумаги и картриджа в компании

Окончание таблицы 11

Таблица 11 показывает, что в год компания тратит от трехсот тысяч рублей на закупку офисной бумаги. Такие большие по объемам затраты объясняются тем, что очень много клиентов компании находятся в других регионах Дальнего Востока. И поскольку многие условия договоров не могут быть обсуждены и решены на месте, их часто приходится исправлять и корректировать. Так, один договор объемом 10 листов может претерпеть до шести поправок. Соответственно очень много бумаги идет на выброс (порядка 70%). Кроме того, если в закупочной продукции окажется брак, то необходимы дополнительные затраты на составление различного рода актов. В среднем в год производится порядка 728 заправок картриджей, это составляет 218400 рублей в год.

Для того чтобы уменьшить расходы на офисную бумагу, необходимо ввести электронный документооборот. Такого рода услуги предоставляет на выгодных условиях компания «Тензор», которая является крупным холдингом в сфере информационных технологий.

Преимущества компании состоят в том, что она создает, активно продвигает и внедряет целый комплекс IT-решений, которым пользуются более 800 000 крупных предприятий и представителей малого бизнеса. Компания выдает и обслуживает порядка 40 000 сертификатов электронных подписей ежемесячно. Также в ее деятельность входит организация электронного документооборота с госорганами и компаниями по защищенным каналам связи.

«Тензор» разрабатывает программное обеспечение для автоматизации управления предприятием, для бухгалтерского и налогового учета, для работы с отчетностью, для сфер торговли и общественного питания [12].

Используя услуги данной компании можно приобрести программу электронного документооборота, которая будет работать при помощи электронных подписей. В данную программу будут подключены крупные сетевые компании, все основные клиенты (а их насчитывается около полутора тысяч), также будет осуществляться электронный обмен с налоговой и другими государственными учреждениями. Компания «Тензор» дает выгодное предложение: первый месяц пользования электронной подписью является бесплатным, а последующие будут стоить всего пятьсот рублей.

Название у данной программы уже есть – это СБИС.

СБИС - это система обмена электронными документами между компаниями, государственными органами, поставщиками, клиентами и обыкновенными людьми. Любую отчетную информацию, которая раньше существовала на бумаге, теперь можно заменить электронным документом и передать его в налоговую службу или своему партнеру по бизнесу.

Используя СБИС можно:

- сдавать отчетность и осуществлять переписку со всеми государственными органами (ФНС, ПФР, ФСС, Росcтат, ФСРАР и др.);

- заключать договоры и обмениваться подписанными первичными документами (накладными, фактурами, актами, договорами) с любыми организациями и контрагентами;

- принимать, увольнять и переводить сотрудников, оформлять и согласовывать авансовые отчеты и больничные, то есть вести весь внутренний документооборот компании в электронном виде.

Рассчитаем тарифы на программу СБИС, которые предлагаются для Хабаровского края и сравним эти показатели с общими затратами на офисную бумагу.

Базовые возможности СБИС предоставляются бесплатно, туда входят такие функции, как прием электронных документов от контрагентов, разовая выдача 1 электронной подписи (хранение на сервере) на 1 сотрудника, сверка НДС (книги покупок/продаж) со всеми контрагентами, создание и печать отчетов в ФНС, ПФ, ФСС, Росстат, создание и печать первичных документов.

Сам аккаунт СБИС стоит 500 рублей. В него входят такие функции как: сдача нулевой отчетности по 1 компании, электронная подпись, доступ к каталогу всех компаний Российской Федерации, публикация в каталоге сведений о своей компании, обмен сообщениями и видеозвонками, обмен документами с контрагентами, регистрация до 10 пользователей.

Функция электронного документооборота стоит 6000 рублей. В этот пакет входит: обмен документами с контрагентами, внутренний документооборот, поквартальная пакетная тарификация, электронная подпись, средства интеграции с внешними системами, SMS-информирование.

Одно из преимуществ СБИС — это умение работать «в команде» с другими информационными системами. Для интеграции с основными информационными системами существуют готовые решения, позволяющие за короткий срок начать использование всех преимуществ электронного документооборота. Например, существует определенный программный модуль для интеграции в программу 1С, он позволяет прямо в интерфейсе 1С отправлять электронные документы контрагентам (в том числе массовые рассылки), отслеживать их состояние, получать документы от поставщиков, утверждать их и принимать к учету. Этот способ позволяет «забыть» о том, что есть СБИС — он выступает в качестве «невидимой» транспортной службы. Главное преимущество обработки в том, что даже для сильно измененных конфигураций 1С никакой настройки не требуется: просто запускаете обработку — и обмениваетесь документами [12].

При подключении тарифа Корпоративный компания может сдавать отчетность в инспекцию ФНС, отделение ПФР, отделение Росстат и ФСС. Для индивидуального предпринимателя эта функция будет стоить 24700 рублей.

Анализ финансов, налогов и подбор кредита стоит 3 000 рублей, сюда входят оценка риска проверки госорганами, оценка финансового состояния компании и управленческих отчетов, расчет стоимости бизнеса, анализ налоговой нагрузки, выбор оптимальной системы налогообложения, расчет суммы возможного кредита по банковским методикам. Кроме того возможно осуществлять доступ к выпискам из ЕГРЮЛ и ЕГРИП, информации об учредителях и топ-менеджерах других компаний. Можно просмотреть финансовую отчетность всех компаний и данные о стоимости бизнеса, финансовый и управленческий анализ контрагентов.

Таким образом, СБИС позволяет получить информацию о бухгалтерской отчетности возможных поставщиков, на основе этой информации можно провести анализ и выбрать поставщика методом бухгалтерской оценки. Также программа позволяет оценить надежности компаний, просмотреть финансовые претензии от других компаний и госорганов, судебные разбирательства. Кроме того можно мониторить сведения об участии в торгах и государственных закупках.

Работа специалиста с выездом к клиенту стоит 800 рублей за 1 час работы, каждый дополнительный час оценивается в 500 рублей. В среднем программа устанавливается на один компьютер 2 часа. За один рабочий день один программист сможет оборудовать 3 компьютера. Всего в компании порядка 51 персональных компьютеров.