50076 (Базы данных в Excel)

ВВЕДЕНИЕ

Термин электронные таблицы можно определить как "программный продукт, широко используемый для описания великого множества пакетов моделирования, реализованных для микрокомпьютеров, и который происходит от сходства с "разворотом листа бумаги", разбитым на строки и столбцы".

Электронные таблицы используются для построения моделей, то есть разрешают определять, какую информацию следует представлять в модели, как ее представлять и как должна манипулировать данными соответствующая программа. Модель представляет в математических терминах отношения между важными переменными, которые характеризуют определенную ситуацию в бизнесе.

Примерами пакетов ведения электронных таблиц являются Supercalc , Lotus 1-2-3 и MS Excel. В данной работе мы будем рассматривать работу с базами данных в MS Excel.

Для работы с электронными таблицами необходимо, как правило, не меньшее 512 Кбайт оперативной памяти. Ввод и вывод данных осуществляются через видеотерминал и клавиатуру с применением для получения твердых копий принтера. Сферы использования электронных таблиц ограничены только воображением пользователя, а также количеством "строк и столбцов" таблицы.

Раздел 1. Организация и оснащенность рабочего места по профессии «Оператор электронно-вычислительных машин (ЭВМ)»

1. 1.1 Системный блок

Материнская плата - основная плата персонального компьютера. На ней размещаются:

Процессор - основная микросхема, выполняющая большинство математических и логических операций;

Оперативная память (оперативное запоминающее устройство, ОЗУ) - набор микросхем, предназначенных для временного хранения данных, когда компьютер включен;

ПЗУ (постоянное запоминающее устройство) - микросхема, предназначенная для длительного хранения данных, в том числе и когда компьютер выключен;

Микропроцессорный комплект (чипсет) - набор микросхем, управляющих работой внутренних устройств компьютера и определяющих основные функциональные возможности материнской платы;

Шины - наборы проводников, по которым происходит обмен сигналами между внутренними устройствами компьютера;

Дискета – гибкие магнитные диски для оперативного переноса небольших объемов информации;

Жесткий диск - основное устройство для долговременного хранения больших объемов данных и программ. На самом деле это не один диск, а группа дисков, имеющих магнитное покрытие и вращающихся с высокой скоростью;

Звуковая карта – дочерняя карта, которая устанавливается в один из разъемов материнской платы и выполняет вычислительные операции, связанные с обработкой звука, речи, музыки. Звук воспроизводится через внешние звуковые колонки, подключаемые к выходу звуковой карты.

1. 1.2 Монитор

Монитор – это устройство для воспроизведения информации (текст, видео).

ЭЛТ - на основе электронно-лучевой трубки;

ЖК - жидкокристаллические мониторы;

Плазменный - на основе плазменной панели;

Проекционный - проектор и экран размещены отдельно или в одном корпусе.

1. 1.3 Клавиатура

Клавиатура – это устройство, предназначенное для ввода информации от пользователя в компьютер. Обычная стандартная клавиатура для персонального компьютера имеет больше чем 100 клавиш, среди которых алфавитно-цифровые, функциональные, бухгалтерские и другие клавиши.

1. 1.4 Мышь

Мышь – это устройство для ввода информации, благодаря которому можно передвигать курсор по экрану монитора, выделять элементы и выполнять много других действий. По видам: оптические и механические.

В механических мышах информация о перемещении курсора формируется с помощью резинового шарика, который касается поверхности стола и вращает два координатных валика – горизонтальный и вертикальный.

В оптических мышах вместо шарика есть световой излучатель и приемник светового сигнала – луч падает на поверхность стола, а впоследствии отображается от нее в светоприемнике.

1. 1.5 Принтер

Принтер – это устройство печати цифровой информации на твёрдый носитель, обычно на бумагу. Относится к терминальным устройствам компьютера. Процесс печати называется вывод на печать, а получившийся документ - распечатка или твёрдая копия.

Принтеры имеют преобразователь цифровой информации, хранящейся в запоминающих устройствах компьютера, фотоаппарата и цифровой памяти, в специальный машинный язык. Принтеры бывают струйные, лазерные, матричные и сублимационные, а по цвету печати - многоцветные и монохромные.

1. 1.6 Сканер

Сканер – это устройство, которое, анализируя какой-либо объект (обычно изображение, текст), создаёт цифровую копию изображения объекта. Процесс получения этой копии называется сканированием.

По видам делятся: планшетные (высокое качество и приемлемую скорость сканирования), ручные (объект приходится сканировать пользователю вручную), листопротяжные (лист бумаги вставляется в щель и протягивается по направляющим роликам внутри сканера мимо лампы), планетарные (применяются для сканирования книг или легко повреждающихся документов), книжные (предназначены для сканирования брошюрованных документов).

Раздел 2. Программное обеспечение

В данном разделе кратко описана операционная система, и офисные приложения, которые были установлены на рабочем компьютере.

1. 2.1 Операционная система компьютера

Microsoft Windows - семейство операционных систем корпорации (Microsoft) ориентированных на применение графического интерфейса при управлении. Изначально были представлены многофункциональными надстройками для MS-DOS. В настоящее время под управлением операционных систем семейства Windows работает около 90 % персональных компьютеров. Операционные системы Windows работают на платформах x86 x86-64, IA-64, ARM.

На данном рабочем компьютере была установлена ОС Windows 7(рис. 2.1).

Разработчик: Microsoft Corporation

Семейство ОС: MS-DOS/9x-based Windows CE Windows NT

Поддерживаемые платформы: x86, x86-64, IA-64, ARM

Лицензия: Microsoft EULA

Процессор: Genuine Intel(R) CPU T1700 @ 1.83 GHz 1.83 GHz

ОЗУ: 1, 00 Гб

Тип системы: 32-разрядная операционная система

Рис. 2.1 - Окно Системы

1. 2.2 Пакет Microsoft Office 2007

Microsoft Office Access 2007

Эта программа предназначена для создания и управления пользовательскими базами данных. Удобный интерфейс позволяет пользователю управлять необходимыми данными и легко в них ориентироваться. Нововведения, внедренные в эту программу, позволяют также быстро создавать отчеты на основании материалов из базы данных при помощи встроенных инструментов.

Microsoft Office Excel 2007

Данная программа имеет достаточно длинную историю и не нуждается в особом представлении. Microsoft Office Excel 2007 – редактор электронных таблиц, позволяющий не только вносить данные и сохранять их на носителе в соответствующем формате, но и проводить их обработку. На основании таблиц можно создавать различные документы, графики, диаграммы и т.д.

Microsoft Office PowerPoint 2007

Еще одной программой пакета является редактор электронных презентаций PowerPoint. Он подробно рассмотрен в пятой части книги. Изменения, внесенные в его функциональные возможности по графическому оформлению презентаций, позволяют создавать визуально оформленные документы, затрачивая при этом минимальное количество усилий.

Microsoft Office Word 2007

Данный продукт, несомненно, является самым используемым и популярным среди всех компонентов пакета офисных программ Microsoft Office 2007. Объясняется это тем, что многофункциональный офисный редактор, которым и является Word, востребован практически на каждом пользовательском ПК. Широкие возможности по обработке и формированию текста, возможность внедрения других объектов, таких как электронные таблицы, графические схемы и изображения, - все это возвышает его над остальными программами, входящими в пакет Office.

Раздел 3. ПРАКТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ

1. Что такое электронная таблица?

Основное достоинство электронных таблиц заключается именно в простоте использования средств обработки данных. Работа с электронными таблицами не требуя от пользователя специальной подготовки, предоставляет достаточно профессиональные средства анализа данных и создания формул расчета.

В таблицы можно вводить информацию любого типа: текст, числа, даты и время, формулы, рисунки, диаграммы и т.д. С данными можно производить операции при помощи специальных функций.

При запуске редактор Excel создает так называемую Книгу, которая содержит несколько Листов, что позволяет удобно организовывать данные (рис. 3.1.). Таким образом, в одной книге можно, например, разместить набор документов, относящихся к одному проекту. Каждый лист представляет собой таблицу, состоящую из строк и столбцов, на пересечении которых расположены ячейки, в которых непосредственно и хранится информация.

1. Элементы окна Excel

Чтобы запустить Excel, следует зайти в меню Пуск, в подменю Все программы, открыть программную группу Microsoft Office, а затем выбрать пункт Microsoft Office Excel 2007.

После запуска, редактор Excel автоматически откроет пустую книгу с названием Книга1, которое будет отображено в Строке заголовка, расположенной в верхней части окна (рис. 3.1).

• Кнопка Office – служит для вывода списка возможных действий с документом (открытие, сохранение, печать и т.д.), а так же для настройки параметров Excel.

• Лента – вкладки, представляющие собой замену традиционного меню и панелей инструментов. Некоторые команды становятся доступными, только когда осуществляется редактирование определенных объектов. Например, команды редактирования диаграммы отобразятся лишь в том случае, если пользователь захочет изменить ее и сделает активной, щелкнув по ней мышью.

Рис. 3.1 - Интерфейс Excel

Строка формул используется для ввода и редактирования содержимого активной ячейки или содержащейся в ней формулы. Для ввода данных необходимо указать ячейку, поставив на нее курсор (сделав ее активной), и ввести в строку формул данные, после чего нажать кнопку Ввод в строке формул, или клавишу Enter. Данные появляются в строке формул по мере их ввода в выделенную ячейку. Показать или скрыть строку формул с экрана можно при помощи настройки одноименной опции на вкладке Вид. Для этого следует выбрать указанную вкладку и щелкнуть стрелку справа от команды Показать или скрыть, после чего установить или снять флажок с опции Строку формул. Здесь же можно отметить соответствующие опции для отображения сетки ячеек (опция Сетка) и заголовков строк и столбцов (опция Заголовки).

Поле имени – это поле, расположенное слева на строке формул, в нем выводится имя активной ячейки или выделенного объекта. В этом поле так же можно присвоить имя ячейке или диапазону ячеек.

Рабочий лист книги содержит ячейки, в которые могут быть помещены данные. Лист разделен линиями сетки на столбцы и строки. Каждый столбец имеет соответствующий буквенный заголовок, который выводится вверху, а каждая строка в качестве заголовка содержит число, которое выводится слева.

Строка состояния расположена в нижней части окна Excel. В левой ее части отображается название выполняемой операции (открытие или сохранение файла, копирование ячеек или запись макроса и т.д.). Также здесь может выводится подсказка, например при нажатии на границе выделенного блока ячеек отображается подсказка, как перетащить данный блок; при нажатии на маркере заполнения выводится подсказка, как заполнить ячейки рядом данных, и т.п. Правая часть строки состояния содержит ярлыки переключения режимов просмотра документа, кнопку Масштаб, которая открывает одноименное диалоговое окно для выбора масштаба отображения документа, и панель масштабирования, на которой с помощью бегунка можно вручную уменьшать и увеличивать масштаб. Можно также воспользоваться кнопками Уменьшить и Увеличить, при нажатии на которые масштаб уменьшается или увеличивается с шагом 10%.

Набор элементов строки состояния можно изменять по своему усмотрению. Для этого следует щелкнуть по ней правой кнопкой мыши и в появившемся окне Настройки включить и отключить интересующий элемент.