Текст ВКР (Управление закупочной деятельностью предприятия), страница 5

Далее проанализируем организационную структуру управления, приведенную на рисунке 3.

Рисунок 3 – Организационная структура управления у ИП «Кубко»

Компанией управляет генеральный директор Кубко Алексей Эрнстович. Заместителем директора является управляющая Петрова Ирина Геннадьевна. Лично ей подчиняются заведующие складов (7 человек: по одному управляющему на каждый склад), и сами работники складов (к ним относятся 13 человек грузчиков, 8 кладовщиков и 2 менеджера склада). Кроме того управляющая занимается кадровыми вопросами. Отдельно кадрового отдела в компании нет.

Непосредственно директору подчиняется главный бухгалтер, а ему в свою очередь – бухгалтерия (6 человек).

Также директору подчиняется главный инженер, в подчинении которого находятся двое рабочих и две уборщицы. Они обслуживают здания и сооружения, выполняют мелкий ремонт, подметают территорию.

Также в организационной системе управления представлены 2 торговых отдела. Один из них – это отдел региональных продаж, во главе которого стоит 1 начальник и в подчинении у него 3 менеджера. Они занимаются работой в торговом зале и по региону. Другой отдел – это отдел торговых представителей или отдел прямых продаж. В данном отделе существует один начальник отдела, 15 торговых представителей, 6 мерчендайзеров и 3 оператора, которые занимаются составлением заявок. У каждого торгового представителя свой круг потенциальных клиентов, который зависит от территории района. Например, у одного поле деятельности – Южный микрорайон города Хабаровска, у другого – Северный, у третьего – пригород и так далее.

Также есть отдел доставки во главе с начальником отдела. Ему подчиняются водители (7 человек) и экспедиторы (7 человек). Это и есть логистическое обеспечение компании. Основная проблема, с которой сталкиваются представители данного отдела – пробки на дорогах города. Если нужно отправить товар из другого региона, то компания прибегает к услугам транспортных компаний: Рейл Континет, Желдор Экспедиция, Светлана – К.

Отдел закупок представлен начальником отдела закупок, у него в подчинении 5 менеджеров (у каждого менеджера своя категория товара, которую он отслеживает), 1 товаровед (занимается приемкой товара, фотографирует его, проверяет соответствие товара документам, в случае несоответствия отсылает производителю претензии) и 1 менеджер по закупкам в Москве (он отправляет товар из Москвы, его трудовая книжка находится в Хабаровске, а живет он в столице). Данный отдел выполняет основные функции закупочной логистики.

Итого общее количество человек в компании 96.

Компанию обслуживают также охранное предприятие и компьютерные специалисты. Все они «приходящие». В штате сотрудников не числятся.

Проведем классификацию персонала в соответствии с рисунком 4 [1]. Рисунок 4 – Категории персонала

К рабочим относятся лица, непосредственно занятые в процессе создания материальных ценностей, а также занятые ремонтом, перемещением грузов, перевозкой пассажиров, оказанием материальных услуг.

В нашем случае к производственному персоналу (вспомогательному) отнесем: двух рабочих (они занимаются ремонтом зданий, сооружений, монтажом и ремонтом оборудования, ремонтом транспортных средств), двух уборщиц, работников складов (13 грузчиков и 8 кладовщиков), сотрудников отдела доставки (7 водителей и 7 экспедиторов), 6 мерчендайзеров. Итого 45 человек, что составляет 46,8% от общего числа всех работников.

К руководителям (управленческий персонал) отнесем: генерального директора, управляющего, главного бухгалтера, главного инженера, начальника отдела торговых представителей, 7 человек заведующих складами, начальник отдела доставки, начальник отдела региональных продаж, начальник отдела закупок. Итого 15 человек, что составляет 15,6% от общего числа всех работников.

К специалистам относятся 6 бухгалтеров, 1 товаровед, 6 менеджеров отдела закупок, 15 торговых представителей, 3 оператора (осуществляющие подготовку и оформление документации), 2 менеджера склада, , 3 менеджера региональных продаж. Итого 36 человек, что составляет 37,6%. от общего числа всех работников.

Проведем качественный и количественный анализ персонала организации. На рисунке 5 представлено соотношение категорий работников в процентном выражении.

Рисунок 5 – Соотношение категорий работников у «Кубко»

В компании работают 38 женщин и 58 мужчин (рисунок 6).

Рисунок 6 – Половое соотношение сотрудников в компании

Далее проанализируем возрастной состав сотрудников.

Средний возраст руководителей отделов 53 года.

Средний возраст менеджеров по закупкам 47 лет.

Средний возраст грузчиков, кладовщиков, водителей, экспедиторов 24 года.

Средний возраст торговых представителей 25 лет.

Средний возраст бухгалтеров 53 года.

Средний возраст менеджеров региональных продаж 40 лет.

Средний возраст рабочих территории 40 лет.

Данная статистика записана со слов управляющей, которая работает с кадрами. Руководители отделов работают в компании практически с ее основания. Их стаж работы в данной организации 15 лет. Та же самая ситуация и с бухгалтерами и менеджерами отдела закупок. Их стаж около 15 лет. Торговые представители в основном люди молодого возраста 25-30 лет, обычно они не задерживаются долго в компании, склонны к перемене места работы, средний стаж в компании составляет 3-5 лет. Менеджеры региональных продаж работают в компании 7 лет. По-разному обстоит ситуация с работниками склада и службы доставки. В основном данной работой занимаются молодые люди в возрасте 25-30 лет. Наблюдается текучка кадров в данном секторе. Средний стаж работы 3 года, иногда 5 лет.

Таким образом, можно сделать вывод о том, что компания ИП «Кубко» является динамической и развивающейся. Организация предоставляет большой перечень высококачественных и доступных по цене товаров парфюмерии и косметики, бытовой химии, чулочно-носочной продукции, стремится внести свой вклад в развитие региона, занимается благотворительностью и исправно платит налоги. Оценка экономической ситуации показала, что компания является прибыльной, ей удалось сохранить свои обороты в сложной экономико-политической ситуации страны. Анализ организационной структуры выявил, что в компании работают 96 человек, 45 из них – вспомогательные рабочие, 36 – специалисты и 15 – руководители. Также было выявлено, что компания испытывает нехватку в «молодых» кадрах, с новыми идеями. Поскольку большинство сотрудников подходит к отметке пенсионного возраста, особенно это касается сотрудниц бухгалтерии. Соответственно и стаж работы данных сотрудников в компании велик. Все руководители работают практически с момента основания компании. В основном текучка кадров наблюдается среди грузчиков. Половой состав сотрудников делится в соотношении 38 женщин и 58 мужчин.

2.2. Исследование организации процесса закупки ИП Кубко

Компания ИП Кубко работает с множеством отечественных производителей, соответственно огромное внимание уделяется закупочной логистике в организации.

Для начала опишем процедуру закупок в компании.

Первым этапом будет анализ потребностей. Процесс закупок начинается с определения потребности в товаре. Все зависит от различных факторов. Например, заключен договор с поставщиков. Поставщик (чаще всего это непосредственно производитель, поскольку компания предпочитает работать с ними, а не с посредниками) выставляет план на месяц, квартал или год. То есть в данном случае потребность уже определена условиями договора, которых нужно придерживаться. Стоит отметить, что компании необходимо учитывать план производства. Например, товар выпускается только в первую неделю месяца, или, наоборот, в последнюю. Соответственно необходимо грамотно подойти к организации доставки.

А бывает другой вариант – поставщик не выставляет никакого плана, и компания сама должна определить объем своей потребности. В данном случае на помощь отделу закупок приходит программа 1С Торговля, в которой отображаются отгрузки, приходы, приведены все необходимы таблицы и расчеты. Отметим, что стоимость таких программ может достигать десятки и сотни тысяч рублей. Но это оправданные вложения, поскольку в программу встраиваются именно те функции, которые необходимы компании в работе. То есть полностью учитывается специфика деятельности предприятия.

План закупок составляется при помощи статистики программы 1С, которая носит рекомендательный характер. Кроме этого важны также и управленческие решения, принимаемые менеджерами отдела закупок.

Есть некоторые факторы, которые неподвластны программе. Очень ярким примером является сезонность товаров. Так чистящие средства для обуви пользуются особой популярностью в межсезонье (осень и весна). Как раз именно в это время потребитель пользуется данными товарами из-за погодных условий и условий окружающей среды (дожди, ветры, слякоть, лужи). Таким образом, менеджер по закупкам должен принять решение увеличить в данные периоды объем закупок. Также он должен учесть, чтобы этот товар был на складе в оптимальном количестве и в другие сезоны (зима и лето), дабы не было ситуации нехватки товара.

Также сезонность влияет на потребительский спрос таких товаров, как средства от комаров, мошки и оводов. Иногда на Дальнем Востоке бывают периоды засухи, а в таких условиях комар не размножается. Соответственно лето проходит без гнуса, и спреи от комаров не пользуются спросом и просто лежат на складах.

Кроме того необходимо учитывать всевозможные акции и рекламы. Если недавно был простимулирован потребительский спрос путем транслирования по телевидению рекламы, то необходимо закупить товар с запасом. По словам Ольги Владимировны Виноградовой, начальника отдела закупок, продажи увеличиваются на 30-50% после рекламы.

Также план закупок строится на основе показателей торговых представителей, в учет идет просмотр отгрузок клиентам по журналу отгрузочных документов.

Помимо этого учитываются и электронные торги, по-другому, - тендеры. Чаще всего в тендерах популярны дешевые порошки, чистящие средства, которые используются для муниципальных нужд города. Если тендер только что прошел, то не следует закупать в огромных количествах данные категории товара.

Бывает и другой случай, когда компания, при помощи грамотного снабжения и наличия определенных запасов, может заработать на государственных закупках, даже в них не участвуя (а просто лишь проводить мониторинг рынка и отслеживать тендеры). Не секрет, что бывают ситуации, когда тендер выигрывает лицо-протеже, при помощи своих личных связей (в советские годы такое положение называлось «блатом»). И данное лицо начинает искать товар подешевле в нужном объеме. Однако редко какие фирмы могут предоставить ему такую продукцию. Тогда он обращается в крупную оптовую компанию, которая пойдя на риск, отследив данный тендер, и наличие товара у конкурентов, закупила именно необходимую продукцию. Таким образом, происходит работа «под тендер», грамотно спланированный стратегический ход позволил компании поучаствовать в государственных закупках и заработать на них [6].

Если возвращаться к определению объема закупок, то все таки правило «лучше недо, чем пере» не работает. Поскольку, если у компании не окажется нужного объема товара, то покупатель просто уйдет в другую фирму. Помимо этого, существуют определенные условия, которые диктуют крупные сети. Например, ООО «Невада Восток» (сеть гипермаркетов Самбери) выставляет 2% штрафа от суммы за недопоставку.

Следующим этапом является отправка заявки производителю, она может быть напечатана на его бланках или же на своих собственных. Заявка отправляется по электронной почте. Компания «Кубко» в 60% случаев работает по предоплате. Прежде всего это обусловлено выгодностью такого рода сделки, ведь за стопроцентную предоплату производитель может дать от 2% до 5% скидки. Заполнением и отправкой заявок занимаются три оператора.

Далее заказ подтверждается. После этого сотрудник отдела закупок формирует контейнер (большинство поставщиков находятся на Западе страны, в Москве и Санкт-Петербурге, доставка идет по железной дороге). Необходимо учитывать «транспортное плечо», так как контейнер идет 14-21 день. Обычно выбирают либо двадцатитонный контейнер, либо сорокотонный контейнер.

Компания «Кубко» пользуется в основном услугами шести транспортных компаний:

1) «Светлана»-К - одна из крупнейших компаний российского рынка транспортной и складской логистики. На протяжении 16 лет она оказывает профессиональные услуги в сфере разработки и реализации систем комплексного товародвижения в масштабах России [19].

2) Группа компаний «ЖелДорЭкспедиция» - крупнейший транспортный оператор на рынке доставки сборных грузов по России и всему миру, а также экспресс – доставки. Региональная сеть компании представлена в 120 городах Российской Федерации, Республике Казахстан, Китае и ЕС. Все филиалы обладают современной инфраструктурой и имеют хорошую транспортную доступность. «ЖелДорЭкспедиция» является владельцем крупнейшего частного подвижного парка, а также располагает рядом современных опорных объектов транспортной инфраструктуры, позволяющих оказывать услуги высокого качества [10].