Текст ВКР (Управление закупочной деятельностью предприятия), страница 2

Сфера деятельности менеджера по закупкам включает следующие задачи: определение потребности в ресурсах, поиск потенциального поставщика, оценка возможности закупки в нескольких источниках, выбор метода закупки, установление приемлемой цены и условий поставки, мониторинг товара до момента его доставки, а также оценка продукции поставщика и услуг [23].

Управление закупками – это отдельная область знаний персонала компании, которую надо развивать. Персонал, занимающийся закупками, должен хорошо разбираться и в других видах деятельности, выполняемых в цепи поставок, а также владеть общими управленческими навыками и умениями, быть способным к стратегическому мышлению, не ограничиваться функциональными и операционными уровнями.

Далее рассмотрим предмет закупочной деятельности и номенклатуру закупаемых ресурсов. В общем виде номенклатура закупаемых внешних ресурсов делится на четыре большие группы [5].

Первая группа – это основные фонды производственного и непроизводственного назначения, к которым относятся станки, оборудование, компьютеры, подвижные составы транспорта. Для каждой из этих позиций необходимо инвестиционное обоснование, и на каждую составляется отдельный контракт. На данные объекты начисляется амортизация и специальные услуги типа капитального ремонта.

Вторая группа – это материальные ресурсы производственного назначения, которые используются в процессе производства (сырье, материалы, комплектующие, полуфабрикаты, инструменты, топливо, электроэнергия, тара). Для того чтобы определить размер и срок выполнения заказа на закупку необходимо правильно формулировать план производства и увязывать его с планом продаж.

Третья группа – это материальные ресурсы непроизводственного назначения. К ним относятся мебель, принтеры, факсы, компьютеры и расходные материалы для них, дискеты, бумага, канцелярские принадлежности, программное обеспечение. Данные ресурсы никак не связаны с производством. Они лишь необходимы компании для того, чтобы осуществлять свою повседневную деятельность. Чаще всего это обычная закупка – характерна при покупке товаров небольшой важности, осуществляется в рабочем порядке и входит в компетенцию службы снабжения.

Четвертая группа – это готовая продукция для перепродажи. Такая закупка производится торговыми компаниями и дистрибьюторами. Основными задачами служб снабжения при этом является размещение заказов, определение графика доставки и размера закупаемых партий товаров для оптимизации уровней товарных запасов с планами продаж.

Рассмотрим участников закупочной деятельности. Они делятся на два вида: основные участники и посредники. К основным участникам можно отнести поставщиков и потребителей. К посредникам относятся лица, оказывающие специализированные услуги. Примерами таких лиц могут быть хранители, которые принимают по договору на хранение товары от товаровладельца, или же арендодатели, которые предоставляют нанимателям имущество во временное пользование за определенную плату. Также участниками могут быть перевозчики и транспортные экспедиторы, которые осуществляют услуги по перевозке и доставке грузов.

Совокупность экономических, организационных и правовых взаимоотношений, которые возникают между поставщиками и потребителями товаров, представляющих различные звенья цепей поставок, называют хозяйственными связями [5].

При прямых хозяйственных связях (транзитные поставки) материальные ресурсы перемещаются от поставщика к потребителю прямо, минуя промежуточные базы и склады посреднических организаций. Кроме того, предприятие, получая материал непосредственно от поставщика, ускоряет доставку и сокращает транспортно-заготовительные расходы. Однако ее использование ограничено транзитными нормами отпуска, меньше которых поставщик не принимает к исполнению. Такая форма снабжения для материалов с небольшой потребностью приводит к увеличению запасов и связанных с этим расходов. Транзитную форму целесообразно применять в тех случаях, когда потребителям требуются материальные ресурсы в больших количествах [9].

При косвенных хозяйственных связях (складские поставки) материальные ресурсы завозятся на склады и базы посреднических организаций, а затем с них отгружаются непосредственно потребителям. При складских поставках продукция со складов посреднических организаций может завозиться малыми партиями и с большей частотой, что способствует сокращению запасов материальных ресурсов у потребителей. Однако в этом случае последние несут дополнительные расходы за складскую переработку, хранение и транспортировку с баз посреднических организаций. Поэтому в каждом случае требуется экономическое обоснование выбора форм снабжения [9].

Закупочная деятельность может варьироваться в зависимости от вида закупки [29].

Обычная закупка – характерна при покупке товаров небольшой важности. При таком виде закупки между продавцом и покупателем не устанавливается тесная связь, и последний не имеет большого влияния на поставщика.

Повторная закупка без изменений параметров поставки осуществляется тогда, когда не меняются наименование и качественные характеристики товара, объемы, цены. Покупатель действует в состоянии почти полной определенности и маленького риска, проводит сравнительно небольшой анализ поставщиков и непродолжительный поиск. При такой закупке повторяются стандартные процедуры. С этими функциями отдел снабжения справляется самостоятельно, без участия других служб.

Повторная закупка с изменениями – ситуация, при которой предприятие намеренно изменяет спецификацию заказа, цену, условия поставки или поставщика товара. Круг лиц, который принимает решение о закупке, в этом случае обычно расширяется. Покупатель затрачивает определенные усилия на анализ предложений и тщательный выбор среди потенциальных поставщиков и использует внутренние и внешние источники информации.

Новая закупка – покупка товара или услуги впервые. Чаще всего это очень дорогие приобретения с большой степенью коммерческого риска и неопределенности. Такие закупки сопряжены с длительными переговорами, причем в них вовлечены работники многих служб предприятий.

Таким образом, сущность закупочной деятельности состоит в том, чтобы обеспечить организацию нужными ресурсами, заданного качества и количества из надежного источника точно в срок, в нужное место и по оптимальной цене. Закупочный процесс является многоэтапным. Предметом закупочной деятельности могут быть материальные ресурсы производственного и непроизводственного назначения, основные фонды и готовая продукция для перепродажи. Также существует несколько видов закупки (обычная, повторная и новая) в зависимости от которых менеджеры отдела закупок принимает определенные управленческие решения. Следует отметить, что они это делают не только своим отделом, но и при помощи других функциональных подразделений.

1.2. Управление закупками как функция логистического менеджмента

Логистический менеджмент определяется как управление сквозными интегрированными бизнес – процессами, связанными с продвижением продукции и сопутствующих потоков от момента возникновения потребности в продукции до момента удовлетворения данной потребности с целью повышения эффективности деятельности компании [24].

Основная цель логистического менеджмента состоит в адаптации производственной или торговой фирмы к запросам потребителей, что означает гарантию быстрого выполнения заказов и точное соблюдение сроков поставки. Точно таких же целей добивается и закупочная деятельность предприятия [8].

Целью закупочной деятельности является приобретение товаров нужного качества в нужном количестве по установленной заранее цене в конкретном источнике и в нужное время. Такой упрощенный подход оправдан при принятии ключевых решений: что купить, какое качество и цена приемлемы, где лучше всего приобрести необходимый товар, в какой именно момент это следует делать.

Цели отдела закупок производственной или торговой фирмы [9]:

1. Приобретать товар по наиболее выгодной для компании цене.

2. Приобретать товар наилучшего качества.

3. Гарантировать доставку товаров в нужное время.

4. Поддерживать высокую оборачиваемость товарных запасов.

5. Извлекать максимальную выгоду для фирмы.

6. Сотрудничать только с проверенными поставщиками и поддерживать партнерские отношения с ними.

7. Взаимодействовать с другими подразделениями фирмы.

8. Вносить вклад в достижение корпоративных целей.

9. Снижать расходы на закупки в общих логистических издержках.

10. Вести автоматизированный учет приобретаемых товаров и поддерживать другие информационные системы компании при помощи компьютеризации фирмы.

11. Развивать и повышать квалификацию менеджеров по закупкам.

Рассмотрим более детально основные цели в области организации и управления закупками:

Оптимальный объем партии поставки - соблюдение точного соответствия между размером поставок и потребностями в них. Избыток или недостаточный объем поставляемой продукции может вызвать дополнительные расходы.

Оптимальные сроки поставки материальных ресурсов или готовой продукции и предоставления услуг. Опоздание в закупках может сорвать производственный график, что повлечет за собой большие расходы, а закупленные ранее намеченной даты ресурсы обременяют деятельность складских служб.

Поиск и закупка товаров и услуг по минимальным ценам. Эта задача особенно актуальна для отечественных предприятий, так как закупочная деятельность требует большого объема оборотных средств, а, как показывает опыт, их нехватка является одной из главных проблем российского бизнеса.

Поддержание и повышение качества. Продукция, материалы или услуги должны поставляться необходимого уровня качества, иначе конечный продукт не будет соответствовать принятым стандартам, что приведет к росту логистических издержек.

Поиск компетентных поставщиков и развитие отношений с ними. Успех отдела закупок в конечном итоге определяется грамотным сотрудничеством с надежными поставщиками. Деятельность поставщика оказывает влияние на производительность, качество и конкурентоспособность компании-покупателя.

Повышению конкурентоспособности компании способствует грамотное определение размеров партий и соответственно затрат на их закупку, также возможно изменить программу своей дистрибьюции, внедрять автоматизированные системы. Данные мероприятия будут способствовать увеличению доли компании на рынке, конкуренции, надежности поставщиков, объему предложения в будущем.

Цели управления закупками различаются в зависимости от специализации фирмы (промышленная, торговая). Основной целью логистического менеджмента закупок, например, в производственной компании является надежное обеспечение производственных подразделений фирмы материальными ресурсами, необходимыми для выполнения производственного графика. Производственный график при этом должен быть сформирован в соответствии с маркетинговой и логистической стратегией фирмы на рынке продаж готовой продукции, что достигается путем интеграции основных функциональных сфер логистики.

Что касается специфических особенностей организации деятельности торгового предприятия, то здесь не только осуществляется процесс движения товаров из сферы производства в сферу потребления, но и происходит смена форм стоимости. Поэтому в торговле необходима грамотная организация как торгового, так и технологического процесса [28].

Технологический процесс обеспечивает обработку потоков, начиная с поступления товаров в магазин и кончая полной подготовкой их к продаже, он сохраняет потребительские свойства товаров и ускоряет их доведение до потребителя. Технологический процесс включает такие операции, как приемка товаров по количеству и качеству, хранение, фасовка и упаковка товаров, их перемещение и выкладка в торговых залах магазинов.

Торговый процесс обеспечивает смену форм стоимости. Особенность этого процесса заключается в том, что предметом труда здесь являются не только товары, но и покупатели. Работники магазинов осуществляют продажу товаров и обслуживание покупателей, а покупатели участвуют в торговом процессе. Таким образом, прослеживается взаимосвязь логистического, маркетингового менеджмента и коммерческой составляющей (рисунок 1).

Рисунок 1 – Аспекты закупочной деятельности и решаемые задачи

Предприятия торговли закупают товары для последующей продажи промышленным фирмам, оптовым компаниям, предприятиям розничной торговли или населению. Покупка для перепродажи имеет ряд особенностей по сравнению с закупкой продукции промышленными предприятиями для производственных нужд [28].

Оптовая сеть работает с большим числом поставщиков, чем промышленные предприятия. В результате значительной разветвленности вариантов хозяйственных связей, а также естественного желания руководства предприятий вести строгий учет и контроль над системой материально-технического снабжения своих подразделений потоки документации, соответствующие переходу от одного структурного элемента к другому, состоят в большинстве своем из специально разработанных формуляров [25].

Оформление и обработка многочисленных бланков занимают много времени, что приносит значительный ущерб заказчикам, ожидающим материалы. Длительность цикла организации поставки ведет к возможным ошибкам в выполнении заказов. Некоторые ошибки обнаруживаются только тогда, когда материалы уже доставлены по назначению. Обработка этой многочисленной совокупности формуляров предполагает наличие соответствующего персонала и влечет значительные затраты.

Постоянный рост потребительских ожиданий является следствием интеграции цепей поставок в торговле. Высокая конкуренция и требования потребителей заставили многих дистрибьюторов работать над усовершенствованием двух ключевых показателей эффективности цепочки поставок: уровня запасов на полках магазина и общих издержек на покупателя. Фокус влияния в логистическом канале переместился в направлении конечного потребителя, что зачастую превращает розничного торговца в хозяина всего канала.

Оптовые или розничные торговцы уделяют большое внимание объему товара на полках магазинов, который является базовым показателем удовлетворения запросов потребителя. Очень часто нехватка запасов и их отсутствие в магазине является причиной недовольства потребителей. Простой провал в закупках может повлечь за собой большие издержки, как для магазина, так и для всей цепочки поставок.